Inleiding
Hieronder volgt een uitleg van de logica die wordt gebruikt om te bepalen welke managers meldingen ontvangen wanneer een medewerker een afwezigheidsverzoek indient. Dezelfde logica wordt toegepast op het tabblad Manager in de mobiele app, dat bepaalt welke afwezigheidsverzoeken een manager op die pagina kan openen.
Dit artikel behandelt de zichtbaarheidslogica niet (d.w.z. waar een afwezigheidsverzoek in de planningsweergave verschijnt). Voor meer details over dat onderwerp, raadpleeg de hier verstrekte informatie.
Grote reikwijdte
Managers zouden meldingen moeten ontvangen (pushmeldingen via de mobiele app, Qmail) wanneer een medewerker een afwezigheidsverzoek indient via de mobiele app of het personeelsportaal.
Het afwezigheidsverzoek van de medewerker zal in het tabblad Manager in de mobiele app terechtkomen, zodat de manager het kan goedkeuren.
We blijven de functie ondersteunen waarbij de medewerker kan kiezen naar welke manager het afwezigheidsverzoek wordt gestuurd. De managers die in de lijst worden genoemd, zijn ALLE managers die een directe rol hebben boven de medewerkers in de home unit tree.
Logica voor afwezigheidsverzoekmeldingen
Om een melding te ontvangen, moet een manager aan de volgende criteria voldoen:
Heb schrijftoegang tot afwezigheidstoestemming op de groep waarop het afwezigheidsverzoek plaatsvindt
Laat een manager (direct) minstens één niveau hoger staan dan het hoogste functieniveau van de werknemer in de home unit tree van de medewerker.
Wanneer een medewerker een afwezigheidsverzoek indient, zoekt de nieuwe logica naar een manager die aan de hierboven genoemde criteria voldoet EN die het dichtst bij de hoogste functie van de werknemer in de thuisunit tree staat.
In het onderstaande voorbeeld zie je een van de meer voorkomende scenario's, waarbij er een persoon een directe werknemersrol heeft op de thuisafdeling. Er is een manager op de thuisunit van de medewerker, met rolniveau 4 en afwezigheid. In dit geval gaat de melding naar de manager van de thuisunit van de werknemer, omdat die manager de dichtstbijzijnde manager is boven de medewerker in de thuiseenheid.
Voor meer voorbeelden, zie de artikelen:
Aanvullende informatie
Als de werknemer een manager heeft gespecificeerd in Rapporten aan (People > People details> Geavanceerde details), ontvangt die manager alle meldingen en wordt uitgesloten van de beschreven logica.
Een persoon (medewerker en/of manager) in Quinyx moet minstens één directe rol hebben op de thuisafdeling (inclusief secties), maar het hoeft geen werknemersrol te zijn.
Als er meerdere managers met dezelfde rol in dezelfde groep zijn, bijvoorbeeld drie sectiemanagers, ontvangen ze allemaal dezelfde melding.
In deze logica maken we geen onderscheid tussen rollen binnen hetzelfde niveau, dus als je twee rollen op niveau 4 hebt (met afwezigheidstoestemming schrijven), dan krijgen alle managers op dat niveau een melding.
Iemand met de hoogste rol in de hoogste groep, meestal een accounteigenaar/systeembeheerder, moet een manager hebben gedefinieerd in Reports to (People > People details > Advanced details), omdat de logica simpelweg niet werkt omdat er niemand "boven" hen in de boom staat.
We beschouwen niveaus en niet rollen in deze logica, wat betekent dat als je meerdere rollen op hetzelfde niveau hebt, alle rollen op dat niveau meldingen ontvangen (mits ze allemaal schrijfafwezigheidsrechten hebben en het dichtst boven de medewerker in de thuiseenheidsboom staan).
Let op dat, zoals beschreven in het artikel over Groepbeheer - Geavanceerde eenheidsinstellingen , afhankelijk van of je de manager selecteren op afwezigheidsverzoek op waar of onwaar hebt gezet, een bepaalde medewerker ervoor kan kiezen om zijn afwezigheidsverzoek naar één specifieke manager te sturen van degenen die in aanmerking komen voor het ontvangen van de afwezigheidsverzoeken van die medewerker.
Deze logica houdt geen rekening met unitmanagers die binnen unitsettings zijn ingesteld onder groepsbeheer. Als de afdelingsmanager een melding van een afwezigheidsverzoek wil ontvangen, moet je een parallelle rol toevoegen (de functie die het dichtst bij de medewerker staat) om de melding te ontvangen.
Wat als ik wil dat meldingen een level overslaan?
Als je wilt dat meldingen één of meerdere rollen/niveaus overslaan, raden we aan om een nieuwe functie aan te maken op het niveau net boven de aanvragende werknemer(s) en deze nieuwe rol toe te wijzen aan de managers die de meldingen zouden moeten ontvangen. Op deze manier worden de meldingen "onderschept" en naar de juiste mensen gestuurd. Stel bijvoorbeeld dat je assistent-managers op niveau 3 hebt en managers op niveau 2. Je wilt niet dat assistent-managers afwezigheidsverzoeken ontvangen van medewerkers op niveau 4, maar dat ze direct naar managers gaan.
Maak een nieuwe rol aan (zie Rolbeheer) met een passende naam zoals "Meldingen van afwezigheidsverzoeken aan managers".
Stel de nieuwe rol in op niveau 4, waarbij de "werknemer"-rol naar niveau 5 wordt gezet.
Stel de rechten in voor de nieuwe rol. We raden aan om alle rechten voor deze rol uit te schakelen behalve afwezigheid, en zet die op "schrijf"-rechten (de pen).
Wijs deze rol toe aan alle managers die meldingen van afwezigheidsverzoeken zouden moeten ontvangen wanneer medewerkers op niveau 5 een afwezigheid aanvragen.
Goed-om-te-kennen definities
Huiseenheidsboom
De wooneenheidsboom wordt gedefinieerd als alle groepen die direct gekoppeld zijn aan de thuisunit van de werknemer. Het omvat alle secties onder de woonunit, de home unit, het district boven de home unit en het klantniveau.
Alle roze groepen (secties, thuisunit, district en klant) in het bovenstaande voorbeeld maken deel uit van de home unit-boom van de medewerker.
Managerrol
Alle functies in Quinyx, behalve de werknemerrol, worden als manager beschouwd.
Directe rol
Een directe rol verwijst naar iemand die direct aan een groep is toegewezen (zoals een sectie, eenheid, district of klant). Het is belangrijk om te weten dat in de afwezigheidsaanvraag-logica alleen directe rollen worden meegenomen.
Geërfde rol
Alle rollen in Quinyx worden automatisch overgenomen door alle groepen onder de groep waar de werknemer of manager een directe rol heeft. Als een manager bijvoorbeeld een directe rol op districtsniveau heeft, heeft hij of zij ook een geërfde rol in alle eenheden en secties binnen dat district.
Gedeelde medewerkers
Gedeelde medewerkers hebben de functie in ten minste twee secties en/of eenheden binnen hetzelfde district in Quinyx.
Klik hier om een videomeldingslogica te bekijken voor afwezigheidsverzoeken en dienstboekingen.