Der Zweck des Reiters Zeit ist es, Gehaltsabrechnungsposten nach Mitarbeitern gruppiert zu prüfen, bevor die Lohnabrechnung durchgeführt wird. Mit Gehaltsabrechnungspost meinen wir jede Stelle, die die Gehaltsabrechnung erzeugt. Wir haben vollständige Unterstützung für diesen Tab, wenn eine Einheit oder Sektion im Gruppenselektor ausgewählt wird, aber nicht, wenn ein Bezirk ausgewählt wird.
Das Ansichtsfeld "Anpassen"
In der oberen rechten Ecke dieser Ansicht findest du die Schaltfläche "Ansicht anpassen". Dieser Button steuert das Ansichtsfeld Anpassen, das standardmäßig angezeigt wird, wenn man die Zeitansicht betritt.
In diesem Panel können Sie Filterauswahlen treffen, um zu bestimmen, welche Lohnposten in dieser Ansicht angezeigt werden. Und-Logik gilt zwischen Feldern, was bedeutet, dass die Eingabe eines Wertes in mehreren Filterfeldern nur Daten abruft, die alle Werte übereinstimmen, wenn man unten im Panel auf die Schaltfläche "Anwenden" klickt.
Folgende Filteroptionen stehen zur Verfügung.
Filteroption | Beschreibung |
Ab dem Datum | Verwendet wird, um das Datum einzustellen, ab dem Sie Gehaltsabrechnungsposten anzeigen möchten. |
Bis heute | Früher wurde das Datum festgelegt, bis zum und mit dem Zeitpunkt, an dem man die Lohnabrechnungsposten anzeigen möchte. Beachten Sie, dass das ausgewählte To-Datum ein späteres Datum sein muss als das Ab-Datum . Aus Leistungsgründen gibt es eine Begrenzung von 3 Monaten (93 Tage), wie lange man wählen kann. |
Bezirke | Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie als Nutzer mindestens einen Mindestlesezugriff auf die Berechtigung "Transfer to Payroll" direkt in mindestens einem Bezirk des aktuell angemeldeten Kontos haben. Der Standardtext im Feld lautet "Keine Auswahl", was bedeutet, dass die Standardauswahl für dieses Feld keine Bezirke lautet. Du kannst alle Bezirke auswählen, für die du einen Mindestlesezugriff hast, direkt im Bezirk auf der Übertragung auf Gehaltsabrechnung. Wenn du mehrere Bezirke in diesem Feld auswählst, bekommst du Daten für Einheiten und Abschnitte in einem der ausgewählten Bezirke, d.h. die or-Logik gilt in diesem Feld. Die Auswahl, die du im Bezirksfeld triffst, schränkt die Einheiten ein, die du im Einheitenfeld auswählen kannst. |
Einheitsgruppen | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:
Der Standardtext im Feld lautet "Keine Auswahl", was bedeutet, dass die Standardauswahl für dieses Feld keine Einheitsgruppen ist. Du kannst alle Einheitengruppen auswählen, für die du mindestens Lesezugriff hast, auf der Übertragung auf Gehaltsabrechnung für alle Einheiten. Die Auswahl mehrerer Einheitengruppen in diesem Feld bedeutet, dass Sie Daten für Einheiten und Abschnitte in einer beliebigen der ausgewählten Einheitengruppen abrufen, d.h. or-Logik gilt in diesem Feld. Die Auswahl, die du im Einheitengruppenfeld triffst, schränkt die Einheiten ein, die du dort auswählen kannst. |
Einheiten | Dieses Feld wird verwendet, um gezielt eine Teilmenge von Einheiten auszuwählen, für die Gehaltsabrechnungsposten angezeigt werden. Alle Einheiten werden standardmäßig ausgewählt.
