Werken met tijdsregistraties

Het gebruik van tijdstrackers in Quinyx is optioneel.

Wat is een tijdmeter?

Time Tracker is een unieke term van Quinyx. Het is een functie om uren, minuten of dagen bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld tijdsregistraties gebruiken om vakantiesaldo's, verlof in plaats van verlof, flexibele tijden, enzovoort bij te houden. Werknemers kunnen Time Trackers gebruiken om hun saldo's in de mobiele app te monitoren.

Simpel gezegd is een tijdmeter een numerieke waarde (saldo) die in de loop van de tijd varieert en toeneemt en daalt als gevolg van transacties.

Tijdtrackers:

Heb één waarde per werknemer
Worden gemeten in uren of dagen
Kan geperiodiseerd of totaalwaardesaldo weergeven

Voorbeelden zijn:

Vakantieuren/-dagen
Verlof in plaats van
Ziekteuren/ziektedagen

Gebruikssituaties

Als Account Manager kan ik:

Ga naar een pagina waar ik een nieuwe Time Tracker kan toevoegen.
Maak een tijdtracker.
Een bestaande tijdtracker bewerken.
Verwijder een bestaande tijdtracker.
Bekijk een lijst van al mijn tijdsvolgers.
Gebruik mijn Time Trackers bij het configureren van een overeenkomsttemplate.

Wat kun je doen met tijdtrackers?

Je kunt Time Trackers gebruiken om de vakantiesaldo's, verlof in plaats van werknemers, flexuren, enzovoort bij te houden. Je kunt tijdstrackers configureren die uniek zijn voor jouw organisatie en zoveel maken als je wilt.

Maak tijdregistraties aan

Voordat je een tijdtracker kunt configureren, moet je deze zelf aanmaken. De creatie stelt je ook in staat om enkele basisinstellingen toe te passen.

Maak een tijdtracker aan door te navigeren naar Account > Overeenkomsten > Time Trackers.

Afkorting	Korte naam.
Naam	Wat is zichtbaar in de menu's in de applicatie.
Decimalen om te tonen	Hoeveel decimalen je wilt dat de Time Tracker in de weergaven toont.
Dagen/uren	Of de Time Tracker dagen of uren en minuten moet tellen.
Reacties	Optioneel
Geperiodiseerd	Gebruik periodized als het Time Tracker-saldo van het ene jaar naar het andere kan worden overgedragen en per jaar een uniek saldo heeft. Als werknemers bijvoorbeeld tot 5 vakantiedagen 5 jaar kunnen sparen, kan Quinyx verschillende saldi per jaar berekenen. Wanneer je dit vakje aanvinkt, verschijnen de volgende velden: Elk jaar begint met: Selecteer welke datum elk geperiodiseerd jaar moet beginnen. Maximale opbouw per jaar: Voor positieve transacties met de operator Bijdragen, behalve handmatige aanpassingen, wordt de som van kwalificerende transacties per geperiodiseerd jaar beperkt tot het gespecificeerde totaal. Nul betekent onbeperkt. Je kunt geen maximale opbouw instellen in een Time Tracker die niet geperiodiseerd is. Standaardaftrekvolgorde: Selecteer hoe de berekening moet plaatsvinden als Time Trackers geperiodiseerd zijn. We ondersteunen verschillende manieren om dagen/uren af te trekken van een geperiodiseerde tijdsregistratie. Deze instelling bepaalt het jaar waarvan negatieve transacties (bijvoorbeeld vakantie nemen) worden afgetrokken: Geen (aftrek van het huidige jaar): Dit is de standaardoptie, en zoals beschreven worden dagen/uren afgetrokken van hetzelfde geperiodiseerde jaar als waarin de transactie is aangemaakt. Minst recente jaar eerst: Deze optie trekt dagen af van het oudste jaar met een saldo hoger dan nul. Eerst het huidige jaar, dan het oudste: Dit neemt eerst dagen in beslag vanaf het huidige jaar, daarna wordt dezelfde volgorde toegepast als de bovenstaande optie, het oudste jaar met een saldo hoger dan nul. Eerst die verloopt: Dit trekt dagen af van het geperiodiseerde jaar dat bijna verloopt. Dit is nodig voor de wettelijke/niet-wettelijke functionaliteit, waarbij je sommige vakantiedagen langer kunt bewaren dan andere. Saldo per huidig jaar: Selecteer of geperiodiseerde Time Tracker moet worden weergegeven op basis van de werkelijke datum of per geselecteerde dag voor de waarde van deze ja. Saldo per voorig jaar: Selecteer of de Time Tracker moet worden weergegeven op basis van de werkelijke datum of per geselecteerde dag voor de waarde van vorig jaar. Quinyx toont geen 0 (nul) waarden uit voorgaande jaren in de Tijdkaart.
Totale startdatum	Vanaf de datum zou de Time Tracker moeten beginnen te tellen. Opmerking: Wanneer de 'dienstverband... De startdatum' wordt gekozen; Quinyx beschouwt de startdatum van de TT als standaard. (Bijvoorbeeld, wanneer de startdatum van het werk vóór de TT begindatum ligt, beschouwt Quinyx de startdatum van TT).
Limiet aan dienstverband sinds de datum	Dit telt alleen mee van de dienstnemer sinds de datum.
Waarschuwingen voor het weergeven	Dit waarschuwt voor minimum- en maximumwaarden. Er zal een waarschuwing zichtbaar zijn op de tijdkaart. Stel minimum- en maximumwaarden in om een waarschuwing voor de Time Tracker te tonen wanneer een van deze waarden is bereikt. Let op dat het instellen van een minimum- en maximumwaarde slechts een waarschuwing geeft wanneer de waarde wordt overschreden; het stopt de Time Tracker niet met berekenen. Je kunt een handmatige planningswaarschuwing instellen voor het opbouwen van afwezigheid. Als je ervoor kiest deze te configureren, ontvangt een gebruiker in het managerportaal een waarschuwing dat de gegeven Time Tracker is overschreden bij het proberen een afwezigheid aan te maken en wordt hij geblokkeerd om verder te gaan.
Toon in het personeelsportaal en mobiele app	Gebruik of Time Trackers zichtbaar moeten zijn voor medewerkers in de mobiele app
Sla op	Vergeet niet je Time Tracker op te slaan.

