Het doel van het tabblad Tijd is om loonposten te bekijken, gegroepeerd per werknemer, voordat de loonadministratie wordt uitgevoerd. Met loonpost bedoelen we elk item dat loon genereert. We bieden volledige ondersteuning voor dit tabblad wanneer een eenheid of sectie wordt geselecteerd in de groepselector, maar niet wanneer een district is geselecteerd.
Het Aanpassen weergavepaneel
Rechtsboven in deze weergave vind je de knop Weergave Aanpassen aan. Deze knop bedient het Aanpassen weergavepaneel, dat standaard wordt weergegeven wanneer je de Tijdweergave binnenkomt.
In dit paneel kunt u filterkeuzes maken om te bepalen welke loonposten in deze weergave worden weergegeven. And-logica geldt tussen velden, wat betekent dat het invoeren van een waarde in meerdere filtervelden alleen gegevens oplevert die overeenkomen met alle waarden wanneer je op de knop "Toepassen" onderaan het paneel klikt.
De volgende filteropties zijn beschikbaar.
Filteroptie | Beschrijving |
Vanaf de datum | Gebruikt om de datum in te stellen vanaf welke datum je loonposten wilt tonen. |
Tot op heden | Vroeger stelde ik de datum in tot en met welke je loonposten wilde tonen. Let op dat de gekozen Aan-datum een latere datum moet zijn dan de Af-datum . Om prestatieredenen is er een limiet van 3 maanden (93 dagen) aan de periode die je mag kiezen. |
Districten | Dit veld verschijnt alleen als je als gebruiker minimale leestoegang hebt op de Transfer to Payroll-rechten, direct op ten minste één district van het account waarop je momenteel bent ingelogd. De standaardtekst in het veld luidt "Geen selectie", wat betekent dat de standaardselectie voor dit veld geen districten is. Je kunt alle districten selecteren waarvoor je minimale leestoegang hebt via de Transfer to Payroll-toestemming direct in het district. Het selecteren van meerdere districten in dit veld betekent dat je gegevens ophaalt voor eenheden en secties in elk van de geselecteerde districten, oftewel or-logic geldt binnen dit veld. De selectie die je maakt in het districtveld beperkt het aantal eenheden dat je in het eenhedenveld kunt selecteren. |
Eenheidsgroepen | Dit veld wordt alleen weergegeven als aan de volgende criteria wordt voldaan:
De standaardtekst in het veld luidt "Geen selectie", wat betekent dat de standaardselectie voor dit veld geen eenheidsgroepen is. Je kunt alle eenheidsgroepen selecteren waarvoor je minimale leestoegang hebt via de Transfer to Payroll-rechten voor alle eenheden. Het selecteren van meerdere eenheidsgroepen in dit veld betekent dat je gegevens ophaalt voor eenheden en secties in een van de geselecteerde eenheidsgroepen, oftewel or-logic geldt binnen dit veld. De selectie die je maakt in het eenheidsgroepveld beperkt het aantal eenheden dat je in het eenheidsveld kunt selecteren. |
Eenheden | Dit veld wordt gebruikt om specifiek een subset van eenheden te selecteren om loonposten voor te tonen. Alle eenheden zijn standaard geselecteerd.
