Tijdkaart

Het doel van de tijdkaart is om de vraag te beantwoorden: "Wat is er op deze dag gebeurd voor werknemer X, en wat was het resultaat".

Bekijk de tijdkaart van een werknemer

Je kunt de Tijdkaart op drie plekken invoeren in de roosterweergave:

1. Beweeg de muis over een cel (medewerker en dag) en klik op de datum die verschijnt:

   

   of

2. Klik op de "drie puntjes" naast de naam van de medewerker en selecteer Tijdkaart:

   

   of

3. Je kunt de tijdkaart van Time bekijken door op een loonpost te klikken in de medewerkersweergave of in de eenheidsweergave.

   

Toegangscontrole tot Tijd wordt beheerd door de toestemming Transfer to payroll, waarbij de gebruiker ten minste leestoegang nodig heeft om gegevens in het tijdtabblad te kunnen zien en via Time de tijdkaart te bereiken. De toegangscontrole voor gegevens in de tijdkaart wordt beheerd door de rechten onder Planning.

Let op: je kunt de tijdkaart op alle loonposten waar de gebruiker ten minste toestemming heeft gelezen bij het overdragen van de toestemming, terwijl de gebruiker in de Planning-weergave alleen toegang heeft tot de tijdkaarten die op de specifieke eenheid zijn verwerkt.

De Tijdkaart bestaat uit maximaal vijf tafels die je kunt kiezen om aan of uit te zetten. Hier volgt een korte uitleg van de tabellen. Zie verderop in dit artikel meer gedetailleerde informatie.

• Planningsitems: In deze tabel zie je: diensten, taken, punches, taken, verlofverzoeken en afwezigheden. Je kunt ook de tijd bevestigen. Als je op een rij klikt, opent er een detailpaneel en vanaf daar kun je wijzigingen aanbrengen in het planningsitem.

• Samenvatting: Het verschil tussen het totaal aantal geplande uren en het totaal aantal gewerkte uren en het verschil tussen het totaal aantal geplande pauzes en het totaal aantal geponste pauzes.

• Overzicht van het salaristype: De uitkomst van het salaris voor de dag.

• Tijdregistratiebalans: De balans van tijdvolgers.

• Tijdvolgtransacties: Zoek naar Tijdvolgertransacties.

Het is ook mogelijk om de Tijdkaart in te voeren vanaf een touchapparaat door op de drie stippen naast de naam van de werknemer te klikken en "Tijdkaart" te selecteren:

Schema-items

In deze tabel kun je details zien over diensten, taken, afslagen, verlofverzoeken en afwezigheden van één medewerker per dag.

Diensten en taken

Verschuivingen worden op de tijdkaart aangegeven als een verticale streep met de kleur van het shifttype. Taken worden onder de dienst aangegeven met een kleine cirkel met de kleur van het diensttype.

De volgende gedetailleerde informatie is te vinden voor de diensten:

• Naam van het shifttype

• Hoe (o)

• Begin- en eindtijd van pauze(s) (o)

• Begin- en einddatum en tijd van de dienst (datum wordt alleen weergegeven als het begin en einde niet op dezelfde dag/dagbreek zijn)

• Som van geplande uren (inclusief of exclusief pauzes afhankelijk van de setting)

• Sectie (van de dienst) (o)

• Overeenkomst (o)

• Kostencentrum (o)

• Project (o)

• Tags (o)

Let op dat "(o)" aangeeft of de kolom/aanvullende informatie optioneel is en kan worden uitgeschakeld in de Aanpassingsweergave.

De volgende gedetailleerde informatie is te vinden over taken:

• Naam van het shifttype

• Begin- en eindtijd van de taak

• Sectie (van de taak) (o)

• Kostencentrum (o)

• Project (o)

• Tag (o)

Let op dat "(o)" aangeeft of de kolom/aanvullende informatie optioneel is en kan worden uitgeschakeld in de Aanpassingsweergave.

Als er meer dan één taak is, worden die na het starttijdstip onder de "moeder"-dienst gesorteerd.

Een wijziging

Als je een shift wilt bewerken, klik dan op de naam van het shifttype, of klik op Bewerken nadat je op de "drie stippen" aan de rechterkant van de shift hebt geklikt. Als je dat doet, opent er een paneel. Als je meer wilt weten, lees dan hier.

