Webpunch

Quinyx biedt verschillende manieren om . Webpunch is het eigen interactieve systeem van Quinyx, gebouwd om te functioneren op diverse hardware, zoals computers, tablets, slimme apparaten en kassasystemen:

Wat kun je doen met Webpunch?

• Punch in en uit op verschillende manieren

• Zie diensten

• Toen kwam afwezigheid en overuren

• Lees Qmail

• Punch breaks

• Punch zonder schema

• Handmatig ponsen

• Punch offline

• Automatische inloglink

Stempel in en uit met:

• Een nummer (werknemers-ID)

• RFID-tag (het is mogelijk om nummersleutels te verbergen als deze wordt gebruikt)

• Magnetische kaart

Zie diensten

Een medewerker kan diensten, gewerkte uren en eventuele Time Tracker-saldi zien.

Zie activiteit

Het is mogelijk te zien wie er heeft ingestempeld, uitgestempeld en wie er afwezig was.

Showfoto's van Webpunch

Je kunt foto's bekijken die zijn gemaakt tijdens het instempelen en uitstempelen in de Planning-weergave.

Foto genomen met punch-in

Klik op de pons om het paneel met het ponsen bewerken te openen. Als er een foto is genomen bij het ponsen, zie je nu die afbeelding onder de pons (uit het gedeelte):

Foto genomen bij punch out

Klik op de pons om het paneel voor ponsen bewerken te openen. Als er een foto is genomen bij het uitponsen, zie je die afbeelding nu onder de pons (naar de sectie):

Zie afbeelding in grotere grootte

Als je de afbeelding in een groter formaat wilt zien, klik dan gewoon op de afbeelding en je ziet een grotere versie ervan:

Geavanceerde montagepunch

De foto's zijn ook zichtbaar als je op meer opties op de pons klikt en het paneel Geavanceerde bewerkingsponsen opent:

Let op: deze functie is alleen beschikbaar als uw organisatie de Webpunch-functie heeft ingeschakeld voor het maken van foto's bij het in- en uitknippen. Als uw organisatie deze functie niet gebruikt, wordt u er niet door beïnvloed. Voor meer informatie over de Webpunch-functie voor het maken van foto's kunt u contact opnemen met ons supportteam.

Om te voldoen aan de GDPR-regelgeving wordt elke foto die met de beeldopnamefunctie in Webpunch3 wordt gemaakt, 65 dagen opgeslagen voordat deze automatisch wordt verwijderd.

Lees Qmail

Een medewerker kan zijn Qmail lezen in Webpunch. Berichten die als belangrijk zijn gemarkeerd, verschijnen direct wanneer de medewerker in- of uitklokt.

In- en uitstempelen voor pauzes

In- en uitklokken voor pauzes gebeurt precies op dezelfde manier als je in- en uitklokt. Dit is een goede manier voor zowel managers als medewerkers om zich ervan te verzekeren dat de pauze niet langer of korter is dan gepland.

Afwezigheid van de punch en verlenging

Als de werknemer vroeg of te laat is, kan de persoon volgens de geplande tijd een reden hiervoor moeten geven zodat de manager op de hoogte wordt gebracht wanneer de tijden worden goedgekeurd.

Wanneer de dienst is afgelopen, stempelt de medewerker uit. Als de werknemer vóór de geplande tijd uitklokt, kan de persoon worden verplicht een reden voor afwezigheid op te geven. Als de werknemer later uitklokt dan gepland, kan hij of zij ervoor kiezen extra tijd te sparen, zoals overuren, tijd in plaats van werk of overuren te negeren.

Wanneer er een geval is waarin een medewerker overuren activeert bij het vroeg inklokken tijdens een dienst en ook kiest voor de optie "negeren" overuren en later eerder uitstempelt van de dienst, zal Quinyx de instempeling om de dienst te starten en de uitstempeling niet afgerond worden.

Reacties

De medewerker kan, afhankelijk van de instellingen, ook een opmerking toevoegen om bijvoorbeeld een late aankomst of een andere gebeurtenis uit te leggen. De opmerking wordt weergegeven op de tijdkaart.