|
Medewerkers van de thuisunit (radioknop) | Dit is de eerste van twee wederzijds exclusieve radioknoppen die bepalen welke loonsposten in deze weergave worden weergegeven. Deze optie omvat loonadministratieposten voor alle werknemers die de door jou geselecteerde eenheden als thuisunits hadden op de door jou gekozen Tot Datum, ervan uitgaande dat de "In Dienst van"-datum van elke werknemer eerder of gelijk is aan de gekozen Tot Datum. Deze medewerkers zullen het tonen, zelfs als ze in de geselecteerde periode geen loonadministratie hebben, en dit geldt ook voor werknemers zonder geldige overeenkomst. Passieve werknemers zullen worden weergegeven, mits ze in de geselecteerde periode ten minste één loonpost hebben. |
Werknemers met loonadministratie (radioknop) | Dit is de tweede van twee wederzijds exclusieve radioknoppen die bepalen welke loonposten in deze weergave worden getoond. Deze optie omvat loonposten voor alle werknemers die ten minste één loonpost hebben op de door jou gekozen eenheid, ongeacht welke thuisunit die werknemers hebben, ervan uitgaande dat de "In dienst van"-datum van een werknemer vóór of gelijk is aan de gekozen To-datum. |
Personeelskostenpost | Dit veld stelt u in staat om alleen loonposten op te halen voor werknemers met een van de geselecteerde kostencentra gedefinieerd in het Kostencentrumveld van hun personeelskaart. Standaard leest dit veld "Geen selectie" en filtert het niet op een personeelskostencentrum. Dit vakgebied stelt klanten in staat om de loonadministratie per personeelskostencentrum te laten afhandelen. |
Werknemerssectie | Dit veld filtert specifiek welke medewerkers worden weergegeven op basis van of ze de functie Medewerker direct op het door jou geselecteerde gedeelte op enig moment in de geselecteerde periode hebben. Als je meerdere secties in dit veld selecteert, worden alle medewerkers met de Employee-rol direct op een van die secties weergegeven. "Geen selectie" is de standaardkeuze. |
Rapporteert aan | Dit veld stelt je in staat om alleen loonadministratie op te halen voor medewerkers met een van de geselecteerde managers die zijn gedefinieerd in het Reports to-veld van hun personeelskaart. Standaard leest dit veld "Geen selectie" en filtert het niet op een personeelskostencentrum. Dit vakgebied stelt klanten in staat om de loonadministratie per personeelskostencentrum te laten afhandelen. |
Stafcategorie | Dit veld stelt je in staat om over te stappen naar de loonadministratie per personeelscategorie. Als dit veld leeg is, worden alle stafcategorieën geselecteerd, dat wil zeggen dat er geen filtering op stafcategorie wordt toegepast. Als je meerdere stafcategorieën selecteert in dit veld, haalt Quinyx loonlijstitems op voor alle medewerkers die een van de geselecteerde personeelscategorieën hebben. Het dropdownmenu van dit veld bevat alle personeelscategorieën die zijn gedefinieerd op het Quinyx-account van uw organisatie. |
Loonadministratiebestand | In dit veld selecteer je voor welk loonadministratiebestand je loonposten wilt tonen. Elk loonpost in Quinyx is ofwel verbonden met een loonadministratiebestand (gedefinieerd op overeenkomst-, overeenkomstsjabloon- of globaal niveau) of helemaal geen loonadministratiebestand. Als je meerdere loonbestanden in dit veld selecteert, worden alle loonitems die bij een van die bestanden horen weergegeven weergegeven. Je moet één, en slechts één, loonadministratiebestand selecteren om over te zetten naar de loonadministratie. De standaardselectie is "Geen selectie", die alle loonitems toont die niet tot een loonadministratiebestand behoren. |
Vaardigheden | Dit veld stelt je in staat om alleen medewerkers te tonen die een bepaalde vaardigheid hebben. Als je meerdere vaardigheden selecteert, worden alleen medewerkers met elk van de geselecteerde vaardigheden weergegeven. "Geen selectie" is de standaardkeuze. |
Werknemers | In dit vakgebied kun je een specifieke medewerker of groep medewerkers filteren. Alle medewerkers worden standaard geselecteerd. Let op: als je de radioknop "Werknemers met loonposten" hebt geselecteerd, bevat het keuzemenu Werknemers momenteel medewerkers met een rol op ten minste één van de geselecteerde eenheden in de geselecteerde periode, zelfs als ze geen loonposten hebben. Dit zal binnenkort worden verbeterd. |
Status van loonposten | Dit veld stelt je in staat om loonposten van één of meerdere statussen te filteren. Er zijn vier mogelijke salarisstatussen:
Als je meerdere statussen selecteert in dit veld, worden alle items met een van die statussen weergegeven. |
De volgende keer dat je terugkomt in dezelfde groep (eenheid of sectie), zal Quinyx onthouden welke filters als laatste zijn toegepast.
Alle filtervelden onder de twee radioknoppen zien de opties in hun dropdown-lijsten, beperkt door de keuzes die je in andere velden maakt. Dit betekent bijvoorbeeld dat als je Unit 1 selecteert in het Units-veld en vervolgens de Home-unit employees radiobox, je vervolgens alleen de namen kunt selecteren van medewerkers die Unit 1 als thuisunit hebben in het Employees-veld. De enige uitzondering hierop is het statusveld voor loonadministratie, omdat dat filtert op loonposten en niet op werknemers.
Als je datum, district, eenheidsgroep, eenheid- of radioknoppen bewerkt, worden alle keuzes die je onder de twee radioknoppen hebt gemaakt verwijderd.
