Zie Qmail als een Quinyx in-app e-mailsysteem. Je kunt Qmails gebruiken in zowel de webapp als de mobiele app om te communiceren met je collega's en managers.
Qmail-configuratie
Je kunt Qmail-toegang instellen onder Rolbeheer > het geselecteerde niveau > Qmail. Opties zijn Geen toegang, Leestoegang en Schrijftoegang.
Je hebt leestoegang nodig tot de Qmail-featuregroep om Qmails te bekijken, als gelezen/ongelezen te markeren en Qmails te verwijderen. Je hebt schrijftoegang nodig tot dezelfde featuregroep om zelf Qmails te kunnen schrijven en versturen.
Gebruik van Qmail
Qmails bekijken
Als je een Qmail hebt ontvangen, zie je een melding. Je kunt op het envelop-icoon rechtsboven op je scherm klikken om de Qmails die je hebt ontvangen te bekijken.
Door op het envelop-icoon te klikken, kom je bij het overzicht van Qmail. Deze weergave verschijnt in een zijpaneel zodat je het schema of andere delen van de app nog steeds kunt bekijken tijdens het schrijven van een Qmail. Deze weergave stelt je in staat om:
Bekijk ontvangen en verzonden Qmails (ontvangen Qmails worden standaard weergegeven).
Kijk wanneer een Qmail is ontvangen of verzonden.
Filter Qmails op gelezen of ongelezen.
Zoek tussen je Qmails. De zoekopdracht kan worden uitgevoerd op ontvanger/afzender, onderwerp en tekst in het bericht.
Selecteer één, meerdere of alle Qmails die in de weergave worden weergegeven en onderneem actie op je keuze van Qmails. Mogelijke acties zijn onder andere verwijderen, markeren als ongelezen en markeren als gelezen.
Als je meer dan 100 Qmails hebt ontvangen of verstuurd, bevat de onderkant van het zijpaneel pijltjes waarmee je kunt navigeren tussen oudere en nieuwere Qmails.
In het Qmail-tabblad kun je alle Qmails vinden die naar jou zijn gestuurd en die je naar collega's hebt gestuurd. De Qmails die je ontvangt kunnen zowel automatisch gegenereerde berichten zijn over wijzigingen in diensttijden, nieuwe diensten die aan jou zijn toegewezen, of updates van je verlofaanvraag, als persoonlijke Qmails die je manager stuurt.
Qmails verzenden
Je kunt Qmails op drie verschillende manieren sturen.
Qmails verzenden vanuit de taakbalk
Klik op het enveloppictogram rechtsboven op je scherm.
Klik op het +-icoon om een nieuwe Qmail aan te maken.
Kies of je een direct of groepsbericht stuurt.
Voer Qmail-ontvangers, het onderwerp, het bericht in en voeg eventuele benodigde bijlagen toe
Je kunt 80 tekens in de onderwerpregel van de e-mail gebruiken. De maximale grootte voor de hoofdtekst is 64 kilobyte (ongeveer 65.535 tekens, als je alleen single-byte tekens gebruikt).
Klik op verzenden.
Aanvullende informatie
Het tabblad Direct Message is vooraf geselecteerd. In deze weergave kun je één, meerdere of alle leden van de groep die momenteel in de groepselector is geselecteerd selecteren als ontvangers van je Qmail. Dit omvat leden die gedeeld worden met deze groepen, evenals geërfde leden.
In het tabblad Groepsberichten kun je ervoor kiezen een bericht te sturen naar één, meerdere of alle eenheden waar je lid bent, ongeacht de groep die momenteel in de groepselector is geselecteerd. Hier zullen alle geselecteerde eenheden leden bevatten die gedeeld worden door andere groepen, maar geen geërfde leden. Wanneer je een groepsbericht stuurt, kun je specifieke eenheden selecteren, maar je kunt geen specifieke medewerkers uitsluiten.
