E-Signing ist ein Zusatzdienst, der das Scrive-eSign-Modul verwendet. Arbeitsverträge können digital über Quinyx erstellt, unterschrieben und verteilt werden. In einer Vertragsvorlage ist es möglich, Einstellungen für den Verteilungsfluss zu definieren.
Die Einrichtung von Scrive ist eine gemeinsame Anstrengung. Der Quinyx-Anwendungsspezialist wird Scrive aktivieren, und Sie sind dafür verantwortlich, es so zu konfigurieren, dass es auf Ihre Organisation zugeschnitten ist.
Anfang
Scrive-Aufbau
Ihr Quinyx-Anwendungsspezialist wird Folgendes erledigen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:
Richten Sie eine Scripe-Vereinbarung für den Kunden ein.
Aktiviere das Scrive-Modul.
Konfigurieren Sie Scrive mit dem Branding Ihres Unternehmens.
Fügen Sie Lizenzperioden hinzu.
Definieren Sie den Abstimmungsfluss auf den Abkommensvorlagen
Jede Art von Dokument kann auf Quinyx abgebildet werden. Am häufigsten ist ein Arbeitsvertrag, jedoch können auch andere Dokumententypen zugeordnet werden. Das Dokument muss im PDF-Format vorliegen. Wenn das Original in einem anderen Format vorliegt, muss es als PDF gespeichert werden.
PDF-Kartierungstags
Die folgenden Felder stehen zur Abbildung zur Verfügung.
Tags – Standard | Funktionalität |
"Date1" | Aktuelles Datum J-m-: |
"Date2" | Aktuelles Datum J-m-d |
"managerLogin" | Ein Tag, der den vollständigen Namen des angemeldeten Managers zurückgibt |
Tags – Mitarbeiterinformationen | Funktionalität |
"fullName" | Vor- und später Name |
"AbzeichenNein" | Beschäftigungsnummer |
"E-Mail" | |
"cardNo" | Karte Nr. |
"Familienname" | Nachname |
"Vorname" | Vorname |
"sectionName" | Name der Abteilung auf der Mitarbeiterkarte |
"costCentre" | Name des Kostenzentrums |
"Geburtsjahr" | Geburtsjahr, Format: XXXX |
"Geburtsmonat" | Geburtsmonat, Format: XX |
"Geburtstag" | Geburtstag, Format: XX |
"Adresse1" | Adresse, erste Zeile |
"Adresse2" | Adresse, zweite Leitung |
"Zip" | Postleitzahl |
"Stadt" | Stadt |
"workPlace" | Name der Einheit |
"angestelltesDate" | Beginn der Beschäftigung |
"employeeLeaveDate" | Beendigungsdatum und nur zu verwenden, wenn Emploed = unkontrolliert gesetzt wird |
"Kategorie" | Staff-Kategorie |
"Telefon" | Telefon nein. oder Handy nein. |
"phoneNo" | Telefon Nr. |
"cellNo" | Handy Nr. |
"nextOfKin" | Nachwuchsangehörige |
"nextPhone" | Telefonnummer der nächsten Angehörigen |
"legalGuardian" | Name des gesetzlichen Vormunds |
"legalGuardianEmail" | E-Mail des gesetzlichen Vormunds |
"mitarbeiterInfo" | Informationsfeld |
"socsecNo" | Sozialversicherungsnummer |
"isOld" | Das stimmt, wenn man 67 Jahre alt ist>67 |
Richte unter Kontoeinstellungen > Personen > Zusätzlichen Feldern ein und dann auf Personen > Personen-Details > Zusätzliche Felder , um die Daten einzustellen.
Wenn du ein zusätzliches Feld mit dem Schlüssel "x" hast, wird es als Tag "x" exportiert, das im PDF verwendet wird.
