Grundlagen des Basisplans

Es gibt mehrere Möglichkeiten, in Quinyx einen Zeitplan zu erstellen. Die gebräuchlichste Methode ist, längere Zeiträume mit Ad-hoc-Schichten im Dienstplan zu kombinieren. In Quinyx ist es möglich, längere Termine auf einfache und schnelle Weise einzuplanen. Wir nennen die Funktion Basisplan. Ein Basisplan wird verwendet, um einen rollierenden Zeitplan zu erstellen, der über einen längeren Zeitraum demselben Muster folgt. Um zum Basisplan zu navigieren, klicke im oberen Menü auf Planen und wähle Basisplan.

Die Basispläne sind wochenbasiert, nicht monatsbasiert.

Wenn wir einen Zeitplan erstellen, gibt es zwei Schritte, die Sie ausführen müssen:

1. Erstellen Sie Ihren Grundplan.

2. Rollt es im eigentlichen Zeitplan aus, also aktiviert es. Dadurch wird es für die Mitarbeiter sichtbar.

Ein Zeitplanzeitraum, ein Rotationsmuster

Basispläne können mehrere Mitarbeiter enthalten und ein Rotationsmuster haben. Setze alle Mitarbeiter deiner Gruppe (sei es eine Einheit oder eine Sektion), die denselben Dienstplan und Rotationsmuster haben sollen, in denselben Basisplan.

Welche Mitarbeiter können in meinen Basisdienstplan eingeteilt werden?

Aktive Mitarbeiter mit einer Rolle heute, in der Vergangenheit oder in der Zukunft werden immer angezeigt, sodass Sie sie nach Ihren Bedürfnissen planen können. Das liegt daran, dass theoretisch der Basisplan, an dem du arbeitest, in der Zukunft, in der Vergangenheit oder Gegenwart eingeführt werden könnte.

Wenn ein Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt auf inaktiv gesetzt wird, bleibt er weiterhin im Basisdienstplan, da du vielleicht Neurollouts für Phasen in der Vergangenheit vornehmen möchtest, in denen der Mitarbeiter noch aktiv war und eine aktive Rolle in der betreffenden Quinyx-Gruppe hatte. Sobald du den Mitarbeiter jedoch von allen Schichten im Basisplan um- oder abziehst, verschwindet der Mitarbeiter aus dem betreffenden Basisdienstplan.

Basisspielplan-Funktionen

Die Anzahl der Wochen in der Übersicht anzeigen

Die Übersicht Basispläne zeigt die Anzahl der Wochen für jeden Basisplan in einer eigenen Spalte Wochen an, sodass Sie die Dauer Ihrer Rotationen auf einen Blick erkennen und sicherstellen können, dass Sie den richtigen Basisplan bearbeiten, ohne jeden einzelnen Basisplan öffnen zu müssen, um dies zu überprüfen.

Neben der neuen Spalte Wochen werden weitere Informationen angezeigt:

• Start- und Enddatum werden in eigenen Spalten angezeigt.

• Jede Spalte kann sortiert werden.

• Mit dem Schalter Archiv anzeigen können Sie archivierte Basispläne in der Liste ein- oder ausblenden.

• Über die Aktionssymbole können Sie Basispläne bearbeiten oder kopieren.

Wochen in einem Basisplan-Entwurf verlängern oder verkürzen

Wenn ein Basisplan noch nicht veröffentlicht wurde, können Sie die Anzahl der Wochen direkt über das Bearbeitungssymbol (Bleistift) ändern, ohne dass die bereits in den Basisplan investierte Arbeit verloren geht.

Grundplan verlängern: Erhöhen Sie die Anzahl der Wochen; die neuen Wochen werden am Ende der bestehenden hinzugefügt. Bei einem 4-wöchigen Grundplan, der auf 6 Wochen verlängert wird, bleiben beispielsweise die ursprünglichen 4 Wochen unverändert, und es werden 2 neue Wochen dahinter angehängt.

Grundplan verkürzen: Verringern Sie die Anzahl der Wochen; die überzähligen Wochen werden am Ende entfernt, zusammen mit allen darin bereits geplanten Schichten. Da dabei Daten gelöscht werden, wird vor der Bestätigung eine Warnung angezeigt: „Durch die Verringerung der Wochenanzahl werden Wochen am Ende des Dienstplans entfernt und alle darin geplanten Schichten endgültig gelöscht.“ Bei einem 6-Wochen-Basisplan, der auf 4 Wochen verkürzt wird, werden beispielsweise die letzten 2 Wochen sowie alle darin enthaltenen Schichten entfernt.