Punch zonder schema

Soms wordt een medewerker op korte termijn opgeroepen, bijvoorbeeld als iemand anders ziek is. De medewerker kan dan, als de functie is geactiveerd, inloggen zonder een geplande dienst. De manager kan dan gemakkelijk werktijd zien, zelfs als de betreffende persoon aanvankelijk niet was ingepland. Een standaardtype dienst dat gekoppeld is aan het stempelen zonder dienst kan op de eenheidskaart worden geselecteerd. Om het standaardtype dienst te selecteren, ga naar Accountinstellingen > Groepsbeheer > Eenheid van jouw keuze > Geavanceerde eenheidsinstellingen > Shift.

Shiftlogica voor het ponsen van ongeplande diensten

• Als de away unit een standaard shift type heeft en de home unit geen standaard shift type, dan worden de onverwachte punch en shift aangemaakt op de away unit.

• Als de thuisunit een standaard shifttype heeft en de away unit niet, dan worden de ongeplande punch en shift aangemaakt op de home unit.

• Als noch de uitunit noch de thuisunit standaard shifttype heeft ingesteld, worden de ongeplande punch en shift op de home unit aangemaakt.

• Als zowel de away unit als de home unit een standaard shifttype hebben ingesteld en de medewerker checkt in op Webpunch die verbonden is met de away unit zonder die dag ingepland te zijn, dan worden de onvoorziene punch en shift aangemaakt op de away unit.

• Als zowel de away unit als de home unit een standaard shift type hebben ingesteld en de IP-link voor alle units hetzelfde is, dan worden de shift en punch aangemaakt op de away unit. Om dit te voorkomen maak je de IP-link aan met een "dummy" unit (zonder standaard shift). Daarna komen shift en punch in de home unit terecht.

Handmatig ponsen

Door op de knop Meer opties te klikken, kan de werknemer (indien geactiveerd) diensttype, kostencentrum, project, reden van afwezigheid selecteren en ook een opmerking toevoegen bij het intekenen. Dit kan nuttig zijn als de werknemer bijvoorbeeld op korte termijn naar een andere afdeling wordt opgeroepen en zijn of haar tijd instempelt in een ander diensttype, kostencentrum en/of project.

Offline ponsen

Als de internetverbinding op het apparaat dat je voor Webpunch gebruikt offline gaat, kan een medewerker nog steeds in- en uitklokken. Webpunch synchroniseert de informatie zodra de internetverbinding weer beschikbaar is. Het maximale aantal offline ponsen dat Quinyx kan verwerken is 25.000. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de tijd op het apparaat correct is, omdat Webpunch per per ongeluk de tijd op het apparaat uitgaat.

Automatische inloglink

Er zijn twee manieren om in te loggen op Webpunch.

1. Maak een unieke Webpunch-URL aan zodat je medewerkers kunnen in- en uitklokken zonder dat een manager vooraf hoeft in te loggen. Deze optie vereist een vast extern IP-adres op je eenheid.

2. Gebruik de open Webpunch-URL - Deze optie vereist managerautorisatie bij de eerste login, na 7 dagen inactiviteit, of na het herstarten van de browser of apparaat. Dit vereist ook een extra configuratie die alleen door Support of uw implementatiecontact kan worden uitgevoerd.

Punch time op taken/subshifts

Gebruikers hebben de mogelijkheid om taken in Webpunch in te tekenen.

De functionaliteit wordt geactiveerd op een overeenkomsttemplate door Time > Agreement template > Time > Allow punching voor taken aan te vinken.

Wanneer een medewerker inklokt, is er een keuzelijst voor welke dienst of taak hij of zij zal invoeren. Diensten die gaande zijn of binnen 2 uur vooruit liggen, kunnen in de lijst worden geselecteerd, en alle taken die aan een dienst gekoppeld zijn (verleden, heden, toekomst) zijn mogelijk om in te klokken.

Het is ook mogelijk om voor ongeplande taken in te klokken door onvoorziene ponsen te selecteren en vervolgens naar welk shifttype het ponsen verwijst.

Zelfs als er geen taak is, maar de gebruiker meer dan één dienst binnen twee uur heeft, moet de persoon in de dropdownlijst kiezen voor welke dienst hij wil inklokken. De gebruiker hoeft niet uit de vorige dienst te stoppen, maar hoeft alleen in te klokken naar de volgende.

