E-signing is een add-on dienst die gebruikmaakt van de Scrive eSign-module. Arbeidsovereenkomsten kunnen digitaal worden aangemaakt, ondertekend en verspreid via Quinyx. In een overeenkomsttemplate is het mogelijk om instellingen te definiëren die betrekking hebben op de distributiestroom.
Het opzetten van Scrive is een gezamenlijke inspanning. De Quinyx Application Specialist zal Scrive inschakelen, en jij bent verantwoordelijk voor het configureren op een manier die is afgestemd op jouw organisatie.
Beginnen
Scrive-opstelling
Uw Quinyx Application Specialist zal het volgende doen om u op weg te helpen:
Stel een Scripte-overeenkomst op voor de klant.
Activeer de Scrieve-module.
Configureer Scrive met de branding van je bedrijf.
Voeg licentieperiodes toe.
Definieer de overeenkomstflow op de overeenkomstsjablonen
Elk type document kan aan Quinyx worden gekoppeld. De meest voorkomende is een arbeidsovereenkomst, maar ook andere soorten documenten kunnen worden gekoppeld. Het document moet in PDF-formaat zijn. Als het origineel in een ander formaat is, moet het als PDF worden opgeslagen.
PDF-kaarttags
De volgende velden zijn beschikbaar voor het kaarten.
Tags - Standaard | Functionaliteit |
"date1" | Huidige datum J-m-: |
"date2" | Huidige datum Y-m-d |
"managerLogin" | Een tag die de volledige naam van de ingelogde manager teruggeeft. |
Tags - Werknemersinformatie | Functionaliteit |
"fullName" | Voor- en laatnaam |
"badge No" | Arbeidsaantal |
"e-mail" | |
"cardNo" | Kaart nr. |
"familienaam" | Achternaam |
"voornaam" | Voornaam |
"sectionName" | Naam van sectie op de werknemerskaart |
"costCentre" | Naam kostencentrum |
"jaarVanGeboorte" | Geboortejaar, formaat: XXXX |
"maandVanGeboorte" | Geboortemaand, formaat: XX |
"Geboortedag" | Geboortedag, formaat: XX |
"adres1" | Adres, eerste regel |
"adres2" | Adres, tweede lijn |
"zip" | Postcode |
"stad" | Stad |
"workPlace" | Naam van de eenheid |
"werktijdDatum" | Datum waarop het dienstverband begon |
"werknemerLeaveDate" | Datum waarop het dienstverband eindigde en alleen te gebruiken als Emploed = niet gecontroleerd wordt ingesteld |
"categorie" | Stafcategorie |
"telefoon" | Telefoon nr. of Mobiel nr. |
"telefoonNee" | Telefoon nr. |
"cel Nee" | Mobiel nummer |
"nextOfKin" | Naaste familielid |
"nextPhone" | Telefoonnummer van de naaste familie |
"legalGuardian" | Naam van de wettelijke voogd |
"legalGuardianEmail" | Wettelijke voogd e-mail |
"employeeInfo" | Infoveld |
"socsecNo" | Burgerservicenummer |
"isOud" | Dat klopt als leeftijd>67 |
Stel het in onder Accountinstellingen > Mensen > Additionele, en vervolgens op People > People details > Additional velden om de gegevens in te stellen.
Als je een extra veld hebt met de sleutel "x", wordt dat geëxporteerd als de tag "x" om in de PDF te gebruiken.
