Gruppenverwaltung – Erweiterte Einheitseinstellungen

Arbeit mit fortgeschrittenen Einstellungen

Wenn du zusätzliche Einstellungen für die Einheit bearbeiten möchtest, klicke unten im Seitenpanel auf Advanced unit settings . Ein ganzseitiges Formular mit allen verfügbaren Einstellungen für die Einheit öffnet sich.

Allgemeine Einstellungen

Gib der Einheit einen Namen, die erste Einheit sollte eine Haupteinheit sein. Die Einstellungen in der Haupteinheit bleiben dann bei anderen nachfolgenden Einheiten gleich.

Für Restaurants in Schweden muss die Firmennummer (Organisationsnummer) hinzugefügt werden, damit der Präsenzbericht gültig ist. Lesen Sie hier mehr zur Erstellung von Berichten.

Name ist das einzige erforderliche Feld in allgemeinen Settings. Wenn Ihre Organisation jedoch das zusätzliche Modul für Scrive gekauft hat, um Dokumente per E-Signing zu ermöglichen, müssen Sie möglicherweise die Informationen in den zusätzlichen Feldern ausfüllen, damit sie in der generierten Vereinbarung enthalten sind. Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie das E-Signing auf einer Vertragsvorlage konfigurieren, und mehr darüber, wie Sie einem Mitarbeiter ein Dokument zum E-Signieren senden.

Informationen

Wenn die Einheit keine Haupteinheit ist, geben Sie Unternehmensinformationen einschließlich der Firmenregistrierungsnummer ein. Dies ist wichtig, um Berichte zu erstellen (zum Beispiel als Personalregister für die Gastronomie).

Diese Informationen müssen hinzugefügt werden, wenn Sie die E-Signing-PDF-Funktion Scrive nutzen möchten, da einige der PDF-Informationen von der Einheitskarte abgebildet werden.

Verschiedenes

Wählen Sie ein Kostenzentrum: Wählen Sie ein Standardkostenzentrum.
Kostenüberschreibung in Webpunch: Kreuzen Sie dies an, um das Kostenzentrum beim Eingeben von Webpunch zu übersteuern.
Nächste Badge-Nummer: Wählen Sie die Badge-Nummer aus, mit der Sie bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiters beginnen möchten
Anzahl der unsozialen Zeitperioden: Wählen Sie aus, wie viele unsoziale Stunden Perioden verwendet werden. Standardmäßig sind 8 Zeiträume außerhalb der regulären Arbeitszeiten ausgewählt.
Tagesanbruch: Wählen Sie in der Zeitplanansicht die Uhrzeit aus, ab der die Anzeige beginnen soll.
Pausen/Schichten: Wählen Sie die maximale Anzahl von Pausen pro Schicht aus. Maximal 4.
Autopublizierungsplan: Wählen Sie aus, ob der Zeitplan automatisch veröffentlicht wird und mit welcher Frequenz; Optionen sind Behinderung, Tage, Wochen oder Monate.
Termingenehmigung: Wählen Sie aus, ob Sie eine Ein-Schritt-Genehmigung, eine Zwei-Schritt-Genehmigung oder keine Genehmigung benötigen.
Erste Stufe der Prüferrolle: Sie können auswählen, ob der Kontoinhaber/-manager, Sektionsleiter, Manager, lokaler Manager oder Bezirksleiter die erste Genehmigungsstufe sein soll.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie den ersten Wochentag, die Zeitzone, die Währung, Minuten zum automatischen Ausloggen auswählen und den SSO-Login ermöglichen.

Erster Wochentag: Welcher Tag sollte als erster Tag angezeigt werden, wenn man die Wochenansicht im Zeitplan betrachtet?
Zeitzone: Diese Funktion hat die gleiche Funktionalität wie auf der ersten Seite der Einheitskarte.
Sprache: Welche Sprache du wählst, kann bestimmte Einstellungen beeinflussen.
Währung: Für Gehalts- und Kostenberechnungen. Welche Währung soll Quinyx anzeigen?
Minuten zum automatischen Ausloggen: Dies hat die gleiche Funktionalität wie auf der ersten Seite der Einheitskarte. Du kannst kein automatisches Abmelden oder Abmelden bis zu 60 Minuten in fünfminütigen Schritten auswählen (5, 10, 15...). Die Standardlaufzeit beträgt derzeit 15 Minuten. Wenn sie auf Standard gesetzt ist, erbt die Einheit die Einstellung von der Haupteinheit.
Nur SSO-Login erlauben: Wenn man sich bei Quinyx anmeldet, sollte es nur auf SSO verfügbar sein. SSO muss dann in Quinyx für dein Konto konfiguriert werden.