Het uitzicht
Werknemersperspectief
Zodra je je keuzes hebt gemaakt in het Aanpassen weergavepaneel en op "Toepassen" hebt geklikt, haalt Quinyx de loonlijstitems op volgens jouw keuze. Terwijl dit bezig is, kun je nergens op klikken in de weergave en verschijnt er een voortgangsbalk. Bij verzoeken van zeer grote hoeveelheden data kan het ophalen van data enkele minuten duren. Om het effect hiervan op je efficiëntie te minimaliseren, kun je deze weergave verlaten en terugkomen terwijl het verzoek op de achtergrond draait.
Het weergavepaneel Aanpassen blijft open tijdens en nadat het verzoek is geladen. In het onwaarschijnlijke geval dat sommige loonadministratie niet werkt, verschijnt er een waarschuwingsbericht in het paneel dat je hierover informeert:
Als dit gebeurt, raden we aan het opnieuw te proberen. Mocht dit probleem zich 3-4 keer herhalen, neem dan contact op met je Superuser. Als je een Superuser bent, dien dit dan als bug in bij Quinyx Support en geef de geschatte datum en tijd waarop dit gebeurde op voor probleemoplossing.
De lijst die verschijnt zodra het ophalen van items is afgerond, bestaat uit twee niveaus - werknemer- en loonpost. Elke medewerker heeft een selectievakje. Afhankelijk van de klassieke parameterinstelling "Alleen volledig goedgekeurde tijden overzetten" en de daadwerkelijke status van een werknemer, kun je één of meerdere vakjes aanvinken die loongerelateerde acties inschakelen. Lees meer over Payroll-acties.
Het eerste niveau is het werknemersniveau. De naam van elke medewerker verschijnt naast het badgenummer en de foto. Als de medewerker een andere thuisunit heeft dan die momenteel geselecteerd is in de groepsselectie, verschijnt de naam van de betreffende werknemer op een blauwe badge naast het badgenummer. Onder de naam verschijnt een tijdstempel die aangeeft wanneer de loonsposten van de werknemer zijn verwerkt. In de statuskolom verschijnen de status van de werknemer en een samenvatting van de loonadministratie. Let op: als de samenvatting van loonposten helemaal ontbreekt, betekent dat altijd dat er geen loonposten zijn om weer te tonen.
Als je op de naam van een medewerker klikt, kom je op het tweede niveau van de lijst. Dit niveau bevat een lijst met loonposten die gefilterd zijn op basis van je filterkeuzes voor een bepaalde werknemer. De volgende informatie wordt in verschillende kolommen verstrekt:
Startdatum: de begindatum van het loonartikel.
Type: het type dienst of afwezigheid van het loonartikel. De specifieke vermelding van de "Bank holiday rule" hier betekent dat het loonstuk wordt gegenereerd als gevolg van een bank holiday-regel van het type "Time off".
Eenheid: de eenheid waarop het loonstuk plaatsvindt. De bedrijfsdag van de betreffende eenheid staat onder de naam van de eenheid.
Gepland: wanneer het loonitem een dienst bevat, verschijnt hier de begin- en eindtijd van die dienst.
Actual: wanneer de loonlijst een pons bevat, verschijnt hier het begin- en eindmoment van die pons.
Status van loonpost: de huidige status van het loonpoststuk dat klaar kan zijn voor loonadministratie, overgezet kan worden naar loonadministratie, ontbrekend kan worden bevestigd of een ponspost ontbreekt.
Let op: als een werknemer loonsposten heeft in de geselecteerde periode, worden deze weergegeven ongeacht de Quinyx-arbeidsstatus van de werknemer (werknemer/passief/geen overeenkomst). Loonlijstitems worden ook weergegeven als ze alleen salaristypen genereren die niet in de werknemersovereenkomst zijn aangevinkt en dus niet worden uitbetaald. Dit geldt echter alleen voor bestaande gebruikers - als een gebruiker helemaal uit Quinyx is verwijderd, zijn alle loonadministratie als gevolg daarvan verwijderd en is het niet mogelijk om de loonadministratie voor de betreffende gebruiker uit te voeren.
Eenheidsweergave
Bovenaan de weergave kun je schakelen van de medewerkersweergave naar de eenheidsweergave.
De eenheidsweergave groepeert per eenheid de loonartikelen die Quinyx heeft opgehaald wanneer u op "Toepassen" klikt in het Aanpassen weergavepanel. De eenheden worden in alfanumerieke volgorde weergegeven. Dit is vooral handig als je toegang hebt tot meerdere units en een vogelperspectief wilt krijgen van welke units klaar zijn voor de loonadministratie en welke niet. Bovendien kun je, net als in de medewerkersweergave, op een eenheid klikken, gevolgd door op een van de medewerkers die verschijnt, om in specifieke loonposten te duiken als je wilt onderzoeken welke loonposten nog niet klaar zijn voor loonadministratie, enzovoort. Je kunt geen eenheden selecteren en loonadministratie uitvoeren vanuit deze weergave.
