Herinneringen zijn prettig en gebruiksvriendelijk. Bij het configureren van herinneringen vul je simpelweg de basiscriteria in voor het geselecteerde type herinnering, en de gedefinieerde ontvangergroep ontvangt automatische meldingen op basis van de tijd- of gebeurteniscriteria die zijn vastgesteld.
Het onderstaande voorbeeld gebruikt het herinneringstype Werknemer Attest Vermist:
Ga naar Accountinstellingen > Geavanceerde instellingen > Herinneringen.
Klik op de knop Nieuw toevoegen en vul de algemene informatie in (dat wil zeggen, informatie die gemeenschappelijk is voor alle herinneringstypen). Het geselecteerde herinneringstype bepaalt welke extra velden beschikbaar zijn zodra je op Opslaan en het tweede Herinneringsregelspaneel ontgrendelt.
In het paneel Herinneringsregels kun je regels instellen die specifiek zijn voor het geselecteerde type herinnering.
Een van de laatste stappen is bepalen of je je nieuwe herinnering wilt "activeren". Als dat zo is, gaan herinneringen live zodra je op Opslaan drukt. Als je niet geselecteerd bent, wordt het als "Inactief" gemarkeerd totdat je besluit het te activeren, bijna als een concept-status . Evenzo, als je ooit een actieve herinnering om welke reden dan ook wilt pauzeren , kun je dat hier doen.
Nadat je op Opslaan hebt gedrukt, krijg je een mooi overzicht van je nieuwe herinnering! Als je iets wilt veranderen, kun je het altijd dienovereenkomstig aanpassen.
Klaar! Als je teruggaat naar het overzicht, zie je een mooie lijst met alle herinneringen die voor je bedrijf zijn ingesteld.
Voor bevestigingsherinneringen worden herinneringen alleen gestuurd naar de personen die zijn geïdentificeerd als de "Rapporteren aan" persoon, gespecificeerd in het Personen-tabblad binnen de personeelskaart onder Geavanceerde gegevens.
Hoe je verlof-type herinneringen configureert
Bij het configureren van 'leave-type herinneringen ' volg je dezelfde workflow als een typisch herinneringstype, waarbij je het type herinnering, de ontvangers en het aangepaste bericht definieert in het eerste paneel.
Zodra het eerste paneel is opgeslagen, wordt een tweede module ingeschakeld, met enkele aangepaste occurrence rule-configuraties die uniek zijn voor dit herinneringstype.
Aangepaste regels - Herinneringen voor het type Verlaten
Configuratie | Definitie | Validaties |
Soorten verlof | Een dropdown waarmee je kunt kiezen uit de beschikbare Leave-types die voor jouw organisatie zijn geconfigureerd. | Je moet één type verlof selecteren, specifiek voor deze herinneringsberekening. |
Maximaal toegestane afwezigheid | Het aantal afwezigheden waarna je een herinnering wilt activeren. Als je het bijvoorbeeld op 10 zet, wordt er een herinnering gestuurd zodra een medewerker zijn elfde afwezigheid registreert. | Verplicht veld |
Duur | De periode (in dagen) waarin je de afwezigheden wilt bijhouden. Als je dit bijvoorbeeld op 30 dagen zet, dan wordt er automatisch een melding gestuurd als een medewerker zijn elfde afwezigheid registreert op de 29e dag (getraceerd vanaf de datum van de eerste afwezigheid). Aan de andere kant - als een medewerker op de 35e dag zijn elfde afwezigheid registreert, wordt er geen melding verstuurd (omdat het niet langer voldoet aan de criteria van de herinnering). | |
Respijtperiode | De respijtperiode is een configuratie in Quinyx die gebruikers meer controle geeft over verlofherinneringen en ervoor zorgt dat de informatie die ze ontvangen zowel betekenisvol als accuraat is. De respijtperiode stelt gebruikers in staat het aantal dagen zonder afwezigheid te definiëren dat moet verstrijken voordat het systeem reset en een nieuwe periode afwezigheden voor een medewerker begint te tellen. Dit helpt onnodige meldingen te voorkomen en zorgt ervoor dat alleen relevante afwezigheidspatronen worden gemarkeerd. Bijvoorbeeld: stel dat een bedrijf een respijtperiode van 7 dagen stelt voor een "Non-consecutive leave type herinnering". Als een werknemer, John, in januari 3 dagen ziekteverlof neemt en in februari nog eens 4 dagen, activeert het systeem de herinnering als zijn afwezigheid een vooraf ingestelde drempel overschrijdt, bijvoorbeeld 7 dagen binnen een bepaalde periode. De respijtperiode helpt om herinneringen voor lange afwezigheden te voorkomen, zodat managers zich richten op betekenisvolle afwezigheidspatronen die aandacht vereisen, in plaats van op geïsoleerde, kleine gebeurtenissen. |
Voor verlof-type herinneringen kies je het type ontvanger bij het configureren van de herinnering. Je kunt alleen naar de "Rapporteren aan" manager sturen, of de fallback-optie gebruiken zodat de herinnering de volgende manager in de rij bereikt wanneer er geen "Rapporteren aan" manager beschikbaar is. Zie Herinneringen voor een overzicht van beide opties.
Dynamische tijdelijke aanduidingen
Dynamische plaatsvervangers stellen je in staat het onderwerp en de boodschap van je herinneringen beter aan te passen, zodat je herinneringen dynamische informatie bevatten om gepersonaliseerde informatie binnen de inhoud van elke herinnering mogelijk te maken.
Bijvoorbeeld - door de #recipient_name# (via de op te nemen) wordt de informatie dynamisch, dus in plaats van een statische 'Beste Werknemer ' te lezen, wordt de tijdelijke aanduiding automatisch vervangen door de naam van de ontvanger voor die herinnering - bijvoorbeeld 'Beste Erik'.
Elk herinneringstype heeft verschillende tijdelijke aanduidingen, zoals aangegeven door de "quick insert"-opties onderaan, gebaseerd op de criteria van elk herinneringstype. Hiermee kun je elk van je herinneringen beter aanpassen met de belangrijkste informatie voor elke ontvanger.
Plaatsvervangers | Beschrijving |
Werknemernaam #employee_name # | Voegt een dynamische tijdelijke toevoeging toe voor de naam van de door de herinnering getroffen werknemer. |
Eenheidsnaam #unit_name # | Voegt een dynamische tijdelijke aanduiding toe die de naam van de eenheid van de door de herinnering getroffen werknemer toevoegt. |
Naam van de ontvanger #recipient_name # | Voegt een dynamische tijdelijke toevoeging toe die de naam toevoegt van de gebruiker die de herinnering ontvangt. |
Leave-type #leave_type # | Voegt een dynamische tijdelijke toevoeging toe die de naam toevoegt van het type verlaat dat de herinnering activeert. |
Drempelgetal #threshold_number # | Voegt een dynamische plaatsvervanger toe voor het drempelgetal voor een verloftype dat in de herinnering wordt gebruikt. |
Duur #duration # | Voegt een dynamische tijdelijke toevoeging toe voor de duur van de afwezigheid. |
Hieronder volgt een voorbeeld van hoe dynamische placeholders gebruikt kunnen worden in een herinneringsbericht:
Voor meer informatie over de verschillende soorten herinneringen die beschikbaar zijn, klik hier.