Basis van het basisschema

Er zijn verschillende manieren om een schema op te stellen in Quinyx. De meest gebruikelijke manier is het combineren van het inplannen van langere periodes met ad-hoc verschuivingen in het rooster. In Quinyx is het mogelijk om langere periodes op een eenvoudige en snelle manier in te plannen. We noemen de functie Basisschema. Een basisschema wordt gebruikt om een rollend schema te maken dat hetzelfde patroon over een langere periode volgt. Om naar Basisschema te navigeren, klik je in het bovenste menu op Planning en kies je Basisschema.

De basisroosters zijn weekgebaseerd, niet maandgebonden.

Wanneer we een schema maken, zijn er twee stappen die je moet volgen:

1. Maak je basisschema.

2. Rol het uit in het daadwerkelijke schema, met andere woorden, activeer het. Hierdoor wordt het zichtbaar voor het personeel.

Eén schemaperiode, één rotatiepatroon

Basisroosters kunnen meerdere medewerkers bevatten en één rotatiepatroon hebben. Plaats alle medewerkers van je groep (of het nu een eenheid of sectie is) die hetzelfde rooster en rotatiepatroon moeten hebben, in hetzelfde basisrooster.

Welke medewerkers kunnen in mijn basisrooster worden ingedeeld?

Actieve medewerkers met een functie vandaag, in het verleden of in de toekomst zullen altijd zichtbaar zijn, zodat je ze kunt inplannen naar jouw wensen. Dit komt omdat het basisschema waar je aan werkt in theorie in de toekomst, het verleden of heden kan worden ingevoerd.

Als een medewerker op een later moment als inactief wordt gezet, blijft hij in het basisrooster, omdat je misschien opnieuw wilt uitrollen voor periodes in het verleden waarin de werknemer nog actief was en een actieve rol had in de betreffende Quinyx-groep. Maar zodra je de werknemer opnieuw toewijst of onttrekt van al zijn diensten in het basisrooster, verdwijnt de werknemer uit het betreffende basisrooster.

Basisschema-kenmerken

Bekijk het aantal weken in het overzicht

In het overzicht van de basisroosters wordt het aantal weken voor elk basisrooster weergegeven in een aparte kolom Weken, zodat je in één oogopslag de lengte van je rotaties kunt zien en kunt controleren of je het juiste rooster aan het bewerken bent, zonder dat je elk basisrooster afzonderlijk hoeft te openen om dit te controleren.

Naast de nieuwe kolom Weken zie je nog meer informatie:

• De start- en einddatum worden in aparte kolommen weergegeven.

• Elke kolom kan worden gesorteerd.

• Met de schakelaar Gearchiveerd weergeven kun je gearchiveerde basisroosters in de lijst weergeven of verbergen.

• Met de actiepictogrammen kun je basisroosters bewerken of kopiëren.

De weken in een concept-basisrooster verlengen of inkorten

Als een basisrooster nog niet is geïmplementeerd, kun je het aantal weken rechtstreeks bewerken via het bewerkingspictogram (potlood), zonder dat het werk dat je al in het basisrooster hebt gestoken verloren gaat.

Een basisrooster verlengen: verhoog het aantal weken, waarna de nieuwe weken aan het einde van de bestaande weken worden toegevoegd. Een basisrooster van bijvoorbeeld 4 weken dat wordt verlengd tot 6 weken behoudt de oorspronkelijke 4 weken ongewijzigd, terwijl er 2 nieuwe weken achter worden toegevoegd.

Een basisrooster inkorten: verlaag het aantal weken, waarna de overtollige weken aan het einde worden verwijderd, samen met alle diensten die daarin al waren ingepland. Omdat hierbij gegevens worden verwijderd, krijgt u een waarschuwing te zien voordat u bevestigt: „Als u het aantal weken vermindert, worden er weken aan het einde van het rooster verwijderd en worden alle daarin geplande diensten definitief gewist.” Bijvoorbeeld: bij een basisrooster van 6 weken dat wordt ingekort tot 4 weken, worden de laatste 2 weken verwijderd, evenals alle diensten die daarin zijn gepland.