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Mitarbeiter der Home-Unit (Funkknopf) | Dies ist der erste von zwei sich gegenseitig ausschließenden Funktasten, die bestimmen, welche Gehaltsposten in dieser Ansicht angezeigt werden. Diese Option umfasst Gehaltsabrechnungsposten für alle Mitarbeiter, bei denen die von Ihnen ausgewählten Einheiten am von Ihnen gewählten Datum als Heimeinheiten verwendet wurden, vorausgesetzt, das "Ab angestellt"-Datum jedes Mitarbeiters liegt vor oder entspricht dem gewählten Bis-Datum. Diese Mitarbeiter werden angezeigt, selbst wenn sie im ausgewählten Zeitraum keine Gehaltsabrechnungsposten haben, und das gilt auch für Mitarbeiter ohne gültige Vereinbarung. Passive Mitarbeiter werden angezeigt, vorausgesetzt, sie haben im ausgewählten Zeitraum mindestens einen Gehaltsabrechnungspost. |
Mitarbeiter mit Lohnposten (Funkknopf) | Dies ist die zweite von zwei sich gegenseitig ausschließenden Funktasten, die bestimmen, welche Gehaltsabrechnungsposten in dieser Ansicht angezeigt werden. Diese Option umfasst Lohnabrechnungsposten für alle Mitarbeiter, die mindestens einen Lohnposten auf der von Ihnen gewählten Einheit haben, unabhängig davon, welche Heimateinheit diese Mitarbeiter haben, vorausgesetzt, das "Ab angestellt"-Datum eines Mitarbeiters liegt vor oder gleich dem gewählten To-Date. |
Mitarbeiterkostenstelle | Dieses Feld erlaubt es, Lohnposten nur für Mitarbeiter mit einem der im Feld Kostenstelle auf ihrer Personalkarte definierten ausgewählten Kostenstellen abzurufen. Standardmäßig zeigt dieses Feld "Keine Auswahl" an und filtert kein Employee Cost Center. Dieses Feld ermöglicht es Kunden, die Gehaltsabrechnung nach Mitarbeiterkostenstelle abzuwickeln. |
Mitarbeiterbereich | Dieses Feld filtert gezielt heraus, welche Mitarbeiter angezeigt werden, basierend darauf, ob sie die Mitarbeiterrolle zu einem bestimmten Zeitpunkt im ausgewählten Zeitraum direkt auf dem ausgewählten Abschnitt haben. Wenn Sie in diesem Feld mehrere Abschnitte auswählen, werden alle Mitarbeiter mit der Mitarbeiterrolle direkt in einem dieser Bereiche angezeigt. "Keine Auswahl" ist die Standardauswahl. |
Berichtet an | Dieses Feld ermöglicht es, Lohnabrechnungsposten nur für Mitarbeiter mit einem der ausgewählten Manager abzurufen, die im Feld "Berichte zu" auf ihrer Personalkarte definiert sind. Standardmäßig zeigt dieses Feld "Keine Auswahl" an und filtert kein Employee Cost Center. Dieses Feld ermöglicht es Kunden, die Gehaltsabrechnung nach Mitarbeiterkostenstelle abzuwickeln. |
Staff-Kategorie | Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, nach Mitarbeiterkategorie in die Gehaltsabrechnung zu wechseln. Wenn dieses Feld leer ist, werden alle Staff-Kategorien ausgewählt, d. h. es wird keine Filterung für die Staff-Kategorie angewendet. Wenn Sie in diesem Feld mehrere Mitarbeiterkategorien auswählen, holt Quinyx Gehaltsabrechnungsposten für alle Mitarbeiter mit einer der ausgewählten Staff-Kategorien. Das Dropdown-Menü dieses Feldes enthält alle Mitarbeiterkategorien, die im Quinyx-Konto Ihrer Organisation definiert sind. |
Gehaltsakte | In diesem Feld wählst du aus, für welche Lohnabrechnungsdatei du Lohnposten anzeigen möchtest. Jeder Gehaltsabrechnungspost in Quinyx ist entweder mit einer Gehaltsabrechnungsdatei verbunden (definiert auf Vereinbarungs-, Abkommensvorlagen- oder globaler Ebene) oder gar nicht mit einer Gehaltsabrechnungsdatei. Wenn Sie in diesem Feld mehrere Gehaltsabrechnungsdateien auswählen, werden alle zu diesen Lohndateien gehörenden Lohnabrechnungsposten angezeigt. Sie müssen eine und nur eine Gehaltsabrechnungsdatei auswählen, um sie in die Lohnbuchhaltung zu übertragen. Die Standardauswahl lautet "Keine Auswahl", die alle Lohnposten anzeigt, die nicht zu einer Gehaltsabrechnungsdatei gehören. |
Fähigkeiten | Dieses Feld erlaubt es Ihnen, nur Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten anzuzeigen. Wenn du mehrere Fähigkeiten auswählst, werden nur Mitarbeiter angezeigt, die jeweils eine der ausgewählten Fähigkeiten besitzen. "Keine Auswahl" ist die Standardauswahl. |
Mitarbeiter | In diesem Bereich können Sie einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern herausfiltern. Alle Mitarbeiter werden standardmäßig ausgewählt. Hinweis: Wenn Sie den Funkknopf "Mitarbeiter mit Gehaltsabrechnungsposten" ausgewählt haben, enthält das Dropdown-Menü Mitarbeiter derzeit Mitarbeiter mit einer Rolle in mindestens einer der ausgewählten Einheiten im gewählten Zeitraum, auch wenn sie keine Gehaltsabrechnungsposten haben. Das wird bald verbessert. |
Status des Lohnpostens | Dieses Feld ermöglicht es, Gehaltsposten mit einem oder mehreren Statusrichtungen herauszufiltern. Es gibt vier mögliche Lohnbuchhaltungsstatus:
Wenn du in diesem Feld mehrere Statusse auswählst, werden alle Elemente mit einem dieser Status angezeigt. |
Das nächste Mal, wenn du zur gleichen Gruppe (Einheit oder Sektion) zurückkehrst, wird Quinyx sich merken, welche Filter zuletzt angewendet wurden.