Sie können die Wochenanzahl zwischen 1 und 24 Wochen beliebig ändern.

Ladeanzeiger

Die obere Leiste im Basisplan zeigt denselben Ladeindikator wie im Zeitplan. Es erscheint als blauer, rotierender Kreis in der oberen Leiste:

Der Ladeindikator erscheint, solange Quinyx daran arbeitet, neue Dienstpläne und/oder Mitarbeiter abzurufen und anzuzeigen. Sie erscheint jedoch nicht, wenn Sie Daten entfernen oder neu anordnen, etwa wenn Sie bereits vorhandene Daten im Basisplan herausfiltern oder beim Bearbeiten des Sortiermodus.

Vorläufige nominelle Stunden

Lesen Sie hier mehr über vorläufige nominelle Arbeitszeiten.

Ansichtsauswahl

Standardmäßig sehen Sie Ihren gesamten Basisplan vom ersten Tag der ersten Woche bis zum letzten Tag der Woche X. Um einen Tag nach dem anderen zu sehen, klicken Sie in der Ansicht auf den Namen des betreffenden Wochentags oder klicken Sie im Menü auf das Symbol "Alle ". Sie können auch das Tag- oder Wochensymbol auswählen:

Du kannst die Tage oder Wochen je nach gewählter Auswahl mit den Pfeilen im Menü durchsuchen:

Mitarbeiterzahl

Sie können die Anzahl der derzeit im Basisdienstplan angezeigten Mitarbeiter sehen.

Diese Zählung ist immer nützlich, wenn Sie schnell eine Vorstellung davon bekommen möchten, wie viele Mitarbeiter Sie derzeit in Ihrem Dienstplan oder Grundplan betrachten.

Beispiel 1

Sie möchten nur sehen, wie viele Personen heute an Ihrem Standort arbeiten, also navigieren Sie zur Tagesansicht und stellen sicher, dass die einzigen Filtergruppen, die angekreuzt sind, Schichten, Aufgaben und Stempel sind und dass Items in der aktuellen Ansicht im Feld "Mitarbeiter hat" ausgewählt sind.

Beispiel 2

Sie möchten sehen, wie viele Personen derzeit in Ihrem Standort im aktuell angezeigten Zeitraum abwesend sind, also wählen Sie Elemente in der aktuellen Ansicht aus und deaktivieren alle Filtergruppen außer Abwesenheiten.

Die Anzahl der Mitarbeiter wird unabhängig vom Ansichtsmodus angezeigt – Tag, Woche, Monat oder benutzerdefiniert – und berücksichtigt alle verwendeten Filter. Sie ist jederzeit sichtbar, wird aber nicht angezeigt, wenn Sie einen sehr kleinen Bildschirm verwenden, wie zum Beispiel bei einem mobilen Gerät.

Stundenzählung der Schichten anzeigen

Du kannst sehen, wie viele Stunden eine Schicht im Basisplan der tatsächlichen Schicht ist:

Beachten Sie, dass die erweiterten Einstellungen der Schicht als geplante Stunden berücksichtigt werden.

Tooltips werden angezeigt, wenn man über einen der Mitarbeiternamen im Dienstplan fährt. Das Tooltip enthält den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters. Dies ermöglicht es, lange Mitarbeiternamen vollständig sichtbar zu machen.

Informationen pro Mitarbeiter anzeigen

Im Grundplan pro Mitarbeiter sehen Sie, wann:

• Eine Rolle ist abgelaufen

• Die Hauptvereinbarung ist ausgelaufen

• Die Beschäftigung ist beendet

Du kannst sehen, an welchem Datum eines der oben genannten Punkte stattgefunden hat, und es ist mit einem Ausrufezeichen oben auf dem Profilbild des Mitarbeiters angezeigt. Im Cursormodus können Sie weitere Details sehen:

Quinyx entfernt keine Mitarbeiter mit beendetem Arbeitsverhältnis, sie werden im Bild sichtbar sein. Du kannst entscheiden, ob du die Schichten löschen oder neu zuweisen möchtest.

Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, den Basisplan an einem Datum auszurollen, an dem der Mitarbeiter keine Zustimmung, Rolle oder Beschäftigung hat. Sie können jedoch weiterhin den Mitarbeiterplan in der Basisplanansicht planen und an einem Datum mit aktiver Beschäftigung, Rolle und Vereinbarung ausrollen.

Ausdruck des Basisplans

Um den Basisplan auszudrucken, navigiere zu BaseSchedule und klicke auf das Symbol mit drei Punkten oben rechts in der Ansicht, dann auf Planen [BETA] drucken. Wenn du einen PC benutzt, kannst du auch die Strg - und P-Tasten deiner Tastatur anklicken. Für Mac klicke auf Command und P.

