Lohnabrechnungsmaßnahmen

In der Zeitansicht hat jeder Mitarbeiter ein Kontrollkästchen. Je nach Einstellung für die Einstellung "Nur Übertragungen nur für vollständig genehmigte Zeiten " für den tatsächlichen Status eines Mitarbeiters kannst du ein bestimmtes Kontrollkästchen ankreuzen, das die unten stehenden Gehaltsabrechnungsmaßnahmen aktiviert. Lesen Sie mehr über den Reiter Zeit.

Voreingehende Akte

Die vorläufige Akte ermöglicht es Ihnen, einen "Probelauf" Ihrer Gehaltsakte durchzuführen, um sicherzustellen, dass keine Probleme auftreten, sobald die Datei Ihr Gehaltssystem erreicht. So kannst du, falls ein Problem auftritt, in Quinyx beheben und dieselbe Datei erneut ausführen. Aus diesem Grund sperrt eine vorläufige Datei die tatsächlich übertragenen Einträge nicht, das heißt, du kannst diese Punkte auch nach dem Ausführen der Vorabdatei im Schedule bearbeiten (außer natürlich, wenn der Zeitplan gesperrt ist).

Um eine vorläufige Gehaltsabrechnung durchzuführen, folgen Sie den folgenden Schritten:

1. Treffen Sie Ihre Auswahl im Ansichtsfeld "Anpassen " im Zeit-Tab und stellen Sie sicher, dass Sie nur eine Gehaltsabrechnungsdatei auswählen.

   

2. Klicken Sie unten im Panel auf Anwenden .

3. Warte, während Quinyx deine Anfrage bearbeitet.

4. In der linken Spalte der angezeigten Liste kreuzen Sie die Kontrollkästchen der Mitarbeiter an, die Sie in die Lohnbuchhaltung übertragen möchten. Verwenden Sie das Kopfzeilenfeld, wenn Sie alle Mitarbeiter auswählen möchten – dort werden alle Mitarbeiter ausgewählt, die von Ihrer Anfrage abgerufen wurden, mit anderen Worten, Sie müssen nicht scrollen, um alle Mitarbeiter anzuzeigen, um das Kontrollkästchen "Alle auswählen" anzuzeigen, um alle Mitarbeiter einzuschließen.

   

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorläufige Datei ", die neben der Schaltfläche "Ansicht anpassen " erscheint, nachdem Sie ein Kontrollkästchen angekreuzt haben.

   

6. Im erscheinenden Modal erscheint eine Zusammenfassung dessen, was übertragen wird:

   • Anzahl der Lohnposten, die in der Akte enthalten sind.

   • Anzahl der Gehaltsabrechnungsposten, die ignoriert werden, weil sie fehlen, bestätigen Mitarbeiter und/oder Manager.

   • Anzahl der Gehaltsabrechnungsposten, die ignoriert werden, weil ihnen Punch fehlt.

   • Anzahl der Gehaltsabrechnungsposten, die ignoriert werden, weil sie bereit für die Lohnabrechnung sind, der Mitarbeiter jedoch nicht (beachte, dass diese Zeile nur erscheint, wenn Sie Mitarbeiter als bereit für die Lohnabrechnung ausgewählt haben, in Kombination mit mindestens einem Mitarbeiter, der nicht bereit ist, aber mindestens einen bereits in die Lohnbuchhaltung übertragenen Posten hat).

   • Anzahl der Lohnposten wird ignoriert, weil sie bereits in die Lohnbuchhaltung übertragen wurden.

   • Das Ankreuzen des Sperrplans bis zum und einschließlich des Kästchens bedeutet, dass der Zeitplan bei der Dateierstellung bis zum angegebenen Datum für alle Einheiten und Abschnitte gesperrt wird, von denen mindestens ein Lohnposten in die Lohnbuchhaltung übertragen wird.