Botschaften

Benachrichtigungen hängen von den Einstellungen ab, die ein Mitarbeiter auf seinem Handy hat, um Benachrichtigungen zu ermöglichen. Die Mitarbeiter werden über das in ihren Personaldaten gewählte Medium benachrichtigt.

Konfigurieren Sie, unter welchen Umständen Sie möchten, dass Mitarbeiter Nachrichten erhalten.

Wenn Notify new shift, notify employee when shift deleted und notify shift changes aktiviert sind und der Mitarbeiter die Vereinbarung "Allow punching on tasks" hat, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, wenn eine Aufgabe in seiner Schicht in einem veröffentlichten Zeitraum geändert wird.

In den folgenden Fällen erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung (nur gültig in veröffentlichten Zeiträumen):

Wenn eine Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen wird.
Wenn sich die Zeit oder das Datum geändert hat.
Wenn eine Aufgabe gelöscht wurde.

Beachten Sie, dass Quinyx den Mitarbeiter stets benachrichtigt, wenn ein Manager eine Abwesenheit für einen bestimmten Mitarbeiter erstellt, aktualisiert oder löscht sowie wenn er dessen Abwesenheitsanträge genehmigt oder ablehnt.

Wichtig! Beachten Sie, dass Mitarbeitenden benachrichtigen, wenn die Schicht gelöscht wird , derzeit bedeutet, dass Benachrichtigungen bei der Abwesenheitserstellung für Schichten gesendet werden, die von der betreffenden Abwesenheit abgedeckt werden, wenn die Aktionen "Schicht entlassen " oder "Umzuweisen " ausgewählt sind, aber nicht, wenn Löschen oder Behalten ausgewählt sind.

Du kannst Benachrichtigungen auch für einen festgelegten Zeitraum (bis zu 60 Minuten) pausieren. Lesen Sie hier mehr.

Funktionalität

Sie können die Einstellungen für Gruppenverwaltung unter Funktionalität konfigurieren.

Automatische Genehmigung von Schichtbuchungen: Aktivieren Sie das, wenn Sie Schichtbuchungen für das Personal erlauben möchten, vorausgesetzt, alle Anforderungen für die Schichtbuchung sind erfüllt.
Automatischer Schichtwechsel genehmigen: Kreuze das an, wenn du erlauben möchtest, dass das Personal die Schicht wechselt, wenn alle Anforderungen erfüllt sind.
Eine Schichtzuweisung auf einer Auswärtseinheitseinheit erfordert Genehmigung: Kreuzen Sie das an, wenn Sie verlangen möchten, dass eine Schichtzuweisung auf einer Auswärtseinheitseinheit genehmigt werden muss.
Anonyme Schichten: Wählen Sie aus, ob die unter Mein Dienstplan angezeigten Schichten anonym sein sollen oder ob die Namen der Mitarbeiter angezeigt werden.
Überlappende Blätter erlauben: Wähle aus, ob es möglich ist, überlappende Blätter zu haben.
Wähle Manager bei Abwesenheitsanfrage aus: Wähle aus, ob der Manager des Mitarbeiters automatisch ausgewählt wird oder ob der Mitarbeiter einen Manager aus einer Liste auswählen darf. Im letzteren Fall wählt der Mitarbeiter jeden Manager mit einer Manager-Portal-Rolle im Home-Unit-Baum des Mitarbeiters aus.
Benachrichtigung über Interesse bei der Buchung einer Schicht löschen: Wähle aus, ob Interessenbekundungen bei der Buchung gelöscht werden sollen.
PIN-Code in der mobilen App: Der Nutzer muss bei jedem Öffnen einen PIN-Code eingeben.. Der Nutzer wird gebeten, beim ersten Einloggen einen PIN-Code zu erstellen.
Nur Stempeln innerhalb von Koordinaten erlauben: Nur Stempeln erlauben, wenn sich der Mitarbeiter innerhalb des für die Einheit definierten Koordinatenradius befindet. Wenn sie den Koordinatenradius verlassen, ohne abzustempeln, werden sie automatisch gemäß den automatischen Ausstempeleinstellungen für die Vereinbarung oder die Abstimmungsvorlage ausgestempelt.

Regeln für Stunden

Sie können Regeln für die Arbeitszeit festlegen, die für Mitarbeiter gelten. Die Regeln, die du aufstellst, sind im Zeitplan nützlich. Quinyx erzeugt Warnungen, wenn die Regeln verletzt werden. Wenn Regeln im Mitarbeitervertrag festgelegt sind, setzen diese die Regeln der Einheit außer Kraft.