U kunt het aantal weken aanpassen van 1 tot 24 weken.

Laadindicator

De bovenste balk in het Basisschema bevat dezelfde laadindicator als in Schema. Het verschijnt als een blauwe, draaiende cirkel in de bovenste balk:

De laadindicator verschijnt zolang Quinyx bezig is met het ophalen en weergeven van nieuwe roosteritems en/of medewerkers. Het verschijnt echter niet wanneer je data verwijdert of herschikt, bijvoorbeeld wanneer je data filtert die al aanwezig is in je basisschema of wanneer je de sorteermodus bewerkt.

Voorlopige nominale uren

Lees hier meer over de voorlopige nominale uren.

Bekijk selectie

Standaard zie je je volledige basisschema van de eerste dag van week 1 tot de laatste dag van week X. Om één dag tegelijk te zien, klik je op de naam van de betreffende weekdag in de weergave of klik je op het Alle-icoon in het menu. Je kunt ook het Dag- of Week-icoon selecteren:

Je kunt de dagen of weken bekijken, afhankelijk van welke keuze je hebt gemaakt, met behulp van de pijlen in het menu:

Aantal werknemers

Je kunt het aantal medewerkers dat momenteel in het basisrooster wordt weergegeven bekijken.

Deze telling is handig wanneer je snel een idee wilt krijgen van het aantal medewerkers dat je momenteel in je rooster of basisrooster ziet.

Voorbeeld 1

Je wilt alleen zien hoeveel mensen er vandaag op jouw locatie werken, dus je navigeert naar de dagweergave en zorgt ervoor dat de enige filtergroeperingen shifts, taken en punches zijn, en dat Items in de huidige weergave geselecteerd zijn in het veld 'Medewerker heeft '.

Voorbeeld 2

Je wilt zien hoeveel mensen er momenteel afwezig zijn op je locatie in de momenteel bekeken periode, dus selecteer je Items in de huidige weergave en haal je alle filtergroepen uit behalve afwezigheden.

Het aantal medewerkers wordt weergegeven ongeacht weergavemodus - dag, week, maand of aangepast - en houdt rekening met toegepaste filters. Het is altijd zichtbaar, maar wordt niet weergegeven als je een heel klein scherm gebruikt, zoals dat van een mobiel apparaat.

Bekijk het aantal uren per dienst

Je kunt zien hoeveel uren een dienst in het basisrooster staat op de daadwerkelijke dienst:

Let op: de geavanceerde instellingen op de dienst tellen als geplande uren worden meegenomen.

Tooltips worden weergegeven wanneer je met de muis over een van de namen van medewerkers in het rooster gaat. De tooltip bevat de voor- en achternaam van de werknemer. Dit maakt het mogelijk om lange namen van werknemers volledig zichtbaar te zijn.

Bekijk informatie per werknemer

Je kunt in het basisrooster per werknemer zien wanneer:

• Een functie is verlopen

• De hoofdovereenkomst is verlopen

• Het dienstverband is beëindigd

Je kunt zien welke datum een van bovenstaande heeft plaatsgevonden, en dat wordt aangegeven met een uitroepteken bovenop de profielfoto van de medewerker. Op de muisknop kun je extra details zien:

Quinyx verwijdert werknemers met beëindigde dienstverband niet, ze zijn zichtbaar in het beeld. Je kunt zelf beslissen of je de diensten wilt verwijderen of herverdelen.

Let op: het is niet mogelijk om het basisrooster uit te rollen op een datum waarop de werknemer geen akkoord, functie of dienstverband heeft. Je kunt echter nog steeds het personeelsrooster plannen in de basisroosterweergave en uitrollen op een datum waarop er een actieve dienstverband, rol en overeenkomst is.