   

Beachten Sie, dass:

• Die Option, den Gruppenplan zu sperren, ist nicht verfügbar, wenn das von Ihnen im Ansichtsfeld Anpassen ausgewählte "Bis Datum" auf das heutige Datum oder später gesetzt ist. Dies stimmt mit der Sperrplan-Funktion in Schedule überein.

• Der Zeitplan ist für keine Gruppe gesperrt, bei der das aktuelle Sperrdatum später als das "To-Date" des ausgewählten Zeitraums liegt. Der Zweck davon ist, dass Nutzer nicht versehentlich Termine entsperren, die sie absichtlich aus Schedule gesperrt haben.

Was die Berechtigungen betrifft, benötigen Sie Schreibzugriff auf die Sperrplan-Berechtigung, um dies zu tun. Wenn Sie keinen Zugriff und/oder keinen Lesezugriff auf eine der Einheiten oder Abschnitte haben, für die Sie mindestens einen Gehaltsposten auf die Lohnbuchhaltung übertragen, erscheint eine Fehlermeldung, dass Sie für alle ausgewählten Gruppen keinen Zugriff auf diese Aktion haben.

• Wenn Sie das Kontrollkästchen "Zum Dateiarchiv schicken" ankreuzen, leiten Sie nach Klick auf OK zum Dateiarchiv weiter.

• Sobald Sie im Dateiarchiv sind, warten Sie, bis die Erstellung Ihrer Datei abgeschlossen ist.

Gehaltsabrechnungsdatei erstellen

Die Gehaltsakte führt die Lohnabrechnung für die ausgewählten Gruppen und Mitarbeiter definitiv aus.

Im Vergleich zur Durchführung einer vorläufigen Lohnabrechnung wird die Übertragung in die Lohnabrechnung auch:

• Sperren Sie alle übertragenen Gehaltsposten vor Bearbeitungen, weil sie im Zeitplan ausgegraut sind – nur durch Rückgängigmachen können Sie diese Posten erneut bearbeiten.

• Aktualisieren Sie den Status der übertragenen Gehaltsabrechnungsposten von "Bereit zu übertragen" auf "Übertragen zur Lohnbuchhaltung".

Um eine endgültige Lohnabrechnungsdatei auszuführen, folgen Sie denselben Schritten wie bei der vorläufigen Akte (siehe oben), aber sobald Sie die Mitarbeiter ausgewählt haben, die Sie versetzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Gehaltsabrechnung erstellen , die neben der Schaltfläche Vorabgangsakte erscheint, sobald mindestens ein Kontrollkästchen aktiviert ist. Der Prozess funktioniert genauso wie bei der vorläufigen Akte.

Quinyx warnt und stoppt Sie, wenn Sie versuchen, eine endgültige Gehaltsakte zu übertragen, während die Gehaltsabrechnung bereits für mindestens einen der in Ihrer Auswahl aufgenommenen Mitarbeiter von einem anderen Quinyx-Nutzer in Ihrer Organisation übertragen wird – vorausgesetzt, es gibt Überschneidungen beim gewählten Zeitraum. Zweck dieser Funktionalität ist es, zu verhindern, dass Sie versehentlich die Gehaltsabrechnung zweimal für denselben Lohnpost(en) übertragen.

Übertragung der Datei auf deinen sFTP-Server

Kunden mit einem sFTP-Server, der auf ihrem Quinyx-Konto eingerichtet ist, können zusätzlich zu der Übertragung in das Dateiarchiv eine Lohnabrechnungsdatei auf diesen sFTP-Server übertragen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Gehaltsabrechnungsdatei erstellen " klicken, die nach mindestens einem Kontrollkästchen erscheint, hat das angezeigte Modal zwei zusätzliche Optionen, falls Sie einen sFTP-Server eingerichtet haben:

• Datei ins Dateiarchiv hochladen.

  • Das ist das Standard- und einzige Verhalten für Konten ohne eingerichteten sFTP-Server.

