Webpunch-Glossar der Begriffe

Verständnis von Webpunch-Einstellungen: Ein Leitfaden für sichere und effiziente Konfigurationen

Webpunch ist ein vielseitiges Werkzeug, das es Organisationen ermöglicht, Mitarbeiter-Stempel, Schichten, Abwesenheiten und andere Zeiterfassungsdaten zu verwalten. Eine korrekte Konfiguration der Einstellungen ist jedoch unerlässlich, um den Datenschutz zu wahren und eine reibungslose Funktionalität zu gewährleisten. Wichtige Einstellungen wie "Stempelübersicht" und "Selbstbedienung" bieten leistungsstarke Funktionen, können aber sensible Informationen offenlegen, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet werden. Optionen wie "Kamera in Webpunch erlauben", "Kommentarfeld" und "Überstunden-Typauswahl" verbessern die Benutzerfreundlichkeit, während Berechtigungen und Audit-Protokolle Ebenen von Kontrolle und Rückverfolgbarkeit bieten. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigen Webpunch-Einstellungen und bietet umsetzbare Einblicke für eine sichere, effiziente Konfiguration, die den Bedürfnissen der Organisation entspricht.

Position des Account Manager

Jeder Benutzer mit Schreibzugriff auf Kontoeinstellungen in seiner Rolle hat Zugriff auf Webpunch-Konfigurationen. Der Zugriff ist nicht auf die Rolle des Account Managers beschränkt – jede Rolle mit der Berechtigung, Kontoeinstellungen zu ändern, kann Webpunch und andere Kontokonfigurationen verwalten.

Der sicherste Ansatz zur Konfiguration von Webpunch besteht darin, den Zugriff von Systemadministratoren oder Superbenutzern auf eine kleine Gruppe geschulter Nutzer zu beschränken, die den Konfigurationsprozess vollständig verstehen.

Punch-Übersicht

• Definition: Ein Setting, das es Mitarbeitern ermöglicht, Stempel-, Schicht- und Abwesenheitsdaten anderer Mitarbeiter einzusehen.

• Implikationen: Kann sensible persönliche Informationen offenlegen, wenn aktiviert.

• Empfehlung: Erst nach Rücksprache mit dem Quinyx-Team aktivieren und sicherstellen, dass es mit den Datenschutzrichtlinien übereinstimmt.

Warnung! Ermöglicht es, dass andere Mitarbeiter die Daten eines Mitarbeiters mit Stempel, Schicht und Abwesenheit einsehen und persönliche Informationen offenlegen können. Bitte sprechen Sie vor der Aktivierung mit dem Quinyx-Team.

Abwesenheits-Pop-up

• Definition: Eine Funktion, die Nutzer auffordert, beim späten Einstempeln den Abwesenheitstyp zu definieren.

• Anwendungsfall: Verbessert die Nachverfolgung und Kategorisierung von Mitarbeiterabwesenheiten.

• Warum es nützlich ist:

  • Hilft, Mitarbeiterabwesenheiten genauer zu verfolgen und zu kategorisieren.

  • Ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Abwesenheitsgründe selbst zu melden, wodurch administrative Nachverfolgungen reduziert werden.

  • Verbessert die Berichterstattung und sorgt dafür, dass Abwesenheitstypen korrekt erfasst werden.

Kamera in Webpunch erlauben

• Definition: Ermöglicht die Nutzung einer Gerätekamera, um während Punch-in/Out-Events Fotos zu machen.

• Anwendungsfall: Verbessert Verifizierung und Sicherheit.

Beachten Sie, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn Ihre Organisation die Webpunch-Funktion zum Fotografieren beim Ein- und Ausstempeln aktiviert hat. Wenn Ihre Organisation diese Funktion nicht nutzt, sind Sie davon nicht betroffen. Für weitere Informationen zur Webpunch-Funktion zum Fotografieren wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Um die DSGVO-Vorschriften einzuhalten, wird jedes mit der Bildaufnahmefunktion in Webpunch3 aufgenommene Bild 65 Tage lang gespeichert, bevor es automatisch gelöscht wird.

Lesen Sie hier mehr über die Verwendung von Bildern in Webpunch.

Manuelles Stanzen

Die manuelle Punch-Funktion ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Stanz-/Arbeitszeit manuell einzugeben oder anzupassen, anstatt den automatischen Zeitstempel zu verwenden, der von Webpunch bei der Ausführung der Aktion erfasst wird.

• Definition: Ermöglicht es Nutzern, Details zu ihren Punches manuell hinzuzufügen oder zu bearbeiten, wie z. B. Shift, Kommentare oder Projektdetails.

• Wichtiger Hinweis: Das Deaktivieren dieser Einstellung setzt alle Unterkonfigurationen auf den Standard zurück.

• Gut zu wissen:

  • Die untenstehenden Einstellungen (Abwesenheitstyp, Kommentar, Kostenstelle, Projekt und Verschiebung) sind mit der "Manuell Stempeln" verbunden – dieses Untermenü/diese Konfiguration erscheint nur, wenn du die Funktion "Manuell stanzen" aktivierst.