Alle Filterfelder unter den beiden Funktasten zeigen die verfügbaren Optionen in ihren Dropdown-Menüs, die durch die Auswahl in anderen Feldern eingeschränkt sind. Das bedeutet zum Beispiel, dass man, wenn man Einheit 1 im Feld Einheiten und dann die Radiobox der Heimateinheit auswählt, nur noch die Namen von Mitarbeitern auswählen kann, die Einheit 1 als Heimateinheit im Feld Mitarbeiter haben. Die einzige Ausnahme ist das Statusfeld für Lohnbuchhaltungsposten, da es auf Lohnposten und nicht auf Mitarbeiter filtert.
Wenn du Datum, Bezirk, Einheitsgruppe, Einheits- oder Funktasten benachrichtigst, werden alle unter den beiden Funktasten getroffenen Auswahlen gelöscht.
Die Aussicht
Mitarbeiteransicht
Sobald Sie Ihre Auswahl im Ansichtsfeld "Anpassen" getroffen und auf "Anwenden" geklickt haben, ruft Quinyx die Gehaltsabrechnungsposten gemäß Ihrer Auswahl ab. Während dieses Prozesses kann man in der Ansicht nichts anklicken, und eine Fortschrittsleiste erscheint. Bei Anfragen sehr großer Datenmengen kann das Abrufen der Daten einige Minuten dauern. Um die Auswirkungen auf deine Effizienz zu minimieren, kannst du diese Ansicht verlassen und zurückkehren, während die Anfrage im Hintergrund läuft.
Das Ansichtsfeld "Anpassen" bleibt während und nach dem Laden der Anfrage geöffnet. Im unwahrscheinlichen Fall, dass einige Gehaltsabrechnungsposten ausfallen, erscheint im Panel eine Warnmeldung, die Sie darüber informiert:
Falls das passiert, empfehlen wir Ihnen, es erneut zu versuchen. Sollte sich dieses Problem 3-4 Mal wiederholen, wenden Sie sich bitte an Ihren Superuser. Wenn du ein Superuser bist, melde das bitte als Fehler beim Quinyx-Support und gib ungefähr das Datum und die Uhrzeit an, an der das passiert ist, um Fehlersuche zu gewährleisten.
Die Liste, die erscheint, sobald das Abholen der Artikel abgeschlossen ist, besteht aus zwei Ebenen – Mitarbeiter- und Gehaltspost. Jeder Mitarbeiter hat ein Kontrollkästchen. Je nach klassischer Parametereinstellung "Nur vollständig genehmigte Zeiten übertragen" und dem tatsächlichen Status eines Mitarbeiters kannst du ein oder mehrere Kontrollkästchen ankreuzen, die lohnbezogene Aktionen aktivieren. Lesen Sie mehr über Lohnabrechnungsmaßnahmen.
