Bearbeiten Sie die Daten einer Person

Sie können die Informationen eines Mitarbeiters ganz einfach bearbeiten. Klicken Sie auf Personen und navigieren Sie zu dem Mitarbeiter, für den Sie die Informationen bearbeiten möchten.

Ganz oben bei People-Details kannst du die wichtigsten Informationen des Mitarbeiters hinzufügen/bearbeiten sowie sein Passwort verwalten.

Folgende Informationen sind verfügbar:

• Vorname: Der Vorname des Mitarbeiters.

• Nachname: Der Nachname des Mitarbeiters.

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse/Benutzername des Mitarbeiters.

  Um falsche oder falsch getippte E-Mail-Adressen zu vermeiden, werden die Domainnamen in E-Mail-Adressen gemäß den Standards RFC1034, Abschnitt 3 und RFC1123, Abschnitt 2.1 bewertet.

• Ausweisnummer: Die vom Mitarbeiter zugewiesene Ausweise Nr. Dies wird manchmal auch als Möglichkeit verwendet, sich in Webpunch oder QClock einzu- oder auszustempeln.

• Staff-Kategorie: Die Staff-Kategorie des Mitarbeiters entscheidet, welche Berechtigungen ihm im Staff-Portal oder in den mobilen Apps zur Verfügung stehen. Mehr dazu hier.

• Bezirke: Zeigt an, zu welchem Bezirk (sofern zutreffend) der Mitarbeiter in der Organisation gehört. Dies wird durch die Heimateinheit des Mitarbeiters geregelt.

• Heimeinheit: Zeigt die Haupteinheit an, zu der der Mitarbeiter gehört. Die Einheit beeinflusst die Berichtshierarchie an die Manager, die Planung und mehr. Wenn Bezirke in der Organisationshierarchie verwendet werden, bestimmt die Einheit eines bestimmten Bezirks, zu welchem Bezirk der Mitarbeiter gehört. Mehr dazu finden Sie hier.

Initialen im Mitarbeiterbild

Wenn der Mitarbeiter kein Foto hochgeladen hat, zeigen wir die Initialen dieses Mitarbeiters auf dem Mitarbeiterbild an. Die Initialen basieren auf dem Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters.

Status

Mit diesem Tab können Sie den Mitarbeiterstatus eines Nutzers in Quinyx sowie das Start-/Enddatum seiner Beschäftigung festlegen. Die folgenden Statusrichtungen sind verfügbar:

• Passiv: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn diese Person im System bleiben, aber im Dienstplan inaktiv und aus allen Listen entfernt werden soll. Der Mitarbeiter hat persönlich keinen Zugriff auf Quinyx, solange er/sie als Passiv markiert ist. Dies kann relevant sein, wenn Menschen in Elternzeit sind oder zum Beispiel für Sommeraushilfe. Wenn Sie Passiv ankreuzen, erscheint neben dem Mitarbeiternamen ein gelbes Pausesymbol:

  

  Bitte beachten Sie, dass zukünftige Änderungen im Dienstplan, bevor der Mitarbeiter als passiv gesetzt wird, weiterhin im Dienstplan verbleiben.

• Beschäftigt: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn es sich um einen aktuellen Mitarbeiter handelt, der in Planung und Listen verfügbar sein sollte und persönlichen Zugang zu Quinyx hat. Wenn Sie Angestellt ankreuzen, wird nur das grüne Häkchen neben dem Mitarbeiternamen angezeigt:

  

• Gesperrt: Aktivieren Sie dieses Kästchen, falls diese Person aus dem System ausgesperrt werden sollte. Wenn ein Nutzer beim Einloggen mehrfach das falsche Passwort eingibt, wird das Konto gesperrt und ein Manager muss es entsperren. Ein Benutzerkonto kann auch manuell gesperrt werden, wenn der Benutzer sich nicht mehr anmelden darf. Wenn Sie "Gesperrt" ankreuzen, wird neben dem Namen des Mitarbeiters ein Vorhängeschlosssymbol angezeigt:

  

Kontaktdaten

Mit diesem Tab können Sie Telefonnummern im Profil einer Person speichern und zusätzliche Kommunikationseinstellungen festlegen:

• Benachrichtigungen erhalten über: Wählen Sie aus, wie der Nutzer Benachrichtigungen zu Schichtänderungen, Abwesenheitsanfragen usw. erhalten soll. Mögliche Werte sind E-Mail-Adresse, SMS und Qmail.

• Kopieren in E-Mail: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Qmails auf die E-Mail-Adresse des Nutzers kopiert werden sollen. Bitte beachten Sie, dass dieses Kontrollkästchen nur dann eine Kopie in die E-Mail-Adresse des Nutzers generiert, wenn der Wert "Qmail" im obigen Menü "Benachrichtigungen erhalten" über das Dropdown-Menü ausgewählt wurde.

  

Teilen zwischen den Einheiten

Im Tab "Teilen über Einheiten verteilt" können Sie Personen auf mehrere Einheiten übertragen, wenn die Person für Terminplanung verfügbar sein und in anderen Einheiten als ihrer Heimeinheit arbeiten muss.

• Teilbar: Haken Sie das Kästchen "Teilbar " an, damit die Person den Dienstplan sehen und in anderen Einheiten arbeiten kann. Wählen Sie dann die entsprechende Einheit oder Einheiten aus, indem Sie auf Einheit hinzufügen klicken und aus der Liste auswählen. Sie können hier bei Bedarf Einheiten mehrfach auswählen. Wenn das Kästchen "Teilbar" angekreuzt ist, aber keine Einheiten ausgewählt sind, bedeutet das, dass die Person mit allen Einheiten in der rechten Liste geteilt wird.