Voeg een shift toe

Als je een shift wilt toevoegen, klik dan op het plus-icoon rechtsboven op de Tijdkaart en selecteer Shift. Er opent een paneel waar je details over de dienst kunt toevoegen.

Verwijder een shift

Als je een shift wilt verwijderen, klik dan op de "drie stippen" aan de rechterkant van de shift en selecteer Verwijderen.

Let op: als de medewerker wordt gedeeld tussen eenheden of secties (dus een rol heeft), tonen we alleen dienstinformatie van de eenheid/sectie die je op dat moment bekijkt. Voorbeeld: een medewerker werkt op unit A en unit B. Manager op unit A ziet alleen diensten (en taken) die op unit A zijn gepland.

Als de geplande dienst de dagbreek overschrijdt, wordt de dienst op beide dagen in de tijdkaart getoond. De som van de geplande uren is het totale aantal van de hele dienst, niet het totaal per dag.

Virtuele diensten

Virtuele diensten worden gegenereerd door regels voor bankdagen of overurenconfiguratie. Het resultaat wordt gegenereerd op de daadwerkelijke dag waarop de regel bestaat als een "virtuele dienst". Deze dienst is niet zichtbaar als een geplande dienst door de werknemer of manager en doet ook niet:

• Tellen als geplande uren

• Tellen als gewerkte uren

• Tellen als een shift

Met deze functionaliteit zal de geschatte salariskosten nog nauwkeuriger zijn voor individuele dagen rondom de bankdag of overwerkconfiguratie met een regel voor verlof. Het maakt het ook heel zichtbaar waar het resultaat van een regel wordt gegenereerd.

Een paar zaken om in overweging te nemen:

• Een enkele virtuele transactie kan niet worden teruggedraaid, maar zal wel worden teruggedraaid bij het terugdraaien van andere transacties voor werknemer of eenheid.

• Een virtuele dienst kan niet worden bevestigd of niet, ze bevinden zich altijd in de attest-toestand.

• Het is alleen te zien in de daadwerkelijke tijdkaartweergave in Quinyx WFM

• Als er een shift of punch aan een dag wordt toegevoegd, wordt de virtuele shift verwijderd.

• Omdat er op deze dag geen dienst is, wordt het kostencentrum overgenomen van de werknemerskaart, de werknemersafdeling of de werknemersunit.

Je kunt hier meer lezen over werken met feestdagen en regels over bankfeestdagen.

Stoten

Als de pons gekoppeld is aan een verschuiving, verschijnt deze onder die verschuiving op de Tijdkaart, passend bij de typekleur van de dienst.

De volgende gedetailleerde informatie is te vinden voor ponsen:

• Opmerking*

• Begin- en eindtijd van pauzes*

• Begin- en eindtijd (datum wordt alleen weergegeven in gevallen waarin het begin en einde niet op dezelfde dag/dagbreek liggen)

• Som van de geponste uren (inclusief of exclusief pauzes, afhankelijk van de setting)

• Sectie (van de punch)*

• Overeenkomst*

• Kostenpost*

• Project*

• Tags*

• Onsociale tijd

  • Let op: het is mogelijk om de UT handmatig te overschrijven door op bewerken en ponsen te klikken en "Betaald" of "Tijd in plaats van opslaan" te selecteren. De standaardoptie wordt gehaald uit het overeenkomstsjabloon.

• Overtime

• Werknemerverklaring

• Manager-verklaring

Wanneer jij ook wilt

Het (*)-symbool hierboven geeft aan dat de kolom of aanvullende informatie optioneel is en kan worden uitgeschakeld in de Aanpassingsweergave.

Het is momenteel niet mogelijk om een pons toe te voegen aan een andere unit dan de thuisunit van de medewerker. Om een pons aan een andere eenheid toe te voegen, moet je eerst die eenheid selecteren met de groepsselector.

Punch zonder te schakelen

Ponsen zonder verschuivingen worden in de Tijdkaart aangegeven als een verticale streep in rood en roze. Als punch warning in de parameterinstelling is ingeschakeld, krijg je ook een waarschuwing waarbij de tekst Shift ontbreekt:

Punches op taken

Ponsen die verbonden zijn met taken bevinden zich onder de taak. Als je in- en uitklokt in de "moeder"-shift en taken, dan zijn de ponsen die aan de shift verbonden zijn onder de shift te vinden. Taken met verbonden ponsen worden op starttijd gesorteerd onder de dienst met verbonden ponsen:

We geven momenteel geen waarschuwing wanneer een dienst geen punch heeft (zoals in de roosterweergave).

