Herinneringen

Herinneringen is een functionaliteit die managers is ontworpen om voorwaarden te configureren waarmee het systeem automatische berichten aan gebruikers moet sturen telkens wanneer een gebruiker aan een specifieke set criteria voldoet.

Bijvoorbeeld - Ida is manager bij de lokale surf- en turf-taco-hut. Ze houdt van tijdrapportage, maar haat het om haar medewerkers aan het eind van elke maand achter haar aan te zitten om hun tijd te bevestigen. Dus zet ze in plaats daarvan een herinnering op, zodat:

• 5 dagen voor het einde van de maand;

• Een herinnering wordt via Qmail verzonden met een aangepast bericht;

• Aan elke medewerker die zijn tijd niet heeft bevestigd;

Deze medewerkers ontvangen vervolgens een automatisch bericht op het afgesproken moment, waardoor ze het gedoe bespaart om handmatig uit te zoeken wie wel of niet hun tijd heeft bevestigd, en achter elk van hen aan te rennen.

Het doel hier is om een systeem van stapellogica te creëren dat verschillende soorten herinneringen mogelijk maakt - zodat het systeem automatisch verschillende gebruikersgroepen zoveel mogelijk informatie kan geven en de informatie gemakkelijk toegankelijk kan maken, zodat zij op het juiste moment de juiste actie kunnen ondernemen.

Herinneringstypen

Met Reminds kunnen gebruikers geautomatiseerde herinneringen maken op basis van verschillende criteria, voor verschillende gebruikersgroepen, om nieuwe inzichten voor jou en je bedrijf te creëren. Met versie 1 hebben we ons eerste herinneringstype uitgebracht, maar we zullen onze herinneringssuite continu uitbreiden met toekomstige iteraties van herinneringen.

Als je ideeën hebt voor nieuwe herinneringstypes die je graag in Quinyx zou zien, neem dan gerust contact op!

Bewijs van vermissing

Dit type herinnering zou een herinnering moeten sturen naar gebruikers als zij - of de medewerkers die zij beheren - hun tijd niet hebben bevestigd naarmate het einde van de maand nadert.

Daardoor kan een manager automatische herinneringen instellen om werknemers aan te moedigen of aan te moedigen hun tijd eerder dan later te bevestigen, en begrijpen wanneer hun medewerkers hun tijd succesvol hebben bevestigd – door hen in staat te stellen effectiever en tijdiger te zijn met hun loonadministratie.

Binnen dit herinneringstype zijn er twee subtypen:

• Werknemerverklaring vermist

• Manager Attest Vermist

Werknemerverklaring vermist

Werknemerverklaring vermist is de meest voor de hand liggende herinnering van de groep. Als dit is geconfigureerd, controleert dit op vermiste medewerkerverklaringen op het vastgestelde tijdstip.

Je zou bijvoorbeeld een herinnering kunnen instellen waarbij het systeem 5 dagen voor het einde van de maand automatisch een Qmail stuurt naar elke medewerker die geen attests heeft bij een ponsing of verlof.

Dat betekent dat je als manager deze reeks herinneringen kunt opzetten, zodat:

• 10 dagen voor het einde van de maand

• 5 dagen voor het einde van de maand

• 1 dag voor het einde van de maand

Het systeem controleert automatisch welke medewerkers nog ontbrekende attesten hebben bij een stempel of verlof en stuurt een herinnering naar elk om hun tijd te bevestigen.

Manager vermist

Manager Attest Missing die, indien geconfigureerd, op het vastgestelde tijdstip controleert op ontbrekende manager-attests.

Bijvoorbeeld, na de Employee Attest Missing-herinnering 5 dagen voor het einde van de maand, kun je een tweede Manager-attest Missing-herinnering instellen 3 dagen voor het einde van de maand om ook te controleren of alle managers met succes alle diensten of afwezigheid van de medewerkers hebben bevestigd.

Deze melding wordt naar de betreffende manager gestuurd, zoals gedefinieerd in het veld "rapporteren aan" voor die werknemer.