Gebruikers met een rol direct in een sectie en geen rol in de ouderunit van die sectie worden niet opgenomen in Qmails die via het tabblad Groepsberichten worden verzonden.
| Je kunt een bijlage toevoegen aan je Qmail. Quinyx ondersteunt bijlagenamen van maximaal 80 tekens en een bestandsgrootte van maximaal 20 megabyte. |
| Je kunt ervoor kiezen om een leesbewijs te ontvangen. Dit zal automatisch een Qmail naar je sturen wanneer je ontvanger je Qmail opent. Als je meerdere ontvangers hebt geselecteerd, krijg je één leesbewijs voor elke ontvanger die je Qmail opent. Voor elke "handgemaakte" Qmail die je stuurt, moet je deze optie selecteren. Geautomatiseerde Qmail-meldingen hebben deze optie niet beschikbaar. |
| Je kunt ervoor kiezen om je Qmail als belangrijk te markeren. Als je een Qmail als belangrijk markeert, zien je medewerkers de Qmail als een pop-up bij het inloggen in de Quinyx mobiele app. Voor medewerkers die web-punch gebruiken, verschijnt de Qmail de volgende keer dat ze inklokken. |
Nadat je de tekst hebt toegevoegd en de gewenste selecties hebt gemaakt, klik je op Verzenden om je Qmail te versturen.
Qmails verzenden vanuit het schema
Klik op het enveloppictogram boven de lijst van medewerkers in het rooster om automatisch een Qmail aan te maken voor alle medewerkers in het schema.
Selecteer en deselecteer medewerkers indien nodig.
Voer ontvangers, het onderwerp en het bericht in en voeg eventuele benodigde bijlagen toe.
Klik op verzenden.
Qmails versturen vanuit een toegewezen dienst
Als je een dienst bekijkt die momenteel aan een medewerker is toegewezen, kun je een e-mail sturen naar die specifieke medewerker.
Klik op het enveloppictogram rechts van de naam van de medewerker.
Voer het onderwerp en het bericht in en voeg eventuele benodigde bijlagen toe.
Klik op verzenden.
Qmails versturen vanuit een niet-toegewezen dienst
Als je een dienst bekijkt waar momenteel geen medewerker aan toegewezen is, kun je een Qmail sturen naar één of meerdere medewerkers om te zien of ze interesse hebben om de dienst over te nemen.
Klik op het enveloppictogram rechts van het medewerkersveld in het Shift Bewerken-dialoog .
Kies uit een lijst van alle medewerkers in de eenheid die beschikbaar zijn voor de dienst. Je kunt meerdere medewerkers selecteren.
Omdat je medewerkers benadert over een niet-toegewezen dienst, worden de onderwerp- en berichtvelden automatisch vooraf ingevuld, waardoor de ontvangers worden aangemoedigd om de niet-toegewezen dienst te nemen. Het openen van dezelfde dialoog vanuit een toegewezen shift leidt tot lege onderwerp- en berichtvelden.
Voeg indien nodig relevante bijlagen toe.
Klik op verzenden.
Qmails sturen naar gefilterde medewerkers
Je kunt filters in het schema gebruiken om een Qmail te sturen naar een specifieke subset gebruikers in Quinyx. Volg gewoon deze stappen:
Maak je keuze van filterwaarden in Schedule, bijvoorbeeld Sales in dit geval.
Klik in de fitlere-weergave op het envelopicoon om een Qmail te sturen naar de enige persoon in het schema, Eva Karlsson, die de vaardigheid Sales heeft.
Omdat je medewerkers benadert over een niet-toegewezen dienst, worden de onderwerp- en berichtvelden automatisch vooraf ingevuld, waardoor de ontvangers worden aangemoedigd om de niet-toegewezen dienst te nemen. Het openen van dezelfde dialoog vanuit een toegewezen dienst leidt tot lege onderwerp- en berichtvelden.
Voeg indien nodig relevante bijlagen toe en klik op Verzenden.
Bij het verzenden van een bericht met een hyperlink kunnen gebruikers merken dat de hyperlink niet klikbaar lijkt te zijn aan de kant van de afzender binnen de webinterface. Het kan echter nog steeds als hyperlink voor de ontvanger functioneren als hij het bericht in de webapp bekijkt. Dit is verwacht gedrag.
Lees meer over de functionaliteit van Qmail in de mobiele app en bekijk onze Qmail FAQ.
Het is niet mogelijk om een verzonden Qmail in te trekken.