Die erste Ebene ist die Mitarbeiterebene. Der Name jedes Mitarbeiters erscheint zusammen mit der Ausweisnummer und dem Bild. Wenn der Mitarbeiter eine andere Heimateinheit als die aktuell im Gruppenauswahlsystem ausgewählte hat, erscheint der Name der Heimateinheit des betreffenden Mitarbeiters auf einem blauen Abzeichen neben der Abzeichennummer. Unter dem Namen erscheint ein Zeitstempel, der anzeigt, wann die Gehaltsabrechnungsposten des Mitarbeiters verarbeitet wurden. In der Statusspalte erscheinen der Status des Mitarbeiters und eine Zusammenfassung der Gehaltsabrechnung. Beachten Sie, dass wenn die Zusammenfassung der Gehaltsabrechnung komplett fehlt, dies immer bedeutet, dass keine Lohnposten angezeigt werden können.
Wenn Sie auf den Namen eines Mitarbeiters klicken, gelangen Sie zur zweiten Ebene der Liste. Dieses Level enthält eine Liste von Gehaltsabrechnungsposten, die entsprechend Ihren Filterauswahlen für einen bestimmten Mitarbeiter gefiltert werden. Die folgenden Informationen finden sich in verschiedenen Spalten:
Startdatum: Das Startdatum des Gehaltspostens.
Typ: Der Schichttyp oder Abwesenheitstyp des Gehaltspostens. Die spezifische Erwähnung der "Bank Holiday Rule" hier bedeutet, dass der Gehaltsposten durch eine Bank Holiday Regel vom Typ "Urlaub" generiert wird.
Einheit: Die Einheit, in der der Gehaltsabrechnungsposten stattfindet. Der Geschäftsanbruch der betreffenden Einheit erscheint unter dem Namen der Einheit.
Geplant: Wenn der Gehaltsabrechnungsposten eine Schicht enthält, erscheinen hier Start- und Endzeiten dieser Schicht.
Tatsächlich: Wenn die Gehaltsposten eine Stempel enthalten, erscheinen hier die Start- und Endzeiten dieses Stempels.
Der Status des Gehaltspostens: Der aktuelle Status des Lohnpostens, der bereit für die Lohnabrechnung sein kann, auf die Lohnbuchhaltung übertragen, als fehlend bezeugt oder Stempel fehlt.
Beachten Sie, dass wenn ein Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum Gehaltsabrechnungsposten hat, diese unabhängig vom Quinyx-Beschäftigungsstatus des Mitarbeiters angezeigt werden (beschäftigt/passiv/keine Vereinbarung). Gehaltsabrechnungsposten werden auch angezeigt, wenn sie ausschließlich Gehaltsarten generieren, die nicht in der Mitarbeitervereinbarungsvorlage angekreuzt sind und daher nicht ausgezahlt werden. Das gilt jedoch nur für bestehende Nutzer – wenn ein Nutzer komplett aus Quinyx gelöscht wurde, wurden alle Gehaltsabrechnungen infolgedessen gelöscht, und es ist nicht möglich, die Gehaltsabrechnung für den betreffenden Nutzer durchzuführen.
Einheitenansicht
Oben in der Ansicht kannst du von der Mitarbeiteransicht zur Einheitsansicht wechseln.
Die Einheitsansicht gruppiert die Gehaltsabrechnungsposten, die Quinyx beim Klicken auf "Anwenden" im Ansichtsfeld "Anpassen" abgerufen hat, nach Einheit. Die Einheiten werden in alphanumerischer Reihenfolge angezeigt. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Zugang zu mehreren Einheiten haben und einen Überblick bekommen möchten, welche Einheiten für die Gehaltsabrechnung bereit sind und welche nicht. Außerdem können Sie, genau wie in der Mitarbeiteransicht, auf eine Einheit klicken, gefolgt von einem der erscheinenden Mitarbeiter, um gezielt in bestimmte Gehaltsabrechnungsposten einzutauchen, wenn Sie herausfinden möchten, welche Lohnposten noch nicht für die Gehaltsabrechnung bereit sind, und so weiter. Sie können keine Einheiten auswählen und Gehaltsabrechnungsaktionen aus dieser Ansicht ausführen.
Virtuelle Schichten
Virtuelle Schichten werden durch Bankfeiertagsregeln oder Überstundenkonfiguration generiert. Das Ergebnis wird am tatsächlichen Tag der Regel als "virtuelle Schicht" erzeugt. Diese Schicht ist vom Mitarbeiter oder Manager nicht als geplante Schicht sichtbar und tut auch nicht:
Zählen Sie als geplante Stunden
Zählen Sie als Arbeitsstunden
Zählen Sie als Schicht
Mit dieser Funktionalität sind die geschätzten Gehaltskosten für einzelne Tage rund um den Feiertag oder die Überstundenkonfiguration mit einer Regel für Urlaub noch genauer. Außerdem ist dadurch sehr sichtbar, wo das Ergebnis einer Regel generiert wird. Nachfolgend finden Sie einige zusätzliche Informationen:
Virtuelle Schichten erscheinen immer so, als würden sie auf der Heimeinheit des Mitarbeiters stattfinden, d. h. die Spalte "Einheit" zeigt für virtuelle Schichten immer die Heimeinheit des Mitarbeiters an.