Je kunt beide soorten herinneringen op dezelfde dag instellen zodat je effectief kunt controleren of er certificaten ontbreken voor de betreffende maand.

Door een combinatie van deze twee herinneringssubtypes in te stellen, kun jij als manager deze controle uitvoeren om te verifiëren dat er geen ontbrekende certificaten ontbreken voor medewerkers of managers. Zo kun je er zekerder van zijn dat je klaar bent om te beginnen met de voorbereiding van je loonadministratie.

Herinneringen voor het type vertrekken

In veel bedrijven, vooral die opereren in regio's met specifieke afwezigheidgerelateerde regelgeving, zoals de Noordse landen, is het essentieel om medewerkers bij te houden voor , loonadministratie en verzekeringsdoeleinden. Om managers te helpen deze belangrijke details bij te houden, kun je met de verloftype herinneringsfunctie automatische herinneringen instellen op basis van specifieke afwezigheidscriteria. Deze herinneringen kunnen worden geactiveerd door twee soorten verlofpatronen: niet-opeenvolgende en opeenvolgende afwezigheden.

Niet-opeenvolgende verlofherinnering

De niet-opeenvolgend verlof-type herinnering houdt de niet-opeenvolgende afwezigheid van werknemers over een bepaalde periode bij en stuurt meldingen naar managers wanneer bepaalde drempels zijn bereikt. Dit stelt bedrijven in staat om te voldoen aan lokale regelgeving, de loonadministratie efficiënt te beheren en tijdige coördinatie met verzekeraars te waarborgen. En meer nog: je kunt tijd besparen, de naleving verbeteren en tijdige actie garanderen wanneer de afwezigheidsdrempels van werknemers zijn bereikt.

Als Ida bijvoorbeeld de afgelopen twee maanden met tussenpozen 13 dagen ziek is geweest, kan haar manager actie moeten ondernemen zodra ze 14 dagen is.

In bepaalde regio's, zoals Zweden, kan na de 14e ziektedag een deel van het salaris van een werknemer worden gedekt door een externe verzekeraar (zoals de Zweedse verzekeringsmaatschappij). De niet-opeenvolgend verlof-type herinnering zorgt ervoor dat managers een melding ontvangen zodra Ida's afwezigheid de kritieke drempel bereikt, zodat ze de nodige stappen kunnen ondernemen, zoals het indienen van papieren bij de verzekeraar.

Lees hier meer over hoe je herinneringen kunt instellen en configureren!

Herinnering voor opeenvolgende verloftypen

De herinnering voor opeenvolgend verlof houdt de opeenvolgende afwezigheid van werknemers over een bepaalde periode bij en stuurt meldingen naar managers wanneer bepaalde drempels zijn gehaald. Dit stelt bedrijven in staat om te voldoen aan lokale regelgeving, de loonadministratie efficiënt te beheren en tijdige coördinatie met verzekeringsmaatschappijen te waarborgen. En meer nog: je kunt tijd besparen, de naleving verbeteren en tijdige actie garanderen wanneer de drempels voor personeelsverzuim zijn bereikt.

Als Ida bijvoorbeeld in totaal 7 opeenvolgende dagen ziek is geweest, kan haar manager een doktersverklaring vereisen.

In bepaalde regio's, zoals Zweden, kan je werkgever na de zevende ziektedag van je eisen een doktersverklaring te tonen. De herinnering van het type opeenvolgend verlof zorgt ervoor dat managers een melding ontvangen zodra Ida's afwezigheden de kritieke drempel bereiken, zodat ze de nodige stappen kunnen ondernemen, zoals het indienen van papieren bij de verzekeraar.

Lees hier meer over hoe je herinneringen kunt instellen en configureren!

Ontvangertypes voor verlofherinneringen

Bij het instellen van een verlofherinnering heb je twee opties:

1. Verslaggevende manager van de getroffen werknemer: dit stuurt de melding naar de betreffende manager, zoals gedefinieerd in het veld "Rapporteren aan" voor die werknemer (People > People details > geavanceerde details).

