Loonschema

Loonschema

Pay Schedules stelt organisaties in staat hun loonadministratie te automatiseren en te stroomlijnen door handmatig groeperen te vervangen door een sterk configureerbaar systeem.

Door werknemers te groeperen op basis van specifieke criteria zoals looncyclus, type dienstverband en loonadministratiebestand, kunnen bedrijven de verwerkingsefficiëntie aanzienlijk verbeteren terwijl ze strikt zijn aan wettelijke en lokale regelgeving.

Deze functie is essentieel voor moderne organisaties omdat het administratieve fouten vermindert, nauwkeurige financiële planning ondersteunt en een diepgaande personalisatie van loonadministratieprocessen mogelijk maakt om aan de unieke behoeften van verschillende werknemersgroepen te voldoen.

De implementatie van loonschema's omvat het identificeren van strategische criteria voor het groeperen van werknemers, zoals loonfrequentie, geografische locatie, afdelingsstructuur of de aard van het werk, inclusief fulltime, parttime en contractfuncties. Zodra deze criteria zijn vastgesteld, worden medewerkers naadloos toegewezen aan hun juiste rooster binnen het Quinyx-platform om consistentie en nauwkeurigheid in alle loonadministratiegegevens te waarborgen.

Naast operationele verbeteringen heeft de introductie van deze functie een aanzienlijke impact op de tevredenheid en het moreel van het personeel. Door batchverwerking van betalingen, loonberekeningen en belastingaftrekposten te ondersteunen, zorgt het systeem ervoor dat medewerkers correct en op tijd worden betaald, wat een cultuur van transparantie en vertrouwen tussen de organisatie en haar medewerkers bevordert. Deze automatisering minimaliseert de kans op fouten en vermindert de totale administratieve last, waardoor de loonadministratie sneller en betrouwbaarder kan worden verwerkt door de hele onderneming.

Inschakelen van betaalschema's en configuratie

Hier is de stapsgewijze workflow om de Pay Schedules-instelling binnen Quinyx in te schakelen.

Werkwijze: Inschakelen van loonschema's

• Stap 1: Toegang tot de accountinstellingen

  • Actie: Klik op het gebruikersprofiel/account-icoon rechtsboven in het dashboard.

  • Selectie: Selecteer in het dropdownmenu Accountinstellingen.

• Stap 2: Navigeer naar geavanceerde instellingen

  • Actie: Scroll naar beneden in de navigatie-zijbalk links naar de sectie Geavanceerde instellingen .

  • Selectie: Klik op de instellingen van het globale account.

• Stap 3: Open loonschema's configuratie

  • Actie: In de hoofdlijst "Globale accountinstellingen" vind je de optie voor Pay schedules enablement.

  • Selectie: Klik op de link om de configuratiepagina te openen.

• Stap 4: Schakel de instelling in

  • Actie: Zoek het selectievakje 'Pay schedules activeren ' onder de kolom "Actie".

  • Selectie: Klik op het Edit/Checkbox-icoon om de instelling naar "Ingeschakeld" te zetten (aangegeven met een groen vinkje).

Een nieuw salarisschema aanmaken

Zodra ingeschakeld, kun je de specifieke parameters voor je salarisschema's definiëren.

• Toegang tot salarisschema's: Selecteer Loonschema's in het gedeelte Loonadministratie-instellingen in de zijbalk.

• Start aanmaken: Klik op de groene Toevoegknop rechtsboven.

• Definieer details van het salarisschema: Vul de volgende verplichte velden in in de schuif "Pay schedule toevoegen":

  • Naam: Voer een beschrijvende naam in (bijv. "Pay schedule 1").

  • Integratiesleutel: Geef een unieke identificatiecode.

  • Werknemertype: Selecteer de toepasselijke categorie tussen Uurloon en Maandelijks.

  • Betaalcyclus: Kies de frequentie: Wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks, maandelijks en op maat.

• Stel de parameters voor de betaalperiode:

  • Startdatum: Selecteer de datum uit de kalender waarop de betaalperiode zou moeten beginnen.

  • Run pay day uit: Kies de specifieke dag van de week (bijvoorbeeld maandag) waarop de loonlijst wordt verwerkt.

Je krijgt de volgende betaalperiode te zien, waarbij alle bovenstaande parameters en de huidige datum worden meegenomen.

• Configuratie afronden:

  • Loonadministratiebestand: Selecteer het juiste exportformaat of bestandstype uit het dropdownmenu - Dit bestand zou overeenkomen met het bestand dat is geselecteerd in de overeenkomsttemplates van de medewerkers die u aan dit salarisschema zult toewijzen.

  • Beschrijving: Voeg alle relevante aantekeningen toe over het rooster.

  • Opslaan: Klik op de Opslaan-knop om het schema aan te maken.

ID- en naamvalidatie: Quinyx voorkomt dubbele ID's en hoofdletter-ongevoelige dubbele namen bij het aanmaken van het salarisschema.

Veldonveranderlijkheid: Na aanmaak worden de ID, Looncyclus, Startdatum, Werknemertype en Loonadministratiebestand vergrendeld om looncorruptie te voorkomen.

Beschrijving van de looncycluslogica

Het systeem moet perioden en uitvoeringsdata berekenen met de volgende logica:

Wekelijks/Tweewekelijks

• Logica: Berekend van een startdatum tot een specifieke loopdag.

• Verkorte periodes: Als de loopdag een start halverwege de week veroorzaakt, wordt de eerste periode ingekort om te sluiten aan bij de loopdag.