Wenn es einen Konflikt zwischen dem Schlüsselnamen und einem anderen exportierten Feld gibt, z. B. "givenName", wird das zusätzliche Feld, das ebenfalls den Schlüssel givenName verwendet, einfach nicht exportiert
Tags – Mitarbeitervereinbarung | Funktionalität |
"agreementTempName" | Name der Vereinbarungsvorlage |
"VereinbarungStartDatum" | Startdatum der Vereinbarung |
"VereinbarungEndDatum" | Enddatum der Vereinbarung (keines, wenn die Vereinbarung kein Enddatum hat) |
"agreementInfo" | Kommentar aus der individuellen Vereinbarung |
"Gehalt" | Stundenlohnbetrag (keiner, wenn man monatlich beschäftigt ist) |
"Monatliches Gehalt" | Monatlicher Gehaltsbetrag (keiner, wenn stundenweise beschäftigt) |
"stündlich" | Das stimmt, wenn es für Arbeitsstunden bezahlt wird |
"nichtstündlich" | Falsch, wenn sie für Arbeitsstunden bezahlt werden |
"weekHours" | Die gleichen Wochenstunden wie die Spalte Stunden in der Vereinbarungsliste (Personen > Vereinbarungen/Verfügbarkeit) |
"wöchentlichAvg" | Durchschnittliche wöchentliche Arbeitsstunden für Vollzeit |
"levelOfEmployment" | Beschäftigungsquote in prozentualer Zahl |
"agreementAdditionalFieldX" | Zusätzliche Felder 1-5 (eingerichtet unter People > [Mitarbeiter]-Vereinbarung -> Zusätzliche Felder), exportiert als Tag-Vereinbarung AdditionalFieldX für X = 1 .. 5 |
"isVollzeit" | (Kästchen abhaken) wenn die Beschäftigungsquote der Mitarbeiter bei 100 % liegt |
"isTeilzeit" | (Checkbox) Wenn die Beschäftigungsquote der Mitarbeiter unter 100 % liegt. |
"WocheStundenIfTeilzeit" | (Textzeichenkette) Wenn das Kästchen ifPartTime verwendet wird, gibt diese Zeichenkette die wöchentlichen Stunden zurück |
"GehaltAbabschnitt" | Gibt tatsächliches Gehalt aus, gefolgt von zukünftigen geplanten Änderungen (mehrzeiliger Text) |
"gehaltAbsatzVoll" | Es gibt dein aktuellst aktuelles Gehalt aus, gefolgt von allen Änderungen, die stattgefunden haben oder geplant sind (mehrzeilige Textnachricht). |
"employmentRateParagraph" | Ausgaben sind die tatsächliche Beschäftigungsquote, gefolgt von zukünftigen geplanten Änderungen (mehrzeiliger Text) |
"employmentRateParagraphFull" | Gibt deine jüngste Beschäftigungsquote aus, gefolgt von allen Änderungen, die stattgefunden haben oder geplant sind (mehrzeilige Textzeile). |
"VollzeitArbeitsstunden" | Vollzeitarbeitszeiten der Vereinbarung |
"Monatliches GehaltMitGearbeitetemJahrAnpassungen" | Monatsgehalt + persönliche Anpassung |
"nextSalaryStepDate" | Datum der nächsten Gehaltserhöhung |
"currentSalaryStep" | Die Arbeitsjahre, auf denen sich der Mitarbeiter derzeit befindet |
"MonatlichGehaltTeilzeitRundrund" | Rundet das Teilzeitgehalt auf die nächstgelegenen 1 Kr auf. |
Tags -Einheitsinformationen | Funktionalität |
"unitPhoneNo" | Telefon Nr. von der Einheit |
"unitEmail" | E-Mail-Adresse der Einheit |
"firmname" | Firmenname von der Einheit |
"firmenAdresse" | Kompanie, Adresse der Einheit |
"companyZip" | Kompanie, Postleitzahl der Einheit |
"firmenStadt" | Kompanie, Stadt von der Einheit |
"companyOrgNo" | Kompanie, Organisationsnummer der Einheit |
Tags - Kundeninformationen | Funktionalität |
"customerPhoneNo" | Telefon Nr. |
"customerCellNo" | Handy Nr. |
"customerPhone" | Telefon nein. Oder Handy, nein. Wenn kein Telefon existiert, nein. existiert |
"customerEmail" | |
"kundenName" | Kundenname |
"customerAddress1" | Kundenadresse Zeile 1 |
"customerAddress2" | Kundenadresse Zeile 2 |
"customerZip" | Kundenpostleitzahl |
"customerCity" | Kundenstadt |
Abbildung des PDF-Dokuments
Ein PDF-Formular auf Quinyx-Felder zuzuordnen, ist am besten in Adobe Acrobat Pro DC. Natürlich kann auch andere Software verwendet werden, aber dieser Leitfaden erklärt, wie es in Adobe Acrobat gemacht wird.
Felder in Form und Feldabbildung erstellen
Klicken Sie auf das Symbol "Vorbereitungsformular":
Du befindest dich jetzt in der Formularbearbeitungsansicht. In dieser Ansicht kannst du Textfelder, Kontrollkästchen usw. hinzufügen und ändern. Die Kästchen mit zum Beispiel "givenName" sind die Namen der Felder, die auf Quinyx abgebildet werden.
Sie können ein Textfeld oder ein Kontrollkästchen hinzufügen:
Wenn du ein Feld hinzufügst, kannst du ihm einen Namen geben. Füge das Tag für das Quinyx-Feld als Namen hinzu:
Wenn Sie den Feldnamen auswählen, können Sie aus den bereits vorhandenen Feldern wählen oder einen zusätzlichen Mitarbeiterfeldnamen erstellen.
Erstelle zusätzliche Mitarbeiterfelder
Sie können zusätzliche Felder in Quinyx erstellen. Navigieren Sie zu Konten-Einstellungen > Personen> Zusätzliche Felder:
Wie man ein zusätzliches Feld erstellt:
Navigiere zu Kontoeinstellungen > Personen > zusätzlichen Feldern.
Oben rechts drücken Sie das + -Symbol.
Geben Sie die folgenden Informationen ein.
Speichern.
Wenn Sie einen Feldtyp gewählt haben, geben Sie eine Erklärung für das Feld unter Tooltip an. Diese Erklärung erscheint dem Kunden wie ein Pop-up-Fenster.