Bevestig een punch

Je kunt de ponsen bevestigen in de tijdkaart. Zowel de medewerker als de manager bevestigen dat de "box" aan de rechterkant van de punch te vinden is.

Parameterinstellingen "Hiërarchische goedkeuring", "Manager kan medewerker bevestigen" en "Bevestigen in de toekomst" worden ook ondersteund door de Tijdkaart.

Edit een punch

Als je een pons wilt bewerken, klik dan op Ponsen of kies Bewerken nadat je op de "drie stippen" aan de rechterkant van de pons hebt geklikt. Daarna opent er een paneel. Als je meer wilt weten over stoten, lees dan hier.

Voeg een punch toe

Als je een pons wilt toevoegen, klik dan op het plus-icoon rechtsboven op de Tijdkaart en selecteer Ponsen. Er opent een paneel waarop je details over de pons kunt toevoegen.

Verwijder een punch

Als je een pons wilt verwijderen, klik dan op de "drie stippen" aan de rechterkant van de pons en selecteer verwijder.

Inloggen op Home Unit versus toegewezen ploegunit

Werknemers kunnen hun thuisunit inslaan, zelfs als hun gekoppelde dienst op een andere eenheid is gepland. Het gedrag van de pons hangt echter af van de standaard shifttype-instellingen voor zowel de thuis- als de uiteenheden:

• Als geen van beide units een standaard shifttype heeft ingesteld, wordt de pons behandeld als een ongeplande pons.

• Dit gedrag biedt flexibiliteit, maar kan leiden tot inconsistenties als het niet nauwlettend wordt gevolgd.

Belangrijk! Punches moeten idealiter overeenkomen met de eenheid van de geplande dienst om mogelijke afwijkingen te voorkomen. Als een pons aan een andere eenheid moet worden toegevoegd, zorg er dan voor dat de juiste eenheid is geselecteerd met de groepselector.

In sommige gevallen zijn er niet-bewuste randscenario's ontstaan waarbij deze opstelling zich onverwacht gedraagt. Als je zulke problemen tegenkomt, controleer dan de shift- en punch-instellingen om uitlijning te garanderen.

Afwezigheidsverzoeken

Een afwezigheidsverzoek wordt aangegeven als een grijs vakje aan de linkerkant van het verzoek. Als je op de rij klikt, kun je het afwezigheidsverzoek accepteren of weigeren, en kunt je beslissen wat je met de diensten doet (verwijderen, toewijzen, herplaatsen).

De volgende gedetailleerde informatie is te vinden voor ponsen:

• Afwezigheidstype

• Begin- en eindtijd

• Start- en einddatum (alleen weergegeven in gevallen waarin het begin en einde niet op dezelfde dag/dagbreek liggen)

• Somsom van de uren van afwezigheidsverzoeken op die dag

Let op: het is nog niet mogelijk om een verzoek om afwezigheid toe te voegen, te bewerken of te verwijderen.

Afwezigheden

Afwezigheden worden in de tijdkaart aangegeven als een donkere verticale streep. Voorheen was er een limiet om alleen afwezigheden te tonen die binnen een jaar waren aangemaakt vanaf de datum die je in de Tijdkaart selecteert. Dit is nu aangepakt zodat alle afwezigheden in Quinyx op de Tijdkaart worden weergegeven.

De volgende gedetailleerde informatie is te vinden voor de diensten:

• Afwezigheidstype

• Hoe (o)

• Begin- en eindtijd

• Start- en einddatum (alleen weergegeven in gevallen waarin het begin en einde niet op dezelfde dag/dagbreek liggen)

• Som van de afwezigheidsuren op die dag

• Werknemersattestatie

• Manager-attestatie

Let op dat "(o)" aangeeft of de kolom/aanvullende informatie optioneel is en kan worden uitgeschakeld in de Aanpassingsweergave.

Getuig van een afwezigheid

Het is mogelijk om een afwezigheid in de tijdkaart te bevestigen. Afhankelijk van de setting kan de afwezigheid bij de creatie worden bevestigd.