Wanneer het tijd is voor de medewerker om in te klokken voor zijn of haar volgende taak, wordt deze geselecteerd in de keuzelijst. Als de werknemer op de dag geen taken meer heeft, kan hij of zij inklokken voor zijn of haar oorspronkelijke dienst. Wanneer het tijd is voor de medewerker om naar huis te gaan, merkt de persoon zich zoals gewoonlijk uit. Je stempelt dus uit bij taken en diensten, zonder in te klokken voor de volgende dienst. Uitstempelen wordt alleen gebruikt als het tijd is om naar huis te gaan.  

Het wordt niet aanbevolen om het ponsen van onderbrekingsdiensten te combineren met het ponsen voor taken.

Manieren om in en uit te stempelen

Webpunch biedt drie verschillende manieren voor een gebruiker om in te loggen. Hieronder staan de verschillende opties:

Nummers (werknemers-ID/badge nr.)

Misschien is de meest gebruikelijke manier om in te voeren op Webpunch het invoeren van je medewerkers-ID/badge nr. via een digitaal nummerblok op de Webpunch-interface. Je badge-nummer is geconfigureerd op de personeelskaart in People > People details > badgenummer.

RFID-badge

Er is ook de mogelijkheid om in te stempelen met een RFID-badge met een vooraf gecodeerde kaartnummer. Om in te stempelen met een RFID-badge moeten aan twee voorwaarden worden voldaan:

• Je apparaat voor het inloggen moet verbonden zijn met een RFID-lezer.

• De vooraf gecodeerde kaart nr. op de RFID-badge moet overeenkomen met hetzelfde kaartnummer in het kaartnummerveld op de personeelskaart. Dit is te vinden in People > People details > Geavanceerde gegevens > Kaartnummer.

Magnetische kaart

Voor het instempelen met een magnetische kaart gelden dezelfde twee voorwaarden zoals bij een RFID-badge:

• Je apparaat voor het inloggen moet verbonden zijn met een magnetische kaartlezer.

• De vooraf gecodeerde kaart nr. op de magnetische kaart moet overeenkomen met dezelfde kaart nr. in het kaartnummerveld op de personeelskaart. Dit is te vinden in People > People details > Geavanceerde gegevens > kaartnummer.

Let op: als je wordt ingestempeld met een van de bovenstaande methoden en vergeet uit te stempelen, kan er automatisch een stempeltijd worden ingesteld in de overeenkomstsjablonen/persoonlijke overeenkomsten van de werknemer. Lees hier meer.

Instellingen

Toegangsrechten in Webpunch zijn instelbaar in de accountinstellingen > Webpunch > Webpunch-instellingen.

Aanvullende Webpunch-bronnen

Voor meer informatie over Webpunch, zie:

• Webpunch-instellingen

• Webpunch FAQ

• Webpunch inlog-URL's

• Problemen met Webpunch-inlogproblemen oplossen

• Authenticatie en identificatie van ponsapparaten

• Webpunch woordenlijst van termen

Quinyx biedt een interactief systeem genaamd Webpunch, compatibel met verschillende apparaten zoals computers en tablets. Het stelt medewerkers in en uit te klokken, diensten te bekijken, afwezigheid en overuren in te voeren, en belangrijke berichten via Qmail te lezen. Gebruikers kunnen inloggen met een werknemers-ID, RFID-tag of magnetische kaart. Het systeem ondersteunt ook offline ponsen en handmatige invoer, wat flexibiliteit voor medewerkers biedt. Daarnaast stelt Webpunch gebruikers in staat hun activiteiten te zien, inclusief wie heeft inge- of uitgeklokt, en maakt het het mogelijk om beelden te maken tijdens het in- en uitknippen voor verificatie. Medewerkers kunnen ook opmerkingen toevoegen bij late aankomst of afwezigheden. Het platform is ontworpen om te voldoen aan de GDPR-regelgeving en verwijdert afbeeldingen automatisch na 65 dagen. Al met al verbetert Webpunch het tijdmanagement en de communicatie binnen organisaties en biedt het een uitgebreid hulpmiddel voor het bijhouden van werkuren en aanwezigheid.