• Datei ins Dateiarchiv hochladen und auf den sFTP-Server

Wir laden kein Dateiarchiv (also eine Zip-Datei) auf den sFTP-Server hoch, sondern jede tatsächliche Datei, die Teil des ausgewählten Gehaltsdateipakets ist.

Bericht über Gehaltsdetails

Du kannst einen Gehaltsbericht über die Zeitansicht ausführen.

Wenn Sie mindestens ein Kontrollkästchen in der Zeit ankreuzen, erscheint ein Button zum Bericht über Gehaltsdetails . Genauso wie beim Klicken auf den Button zur Durchführung einer vorläufigen oder endgültigen Gehaltsabrechnungsdatei erscheint nun ein Modal, das die Anzahl der enthaltenen Lohnabrechnungsposten auflistet, ignoriert, weil sie keine Bestätigung haben, ignoriert, weil sie keine Stanz haben, und ignoriert, weil sie bereits in die Lohnbuchhaltung übertragen wurden.

Die gleiche Möglichkeit, den Zeitplan zu sperren, ist hier wie für vorläufige und endgültige Dateien verfügbar – siehe weiter oben für eine detaillierte Beschreibung dieses Features. Sie können sich auch entscheiden, über das Kontrollkästchen für diesen Zweck auf das Dateiarchiv umgeleitet zu werden.

Die Nur genehmigten Zeitstempel, nur Summen und Gehaltstypen einschließen, die nicht in die Lohnabrechnungsoptionen übertragen werden, die in der Analytics-Oberfläche verfügbar sind, sind beim Ausführen dieses Berichts über die Zeitoberfläche alle auf falsch/unangekreuzt gesetzt.

Rückgängig machen

Wie oben beschrieben, wenn Sie eine endgültige Gehaltsabrechnungsdatei erstellen (mit dem Button "Gehaltsabrechnungsdatei erstellen "), wird der Status der in dieser Datei enthaltenen Gehaltsabrechnungsposten in Zeit auf "Zur Lohnabrechnung übertragen" aktualisiert, und diese Posten werden im Zeitplan nicht mehr bearbeitet. Das Zurücksetzen der Posten ändert ihren Status wieder auf "Bereit für die Gehaltsabrechnung" und ermöglicht erneutes Bearbeiten im Zeitplan.

Obwohl die oben beschriebene Itemsperre rückgängig gemacht ist, hebt das Zurücksetzen das Schedule Lock Date nicht rückgängig gemacht, das eventuell mit dem Sperrplan bis einschließlich des Kontrollkästchens aktualisiert wurde.

Du kannst jeden übertragenen Gehaltsabrechnungsposten rückgängig machen. Haken Sie einfach den Mitarbeiter Ihrer Wahl an, der mindestens einen Lohnposten hat. Unter den mehreren Buttons in der oberen rechten Ecke der Ansicht gibt es eine namens Revert.

Ein Klick auf den Rückgängigmach-Button zeigt eine Modal-Zusammenfassung, die die Anzahl der ausgewählten Gegenstände zusammenfasst, die rückgängig gemacht werden sollen, sowie welche nicht zurückgesetzt werden, da sie noch nicht übertragen wurden. Wenn du einen Mitarbeiter auswählst, der für die Lohnabrechnung bereit ist, aber keine übertragenen Posten hat, wird der Button "Zurücksetzen " weiterhin angezeigt, aber die Zusammenfassung im Modal zeigt an, dass 0 Artikel rückgängig gemacht werden. Wenn Sie nur eine Teilmenge der Elemente eines bestimmten Mitarbeiters zurücksetzen möchten, nutzen Sie die Filteroptionen im Ansichtsfeld Anpassen , um gezielt nur diese Artikel für diesen Mitarbeiter in der Ansicht zu laden.