Bijwerking: afwezigheid

Als je een afwezigheid wilt bewerken, klik dan op de naam van het verschuiftype of kies Bewerken nadat je op de "drie puntjes" aan de rechterkant van de afwezigheid hebt geklikt. Daarna opent er een paneel. Als je meer wilt weten, lees dan hier.

Voeg een afwezigheid toe

Als je een afwezigheid wilt toevoegen, klik dan op het plus-icoon rechtsboven op de Tijdkaart en selecteer afwezigheid. Er opent een paneel waar je de details over de afwezigheid kunt toevoegen en kunt opslaan. Lees hier meer.

Verwijder een afwezigheid

Als je een afwezigheid wilt verwijderen, klik dan op de "drie puntjes" aan de rechterkant van de afwezigheid en selecteer Verwijderen.

Verschuiving in afwezigheid

Als de werknemer op een dienst was ingedeeld toen de afwezigheid werd toegevoegd, verandert die dienst in een "afwezigheidsdienst". In de tijdkaart heeft de afwezigheidsverschuiving nog steeds een eigen rij, en kun je details van de afwezigheidsverschuiving zien; De gebruiker kan echter geen wijzigingen aanbrengen aan de absence shift (en daarom is deze niet klikbaar).

Tijdwaarschuwingen

Als een stoot, afwezigheid of verplaatsing een waarschuwing bevat, wordt dit aangegeven met een uitroepteken en een verklarende tekst. Lees hier meer over Time-waarschuwingen.

Als je niet geïnteresseerd bent in Tijdwaarschuwingen, kun je het eenvoudig uit de weergave verwijderen door Waarschuwingen uit te selecteren in het Ansichtsvak Wijzigen:

Samenvatting

Differentieel (delta) in de samenvattingstabel

In de tabel Samenvatting is het mogelijk het verschil te zien tussen:

• Geplande uren en gewerkte uren

• Geplande pauzes en Punched-pauzes

Je kunt ervoor kiezen de Samenvatting-tabel niet te tonen door deze te deselecteren in de Aanpassen weergave.

Overzicht van salaristype

In het overzicht van het salaristype kun je het salarisresultaat voor een bepaalde dag en werknemer zien.

De volgende gedetailleerde informatie is te vinden in de tabel:

• Naam van het salaristype (bijv. "vakantiedag") inclusief salaristype-ID

• Som van uren per salaristype

• Begin- en eindtijd van wat het resultaat heeft veroorzaakt (meestal een klap)

• Hoe het salaristype is gegenereerd

  • Automatisch

  • Handmatig geregistreerd

  • Uit een handmatige regel voor de dienst die het salaristype heeft gecreëerd

  • Uit een handmatige regel voor feestdagen die zijn gemaakt in het salaristype

De som van uren wordt altijd weergegeven in decimalen (2 decimalen), d.w.z. 0,25 is 1/4 uur en niet 25 minuten.

Hoe het salarisresultaat wordt weergegeven in de Tijdkaart

Het salarisresultaat wordt weergegeven op de begindag van de dienst die gekoppeld is aan een punch. Als er geen dienst is gekoppeld, wordt het salarisresultaat weergegeven op de begindag van de pons.

Voorbeeld: Een werknemer heeft een dienst en punch vanaf 22:00 dag 1 die eindigt op 05:00 dag 2 (dageraad is 23:59:59).

Tijdkaart dag 1:

• Dienst 22:00-05:00

• Punch 22:00-05:00

• Salarisuitkomst: 7 uur

Tijdkaart dag 2:

• Dienst 22:00-05:00

• Punch 22:00-05:00

• Er wordt op deze dag geen salarisresultaat getoond

Handmatig salaristypen toevoegen/bewerken/verwijderen

Het is mogelijk om salaristypes handmatig toe te voegen/bewerken/verwijderen in het overzicht van salaristypen als de gebruiker de rechten daarvoor heeft.

Klik op het +-icoon rechtsboven in de tabel Salaristype-overzicht en selecteer aan welke pons het salaristype gekoppeld moet zijn, salaristype en hoeveelheid:

Goedkeuring van salaristypes

Het is ook mogelijk om salaristypes goed te keuren in gevallen waarin het salaristype goedkeuring vereist (momenteel ingesteld op het salaristype in Classic). Het selectievakje voor goedkeuring is te vinden aan de rechterkant van het salaristype:

Tijdregistratiebalans

Het saldo van de Tijdregistratie bevindt zich aan de rechterkant van de Tijdkaart onder de tabellen Samenvatting en Salaristype. Hier vindt u een lijst van alle tijdsregistraties die relevant zijn voor deze medewerker en zijn saldo.