Standardmäßig erscheinen die in Quinyx erstellten zusätzlichen Felder in alphanumerischer Reihenfolge, und die zusätzlichen Felder in Quinyx liegen in der Reihenfolge, in der sie erstellt wurden.
Es ist auch möglich, das Tag für ein Feld im Menü rechts hinzuzufügen oder zu ändern.
Verknüpfung: Verwendung bestehender Felder für ein neues Dokument
Ihre Organisation möchte vielleicht, dass mehrere verschiedene Vorlagen für Arbeitsverträge in Quinyx zugeordnet werden. Es ist üblich, dass Kunden innerhalb desselben Geschäfts oder Branchenbereichs dieselbe Vorlage verwenden. In diesen Fällen ist es möglich, ein bereits zugeordnetes Dokument zu verwenden und das "zugrundeliegende" Dokument zu ändern. Im Werkzeugmenü wählen Sie Seiten organisieren. Wählen Sie Ersetzen (oben rechts im Bild).
Wählen Sie alle Seiten oder eine bestimmte, wenn nur eine ersetzt werden sollte und die andere gleich bleibt.
Wähle, die Seiten zu ersetzen, und klicke auf OK.
Das Dokument oder bestimmte Seiten werden ersetzt, aber die zugeordneten Felder bleiben erhalten. Es ist möglich, weitere Felder hinzuzufügen und bei Bedarf neu zu ordnen.
Letzte Schritte
Wenn Sie alle Felder erstellt und zugeordnet haben, speichern Sie das Dokument. Laden Sie das Dokument in Quinyx unter Kontoeinstellungen > Formulare > PDF-Formulare hoch.
Wähle einen Namen für das Dokument aus. Das ist der Name, den es in der Quinyx-GUI haben wird.
Klicken Sie hier, um mehr über die Nutzung von E-Signing-Vereinbarungsvorlagen zu erfahren, und hier, um mehr über die Nutzung von E-Signing für einzelne Mitarbeiter zu erfahren.
Häufig gestellte Fragen
F: Kann ein Kunde seinen eigenen Vertrag zuordnen?
A: Ja, Kunden können ihre eigenen Verträge erstellen.
F: Kann beim Signieren mit BankID der Workflow so eingestellt werden, dass nur eine Person im Workflow ihn nutzen muss?
A: Nein, wenn BankID im Vertrag konfiguriert ist, muss jeder im Workflow mit BankID unterschreiben.
F: In welchem Format muss die Sozialversicherungsnummer bei der Nutzung der Bank-ID bei Scrive eingegeben werden?
A: Folgende Formate werden akzeptiert:
YYYYMMDDXXXX
YYMMDDXXXX
YYYYMMDD-XXXX
YYMMDD-XXXX
F: Kann ich Verträge über eine API abrufen?
A: Dies ist derzeit nicht möglich.
F: Ist es möglich, einen Überblick über die nicht unterschriebenen Verträge zu bekommen?
A: Dies ist derzeit nicht möglich.
F: Wie funktioniert es, wenn ein Kunde alle Unterschriften in einem Zeitraum verwendet hat? Gibt es eine Warnung?
A: Es wird keine Warnung gegeben, und es gibt keine Begrenzung, wie viele Sie verwenden dürfen; Sie werden jedoch für Vereinbarungen über das im Vertrag mit Quinyx vereinbarte Rechnungen berechnet.
F: Soll ich die Sprache in Quinyx oder Scrive einstellen?
A: Sie konfigurieren Sprachen in Scrive.
F: Wenn ein unterschriebener Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, wird eine Bestätigung an die Empfänger gesendet. Ist es möglich, die Bestätigungs-E-Mail zu deaktivieren?
A: Nein, das ist nicht möglich. Alle Empfänger erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
F: Wenn die Beschäftigung beendet ist, warum sehe ich die Vereinbarung nicht?
A: Wenn Sie den Mitarbeiter aktivieren, können Sie die Vereinbarung erneut sehen.
F: Haben wir Möglichkeiten, Gehaltskosten in Scrive zu verbergen?
A: Nein, das ist nicht möglich, da es sich um einen Vertrag handelt, den ein Mitarbeiter mit dem vereinbarten Gehalt unterschreibt.
Ist es möglich, im Scrive-Vertrag eine bevorstehende Beschäftigungsquote/Gehalt zu haben?
F: Werden Verträge in Scrive oder in Quinyx gespeichert?
A: Verträge werden in Scrive aufbewahrt und auf Abruf in Quinyx abgerufen.
F: Wie richte ich den Workflow des E-Signings ein?
A: Sie können den E-Signing-Workflow unter Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Vereinbarungsvorlagen > Vereinbarung > E-Signing anpassen. Lesen Sie hier mehr über die Einrichtung des E-Signing-Workflows.
F: Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich den E-Signing-Prozess starte?
A: Lesen Sie hier mehr über HTTP-Statuscodes von Scrive, die den Erfolg oder Misserfolg einer API-Anfrage anzeigen.