Als er een conflict is tussen de sleutelnaam en een ander geëxporteerd veld, bijvoorbeeld "givenName", wordt het extra veld dat ook de sleutel givenName gebruikt simpelweg niet geëxporteerd
Tags - Werknemersovereenkomst | Functionaliteit |
"overeenkomstTempName" | Naam van het overeenkomstsjabloon |
"overeenkomstStartDatum" | Begindatum van de overeenkomst |
"overeenkomstEinddatum" | Einddatum van overeenkomst (geen als overeenkomst geen einddatum heeft) |
"overeenkomstInfo" | Opmerking vanuit de individuele overeenkomst |
"salaris" | Uurloonbedrag (geen als je maandelijks werkt) |
"maandelijks salaris" | Maandelijks salarisbedrag (geen als je per uur werkt) |
"uurlijk" | Dat klopt als het betaald wordt voor werkuren |
"nietUurlijk" | Vals als betaald voor werkuren |
"weekuren" | Dezelfde weekuren als de kolom Uren in de overeenkomst lijst (Personen -> Overeenkomsten/Beschikbaarheid) |
"wekelijksAvg" | Gemiddelde wekelijkse werkuren voor fulltime |
"niveauVanWerkgelegenheid" | Werkgelegenheidsniveau in percentage |
"overeenkomstAdditionalFieldX" | Toegevoegde overeenkomst-extra velden 1-5 (ingesteld onder People > [Werknemer] Overeenkomst -> Extra velden), geëxporteerd als de tags agreementAdditionalFieldX voor X = 1 .. 5 |
"isFullTime" | (vakje aanvinken) als het werkgelegenheidsniveau van werknemers 100% is |
"isPartTime" | (vinkje aanvinken) als het arbeidspercentage van werknemers onder de 100% ligt. |
"weekUrenAlsParttijd" | (tekststring) Als het vakje ifPartTime wordt gebruikt, geeft deze string de wekelijkse uren terug |
"salarisparagraaf" | Levert daadwerkelijk salaris uit, gevolgd door toekomstige geplande wijzigingen (meerregelige tekst) |
"salarisParagraafVol" | Geeft je minst recente salaris uit, gevolgd door alle wijzigingen die zijn doorgevoerd of gepland zijn (tekst met meerdere regels). |
"employmentRateParagraph" | Output is het daadwerkelijke werkgelegenheidspercentage, gevolgd door toekomstige geplande wijzigingen (meerregelige tekst) |
"employmentRateParagraphFull" | Geeft je minst recente werkgelegenheidspercentage weer op, gevolgd door alle veranderingen die hebben plaatsgevonden of gepland zijn (tekst met meerdere regels). |
"fullTimeWorkingHours" | Voltijdse werktijden van de overeenkomst |
"maandelijksSalarisMetWerkJaarAanpassingen" | Maandsalaris + persoonlijke aanpassing |
"nextSalaryStepDate" | Datum van de volgende salarisverhoging |
"currentSalaryStep" | De gewerkte jaren stappen waar de werknemer momenteel aan zit |
"maandelijksSalarisPartTimeRounded" | Rond het parttime salaris af op de dichtstbijzijnde 1 kr |
Tags -Eenheidsinformatie | Functionaliteit |
"unitPhoneNo" | Telefoon nr. van de eenheid |
"unitEmail" | E-mailadres van de eenheid |
"bedrijfsnaam" | Bedrijfsnaam van de eenheid |
"bedrijfsadres" | Compagnie, adres van de eenheid |
"companyZip" | Compagnie, postcode van de eenheid |
"companyCity" | Compagnie, stad van de eenheid |
"companyOrgNo" | Compagnie, organisatienummer van de eenheid |
Tags - Klantinformatie | Functionaliteit |
"customerPhoneNo" | Telefoon nr. |
"customerCellNo" | Mobiel nummer |
"customerPhone" | Telefoon nummer of mobiel nummer nee. als er geen telefoon is nee. bestaat |
"customerEmail" | |
"klantNaam" | Klantnaam |
"klantAdres1" | Klantadresregel 1 |
"customerAddress2" | Klantadresregel 2 |
"customerZip" | Klantpostcode |
"customerCity" | Klantstad |
Het PDF-document in kaart brengen
Het mappen van een pdf-formulier naar Quinyx-velden is het beste in Adobe Acrobat Pro DC. Natuurlijk kan er ook andere software worden gebruikt, maar deze gids behandelt hoe het in Adobe Acrobat wordt gedaan.
Maak velden aan in vorm en veldmapping
Klik op het icoon Formulier voorbereiden:
Je bevindt je nu in de formulierbewerkingsweergave. In deze weergave kun je tekstvelden, selectievakjes, enzovoort toevoegen en wijzigen. De vakjes met bijvoorbeeld "givenName" zijn de namen van de velden die naar Quinyx worden toegewezen.
Je kunt een tekstveld of een selectievakje toevoegen:
Wanneer je een veld toevoegt, kun je het een naam geven. Voeg de tag voor het Quinyx-veld toe als naam:
Wanneer je de veldnaam kiest, kun je kiezen uit de velden die al bestaan of een extra werknemernaam aanmaken.
Maak extra werknemersvelden aan
Je kunt extra velden aanmaken in Quinyx. Navigeer naar Accounts ettings > People> Aanvullende velden:
Hoe maak je een extra veld:
Navigeer naar Accountinstellingen > mensen > Additional Fields.
In de rechterbovenhoek druk je op het + -icoon.
Voer de volgende informatie in.
Opslaan.
Wanneer je een veldtype hebt gekozen, geef dan een uitleg voor het veld onder Tooltip. Die uitleg verschijnt voor de klant als een pop-upvenster.
