Groepsmanagement

Je kunt groepsbeheer gebruiken om districten, secties en eenheden toe te voegen, te bewerken/verwijderen.

Districten

Als je districten gebruikt, moet je eerst één district instellen voordat je unitinstellingen op de hoofdunit doet. Je kunt geen wijzigingen aan de eenheid opslaan als je geen district op de unit hebt gedefinieerd.

Voeg districten toe

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op het domein. Er opent een zijpaneel waar je op 'districten toevoegen' kunt klikken:

• Stel een naam vast voor het district (verplicht).

• Kies een manager voor het district (niet verplicht).

  • Hoewel het niet verplicht is, is het noodzakelijk om een manager in te stellen zodat Webpunch goed kan functioneren.

• Als je meerdere districten tegelijk wilt toevoegen, klik dan op toevoegen en herhaal de bovenstaande stappen.

• Als je klaar bent, klik dan op OK en worden de districten aangemaakt.

De maximale tekenlengte voor de naam is 49.

Districten bewerken

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op een district. Er opent een zijpaneel waar je de naam en manager van het district kunt bewerken. Klik op Opslaan als je klaar bent met je wijzigingen:

Let op: als je organisatie geen districten gebruikt, zie je de knop 'districten toevoegen' niet wanneer je op het domein klikt. In plaats daarvan kun je eenheden toevoegen van die plek

Districten verwijderen

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op een district.  Een zijpaneel opent, en onderaan het paneel zie je een verwijderknop:

Na het klikken op verwijderen zie je een bevestigingsdialoog. Klik op OK als je verder wilt met het verwijderen.

Rechtsboven verschijnt een bericht dat aangeeft of het verwijderen succesvol was.

Let op: het is niet mogelijk om een district te verwijderen als eenheden aan dat district zijn gekoppeld. Koppel de eenheden los van het district voordat je doorgaat met het verwijderen.

Secties

Voeg secties toe

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op de eenheid waar je secties wilt aanmaken. Er opent een zijpaneel waar je secties kunt toevoegen:

• Stel een naam in voor de sectie (verplicht).

• Kies een manager voor het district (niet verplicht).

• Kies een kostencentrum voor de secties (niet verplicht).

• Voeg groepsintegratiesleutels toe.

• Voeg sectie-integratiesleutels toe. Als je meer dan één integratiesleutel aan een sectie wilt toevoegen, klik dan gewoon op het plusteken, en dan verschijnt er een nieuw veld waarin je extra integratiesleutels kunt invoeren (niet verplicht).

• Als je meerdere secties tegelijk wilt toevoegen, klik dan op toevoegen en herhaal de bovenstaande stappen (niet verplicht).

• Als je klaar bent, klik je op OK en worden de secties aangemaakt.

De maximale tekenlengte voor de naam is 49.

Bewerkingssecties

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op een district. Er opent een zijpaneel waarin je de naam, manager, kostencentrum en groep- en sectieintegratiesleutels voor de sectie kunt bewerken.

Als je een bestaande integratiesleutel wilt bewerken, verander dan gewoon de sleutel voordat je het gedeelte opslaat. Als je een bestaande integratiesleutel wilt verwijderen, verwijder dan gewoon de ingevoerde sleutel uit het veld voordat je het gedeelte opslaat.

Als je organisatie geen integratiesleutels gebruikt, worden deze velden grijs gemaakt en kun je ze niet bewerken. Als je integratiesleutels wilt gebruiken, neem dan contact op met ons geweldige supportteam voor informatie over hoe je deze kunt activeren.

Sla op als je klaar bent met je wijzigingen.

Secties verwijderen

Ga naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een sectie. Een zijpaneel opent en onderaan het paneel zie je een verwijderknop.

Na het klikken op verwijderen zie je een bevestigingsdialoog. Klik op OK als je verder wilt met het verwijderen. Rechtsboven verschijnt een bericht dat aangeeft of het verwijderen succesvol was.

Eenheden

Voeg eenheden toe

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op een district. Een zijpaneel opent, waarmee je eenheden kunt toevoegen:

• Stel een naam in voor de eenheid (verplicht).

• Kies een manager voor de eenheid (niet verplicht).