• Basispläne auf anderen Einheiten erlauben: Um sicherzustellen, dass die Person für diese Einheiten einen Basisplan (also nicht nur für Ad-hoc-Schichten geteilt) haben kann, muss das Kästchen "Basispläne für andere Einheiten erlauben " angekreuzt werden.

• Ausrollung von Basisplänen erlauben: Wenn die Administratoren der ausgewählten Einheiten in der Lage sein müssen, die Basispläne für Personen auszurollen, aktivieren Sie dieses Kästchen. Andernfalls wird nur die Erlaubnis zur Erstellung der Basispläne erteilt.

Geräte

Der Tab Geräte ist standardmäßig leer. Beim ersten Einloggen eines Mitarbeiters in die Quinyx-App wird jedoch ein vom System generierter Schlüssel in diesen Tab gelegt. Der Tab enthält auch Informationen darüber, wann der betreffende Mitarbeiter die App zuletzt genutzt hat.

Autorisiert: Sie müssen Autorisiert aktivieren, damit die Person über die mobile App auf einem bestimmten Gerät ein- und ausstempeln kann. Dies dient dazu, Buddy-Punching zu vermeiden. Zum Beispiel geht Billy zur Arbeit, und wenn er sich innerhalb der erforderlichen Reichweite des Arbeitsplatzes befindet, um einzustempeln, meldet er sich zusätzlich selbst in die Quinyx-App mit dem Konto seiner Arbeitskollegin Sarah ein und schreibt sie ebenfalls ein.

Zusätzliche Felder

Alle zusätzlichen Felder, die im Reiter Zusätzliche Felder im Tab Vereinbarungen dieses Seitenpanels erstellt wurden, werden hier angezeigt. Klicken Sie hier , um den Handbuchartikel zu sehen, der den Tab Vereinbarungen beschreibt.

Fähigkeiten

Dieser Tab ermöglicht es, Fähigkeiten mit einer Person zu verknüpfen. Fähigkeiten- und Fertigkeitskategorien können in den Kontoeinstellungen > Fähigkeiten/Fertigkeitskategorien erstellt werden.

• Fähigkeiten hinzufügen: Qualifikationen auswählen, die die Fähigkeiten des Mitarbeiters widerspiegeln. In unserem untenstehenden Beispiel haben wir unserem Mitarbeiter "Kassenschulung" hinzugefügt, da unser Mitarbeiter die nötige Kompetenz hat, um andere Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie an der Kasse ihres Ladens arbeiten.

• Gültigkeit: Sobald eine Fertigkeit hinzugefügt wurde, kann sie so konfiguriert werden, dass sie an einem bestimmten Datum abläuft. Damit dies angewendet wird, kreuzen Sie das Kästchen "Ablaufdatum" an und wählen Sie das Ablaufdatum der Fähigkeit im angezeigten Datumsfeld an.

Adresse

Im Reiter Adresse können folgende Optionen gesetzt werden:

• Adresse

• Postleitzahl

• Stadt

• Land

Erweiterte Details

Im Reiter Erweiterte Details finden Sie folgende Optionen:

• Automatische Zuweisung: Wähle diese Person bei der automatischen Zuweisung von Schichten ein.

• Rang: Wählen Sie ein Ranking aus, das für die automatische Zuweisung verwendet wird. Die am höchsten platzierten Personen (höhere Nummer) werden zuerst eingeteilt.

• Kartennummer: Die Kartennummer der Person.

• Berichten an: Hier können Sie auswählen, welcher Administrator eine Qmail erhält, wenn die Person einen Urlaubsantrag eingereicht hat. Sie können in den Dropdown-Menüs  jeden mit Managerrolle auswählen.

• Abschnitt: Verknüpfe die Person mit einem bestimmten Abschnitt.

• Kostenzentrum: Sie können eine Person bei Bedarf mit einem bestimmten Kostenzentrum verknüpfen.

• Können Sie Ihre eigenen Punches bestätigen: Sie können entscheiden, ob die Person als Manager ihre eigenen Time-Punches genehmigen kann.

• Kann das Admin-Portal nutzen: Derzeit wirkt sich die Option Kann das Admin-Portal nutzen nicht auf andere Einstellungen in Quinyx aus und wird bald aus unserer Produktansicht entfernt

• Hat BankID: Wähle, ob die Person eine BankID hat, um ihre Identität bei der Bestätigung von Zeitstempeln zu bestätigen.

• Geburtsdatum: Geben Sie das Geburtsdatum der Person an. Dieses Feld ist nicht erforderlich.

• Sozialversicherungsnummer: Stellen Sie die Sozialversicherungsnummer der Person ein.

• Geschlecht: Wählen Sie das Geschlecht des Mitarbeiters aus. Dieses Feld ist nicht erforderlich.

• Info: Es ist möglich, allgemeine Informationen über die Person zu schreiben.

Nächste Angehörige/Wächter

Im Reiter Nächster Angehöriger/Vormund haben Sie die Möglichkeit, folgende Informationen über die Person einzugeben:

• Name der nächsten Angehörigen

• Telefon des nächsten Angehörigen

• Name des gesetzlichen Vormunds

• E-Mail des gesetzlichen Vormunds

Anhänge

Es ist möglich, Anhänge für einen Mitarbeiter in People Details hinzuzufügen. So können Sie relevante Dokumente für diesen Mitarbeiter verknüpfen, zum Beispiel einen Arbeitsvertrag, eine Zertifizierung usw.

Verwendung von APIs

Bitte beachten Sie, dass Sie die LoginID nur über die API einstellen können, speziell über wsdlUpdateEmployees.

Lesen Sie hier mehr über die Nutzung von APIs im Zusammenhang mit Mitarbeitenden.