Wenn Sie die obige Tastenkombination ausführen, öffnet sich das Druck-Dialogfeld Ihres Browsers, in dem Sie die verschiedenen Optionen nutzen können, die dieser Dialog bietet, einschließlich der Frage, ob Sie ein Papierformat der Voransicht drucken oder lieber als PDF speichern möchten:

Ob Sie den Ausdruck als PDF speichern oder auf Papier drucken, unterscheidet sich leicht von der grafischen Benutzeroberfläche, um die Informationen lesbar zu machen. Ein Grund dafür ist, dass einige Informationen nur auf Hover in Quinyx verfügbar sind.

Der Ausdruck spiegelt Ihre Grundplanauswahl wider, wie sie beispielsweise in Anzeigeoptionen und Filtern vorgenommen wurden, sodass Sie nur die für den Mitarbeiter relevantesten Informationen im Ausdruck aufnehmen können.

Im Folgenden sind grafische Elemente aufgeführt, die im Ausdruck anders sind als beim Betrachten des Basisplans in Quinyx:

1. Ansichtsmodus: Wenn Sie beim Drucken mehr als eine Woche in Quinyx anzeigen, wird der Ausdruck als eine Woche pro Blatt gedruckt. In Fällen, in denen die Informationen im Basisplan nicht vertikal auf ein Blatt passen, druckt der Ausdruck alle Blätter für die erste Woche des Basisplans aus, bevor das Gleiche für die verbleibenden Wochen des jeweiligen Kalendermonats geschieht.

   Aufgrund technischer Einschränkungen wird die tägliche Ansicht so gedruckt, dass sie die Anzeige einer benutzerdefinierten Ansicht in Quinyx widerspiegelt, wenn ein einzelnes Kalenderdatum ausgewählt wurde.

2. Pausen: Diese werden mit einer Kaffeetasse während der Schicht angezeigt, gefolgt von den Start- und Endzeiten der Pause für Schichttypen, bei denen die Einstellung Pause anzeigen in der mobilen App aktiviert ist. Bei Schichttypen, bei denen die Einstellung deaktiviert ist, wird die Pausendauer anstelle der Start- und Endzeiten der Pause angezeigt.

3. Shift-Kommentare: Der vollständige Kommentar wird im Ausdruck angezeigt, selbst wenn es einen Zeilenumbruch bedeutet.

4. Name des Verschiebungstyps: In Fällen, in denen der Name des Verschiebungstyps zu lang ist, um in dieselbe Zeile zu passen, werden diese:

   1. Wenn der betreffende Verschiebungstyp eine Abkürzung verwendet, wird diese angezeigt, um die vertikale Höhe im Ausdruck zu speichern.

   2. Wenn der Verschiebungstyp keine Abkürzung hat, wird er mit Zeilenumbrüchen angezeigt.

5. Statistiken: Diese sind derzeit nicht im Ausdruck enthalten, um mit den Informationen übereinzustimmen, die den Mitarbeitern mit der Quinyx-App zur Verfügung stehen.

6. Unverfügbarkeit: Aufgrund technischer Einschränkungen zeigt der Ausdruck derzeit keine Informationen zur Nichtverfügbarkeit.

7. Verschiedene interaktive Elemente wie der Umschlag-Button für Qmail, der Einstiegspunkt für die Anzeigeoptionen, der Einstiegspunkt für Filter, der Einstiegspunkt für Statistiken, die "winkende Hand" zur Anzeige von Schichtbuchungen und so weiter werden im Ausdruck nicht wiedergegeben, um nur für die Mitarbeiter wertvolle Informationen zu enthalten.

Drucken des Basisplans eines Mitarbeiters

Wie oben beschrieben, ist es ziemlich gängige Praxis, dass eine einzelne Mitarbeiterzeile eines Basisplans gedruckt werden muss. Der Ausdruck enthält so viele Wochen wie möglich auf demselben Blatt Papier zu Ihrer Bequemlichkeit.

Wiederverwendung eines Basisplans

Ein Basisplan kann immer wieder verwendet werden. Das Einzige, was du tun musst, ist, auszuwählen, an welche Daten du den Basisplan anwendest, und ihn auszurollen. Hier können Sie nachlesen, wie Änderungen im Basisplan und im Zeitplan zwischen den Rollouts funktionieren.

Lesen Sie hier mehr über die Nutzung von APIs im Zusammenhang mit Zeitplänen.