• Kies een kostencentrum voor de eenheid (niet verplicht).

• Als je meerdere units tegelijk wilt toevoegen, klik dan op toevoegen en herhaal de bovenstaande stappen.

• Als je klaar bent, klik je op OK om de eenheden aan te maken.

De maximale tekenlengte voor de naam is 49.

Let op: als je organisatie geen districten gebruikt, zie je de knop eenheden toevoegen wanneer je op het domein klikt.

Eenheden bewerken

Let op: als je wijzigingen aanbrengt op de eenheidskaart nadat je alle eenheden hebt aangemaakt, moet je de wijziging in alle eenheden aanbrengen. Je kunt dit handmatig doen of met API-scripts.

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op een eenheid. Er opent een zijpaneel waar je de meest voorkomende instellingen voor het apparaat kunt bewerken. Sla op wanneer je klaar bent met het wijzigen van een van de instellingen in het zijpaneel:

Daarnaast, en om het makkelijker te maken een hoofdunit te vinden, vind je ook een knop 'Hoofdunit bewerken ' in het groepsbeheeroverzicht in de accountinstellingen.

De naam van de hoofdunit wordt op de knop weergegeven, en als je op de knop klikt, opent het detailpaneel van de hoofdunit zich voor bekijken of bewerken.

Geavanceerde instellingen

Als je extra instellingen voor de unit wilt bewerken, klik dan onderaan het zijpaneel op Advanced unit settings :

Er opent een paginalang formulier met alle beschikbare instellingen voor de unit.

Algemeen

Geef de eenheid een naam, de eerste eenheid moet een hoofdunit zijn. De instellingen in de hoofdunit zijn dan hetzelfde voor andere daaropvolgende units.

Voor restaurants in Zweden moet het bedrijfsnummer (org.nr) worden toegevoegd om het Aanwezigheidsrapport geldig te maken. Lees hier meer over het genereren van rapporten.

Naam is het enige verplichte veld in algemene settings. Als uw organisatie echter de extra module voor Scrive heeft aangeschaft om documenten elektronisch te ondertekenen, moet u mogelijk de informatie in de extra velden invullen zodat deze in de gegenereerde overeenkomst wordt ingevuld. Lees hier meer over hoe je e-signing configureert op een overeenkomstsjabloon en meer over het sturen van een document aan een medewerker om te e-signeren hier.

Informatie

Als de eenheid geen hoofdeenheid is, voer dan bedrijfsinformatie in, inclusief het bedrijfsregistratienummer. Dit is belangrijk om rapporten te kunnen produceren (bijvoorbeeld als personeelsregisters voor de restaurantindustrie).

Deze informatie moet worden toegevoegd als je de e-ondertekening PDF-functionaliteit Scrive wilt gebruiken, aangezien een deel van de informatie voor de PDF van de eenheidskaart wordt gekoppeld.

Diversen.

• Selecteer kostencentrum: Kies een standaard kostencentrum.

• Override cost center in Webpunch: Vink om het kostencentrum te overrulen bij het inloggen van Webpunch.

• Volgend badgenummer: Selecteer het badgenummer waarmee je wilt beginnen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker

• Aantal UT-periodes: Selecteer hoeveel onsociale uren er gebruikt mogen worden. Je kunt tot 8 onsociale uren selecteren.

• Dagbreek: Selecteer het uur waarop de weergave begint in de Planning-weergave.

• Pauzes/Shifts: Selecteer het maximale aantal pauzes per dienst. Max 4.

• Autopublizeerschema: Selecteer of het schema automatisch gepubliceerd moet worden en met welke frequentie; opties zijn Disabled, Days, Weeks, Months.

• Planningsgoedkeuring: Selecteer om de goedkeuring van schema's in te stellen door niet-planningspersona's voor beoordeling. Standaard staat dit op "Geen", wat betekent dat het niet geactiveerd is. Door "Eénstapsgoedkeuring" te selecteren, activeer je het en kun je de rol toewijzen die verantwoordelijk is voor de goedkeuring.

Instellingen

Onder Instellingen kun je de eerste dag van de week, tijdzone, valuta, minuten om automatisch uit te loggen selecteren en SSO inloggen toestaan.