Afdruk van het basisschema

Om het basisschema te printen, ga je naar BaseSchedule en klik je op het icoon met drie stippen rechtsboven in de weergave, en klik vervolgens op Schema uitprinten [BETA]. Als je een pc gebruikt, kun je ook op de CTRL - en P-knoppen van je toetsenbord klikken. Voor Mac, klik op Command en P.

Door de bovenstaande sneltoets te gebruiken, verschijnt het printvenster van je browser, waar je gebruik kunt maken van de verschillende opties die deze dialoog biedt, waaronder het afdrukken van een papierformaat van de preview of juist als PDF opslaan:

Of je de print nu als PDF opslaat of op papier afdrukt, verschilt iets van de grafische gebruikersinterface om te zorgen dat de informatie leesbaar is. Een reden hiervoor is dat sommige informatie alleen beschikbaar is via hover in Quinyx.

De printout weerspiegelt je basisroosterkeuzes, zoals die in de weergaveopties en filters, zodat je alleen de informatie kunt opnemen die het meest relevant is voor de medewerker.

Het volgende geeft een overzicht van grafische elementen die anders zijn in de afdruk dan wanneer je het basisschema in Quinyx bekijkt:

1. View-modus: Als je meer dan één week in Quinyx toont tijdens het printen, wordt de print als één week per vel afgedrukt. In gevallen waarin de informatie in het basisschema niet verticaal op één blad past, zal de printout alle bladen voor de eerste week van het basisschema printen voordat hetzelfde wordt gedaan voor de resterende weken van die kalendermaand.

   Vanwege technische beperkingen wordt de dagelijkse weergave als je deze print op een manier die weerspiegelt hoe een aangepaste weergave in Quinyx wordt weergegeven wanneer één enkele kalenderdatum is geselecteerd.

2. Pauzes: Deze worden aangegeven met een koffiekopje tijdens de dienst, gevolgd door de pauze start- en eindtijden voor shifttypes waarbij de instelling Pauze weergeven in de mobiele app is ingeschakeld. Voor diensttypes waarbij de instelling is uitgeschakeld, wordt de pauzeduur weergegeven in plaats van de start- en eindtijden van de pauze.

3. Shift-opmerkingen: De volledige opmerking wordt weergegeven in de printout, zelfs als dat een regelafbreking betekent.

4. Naam van het shifttype: In gevallen waarin de naam van het shifttype te lang is om in dezelfde regel te passen, zullen deze:

   1. Als het betreffende shift-type een afkorting gebruikt, wordt die afkorting weergegeven om verticale hoogte in de printout te behouden.

   2. Als het shift-type geen afkorting heeft, wordt deze weergegeven met regelbreuken.

5. Statistieken: Deze worden momenteel niet weergegeven in de printout om consistent te zijn met de informatie die werknemers via de Quinyx mobiele app hebben.

6. Onbeschikbaarheid: Door technische beperkingen geeft de printout momenteel geen informatie over onbeschikbaarheid weer.

7. Verschillende interactieve elementen zoals de envelopknop voor Qmail, toegangspunt tot weergaveopties, toegangspunt tot filters, toegangspunt tot statistieken, de "zwaaiende hand" die dienstboekingen aangeeft, enzovoort, worden niet weergegeven in de print, zodat alleen informatie die waardevol is voor de medewerkers.

Het basisrooster van één medewerker printen

Zoals hierboven beschreven, is het vrij gebruikelijk om één enkele werknemerrij van een basisrooster te moeten printen. De print bevat zoveel mogelijk weken op hetzelfde vel papier voor jouw gemak.

Hergebruik van een basisschema

Een basisschema kan keer op keer worden gebruikt. Het enige wat je hoeft te doen is kiezen op welke data je het basisschema toepast en het uitrollen. Je kunt hier lezen hoe veranderingen in Basisschema en Planning tussen uitrolmomenten werken.

Lees hier meer over het gebruik van API's gerelateerd aan Schedules.