Er is geen limiet aan het aantal tijdstracers dat je kunt maken.

Zodra je de Time Trackers hebt gemaakt, kunnen ze op twee verschillende manieren worden geconfigureerd. Je kunt een tijdsmeter instellen die telt op basis van de output van een specifiek salaristype, of je kunt regels instellen voor opbouw/aftrek/reset in een overeenkomsttemplate.

Koppel tijdregistraties aan een overeenkomst of salaristype

Tijdtrackers kunnen op verschillende manieren worden gebruikt om tijd te tellen. Je kunt een Time Tracker direct toevoegen aan een specifiek salaristype, wat betekent dat wanneer dat salaristype wordt gegenereerd, het Time Tracker-saldo stijgt of daalt. Als je dit direct koppelt aan het salaristype onder de accountinstellingen, wordt dit vertaald naar het salaristype in de overeenkomsttemplate.

Je kunt ook een Time Tracker toevoegen aan een salaristype in een overeenkomsttemplate. Dit betekent echter dat het alleen gekoppeld zal zijn aan het salaristype op dat specifieke overeenkomsttemplate.

Je kunt zoveel Time Trackers toevoegen als je nodig hebt voor je organisatie.

Koppel een tijdtracker aan een salaristype (op mondiaal niveau)

Om een tijdtracker aan een salaristype te koppelen, ga je naar Account > Overeenkomsten >Salaristypen.

Voeg een tijdtracker toe aan een overeenkomst

Je kunt een Time Tracker aan een overeenkomst toevoegen door naar Accountinstellingen > Overeenkomsten > Overeenkomsttemplates > Time Trackers te gaan.

Lees hier meer over het toevoegen van een Time Tracker aan een overeenkomst.

Bekijk de tijdregistraties van een medewerker

Zodra je Time Trackers hebt geconfigureerd, kunnen ze worden bekeken als een saldo of een logboek van transacties (zoals een bankrekening).

Tijdvolger samenvatting

Je kunt het saldo van de Tijdmeter aan de rechterkant van de Tijdkaart bekijken.

Je kunt een startsaldo instellen op de Tijdkaart. Lees hier meer.

Tijdvolgertransacties

Een Time Tracker-transactie kan door meerdere bronnen of oorzaken worden aangemaakt.

Uitkomst van het type salaris.
Handmatig toegevoegde transacties, dus aanpassingen via WSDL of GUI.
Time Tracker-opbouwdrivers zijn aanwezig in overeenkomsttemplates nadat ze zijn geconfigureerd.

Een tijdmeter is alleen zichtbaar voor een medewerker als hij een transactie heeft gehad. Dus bijvoorbeeld, als een medewerker in de mobiele app kijkt maar nooit ziekteverlof heeft genomen, ziet hij geen Time Tracker.

De Time Tracker-transactielijst toont een saldo dat gebaseerd is op de laatst gesloten datum (definitieve overdracht naar loonadministratie) + en ontgrendelde transacties binnen de geselecteerde tijdspanne. Als gevolg hiervan zie je zelden een correct saldo als je slechts één datum in de transactielijst selecteert.

Let op dat wijzigingen in overeenkomsttemplates invloed kunnen hebben op tijdregistratiewaarden in perioden die al naar de loonadministratie zijn overgedragen. Bijvoorbeeld als je wijzigingen aanbrengt in salaristypes die gekoppeld zijn aan een Time Tracker.

Praktisch voorbeeld

Als mijn laatste overdracht naar de loonadministratiedatum oktober 2021 is

En in de tijdkaart selecteer ik om Time Tracker-transacties van 1 december 2021 tot 31 december 2021 weer te geven

Dan zal het saldo geen transacties meer omvatten die in november 2021 plaatsvinden.

Daardoor zie ik een ander saldo in de lijst met tijdregistratietransacties vergeleken met de tijdregistratiepod aan de rechterkant van de tijdkaart.

Lees hier meer over het gebruik van API's gerelateerd aan tijdsregistraties.