Eerste dag van de week: Welke dag moet als eerste dag worden weergegeven wanneer je naar de wekelijkse weergave in Planning kijkt.

Tijdzone: Dezelfde functionaliteit als op de eerste pagina van de eenheidskaart

Taal: Welke taal je kiest kan sommige instellingen beïnvloeden.

Dageraad: Welke dagaanbreking heeft jouw bedrijf en toon wanneer de dag begint in de Planningsweergave.

Valuta: Voor salaris- en kostenberekeningen. Welke valuta te tonen

Minuten tot automatisch uitloggen: Dezelfde functionaliteit als op de eerste pagina van de unitkaart

Alleen SSO-login toestaan: Als je inlogt op Quinyx zou alleen beschikbaar moeten zijn op SSO. SSO moet dan in Quinyx worden geconfigureerd voor je account.

Boodschappen

Bepaal onder welke omstandigheden je wilt dat medewerkers berichten ontvangen.

Als Notify new shift, Notify shift deleted en Notify shift changes zijn ingeschakeld, en de medewerker de overeenkomst-instelling "Taken toestaan", dan wordt de medewerker op de hoogte gebracht wanneer een taak in hun dienst in een gepubliceerde periode wordt gewijzigd.

De werknemer ontvangt een kennisgeving in de volgende gevallen (alleen geldig in gepubliceerde periodes):

• Wanneer een taak aan een medewerker wordt toegewezen.

• Wanneer tijd of datum wordt gewijzigd.

• Wanneer een taak wordt verwijderd.

Meldingen hangen af van de instellingen die een medewerker op zijn telefoon heeft als het gaat om het toestaan van meldingen.

Functionaliteit

Je kunt de mobiele app-instellingen configureren onder Functionaliteit:

• Automatische goedkeuring van dienstboekingen: vink aan als je dienstboekingen voor personeel wilt toestaan, mits aan alle vereisten voor het boeken van de dienst wordt voldaan.

• Automatische goedkeuring van shiftwissel: vink aan als je wilt dat personeel van dienst wisselt wanneer aan alle eisen is voldaan.

• Diensttoewijzing op een away-eenheid vereist goedkeuring:

• Anonieme diensten: Selecteer of de diensten die onder "Mijn rooster" worden weergegeven anoniem moeten zijn, of dat de namen van medewerkers worden weergegeven.

• Sta overlappende bladeren toe: Selecteer of het mogelijk is om overlappend bladeren te hebben.  

• Selecteer manager bij verlofaanvraag: Selecteer of de manager van de werknemer automatisch wordt geselecteerd, of dat de werknemer een manager uit een lijst mag kiezen.

• Verwijder kennisgeving van interesse bij het boeken van een dienst: Selecteer of interesseverklaringen verwijderd mogen worden bij het boeken van diensten.

• Pincode in mobiele app: Vereis dat de gebruiker elke keer dat hij de app opent een pincode invoert. De gebruiker wordt gevraagd een pincode aan te maken bij het eerste inloggen.

• Sta alleen punch-out toe binnen coördinaten: Sta alleen punch-out toe als de werknemer binnen de coördinatenradius van de eenheid valt. Als ze de coördinatenradius verlaten zonder af te klokken, worden ze automatisch uitgeklokt volgens de automatische uitklokinstellingen voor de overeenkomst of het afsprakensjabloon.

Om de coördinatenvereiste voor mobiele punch-out in een eenheid uit te schakelen, vink je het selectievakje uit en verwijder je opgeslagen coördinaten. Alleen het uitvinken is niet voldoende.

Regels voor uren

Je kunt regels instellen voor werktijd die voor werknemers gelden. De regels die je stelt helpen dan bij het plannen. Quinyx genereert waarschuwingen wanneer de regels worden overtreden. Als er regels zijn vastgesteld in de werknemersovereenkomst, zullen die de regels van de eenheid overrulen.

De regels voor uren zijn ook geconfigureerd in de Overeenkomst Templates. De regels in de sjablonen zullen de regels op de eenheid voor de werknemer die aan het sjabloon is gekoppeld overrulen.

Voorbeeld:

• Maak een niet-toegewezen shift = unit setting-regels.

