Webpunch woordenlijst van termen

Webpunch-instellingen begrijpen: Een gids voor veilige en efficiënte configuratie

Webpunch is een veelzijdig hulpmiddel waarmee organisaties medewerkers kunnen afstempelen, diensten, afwezigheden en andere tijdregistratiegegevens beheren. Toch is een juiste configuratie van de instellingen essentieel om gegevensprivacy te behouden en een soepele functionaliteit te waarborgen. Belangrijke instellingen zoals "Overzicht van de Pon" en "Zelfbediening" bieden krachtige functies, maar kunnen gevoelige informatie blootstellen als ze niet zorgvuldig worden beheerd. Opties zoals "Camera toestaan in Webpunch", "Reactievak" en "Overtijdtypeselectie" verbeteren de bruikbaarheid, terwijl machtigingen en auditlogboeken lagen van controle en traceerbaarheid bieden. Dit artikel onderzoekt de cruciale Webpunch-instellingen en biedt bruikbare inzichten voor veilige, efficiënte configuratie die aansluit bij de behoeften van de organisatie.

Rol van accountmanager

Elke gebruiker met schrijftoegang tot accountinstellingen in zijn rol krijgt toegang tot Webpunch-configuraties. Toegang is niet beperkt tot de rol van accountbeheerder—elke rol met de toestemming om accountinstellingen te wijzigen kan Webpunch en andere accountconfiguraties beheren.

De veiligste aanpak voor het configureren van Webpunch is het beperken van de toegang van Systeembeheerder of Supergebruikers tot een kleine groep getrainde gebruikers die het configuratieproces volledig begrijpen.

Overzicht van de pons

• Definitie: Een instelling waarmee medewerkers punch-, shift- en afwezigheidgegevens van andere medewerkers kunnen bekijken.

• Gevolgen: Kan gevoelige persoonlijke informatie blootleggen als het wordt ingeschakeld.

• Aanbeveling: Schakel alleen in na overleg met het Quinyx-team en het waarborgen dat het in overeenstemming is met het privacybeleid.

Waarschuwing! Maakt het mogelijk dat de punch-, shift- en afwezigheidgegevens van een medewerker door andere medewerkers worden ingezien en persoonlijke informatie kan worden blootgesteld. Bespreek dit alstublieft met het Quinyx-team voordat u het inschakelt

Afwezige pop-up

• Definitie: Een functie die gebruikers vraagt het afwezigheidstype te definiëren bij het te laat intekenen.

• Use case: Verbetert het bijhouden en categoriseren van afwezigheden van medewerkers.

• Waarom het nuttig is:

  • Helpt om afwezigheid van werknemers nauwkeuriger bij te houden en te categoriseren.

  • Stelt medewerkers in staat hun afwezigheidsredenen zelf te melden, waardoor administratieve opvolgingen worden verminderd.

  • Verbetert de rapportage en zorgt ervoor dat afwezigheidstypes correct worden geregistreerd.

Camera toestaan in Webpunch

• Definitie: Maakt het gebruik van een apparaatcamera mogelijk om foto's te maken tijdens punch-in/out-evenementen.

• Gebruik voorbeeld: Verbetert verificatie en beveiliging.

Let op: deze functie is alleen beschikbaar als uw organisatie de Webpunch-functie heeft ingeschakeld voor het maken van foto's bij het in- en uitstempelen. Als uw organisatie deze functie niet gebruikt, wordt u er niet door beïnvloed. Voor meer informatie over de Webpunch-functie voor het maken van foto's kunt u contact opnemen met ons Supportteam.

Om te voldoen aan de GDPR-regelgeving wordt elke foto die met de beeldopnamefunctie in Webpunch3 wordt gemaakt, 65 dagen opgeslagen voordat deze automatisch wordt verwijderd.

Lees hier meer over het gebruik van afbeeldingen in Webpunch.

Handmatig ponsen

De Punch-functie handmatig stelt medewerkers in staat hun pons-/werktijd handmatig in te voeren of aan te passen, in plaats van de automatische tijdstempel te gebruiken die door Webpunch wordt vastgelegd wanneer de actie wordt uitgevoerd.

• Definitie: Stelt gebruikers in staat om handmatig details toe te voegen of te bewerken die betrekking hebben op hun punches, zoals shift, opmerkingen of projectdetails.

• Belangrijke opmerking: Het uitschakelen van deze instelling zet alle subconfiguraties terug naar de standaard.

