Loonadministratieacties

In de Tijdweergave heeft elke medewerker een selectievakje. Afhankelijk van de parameter ' Alleen Alleen Overdragen Alleen Volledig goedgekeurde Tijden ' op de werkelijke status van een werknemer, kun je een bepaald vakje aanvinken waarmee je de onderstaande loonadministratie activeert. Lees meer over het tabblad Tijd.

Voorlopig dossier

Het voorlopige bestand stelt je in staat om een "proefloop" van je loonadministratiebestand te doen om te garanderen dat er geen problemen ontstaan zodra het dossier je loonadministratiesysteem bereikt. Op die manier kun je, als er een probleem ontstaat, dit in Quinyx oplossen en hetzelfde bestand opnieuw uitvoeren. Om deze reden vergrendelt een voorlopig bestand de daadwerkelijk overgezette items niet, wat betekent dat je die items nog steeds kunt bewerken in Schedule, zelfs nadat je het voorlopige bestand hebt uitgevoerd (tenzij de planningsperiode natuurlijk vergrendeld is).

Om een voorlopig loonadministratiebestand uit te voeren, volgt u de onderstaande stappen:

1. Maak je keuzes in het Aanpassen weergavepaneel van het tabblad Tijd en zorg ervoor dat je één en slechts één loonadministratiebestand selecteert.

   

2. Klik onderaan het paneel op Toepassen .

3. Wacht terwijl Quinyx je verzoek verwerkt.

4. In de meest linkse kolom van de lijst die verschijnt, vink je de vakjes aan van de werknemers die je naar de loonadministratie wilt overplaatsen. Gebruik het headervakje als je alle medewerkers wilt selecteren - dit selecteert alle medewerkers die door je verzoek zijn opgehaald, met andere woorden, je hoeft niet te scrollen om alle medewerkers te tonen voor het selectievakje voor alle medewerkers om alle medewerkers op te nemen.

   

5. Klik op de knop Voorlopig bestand die naast de knop Weergave aanpassen verschijnt als je een vinkje hebt aangevinkt.

   

6. In de modale die verschijnt, verschijnt een samenvatting van wat er overgedragen zal worden:

   • Aantal loonsposten dat in het dossier wordt opgenomen.

   • Aantal loonadministratie-items die genegeerd zullen worden omdat ze ontbreken van een werknemer en/of manager.

   • Aantal loonposten die genegeerd worden omdat ze de stempel missen.

   • Aantal loonposten die genegeerd worden omdat ze klaar zijn voor loonadministratie, maar de werknemer niet (let op: deze rij verschijnt alleen als je werknemers klaar voor loonadministratie hebt geselecteerd in combinatie met ten minste één medewerker die nog niet klaar is maar al één item naar de loonadministratie heeft overgezet).

   • Aantal loonposten dat genegeerd zal worden omdat ze al naar de loonadministratie zijn overgezet.

   • Het aanvinken van het Lock-schema tot en met het selectievakje betekent dat, naarmate je verder gaat met het genereren van het bestand, het schema wordt vergrendeld tot de opgegeven datum voor alle eenheden en secties waarvan ten minste één loonpost naar de loonadministratie wordt overgezet.

   

Let op:

• De optie om het rooster van de groepen te vergrendelen is niet beschikbaar als de "Tot datum" die je hebt geselecteerd in het Aanpassen weergavepaneel is ingesteld op de datum van vandaag of later. Dit is consistent met de vergrendelingsroosterfunctie in Schedule.

• Het schema wordt niet vergrendeld voor groepen waarvan de huidige roostervergrendelingsdatum later ligt dan de "To Date" van de geselecteerde periode. Het doel hiervan is dat gebruikers niet per ongeluk data ontgrendelen die ze expres uit Schedule hebben vergrendeld.

Wat betreft permissies heb je schrijftoegang nodig op de Lock schedule-machtiging om dit te kunnen doen. Als je geen toegang en/of leestoegang hebt op een van de units of secties waarvoor je ten minste één loonpost naar de loonadministratie overzet, verschijnt er een foutmelding dat je deze actie niet voor alle geselecteerde groepen kunt uitvoeren.

• Het aanvinken van het Stuur naar bestandsarchief wordt je doorgestuurd naar het bestandsarchief zodra je op OK klikt.

• Eenmaal in het bestandsarchief, wacht tot de generatie van je bestand voltooid is.