  • Sowohl die Einstellungen "Manuell durchsetzen" als auch "Überstunden" können das Gehaltsergebnis basierend auf der Arbeitszeit beeinflussen, daher erfordern sie sorgfältige Aufmerksamkeit.

Abwesenheitstyp

• Definition: Eine Einstellung, mit der Nutzer beim Ein- oder Ausstempeln den Grund für die Abwesenheit angeben können.

Kommentar

• Definition: Ermöglicht das Bearbeiten von Kommentaren, die mit Punches verbunden sind.

• Anwendungsfall: Nützlich, um zusätzlichen Kontext für Schläge zu liefern.

Kostenstelle

• Definition: Ermöglicht die Bearbeitung des Kostenzentrums, das mit einem Locher verknüpft ist.

• Anwendungsfall: Stellt sicher, dass Stempel genau bestimmten Kostenstellen für die Finanzverfolgung zugeordnet werden.

Projekt

• Definition: Eine Einstellung, die es dem Benutzer ermöglicht, das Projekt mit einem bestimmten Punch zu bearbeiten.

• Anwendungsfall: Nützlich, um Arbeitsstunden oder Aufgaben genau dem richtigen Projekt zuzuordnen und so eine ordnungsgemäße Berichterstattung und Abrechnung sicherzustellen.

Schicht

• Definition: Eine Einstellung, die es dem Benutzer erlaubt, die mit einem Stempel verbundenen Schichtdetails zu verändern.

• Anwendungsfall: Stellt sicher, dass Stanzen der richtigen Schicht zugeordnet werden, was für eine genaue Zeiterfassung, Lohnabrechnungsabwicklung und die Einhaltung von Dienstplänen entscheidend ist.

Verlängerung

• Definition: Ermöglicht es Nutzern, ihre Überstundenaufzeichnungen zu bearbeiten und zu verwalten.

• Auswahl der Überstundenart: Eine Untereinrichtung, die es den Nutzern ermöglicht, zu entscheiden, wie Überstunden zu handhaben sind (z. B. Auszahlung oder Ergänzung zum Zeitsaldo).

Sowohl Überstunden-Einstellungen als auch "Manuell durchsetzen" können das Gehaltsergebnis basierend auf der Arbeitszeit beeinflussen, daher erfordern sie sorgfältige Aufmerksamkeit.

Kein Shift-Pop-up

• Definition: Bietet eine sekundäre Bestätigung für Stempel, die ohne geplante Schicht durchgeführt wurden.

• Anwendungsfall: Reduziert versehentliche Schläge ohne Zeitplan.

Showkartennummer

• Definition: Zeigt die Kartennummer an, die mit einem Locher während Stempel-/Aus-Events verknüpft ist. Es ist die Nummer auf der RFID-Karte/dem Badge/der Fernbedienung. Wenn also "Karte anzeigen" auf true/view gesetzt ist, sehen Sie die Nummer der verwendeten Karte im Eingabefeld von Webpunch.

• Implikationen: Nützlich zur Verifikation, kann aber bei Missbrauch sensible Details offenlegen.

Kommentarfeld

• Definition: Ermöglicht es den Mitarbeitern, beim Ein- oder Ausstempeln Kommentare hinzuzufügen.

• Anwendungsfall: Ermöglicht zusätzlichen Kontext für Abweichungen oder Ausnahmen.

Nummernblock

• Definition: Aktiviert eine numerische Tastatur für eine einfachere Anmeldung in der Webpunch-Oberfläche.

Qmail

• Definition: Bietet Zugriff auf Qmail-Nachrichten innerhalb des Webpunch-Systems.

• Anwendungsfall: Zentralisiert die Kommunikation für die Mitarbeiter.

Selbstbedienung

• Definition: Bietet den Nutzern einen Überblick über die Zeiterfassungen und erweiterte Details anderer Mitarbeiter.

• Implikationen: Risikoreich bei Missbrauch; den Zugriff einschränken, um die Datenexposition zu verringern.

Anmerkungen zur Umsetzung

• Sicherstellen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation und Schulung für Super-Nutzer, um unbeabsichtigte Einstellungsänderungen zu vermeiden.

• Überprüfen Sie regelmäßig die Webpunch-Einstellungen und Audit-Logs, um Probleme wie Datenexposition zu vermeiden.

• Verwenden Sie zusätzliche Schutzmaßnahmen wie eingeschränkten Zugriff und klare interne Richtlinien, um die Funktionalität von Webpunch mit Datenschutz- und organisatorischen Bedürfnissen in Einklang zu bringen.

Zusätzliche Webpunch-Ressourcen

Für weitere Informationen zu Webpunch siehe:

• Webpunch

• Webpunch-Einstellungen

• Webpunch FAQ

• Webpunch-Login-URLs

• Probleme mit Webpunch-Login beheben

• Authentifizierung und Identifikation von Lochgeräten