• Maak een dienst aan voor een medewerker met overeenkomsttemplate = sjablo-instellingen.

Regels voor werktijd

Stel specifieke werktijden vast:

• Maximale uren/dag: Het maximale aantal uren waarvoor de werknemer per dag kan worden ingepland, voordat Quinyx een waarschuwing uitdeelt.

• Per week: In dit geval hebben we gespecificeerd dat de geplande tijd per week maximaal 48 uur mag bedragen.

• Minimale rust: De minimale rustperiode, dagelijkse rust, is in het voorbeeld ingesteld op 11 uur. Het vakje rechts bepaalt of de rustperiode kan worden verlengd na de dagelijkse pauze (in dat geval is het vakje aangevinkt) of dat de totale rustperiode binnen de vooraf ingestelde 24-uursperiode moet vallen (in dat geval wordt het vakje niet aangevinkt). In het laatste geval (zonder het vakje aangevinkt) is er geen noodzaak voor 11 uur rust tussen de werkdiensten, maar de rustperiode kan op elk moment tijdens de 24-uursperiode worden genomen, maar niet langer dan de dagelijkse pauze.

• Minimum uren per week: De minimale limiet voor het aantal geplande uren per week.

• Vrije dagen: Het minimum aantal opeenvolgende dagen vrij waarop de werknemer recht heeft na het werken van de maximale periode die hierboven in het veld is gespecificeerd.

• Maximale dagen: Het maximale aantal opeenvolgende dagen dat voor dezelfde werknemer mag worden ingepland. Quinyx genereert een waarschuwing als de werknemer meer dan deze opeenvolgende dagen is ingepland.

• Minimale rust per week: Net als bij dagelijkse rust kun je aangeven hoeveel uur aaneengesloten wekelijkse rust de werknemer moet hebben. Bijvoorbeeld 35 uur. Quinyx zal in dit geval ook een waarschuwing genereren als het minimumaantal wekelijkse rusten niet wordt gehaald.

• Plan bankfeestdagen: Als het overeenkomstsjabloon mensen dekt die in een eenheid werken die bijvoorbeeld op elke bankdag sluit, zoals een hoofdkantoor, kan dit vakje worden uitgeschakeld. Je krijgt dan een waarschuwing over het proberen in te plannen van medewerkers op dagen die in Quinyx als bankfeestdagen worden ingevoerd.

• Dagbreek dagelijkse rust: Dit verwijst naar het tijdstip voor dagelijkse dagbreek. Deze waarde hier wordt ingesteld beïnvloedt de minimale dagelijkse rust, de minimale wekelijkse rust, het maximale aantal uren per dag en het maximale aantal uren per week.

• Minimum vrije weekenden/jaar: Dit veld kan worden gebruikt als de werknemer recht heeft op een bepaald aantal weekenden per jaar.

• Eerste dag van de week: Specificeer de eerste dag in een periode van 7 dagen. Deze periode is gespecificeerd zodat Quinyx kan monitoren binnen welke periode van 7 dagen het wekelijkse rustquotum wordt behaald.

• UT-drempel: Sommige collectieve overeenkomsten stellen dat werknemers een bepaald aantal uren per week of een berekeningsperiode moeten werken om recht te hebben op onsociale tijdsvergoeding. Deze compensatie zal in dat geval gebaseerd zijn op de relevante onsociale tijdsperioden. Onsociale tijdcompensatie wordt alleen gegenereerd wanneer de gespecificeerde tijdslimiet is bereikt. Wanneer de termijn is bereikt, zal die compensatie ook met terugwerkende kracht voor de gehele periode gelden.

• Tijdens dagen/maximale dagen/met overuren: Deze drie velden worden samen gebruikt en zijn slechts relevant voor enkele collectieve overeenkomsten. In deze collectieve arbeidsovereenkomsten is er een regel die zegt dat er gedurende een bepaalde periode een limiet is aan het aantal dagen waarop de werknemer diensten mag draaien die een aantal uren overschrijden. Als voorbeeld kan de regel zeggen dat gedurende een periode van 10 dagen maximaal 3 gewerkte dagen door de werknemer diensten mogen bevatten met meer dan 10 uren. Er wordt een waarschuwing gegenereerd in Quinyx als de regel die in deze drie velden is gespecificeerd, wordt overtreden.