Wenn Sie tatsächlich Elemente zurücksetzen, wird während der Verarbeitung Ihrer Anfrage eine Fortschrittsleiste angezeigt. Während diese Anfrage läuft, schließt sich das Ansichtsfeld Anpassen und die Funktionalität in der Zeitansicht wird deaktiviert, aber du kannst die Ansicht verlassen, während die Anfrage läuft, und später zurückkehren.

Sobald deine Anfrage erledigt ist, landest du in derselben Ansicht mit denselben Daten wie zuvor. Du kannst jetzt Schedule eingeben und die rückgängigen Einträge bearbeiten. Wenn Sie den aktuellen Status der zurückgesetzten Elemente anzeigen möchten, klicken Sie im Ansichtsfeld Anpassen auf Anwenden.

Was wird übertragen?

Folgendes gilt für Quinyx:

• Wenn Sie Änderungen im System vorgenommen haben, nachdem Sie die Ansicht angepasst haben, werden diese Änderungen bei der Übertragung in die Lohnbuchhaltung berücksichtigt.

• Wenn ein tatsächlicher Gehaltsabrechnungsposten zum Beispiel kein Gehalt generiert, weil der von diesem Posten generierte Gehaltstyp in der Mitarbeitervereinbarungsvorlage nicht angekreuzt ist, wird dieser Posten im Reiter Zeit, aber nicht in die Lohnabrechnungsdatei aufgenommen.

• Wenn Sie im Ansichtsfeld "Anpassen" in Time auf "Anwenden" klicken, ruft Quinyx Gehaltsabrechnungsposten ab, deren Startzeit innerhalb der Tagesanbruchgrenzen der ausgewählten Daten liegt, wie sie in folgendermaßen definiert sind:
  Kontoeinstellungen > Gruppenverwaltung > [Einheit einfügen] > Erweiterte Einheitseinstellungen > Regeln für Stunden > Tagesanbruch.

Beim Übergang zur Lohnabrechnung berücksichtigt Quinyx jedoch nur den Tagesanbruch der aktuellen Einheit. Wenn der Tagesanbruch der aktuellen Einheit sich von dem einer oder mehrerer Einheiten der ausgewählten Gehaltsabrechnungsposten unterscheidet, kann das beeinflussen, welche Lohnposten in Ihrer Gehaltsakte enthalten sind.

Die enthaltenen oder ignorierten Punkte bei der Übertragung hängen von mehreren Zeiteinstellungen ab, darunter die nur vollständig genehmigten Übertragungszeiten, die hierarchische Genehmigung und der Manager kann den Mitarbeiter genehmigen. Transaktionen enthalten, die vom Mitarbeiter nicht genehmigt wurden, wird ebenfalls in Kombination mit diesen Einstellungen verwendet.

Virtuelle Schichten und Lohnabrechnung

• Eine einzelne virtuelle Transaktion kann nicht rückgängig gemacht werden, aber sie wird rückgängig gemacht, wenn andere Transaktionen für Mitarbeiter oder Einheiten rückgängig gemacht werden.

• Eine virtuelle Schicht kann weder attestiert noch nicht bestätigt werden, sie befinden sich immer im Attest-Zustand.

Weitere Informationen zu virtuellen Schichten finden Sie hier.

Derzeit können sich Zeiterfassungssysteme unterscheiden, wenn ein Mitarbeiter nur eine virtuelle Schicht im gewählten Zeitraum hat, der zur Lohnabrechnung übertragen wird. Das bedeutet, dass Gehaltsarten aus den virtuellen Schichten als auf die Gehaltsabrechnung übertragen definiert werden müssen.

Dateistatus

Nachdem Sie entweder eine vorläufige, endgültige Gehaltsakte oder einen Lohnbericht erstellen möchten, werden Sie zum Dateiarchiv gebracht. Während du darauf wartest, dass deine Datei zum Download bereit ist, gibt es verschiedene Lohnabrechnungsstatus. Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Status:

APIs

Lesen Sie hier mehr über die Nutzung von APIs im Zusammenhang mit der Übertragung in die Lohnabrechnung.