2. De rapporterende manager van de getroffen medewerker met fallback: dit volgt hetzelfde ontwerp als de logica voor afwezigheidsverzoeken. Als een "Rapporteren aan" manager niet is gedefinieerd — of de manager die daar is gedefinieerd geen schrijftoegang heeft voor afwezigheidstoestemming voor de thuisunit van de medewerker — wordt de herinnering in plaats daarvan naar de volgende manager gestuurd, volgens jouw opzet.

Goed om te weten over elke optie

Rapporteur van de getroffen werknemer

• Deze optie kijkt naar het veld "Rapporteren aan" en verder niets. Het controleert niet of die manager afwezigheidsrechten heeft, dus de herinnering wordt verzonden zelfs als dat niet zo is.

• Als het veld "Rapporteren aan" leeg is, wordt er geen herinnering gestuurd voor die werknemer. Er is geen back-back bij deze optie — de werknemer wordt simpelweg overgeslagen.

Rapporteur van de getroffen werknemer met vangnet

• De "Rapporteren aan" manager wordt alleen gebruikt als ze schrijftoegang hebben voor afwezigheidstoestemming op de thuisunit van de medewerker. Als dat niet zo is, gaat Quinyx door naar de fallback.

• De fallback kijkt naar de home unit tree van de medewerker (secties onder de home unit, de home unit zelf, het district erboven en klantniveau) naar managers die schrijftoegang hebben bij afwezigheidstoestemming en een directe rol ten minste één niveau boven het hoogste functieniveau van de medewerker.

• De herinnering gaat naar de managers die het dichtst boven de medewerker in die boom staan. Als meerdere managers dat niveau delen, ontvangen ze allemaal de herinnering — dus één verlofherinnering kan meer dan één ontvanger hebben.

• Net als bij afwezigheidsverzoeken houdt deze logica geen rekening met unitmanagers die binnen unit-instellingen zijn geplaatst onder groepsbeheer.

In beide gevallen ontvangen alleen actieve werknemers van wie de einddatum leeg is of in de toekomst de herinnering heeft.

Probleemoplossing & veelgestelde vragen

V: Hoe zit het met de herinneringen die ik in Classic heb ingesteld?

A: Met versie 1 gaan we met de nieuwe versie van Attest-herinneringen (zoals we in Classic hadden). Het belangrijkste om hier echter op te merken is dat:

1. Quinyx (Neo) herinneringen zijn niet achterwaarts compatibel met Classic-herinneringen.

2. Het zal de Classic-versies niet breken, maar die blijven wel naast de Quinyx (Neo) draaien.

3. Dit betekent dat voor elke klant die Classic-herinneringen gebruikt, de vraag/verzoek kan verschijnen om ze te verwijderen zodat er geen conflicterende of herhalende informatie ontstaat met de nieuw aangemaakte Quinyx-herinneringen.

Daarom kunt u op korte termijn , als u een oude herinnering wilt laten aanmaken of verwijderen, contact opnemen met uw supportcontactpersoon zoals u dat vandaag doet. Op de lange termijn starten we na de eerste release een formeler migratieproject om klanten te identificeren en systematisch te bereiken die nog steeds de oude Classic-herinneringen gebruiken.

V: Waar ontvangen gebruikers de herinnering?

A: In het verleden kon een gebruiker een herinnering ontvangen via SMS, e-mail of Qmail.

We hebben dit vereenvoudigd en in plaats daarvan herinneringen beperkt tot het versturen naar Qmail (met versie 1). Dus zodra een herinnering is verzonden, verschijnt deze in de Qmail-inbox van de getroffen gebruiker met het herinneringslabel.

We zullen aanvullende uitvoertypes onderzoeken in Reminders - Phase 2, zoals Messenger, evenals hoe herinneringen beter kunnen worden gevisualiseerd in het webportaal. Dit moet echter nog bevestigd worden.