• Minimale dienstduur: Klik op "Toevoegen" om regels toe te voegen over de minimale dienstlengte waarvoor een werknemer kan worden ingepland. Een voorbeeld is dat de dienst minstens 6 uur moet duren als de dienst begint tussen 19:00 en 03:00.

Regels voor pauzes

Configureer hier regels voor pauzes:

• Bereken pauzes als werktijd: Gebruik dit als je maaltijdpauzes (betaalde lunchpauzes) toepast op de werkplek. Dit vakje moet worden aangevinkt.

• Maximale werkuren zonder pauzes (h): Stelt je in staat het maximale aantal toegestane werkuren zonder pauzes aan te geven.

• Minimale pauze (minuten)/ Maximale pauze (minuten): Hiermee kun je de lengte van de kortste en langste pauze aangeven. Er wordt een waarschuwing gegeven als je een dienst bemant met een pauzetijd die korter of langer is dan het minimum of maximum.

• Vergrendelen voor schemawijzigingen: Stel de duur van de roostervergrendeling in maanden, weken of dagen. Dit zal een waarschuwing veroorzaken als je probeert een medewerker binnen deze periode in te plannen.

SMS/Coördinaten

Configureer SMS en coördinaten in deze sectie:

• Landcode: Voer de landcode van de locatie in.

• Applicatie-ID: Applicatie-ID.

• SMS-provider: Selecteer de SMS-provider.

• Krijg standaard SMS-instellingen: Klik hierop om de volgende velden automatisch te laten invullen.

• Dienst-ID: Service-ID.

• Gebruikersnaam: Voer een bedrijfsspecifieke gebruikersnaam in.

• Wachtwoord: Voer een uniek wachtwoord in.

• Tweerichtings-SMS-nummer: Tweerichtings-SMS-nummer.

• SMS-afzender: Voer de SMS-afzender in.

• Coördinaten: Je kunt hier handmatig breedtegraad, lengtegraad en straal instellen. Deze worden gedefinieerd in meters, en 1 meter = 3,2808399 voet. Als de coördinaat rond een specifieke locatie zit, kan het goed zijn om de locatienaam en het adres toe te voegen, je weet wat er is ingesteld.

Klik op Standaard SMS-instellingen krijgen als je wilt dat Quinyx automatisch de velden invult.

Shift

Je kunt hier shifttypes configureren:

• Standaard diensttype: Selecteer het standaarddiensttype dat moet worden aangemaakt als de medewerker zich aanmeldt zonder ingepland

• Soort X-dagdienst: Eerste vrije dag.

• V-dagdiensttype: Tweede vrije dag.

De X- en V-dagen gelden voornamelijk voor de Finse beroepsbevolking - voornamelijk in de hotel- en restaurantsector. Kort gezegd: in Finland verdient een werknemer twee dagen vrij - respectievelijk een X-dag en V-dag genoemd.

Eenheden verwijderen

Ga naar Accountinstellingen > Groepbeheer en klik op een eenheid. Een zijpaneel opent, en onderaan het paneel zie je een verwijderknop:

Na het klikken op verwijderen zie je een bevestigingsdialoog. Klik op OK als je verder wilt gaan met de verwijdering:

Rechtsboven verschijnt een bericht dat aangeeft of het verwijderen succesvol was.

Let op: het is niet mogelijk om de hoofdunit van je account te verwijderen. Als je dat probeert, verschijnt er een waarschuwing die je verhindert het te verwijderen.

Onc

e een eenheid wordt verwijderd, alle informatie (roosters, medewerkers, enz.) is verdwenen en het is niet mogelijk die gegevens te herstellen

Bij het verwijderen van een eenheid die alle medewerkers en verbonden data bevat, behandelt Quinyx dit als achtergrondproces. Dit betekent dat het, afhankelijk van de grootte van de eenheid en aangesloten data, even kan duren voordat deze daadwerkelijk wordt verwijderd en uit het systeem wordt verwijderd:

Onthoud dat het verwijderen van een eenheid onomkeerbaar is en ook werknemers en alle bijbehorende gegevens verwijdert. Gebruik deze functionaliteit verstandig.