Die Regeln für Arbeitszeiten sind ebenfalls in den Vereinbarungsvorlagen konfiguriert. Die Regeln in den Vorlagen überschreiben die Regeln der Einheit für den mit der Vorlage verbundenen Mitarbeiter.

Beispiel:

Erstellen Sie eine nicht zugewiesene Shift- = Einheitseinstellungsregeln.
Erstellen Sie eine Schicht für einen Mitarbeiter mit Vereinbarung und Vorlagen-Einstellungen = Vorlagen.

Regeln für die Arbeitszeit

Legen Sie bestimmte Arbeitszeiten fest.

Maximale Stunden/Tag: Die maximale Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter pro Tag einplanen kann, bevor Quinyx eine Verwarnung ausspricht.
Pro Woche: In diesem Fall hat Quinyx festgelegt, dass die geplante Zeit pro Woche maximal 48 Stunden betragen darf.
Minimum pro Tag: Die minimale Ruhezeit, die tägliche Pause, ist im Beispiel auf 11 Stunden festgelegt. Das Kästchen rechts bestimmt, ob die Ruhephase über die tägliche Pause hinaus verlängert wird (in diesem Fall ist das Kästchen angekreuzt) oder ob die gesamte Ruhephase innerhalb der vorgegebenen 24-Stunden-Phase liegen muss (das Kästchen bleibt unaktiviert). Im letzteren Fall (ohne das Kästchen angekreuzt) besteht keine Notwendigkeit für 11 Stunden Pause zwischen den Arbeitsschichten, aber die Ruhezeit kann jederzeit während des 24-Stunden-Zeitraums eingelegt werden, jedoch nicht über die tägliche Pause hinaus.
Die Ruhe muss mit dem Tagesanbruch verbunden sein: Wenn dies nicht kontrolliert wird, muss die Mindestruhe pro Tag jederzeit zwischen den Tagesanbrüchen stattfinden.
Mindeststunden/Woche: Das Mindestlimit für geplante Stunden pro Woche.
Freitage: Die Mindestanzahl aufeinanderfolgender freien Tage, auf die der Arbeitnehmer nach der Arbeit der im oben genannten Feld angegebenen maximalen Dauer Anspruch hat.
Maximale Tage: Die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Tage, die für denselben Mitarbeiter geplant werden dürfen. Quinyx erzeugt eine Warnung, wenn der Mitarbeiter für mehr als diese aufeinanderfolgenden Tage eingeplant ist.
Mindestruhe pro Woche: Wie bei der täglichen Ruhe können Sie festlegen, wie viele Stunden durchgehende wöchentliche Ruhestunden der Mitarbeiter haben soll. Zum Beispiel 35 Stunden. Quinyx wird in diesem Fall auch eine Warnung auslösen, wenn die minimale wöchentliche Ruhequote nicht erfüllt wird.
Überprüfen Sie die Mindestruhe pro Woche während eines aufeinanderfolgenden 7-Tage-Zeitraums: Prüfen Sie die Mindestruhe pro Woche während eines aufeinanderfolgenden 7-Tage-Zeitraums
Feiertage planen: Wenn die Vertragsvorlage Personen abdeckt, die in einer Einheit arbeiten, die beispielsweise an jedem Feiertag schließt, wie zum Beispiel einer Zentrale, kann dieses Hästchen nicht mehr aktiviert werden. Anschließend erhalten Sie eine Warnung, dass Sie versuchen, Mitarbeiter für als Bankfeiertage in Quinyx eingetragene Tage einzuplanen.
Tagesruhe bei Tagesanbruch: Dies bezeichnet die Zeit für den täglichen Tagesanbruch. Dieser hier festgelegte Wert wirkt sich auf die minimale tägliche Ruhe, die minimale wöchentliche Ruhe, die maximalen Stunden pro Tag und die maximalen Stunden pro Woche aus.
Minimum kostenlose Wochenenden pro Jahr: Dieses Feld kann genutzt werden, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf eine bestimmte Anzahl von Wochenenden pro Jahr hat.
Erster Wochentag: Geben Sie den ersten Tag in einem 7-tägigen Zeitraum an. Dieser Zeitraum ist festgelegt, damit Quinyx überwachen kann, innerhalb welcher 7-tägigen Zeit die wöchentliche Ruhequote erreicht wird.
Schwelle für unsoziale Zeit: Einige Tarifverträge besagen, dass Arbeitnehmer eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche oder einen Berechnungszeitraum arbeiten müssen, damit sie Anspruch auf Unsoziale Zeitvergütung haben. Diese Entschädigung basiert in diesem Fall auf den relevanten unsozialen Zeiträumen. Unsoziale Zeitkompensation wird nur generiert, wenn das festgelegte Zeitlimit erreicht ist. Wenn die Frist erreicht ist, wird diese Entschädigung auch rückwirkend auf den gesamten Zeitraum angewendet.
An Tagen/Maximaltagen/Mit Überstunden: Diese drei Felder werden gemeinsam genutzt und sind nur für wenige Tarifverträge relevant. In diesen Tarifverträgen gibt es die Regel, dass es während eines bestimmten Zeitraums eine Begrenzung für die Anzahl der Tage gibt, an denen der Arbeitnehmer Schichten arbeiten darf, die die Stundenzahl überschreiten. Als Beispiel könnte die Regel besagen, dass während eines Zeitraums von 10 Tagen maximal 3 Arbeitstage des Mitarbeiters Schichten mit mehr als 10 Stunden umfassen dürfen. Eine Warnung wird in Quinyx generiert, wenn die in diesen drei Feldern angegebene Regel gebrochen wird.
Mindestschichtlänge: Klicken Sie auf Hinzufügen , um Regeln zur Mindestschichtlänge hinzuzufügen, für die ein Mitarbeiter eingeplant werden kann. Zum Beispiel muss die Schicht mindestens 6 Stunden dauern, wenn sie irgendwann zwischen 19:00 und 03:00 Uhr beginnt.