Loonadministratiebestand aanmaken

Het loonadministratiebestand voert definitief de loonadministratie uit voor de geselecteerde groepen en werknemers.

In vergelijking met het uitvoeren van een voorlopig loonadministratiebestand zal overstappen naar loonadministratie ook:

• Blokkeer overgedragen loonsposten zodat ze niet worden bewerkt doordat ze grijs zijn in Schema - alleen door het om te keren kun je die items opnieuw bewerken.

• Werk de status van de overgedragen loonsposten bij van Klaar om over te zetten naar Overgezet naar loonadministratie.

Om een definitief loonadministratiebestand uit te voeren, volgt u dezelfde stappen als voor het voorlopige bestand (zie hierboven), maar zodra u de werknemers heeft geselecteerd die u wilt overplaatsen, klikt u op de knop 'Loonadministratiebestand aanmaken ' die naast de knop Voorlopig bestand verschijnt zodra ten minste één selectievakje is aangevinkt. Het proces werkt hetzelfde als bij het voorlopige dossier.

Quinyx waarschuwt en stopt je als je probeert een definitief loonadministratiebestand over te zetten terwijl de loonadministratie al wordt overgedragen voor ten minste één van de medewerkers die in je selectie zijn opgenomen door een andere Quinyx-gebruiker in je organisatie – ervan uitgaande dat er overlap is in de gekozen periode. Het doel van deze functionaliteit is om te voorkomen dat je per ongeluk de loonadministratie twee keer overdraagt voor dezelfde loonpost(en).

Het bestand overzetten naar je sFTP-server

Klanten met een sFTP-server ingesteld op hun Quinyx-account kunnen een loonadministratiebestand naar die sFTP-server overzetten, naast het overzetten naar het bestandsarchief.

Wanneer je op de knop 'Pay roll bestand' aanmaken klikt die verschijnt nadat je ten minste één selectievakje hebt aangevinkt, heeft de modal die wordt weergegeven twee extra opties als je een sFTP-server hebt ingesteld:

• Upload het bestand naar het archief.

  • Dit is het standaard en enige gedrag voor accounts zonder een sFTP-server ingesteld.

• Upload bestand naar bestandsarchief en naar sFTP-server

We zullen geen bestandsarchief (dus zipbestand) uploaden naar de sFTP-server, maar elk daadwerkelijk bestand dat deel uitmaakt van het geselecteerde loonpakket.

Salarisgegevensrapport

Je kunt een salarisgegevensrapport uitvoeren vanuit de Tijdweergave.

Als je ten minste één selectievakje aanvinkt in Tijd, verschijnt er een knop voor het rapport van salarisdetails . Net zoals wanneer je op de knop hebt geklikt om een voorlopig of definitief loonadministratiebestand uit te voeren, verschijnt er nu een modal met het aantal loonposten dat wordt opgenomen, genegeerd omdat ze geen attest hebben, genegeerd omdat ze de pons missen, en genegeerd omdat ze al naar de loonadministratie zijn overgedragen.

Dezelfde optie om het schema vast te zetten is hier beschikbaar als voor voorlopige en definitieve bestanden - zie verderop voor een gedetailleerde beschrijving van deze functie. Je kunt er ook voor kiezen om via het selectievakje daarvoor naar het bestandsarchief te worden doorgestuurd.

De Only approved time punches, Only totals en Include salaristypes die niet worden overgezet naar loonadministratieopties in de Analytics-interface staan allemaal op false/unphticked wanneer je dit rapport vanuit de Time-interface uitvoert.

Terugdraaien

Zoals hierboven beschreven, wanneer je een definitief loonadministratiebestand aanmaakt (met de knop 'Bestand aanmaken '), worden de in dat bestand opgenomen loonitems in de status bijgewerkt naar "Overgezet naar loonadministratie" in Tijd, en worden die items geblokkeerd voor bewerking in Schedule. Het terugdraaien van de items verandert hun status weer naar "Klaar voor loonadministratie" en maakt het mogelijk ze opnieuw in Planning te bewerken.

Hoewel de hierboven beschreven itemvergrendeling ongedaan is gemaakt, maakt het terugdraaien niet ongedaan de Schedule lock-datum die mogelijk is bijgewerkt met het Lock-schema tot en met het selectievakje.