Das bedeutet wiederum, dass, wenn "Mitarbeiter mit Lohnposten" ausgewählt wird, Mitarbeiter X eine virtuelle Schicht hat und Einheit Y als Heimateinheit hat, aber du überträgst nur Einheit Z auf die Lohnabrechnung, und dieser Mitarbeiter hat nur Lohnposten auf Einheit Z, dann wird die virtuelle Schicht nicht angezeigt, aber trotzdem in die Lohnbuchhaltung übertragen. Das wird sich bald verbessern.
Virtuelle Schichten erscheinen mit der Erwähnung der "Bank Holiday Rule" in der Spalte "Typ" der Lohnbuchhaltungsliste eines Mitarbeiters.
Die Spalte "Geplant" für virtuelle Schichten ist leer, da die Person an diesem Tag nicht für die Arbeit eingeplant ist. Die Spalte "Tatsächlich" zeigt [Geschäftstagsbruch der aktuellen Einheit]–[Geschäftstagsbruch der aktuellen Einheit] an.
Der Mitarbeiter muss mindestens eine Schicht, eine Abwesenheitsschicht oder einen Stempel in einer der im Ansicht anpassenden Einheiten ausgewählten Einheiten haben, damit die virtuelle Schicht(en) tatsächlich in der Ansicht angezeigt und in die Gehaltsabrechnungsdatei aufgenommen werden.
Ein Mitarbeiter kann pro Feiertag nur eine virtuelle Schicht bekommen, selbst wenn der betreffende Feiertag auf mehreren Einheiten eingerichtet wurde und der Mitarbeiter auf allen Einheiten eine Rolle hat.
Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag, an dem er auch arbeitet, eine "Urlaubsregel" hat, bekomme ich nur das Gehaltsergebnis für meine gearbeitete Schicht, d.h. die Regel über den Feiertag wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.
Damit ein Mitarbeiter aufgrund einer auf Einheitsgruppenebene definierten Feiertagsregel jemals eine virtuelle Schicht bekommen kann, muss diese Einheitsgruppe auch die Heimateinheit des Mitarbeiters einschließen.
Sollten Sie zwischen den Einheiten unterschiedliche Arbeitstagspausen haben, könnten Sie in die Situation kommen, dass der Mitarbeiter am selben Tag, an dem er eine kurze Mitternachtsschicht in einer Einheit arbeitet, eine Vergütung nach der Feiertagsregel erhält.
Die angezeigten virtuellen Schichten berücksichtigen immer etwaige Berechtigungsregeln – wenn der Mitarbeiter die Berechtigungsregel nicht erfüllt, wird der Gehaltsabrechnungspost nicht angezeigt.
Gehaltsvergütungen werden ebenfalls als virtuelle Schichten angezeigt. Diese Gehaltsposten werden durch die Spalte "Typ" mit der Aufschrift "Gehaltsvergütung am Feiertag" erkannt.
Tagesanbruch
Wenn Sie im Ansichtsfeld "Anpassen" in Time auf "Anwenden" klicken, ruft Quinyx Gehaltsabrechnungen ab, deren Startzeit innerhalb der Tagesanbruchgrenzen der ausgewählten Daten liegt. Der Tagesanbruch, auf den wir uns hier beziehen, spielt derzeit noch in Classic in den Einheiten-Einstellungen > Regeln für Stunden > Tagesanbruch.
Der Gehaltsposten wird weiterhin gemäß dem Kalendertag angezeigt (unabhängig davon, ob der Tagesanbruch in Quinyx konfiguriert ist), die Änderung der Logik bestimmt nur, welche Einträge wir abrufen.
Zeitplan und Basisplan richten sich weiterhin auf den Geschäftstag. Wir untersuchen auch sorgfältig, die Logik dort zu ändern.
APIs
Lesen Sie hier mehr über die Nutzung von APIs im Zusammenhang mit der Übertragung in die Lohnbuchhaltung.