Regeln für Pausen

Konfigurieren Sie hier die Regeln für Pausen.

Berechnen Sie Pausen als Arbeitszeit: Nutzen Sie dies, wenn Sie Essenspausen (bezahlte Mittagspausen) am Arbeitsplatz anlegen. Dieses Kästchen muss angekreuzt werden. Lesen Sie hier mehr über Essenspausen.
Maximale Arbeitsstunden ohne Pausen (h): Sie können die maximal erlaubte Anzahl der Arbeitsstunden ohne Pausen angeben.
Minimale Pause (Minuten)/ Maximale Pause (Minuten): Sie können die Länge der kürzesten und längsten Pause angeben. Eine Verwarnung wird ausgelöst, wenn Sie eine Schicht mit kürzeren oder längeren Pausen als das Minimum oder Maximum besetzen.

Spielplanänderungen

Sperre für Zeitplanänderungen: Setze die Dauer der Zeitplansperre in Monate, Wochen oder Tage fest. Dies löst eine Warnung aus, wenn Sie versuchen, einen Mitarbeiter innerhalb dieses Zeitraums einzuplanen.

SMS/Koordinaten

Konfigurieren Sie SMS und Koordinaten in diesem Abschnitt.

Ländercode: Geben Sie den Ländercode für den Standort ein.
Anwendungs-ID: Anwendungs-ID.
SMS-Anbieter: Wählen Sie den SMS-Anbieter aus.
Erhalten Sie die Standard-SMS-Einstellungen: Klicken Sie darauf, um die folgenden Felder automatisch auszufüllen.
Dienst-ID: Service-ID.
Benutzername: Geben Sie einen unternehmensspezifischen Benutzernamen ein.
Passwort: Geben Sie ein eindeutiges Passwort ein.
Zweiweg-SMS-Nummer: Geben Sie eine zweiseitige SMS-Nummer ein.
SMS-Absender: Geben Sie den SMS-Absender ein.
Koordinaten: Hier können Sie Breitengrad, Längengrad und Radius manuell konfigurieren. Diese sind in Metern definiert, und 1 Meter = 3,2808399 Fuß. Wenn die Koordinate an einem bestimmten Ort liegt, könnte es sinnvoll sein, den Namen und die Adresse des Ortes hinzuzufügen, damit du weißt, was eingerichtet wurde.

Klicke auf Standard-SMS-Einstellungen abrufen , wenn du möchtest, dass Quinyx die Felder automatisch ausfüllt.

Schicht

Du kannst Schichttypen konfigurieren.

Standard-Schichttyp: Wählen Sie den Standard-Schichttyp, der erstellt werden soll, wenn ein Mitarbeiter ohne Dienstplanung einstreift.
Tag X Schichttyp: Erster freier Tag.
V-Tagschicht-Typ: Zweiter freier Tag.

X- und V-Tage gelten hauptsächlich für die finnische Arbeitswelt – vor allem in der Hotel- und Gastronomiebranche. Einfach ausgedrückt: In Finnland erhält ein Arbeitnehmer, der mindestens 5 Tage in einer Woche gearbeitet hat, zwei freie Tage – sogenannte X-Day bzw. V-Day.