Je kunt elk overgedragen loonstuk terugdraaien. Vink gewoon de werknemer van jouw keuze aan die minstens één loonpost heeft. Tussen de meerdere knoppen in de rechterbovenhoek van het beeld is er één genaamd Terugzetten.

Door op de knop terugdraaien te klikken, verschijnt een modale weergave van het aantal geselecteerde items dat op het punt staat teruggedraaid te worden, evenals welke niet worden overgedragen omdat ze nog niet zijn overgedragen. Als je een medewerker selecteert die klaar is voor de loonadministratie maar geen overgezette items heeft, wordt de knop Terugzetten nog steeds weergegeven, maar de samenvatting in de modale lijst geeft aan dat 0 items worden teruggedraaid. Als je alleen een subset van de items van een bepaalde medewerker wilt terugdraaien, gebruik dan de filteropties van het Weergave-paneel Aanpassen om specifiek alleen die items voor die medewerker in de weergave te laden.

Als je daadwerkelijk items terugdraait, zie je een voortgangsbalk terwijl je verzoek wordt verwerkt. Terwijl dit verzoek draait, sluit het Weergave-paneel Aanpassen en wordt functionaliteit binnen de Tijdweergave uitgeschakeld, maar je kunt het zicht verlaten terwijl het verzoek draait en later terugkomen.

Zodra je verzoek is gedaan, kom je in dezelfde weergave terecht, met dezelfde data als voorheen. Je kunt nu Schedule invoeren en de teruggedraaide items bewerken. Als je de huidige status van de teruggedraaide items wilt weergeven, klik dan op Toepassen in het paneel Weergave Wijzigen .

Wat wordt er overgedragen?

Het volgende geldt in Quinyx:

• Als je wijzigingen in het systeem hebt aangebracht bij het aanpassen van de weergave, worden die wijzigingen meegenomen bij het overzetten naar de loonadministratie.

• Als een daadwerkelijk loonadministratiepost bijvoorbeeld geen salaris genereert omdat het salaristype dat door het item wordt gegenereerd niet is aangevinkt in het sjabloon van de werknemerovereenkomst, dan wordt dat item weergegeven in het tabblad Tijd, maar wordt het niet opgenomen in het loonadministratiebestand.

• Wanneer je op Apply klikt in het Aanpassen view-paneel in Time, haalt Quinyx loonitems op waarvan de starttijd binnen de dagbreeklimieten van de geselecteerde data valt zoals gedefinieerd in:
  Accountinstellingen > Groepsbeheer > [Eenheid invoegen] > Geavanceerde eenheidsinstellingen > Regels voor uren > Dageraad.

Bij de overplaatsing naar de loonadministratie houdt Quinyx echter alleen rekening met de dageraad van de huidige eenheid. Dus als de dagbreek van de huidige eenheid verschilt van die van een of meer eenheden van de geselecteerde loonposten, kan dat invloed hebben op welke loonposten in je loonadministratiebestand zijn opgenomen.

De items die zijn opgenomen versus genegeerd worden in de overdracht hangen af van een aantal tijdinstellingen, waaronder alleen overdragen, volledig goedgekeurde tijden, hiërarchische goedkeuring en dat de manager de werknemer kan goedkeuren. Transacties opnemen die niet door werknemer zijn goedgekeurd in het loonadministratiebestand wordt ook in combinatie met deze instellingen gebruikt.

Virtuele diensten en loonadministratie

• Een enkele virtuele transactie kan niet worden teruggedraaid, maar zal wel worden teruggedraaid bij het terugdraaien van andere transacties voor werknemers of eenheden.

• Een virtuele dienst kan niet worden bevestigd of niet, ze bevinden zich altijd in de attest-toestand.

Zie hier meer informatie over virtuele diensten.

Momenteel kunnen tijdregistraties verschillen in het geval dat een werknemer slechts een virtuele dienst heeft in de periode die geselecteerd is om naar de loonadministratie over te dragen. Dit betekent dat salaristypes uit de virtuele diensten moeten worden gedefinieerd als overgezet naar de loonadministratie.

Bestandsstatussen

Nadat je hebt gekozen om een voorlopig, definitief loonadministratiebestand of loonrapport aan te maken, word je naar het archiefbestand gebracht. Terwijl je wacht tot je bestand klaar is om te downloaden, zijn er verschillende salarisstatussen. Hieronder vindt u de verschillende statussen:

API's

Lees hier meer over het gebruik van API's die verband houden met overdracht naar loonadministratie.