Standaard komen de aangemaakte extra velden in Quinyx in alfanumerieke volgorde, en de extra velden in Quinyx in de volgorde waarin ze zijn gemaakt.
Het is ook mogelijk om de tag voor een veld in het menu rechts toe te voegen of te wijzigen.
Snelkoppeling: Bestaande velden gebruiken voor een nieuw document
Uw organisatie wil mogelijk dat verschillende sjablonen voor arbeidsovereenkomsten in Quinyx worden toegewezen. Het is gebruikelijk dat klanten binnen hetzelfde bedrijf/branche dezelfde sjabloon gebruiken. In deze gevallen is het mogelijk om een reeds toegewezen document te gebruiken en het "onderliggende" document te wijzigen. Kies in het menu Tools Pagina's organiseren. Kies om te vervangen (rechterboven in de afbeelding).
Selecteer alle pagina's of een specifieke als er maar één vervangen moet worden en de andere hetzelfde blijft.
Kies om de pagina's te vervangen en klik op OK.
Het document, of specifieke pagina's, worden vervangen, maar de toegewezene velden blijven behouden. Het is mogelijk om meer velden toe te voegen en indien nodig te herschikken.
Laatste stappen
Als je alle velden hebt aangemaakt en toegewezen, sla dan het document op. Upload het document in Quinyx onder Accountinstellingen > Formulieren > PDF-formulieren.
Kies een naam voor het document. Dit is de naam die het in de Quinyx GUI zal hebben.
Klik hier om meer te lezen over het gebruik van e-signing in overeenkomsttemplates en hier om te lezen over het gebruik van e-signing voor individuele medewerkers.
Veelgestelde vragen
V: Kan een klant zijn eigen contract in kaart brengen?
A: Ja, klanten kunnen hun eigen contracten in kaart brengen.
V: Kan bij het ondertekenen met BankID de workflow zo worden ingesteld dat slechts één persoon in de workflow het hoeft te gebruiken?
A: Nee, als BankID op het contract is geconfigureerd, moet iedereen in de workflow met BankID tekenen.
V: Wanneer je een bank-ID gebruikt met Scrive, in welk formaat moet het sofinummer worden ingevoerd?
A: De volgende formaten worden geaccepteerd:
YYYYMMDDXXXX
YYMMDDXXXX
YYYYMMDD-XXXX
YYMMDD-XXXX
V: Kan ik contracten via een API ophalen?
A: Dit is momenteel niet mogelijk.
V: Is het mogelijk om een overzicht te krijgen van de contracten die niet zijn ondertekend?
A: Dit is momenteel niet mogelijk.
V: Hoe werkt het als een klant alle signeersessies in een bepaalde periode heeft gebruikt? Is er een waarschuwing?
A: Er wordt geen waarschuwing gegeven en er is geen limiet aan hoeveel je er kunt gebruiken; je zult echter gefactureerd worden voor eventuele overeenkomsten die boven het contract met Quinyx zijn afgesproken.
V: Moet ik de taal in Quinyx of Scrive zetten?
A: Je configureert talen in Scrive.
V: Wanneer een ondertekend contract door alle ondertekenaars is ondertekend, wordt er een bevestiging naar de ontvangers gestuurd. Is het mogelijk om de bevestigingsmail uit te schakelen?
A: Nee, dit is niet mogelijk. Alle ontvangers ontvangen een bevestigingsmail.
V: Als het dienstverband is beëindigd, waarom zie ik dan de overeenkomst niet?
A: Als je de werknemer activeert, kun je de overeenkomst opnieuw zien.
V: Hebben we manieren om salariskosten in Scrive te verbergen?
A: Nee, dit is niet mogelijk omdat dit een contract is dat een werknemer ondertekent met het afgesproken salaris.
Is het mogelijk om een aankomende arbeidsaanstelling/salaris in het Scripe-contract te hebben?
V: Worden contracten opgeslagen in Scrive of in Quinyx?
A: Contracten worden opgeslagen in Scrive en op aanvraag opgehaald in Quinyx.
V: Hoe stel ik de workflow van het e-signeren in?
A: U kunt de e-signingworkflow aanpassen onder Accountinstellingen > Overeenkomsten > Overeenkomsttemplates > Agreement > E-signing. Lees hier meer over het opzetten van de e-signingworkflow.
V: Waarom krijg ik een foutmelding wanneer ik het e-signeerproces start?
A: Lees hier meer over Scrive HTTP-statuscodes die het succes of falen van een API-verzoek aangeven.