• Goed om te weten:

  • De onderstaande instellingen (afwezigheidstype, opmerking, kostencentrum, project en shift) zijn verbonden met de "Handmatig ponsen" instelling - dit submenu/configuratie verschijnt alleen als je de functie "Handmatig ponsen" inschakelt.

  • Zowel "Handmatig inzetten" als "Overwerk" instellingen kunnen de salarisuitslag beïnvloeden op basis van gewerkte uren, dus ze vereisen zorgvuldige aandacht.

Afwezigheidstype

• Definitie: Een instelling waarmee gebruikers de reden van afwezigheid kunnen specificeren bij het in- of uitklokken.

Opmerking

• Definitie: Maakt het bewerken van opmerkingen die met punches te maken hebben mogelijk.

• Gebruik geval: Handig om extra context te geven voor punches.

Kostencentrum

• Definitie: Maakt het mogelijk om het kostencentrum dat aan een pons is gekoppeld te bewerken.

• Gebruik voorbeeld: Zorgt ervoor dat ponsen nauwkeurig worden toegeschreven aan specifieke kostenposten voor financiële tracking.

Project

• Definitie: Een instelling waarmee de gebruiker het project kan bewerken dat aan een specifieke punch hoort.

• Use case: Handig om werkuren of taken nauwkeurig toe te wijzen aan het juiste project, zodat je een juiste rapportage en facturatie kunt garanderen.

Shift

• Definitie: Een instelling waarmee de gebruiker de schakeldetails die aan een pons gekoppeld zijn kan aanpassen.

• Gebruikssituatie: Zorgt ervoor dat ponsen aan de juiste dienst worden toegewezen, wat cruciaal is voor nauwkeurige tijdregistratie, loonverwerking en naleving van planningsbeleid.

Overtime

• Definitie: Stelt gebruikers in staat hun overurenrecords te bewerken en te beheren.

• Overurentypekeuze: Een subinstelling waarmee gebruikers kunnen beslissen hoe ze overuren omgaan (bijvoorbeeld uitbetaling of toevoeging van het tijdsaldo).

Zowel overwerkinstellingen als "handmatig doorzetten" kunnen het salarisresultaat beïnvloeden op basis van gewerkte uren, dus ze vereisen zorgvuldige aandacht.

Geen shift-pop-up

• Definitie: Biedt een secundaire bevestiging voor ponsen die zijn uitgevoerd zonder geplande dienst.

• Gebruik situatie: Vermindert per ongeluk stoten zonder schema.

Showkaartnummer

• Definitie: Toont het kaartnummer dat aan een pons is gekoppeld tijdens punch-in/out-evenementen. Het is het nummer op de RFID-kaart/badge/fob. Dus als "Toon kaartnummer" op true/view staat, zie je het nummer van de gebruikte kaart in het invoerveld van Webpunch.

• Implicaties: Nuttig voor verificatie, maar kan gevoelige details blootleggen als het verkeerd wordt gebruikt.

Reactievak

• Definitie: Stelt medewerkers in staat om opmerkingen toe te voegen bij het in- of uitklokken.

• Use case: Faciliteert extra context voor afwijkingen of uitzonderingen.

Numeriek blok

• Definitie: Activeert een numeriek toetsenbord voor gemakkelijker inloggen in de Webpunch-interface.

Qmail

• Definitie: Biedt toegang tot Qmail-berichten binnen het Webpunch-systeem.

• Use case: Centraliseert communicatie voor medewerkers.

Zelfbediening

• Definitie: Geeft gebruikers een overzicht van de tijdregistraties en geavanceerde gegevens van andere medewerkers.

• Gevolgen: Risicovol als het verkeerd wordt gebruikt; toegang beperken om datablootstelling te verminderen.

Notities voor implementatie

• Zorg voor goede documentatie en training voor supergebruikers om onbedoelde instellingen te voorkomen.

• Bekijk regelmatig de Webpunch-instellingen en auditlogs om problemen zoals datablootstelling te voorkomen.

• Gebruik extra waarborgen, zoals beperkte toegang en duidelijke interne beleidsregels, om de functionaliteit van Webpunch af te stemmen op privacy- en organisatiebehoeften.

Aanvullende Webpunch-bronnen

Voor meer informatie over Webpunch, zie:

• Webpunch

• Webpunch-instellingen

• Webpunch FAQ

• Webpunch inlog-URL's

• Problemen met Webpunch-inlogproblemen oplossen

• Authenticatie en identificatie van ponsapparaten