Virtuele diensten
Virtuele diensten worden gegenereerd door regels voor bankdagen of overurenconfiguratie. Het resultaat wordt gegenereerd op de daadwerkelijke dag waarop de regel bestaat als een "virtuele dienst". Deze dienst is niet zichtbaar als een geplande dienst door de werknemer of manager en doet ook niet:
Tellen als geplande uren
Tellen als gewerkte uren
Tellen als een shift
Met deze functionaliteit is de geschatte salariskosten nog nauwkeuriger voor individuele dagen rondom de feestdag of overwerkconfiguratie met een regel voor verlof. Het maakt het ook heel zichtbaar waar het resultaat van een regel wordt gegenereerd. Hieronder volgt wat extra informatie:
Virtuele diensten verschijnen altijd als plaatsvindend op de thuisunit van de medewerker, d.w.z. de kolom "Eenheid" zal altijd de thuiseenheid van de medewerker lezen voor virtuele diensten.
Dit betekent op zijn beurt dat als "Werknemers met loonposten" wordt geselecteerd, werknemer X een virtuele dienst heeft en eenheid Y als thuiseenheid, maar je alleen eenheid Z naar de loonadministratie overzet en die werknemer alleen loonposten op eenheid Z heeft, de virtuele dienst niet wordt weergegeven maar toch naar de loonadministratie wordt overgezet. Dit zal binnenkort worden verbeterd.
Virtuele diensten verschijnen met de vermelding van de "Bank holiday-regel" in de kolom "Type" van de loonlijst van een werknemer.
De kolom "Gepland" voor virtuele diensten is leeg omdat de persoon die dag niet is ingeroosterd. De kolom "Actual" vermeldt [bedrijfsdagbreek van huidige eenheid]-[bedrijfsdagbreek van huidige eenheid].
De werknemer moet minstens één dienst, afwezigheidsdienst of stempel hebben in de geselecteerde periode in een van de eenheden die in het Aanpassen weergavepaneel zijn geselecteerd, zodat de virtuele dienst daadwerkelijk in de weergave wordt weergegeven en in het loonadministratiebestand wordt opgenomen.
Een werknemer kan slechts één virtuele dienst per bankdag krijgen, zelfs als de betreffende feestdag op meerdere afdelingen is ingericht en de werknemer een rol heeft op al die eenheden.
Als een werknemer een "Vrije tijd" regel heeft op een dag dat hij/zij ook werkt, krijg ik alleen salarisuitslag voor mijn gewerkte dienst, dus de regel over de feestdagen wordt in dat geval niet meegenomen.
Om ooit een virtuele dienst te krijgen vanwege een feestdagregel die op eenheidsgroepniveau is vastgesteld, moet die eenheidsgroep ook de thuisunit van de werknemer omvatten.
Als je verschillende werkdagen hebt tussen eenheden, kun je in de situatie terechtkomen dat de werknemer op dezelfde dag als hij/zij een korte middernachtdienst op een andere eenheid krijgt volgens de bank holiday-regel.
Virtuele diensten die worden weergegeven, houden altijd rekening met eventuele geschiktheidsregels - als de werknemer niet aan de geschiktheidsregel voldoet, wordt het loonartikel niet weergegeven.
Salarisvergoedingen worden ook weergegeven als virtuele diensten. Deze loonposten worden herkend door de kolom "Type" met de tekst "Salarisvergoeding voor Feestdagen".
Dageraad
Wanneer je op "Toepassen" klikt in het Weergavepaneel Aanpassen in Tijd, haalt Quinyx loonadministratieitems op waarvan de starttijd binnen de dageraad van de geselecteerde data valt. De dagbreek waar we hier naar kijken, staat momenteel nog steeds in Classic in Unit settings > Rules voor uren > Daybreak.
Het loonitem wordt nog steeds weergegeven volgens de kalenderdag (ongeacht de dagbreek die in Quinyx is geconfigureerd), de verandering van logica bepaalt alleen welke items we ophalen.
Planning en basisplanning blijven kijken naar de bedrijfsdag. We onderzoeken ook zorgvuldig om de logica daar te veranderen.
API's
Lees hier meer over het gebruik van API's met betrekking tot overdracht naar loonadministratie.