V: Worden herinneringen naar iedereen gestuurd? Is er een manier om de ontvangergroepen te filteren?

A: Met versie 1 worden herinneringen globaal geconfigureerd.

Dat betekent dat - voor gebruiksgemak en een consistente ervaring binnen uw bedrijf, herinneringen worden geconfigureerd en op een uniforme manier naar uw hele bedrijf gestuurd.

V: Wat betekent de actieve versus inactieve status precies?

A: Bij het aanmaken of beheren van je herinneringen is er de optie om een herinnering als Actief te markeren.

Dit stelt je in staat om een nieuwe herinnering op te slaan als een (bijna) "Concept"-status, of je kunt een bestaande herinnering pauzeren als je bijvoorbeeld niet wilt dat bepaalde herinneringen in de zomer of andere geselecteerde periodes blijven staan.

De status wordt weergegeven in de bewerkingstoestand, evenals gemarkeerd in het overzicht, zodat je gemakkelijk kunt zien of elke herinnering als Actief of Inactief is ingesteld.

V: Wie kan herinneringen maken en bewerken?

A: Onder Accountinstellingen > Rollen kun je definiëren welke rollen leesrechten, schrijven en bewerken moeten hebben voor verschillende medewerkersgroepen.

V: Wie ontvangt de herinneringen?

A: De beschikbare ontvangers kunnen verschillen afhankelijk van het geselecteerde herinneringstype. Sommige herinneringstypen zijn toepasbaarder op verschillende ontvangergroepen dan andere - daarom hebben we deze schaalbare optie ontworpen om indien nodig één groep toe te staan, terwijl andere meerdere kunnen hebben.

Hieronder volgt een overzicht van de ontvangergroepen per type herinnering:

V: Wat gebeurt er als er geen ontvanger gevonden kan worden?

A: De herinnering wordt overgeslagen voor die medewerker. Er wordt niets verzonden en er wordt geen foutmelding weergegeven in de webapp.

Dit kan gebeuren wanneer:

• Je hebt de rapportagemanager van de betreffende werknemer geselecteerd en de werknemer heeft geen manager in het veld "Rapporteren aan".

• Je hebt de rapportagemanager van de betreffende werknemer geselecteerd met fallback, het veld "Rapporteren aan" is leeg (of die manager heeft geen schrijftoegang voor afwezigheid), en er is geen manager boven de medewerker in hun thuisunit die daarvoor in aanmerking komt. Dit is meestal het geval voor iemand met de hoogste rol in de hoogste groep, zoals een accounteigenaar of systeembeheerder.

• De werknemer heeft geen directe rol op zijn thuisunit. Een persoon in Quinyx moet minstens één directe rol op de home unit hebben (inclusief secties) om de fallback-logica te laten werken.

De herinnering werkt nog steeds normaal voor alle andere betrokken medewerkers — alleen de medewerkers zonder beschikbare ontvanger worden overgeslagen.

Als je zeker wilt weten dat iemand deze herinneringen altijd ontvangt, raden we aan om ofwel het veld "Rapporteren aan" voor de betrokken medewerkers in te vullen, of een rol aan te maken op het niveau net boven hen en deze toe te wijzen aan de managers die op de hoogte moeten worden gesteld. Zie de logica voor afwezigheidsverzoekmeldingen voor meer informatie.

V: Hoe werkt de herinneringsgeschiedenis?

A: Net als bij Newsfeed hebben we een basisherinneringsgeschiedenis opgenomen die bij het bewerken van een bestaande herinnering informatie geeft over wie (en wanneer) deze herinnering voor het eerst is aangemaakt , evenals details over wanneer deze voor het laatst is aangepast.

V: Kun je je eigen herinneringen maken en de bestaande niet gebruiken?

A: Je kunt je eigen herinneringen maken, maar die moeten gebaseerd zijn op de bestaande herinneringstypes. De naamgeving en het type placeholders dat je kiest zijn echter jouw beslissingen.

Om meer te lezen, lees je hoe je herinneringen kunt instellen en configureren.