Let op: als je een klein scherm gebruikt, kun je deze afzonderlijke secties in één lijn zien verschijnen.

Lees hier meer over tijdsvolgers.

Tijdvolgertransacties

Onder de tabel Schedule-items vind je de Time Tracker-transactietabel. Deze sectie geeft je duidelijk inzicht in de tijdsaldi en transacties van de werknemers. Het helpt managers en beheerders om eenvoudig de werktijdsbalans te monitoren, te beoordelen en handmatig aan te passen wanneer dat nodig is.

Je kunt dit gedeelte gebruiken om:

• Bekijk eerdere en toekomstige transacties.

• Pas handmatig de saldo's van de tijdsregistratie aan.

• Filter en focus op relevante data.

Standaard datumkeuze

Wanneer je de sectie Tijdregistratietransacties ziet, staat Quinyx standaard op "Vandaag" als zowel de begin- als einddatum. Je kunt dit bereik op elk moment aanpassen met de filterknop.

Verversknop

Klik op de knop voor het verversen om de nieuwste transactiegegevens uit het systeem te halen.

Waarom dit nodig is: Het automatisch laden van alle transacties voor de standaarddatum kan de prestaties beïnvloeden, dus je moet de belasting handmatig activeren door op Vernieuwen te klikken.

Voeg een tijdbalans toe of pas het aan

Om een tijdsbalans aan te passen:

1. Klik op het +- icoon rechtsboven.

2. Dit opent het gedeelte 'Nieuwe transactie toevoegen '. Vul in:

   • Tijdmeter (selecteer welk tijdregistratiesaldo je wilt aanpassen)

   • Ingangsdatum van de aanpassing

   • Tellen (de hoeveelheid tijd om op te tellen of af te trekken. Als je wilt aftrekken, geef dan gewoon de telling in negatieve '-' op, bijvoorbeeld 8 uur aftrekken kan worden aangeduid als -8 in telling.

   • Opmerkingen (voeg context of notities toe voor toekomstige controle of duidelijkheid)

   

3. Klik op Sla op of annuleren.

Zodra je op Opslaan hebt geklikt en de Time Tracker-transactieweergave opnieuw hebt ververst, zie je de vermelding die hier wordt geregistreerd met opties om te bewerken en te verwijderen:

Filteropties

Gebruik het filterpaneel om je te richten op wat belangrijk is:

• Toon alleen tijdstrackers met transacties: Verberg tijdtrackers die niet zijn veranderd tijdens het geselecteerde datumbereik.

• Toon alleen tijdstrackers met een saldo: Focus alleen op saldi die nog actief zijn (dus toon niet de saldo's met de waarde '0').

Algemene functionaliteit

Beeld aanpassen

Het is mogelijk om de tijdkaart aan te passen op basis van de behoeften van de gebruiker en te bepalen wat je in de weergave wilt zien. Je hoeft dit alleen de eerste keer in te stellen als je naar de Tijdkaart gaat, daarna wordt het onthouden.

De volgende tabel/rij en informatie kunnen worden aangepast:

Tabellen

• Samenvatting

• Overzicht van salaristype

• Tijdvolgersaldi

• Tijdvolgertransacties

Aanvullende informatie

• Reacties

• Pauzes

• Waarschuwingen

Optionele kolommen

• Sectie

• Overeenkomst

• Kostencentrum

• Project

• Tags

• Overtime

Kijk wanneer je in een gesloten periode zit

Wanneer je de tijdkaart invoert in een gesloten periode, ziet het er ongeveer zo uit:

Je kunt het schema vergrendelen in de planningsweergave door op de drie stippen rechtsboven in de werkbalk te klikken. Selecteer dan "Schedule vergrendelen".

Ga naar de volgende of vorige dag

Ga naar de volgende of vorige dag door op de pijltjes naast de naam van de werknemer te klikken:

Als je Time Tracker-transacties voor een periode hebt geladen en met de pijltjes naar de volgende dag navigeert, worden de gegevens gereset en moet je de periode voor Time Tracker-transacties opnieuw laden.

Toestemmingen

Lees hier meer over het gebruik van API's gerelateerd aan Punches & Payroll-gegevens.