Maandelijks

• Logica: Loopt op een specifieke dag van de maand (bijv. 31e).

• Grensafhandeling: Als een maand korter is dan de geselecteerde dag (bijvoorbeeld februari), valt het systeem terug op de laatst beschikbare dag van die maand.

Gewoonte

• Logica: Incrementele logica gebaseerd op een door de gebruiker gedefinieerd aantal dagen, weken of maanden.

• Continuïteit: Het systeem behandelt maand- en jaargrenzen, zodat de volgende uitvoeringsdatum de dag na het einde van de periode valt.

Bekijk en bewerk salarisschema's

• Bevestiging: Een succesbericht ("Betaalschema succesvol toegevoegd") verschijnt bovenaan het scherm.

• Wijziging: Als er wijzigingen nodig zijn, klik dan op het Potlood-icoon naast het schema om de editor opnieuw te openen. Let op dat alleen de Naam en Beschrijving kunnen worden aangepast nadat een schema is aangemaakt; voor andere wijzigingen moet een nieuw schema worden aangemaakt.

Het toewijzen van het loonschema aan werknemers

Individuele medewerkers toevoegen via het tabblad Mensen

Je kunt een salarisschema koppelen aan individuele werknemersovereenkomsten via het tabblad Mensen.

1. Navigeer naar mensen: Klik op Mensen in de bovenste navigatiebalk.

2. Selecteer een medewerker: Kies een medewerker uit de lijst om hun profiel te openen.

3. Toegangsovereenkomsten: Klik op het tabblad Overeenkomsten in het zijpaneel van de medewerker.

4. Selecteer overeenkomst: Klik op de specifieke overeenkomst die u wilt bewerken.

5. Linkrooster:* Zoek het keuzemenu voor betaalschema selecteren .

6. Selecteer het gewenste rooster (bijv. "Pay Schedule test").

7. Wijzigingen committen: Klik onderaan het paneel op Opslaan om het rooster toe te passen op de werknemer.

Alleen loonschema's die overeenkomen met het type werknemer en het loonadministratiebestand worden weergegeven.

Werknemers in bulk toevoegen via de instellingen voor het loonschema

Je kunt werknemers in bulk toevoegen aan een salarisschema in de Pay Schedule-instellingen.

• Ga naar Accountinstellingen > Salarisschema-instellingen.

• Klik in de lijst met aangemaakte salarisschema's op Lid Toevoegen.

• Klik in het uitgebreide zijmenu op de knop Lid Toevoegen.

• Selecteer en/of zoek naar een werknemer die je aan het specifieke salarisschema wilt toewijzen.

• Klaar!

Een werknemer/overeenkomst kan slechts aan één betaalgroep tegelijk worden toegewezen.

Wijzigingen in het type werknemerstype of het loonadministratiebestand van een overeenkomst naar een waarde die niet overeenkomt met het huidige toegewezen loonschema zal een waarschuwing veroorzaken en de werknemer automatisch van het loonschema verwijderen.

Loonschema's gebruiken in het tabblad Tijd - Overzetten naar de loonadministratie

Zodra werknemers gekoppeld zijn aan een loonschema, gebruik je de volgende stappen om de loongegevens te verwerken:

• Klik op het tabblad Tijd in de bovenste navigatiebalk en kies Weergave aanpassen vanuit het submenu.

• Configureer de weergave: Een schuifregelaar voor het aanpassen van het weergave verschijnt aan de rechterkant. Je moet hier je dataset definiëren:

  • Selecteer het salarisschema: Kies het specifieke schema dat je wilt verwerken (bijvoorbeeld "Pay Schedule test").

  • Datumbereik: Het selecteren van het salarisschema vult automatisch de Van-datum en Tot-datum in op basis van de gedefinieerde periode (bijv. 16/02/2026 tot 22/02/2026).

  • Filters: Het salarisschema zal extra filters toepassen zoals districten, eenheden, werknemers en loonadministratiebestand.

  • Klik op de groene Apply-knop onderaan de schuifregelaar.

• Procesgegevens: Het systeem toont een voortgangsbalk terwijl het de gegevens compileert op basis van het gedefinieerde filter. Zodra het klaar is, toont de lijst medewerkers en hun status (bijv. "Klaar om over te dragen").

Handmatige override: Controleer of gebruikers deze data handmatig kunnen overschrijven voor historische rapportages zolang het personeelsfilter actief blijft.

Acties van het loonschema

Je hebt de optie om niet langer relevante loonschema's te bewerken, archiveren of verwijderen. In eenrekening > looninstellingen > loonschema's kun je loonschema's aanmaken, bewerken, maar ook archiveren of verwijderen.

Bewerk het salarisschema

Op de pagina met het salarisschema > Acties > Klik op het pen-icoon. Hiermee kunt u de naam en beschrijving van een bestaand salarisschema bewerken.

Archiveer een salarisschema

1. Op de pagina Betaalschema's > Acties > Klik op het kasticoon op een bestaand salarisschema. Bevestig in het pop-upvenster je keuze. Dit stelt je in staat een bestaand salarisschema te archiveren.

2. Als je een loonschema wilt dearchiveren, klik dan op het menu met drie stippen rechtsboven > Bekijk gearchiveerde salarisschema's > Klik op het doorgestreepte kasticoon.

Verwijder een salarisschema

1. Op de pagina Betaalschema's > Acties > Klik op het kasticoon op een bestaand salarisschema.

2. Klik op het menu met drie stippen rechtsboven > Bekijk gearchiveerde loonschema's > Klik op het prullenbakpictogram.