Reminders ist eine Funktionalität, die Manager dazu dient, Bedingungen zu konfigurieren, nach denen das System den Nutzern automatische Nachrichten senden soll, sobald ein Benutzer ein bestimmtes Kriterium erfüllt.
Zum Beispiel – Ida ist Managerin in der örtlichen Surf- und Turf-Taco-Hütte. Sie liebt Zeitberichte, hasst es aber, am Ende jedes Monats ihren Mitarbeitern hinterherzulaufen, um ihre Zeit zu attestieren. Stattdessen richtet sie eine Erinnerung ein, damit Folgendes:
5 Tage vor Monatsende
Eine Erinnerung wird per Qmail mit einer benutzerdefinierten Nachricht gesendet;
An jeden Mitarbeiter , der seine Zeit nicht bestätigt hat ;
Diese Mitarbeiter erhalten dann zur festgelegten Zeit eine automatische Nachricht , was ihr den Aufwand erspart, manuell herauszufinden, wer ihre Zeit bestätigt hat oder nicht, und jedem einzelnen davon hinterherzulaufen.
Das Ziel ist es, ein System aus Stacking-Logik zu schaffen, das verschiedene Erinnerungstypen ermöglicht – damit das System verschiedenen Benutzergruppen automatisch möglichst viele Informationen bereitstellen und die Informationen leicht zugänglich machen kann, damit sie zur richtigen Zeit die richtige Maßnahme ausführen können.
Erinnerungstypen
Mit Reminders können Nutzer automatisierte Erinnerungen basierend auf unterschiedlichen Kriterien für verschiedene Nutzergruppen erstellen, um neue Erkenntnisse für Sie und Ihr Unternehmen zu gewinnen. Mit Version 1 haben wir unseren ersten Erinnerungstyp veröffentlicht, aber wir werden unsere Erinnerungssuite kontinuierlich mit zukünftigen Erinnerungs-Iterationen erweitern.
Wenn du Ideen für neue Erinnerungstypen hast, die du gerne in Quinyx sehen würdest, melde dich bitte!
Vermisstes attestieren
Dieser Erinnerungstyp sollte eine Erinnerung an Nutzer senden, wenn entweder sie – oder die von ihnen betreuten Mitarbeiter – ihre Zeit nicht attestiert haben, je näher das Monatsende rückt.
Dabei kann ein Manager automatische Erinnerungen einrichten, um seine Mitarbeiter dazu zu bewegen, ihre Zeit früher statt später zu bestätigen, und zu verstehen, wann die Mitarbeiter ihre Zeit erfolgreich attestiert haben – indem sie es ermöglichen, effektiver und pünktlicher mit der Lohnabrechnung umzugehen.
Innerhalb dieses Erinnerungstyps gibt es zwei Untertypen:
Mitarbeiter als vermisst bescheinigt
Manager vermisste Bescheinigung
Mitarbeiter als vermisst bescheinigt
Employee Attest Missing ist die unkomplizierteste Erinnerung von allen. Wenn konfiguriert, wird dies auf fehlende Mitarbeiter zur festgelegten Zeit überprüft.
Zum Beispiel könntest du eine Erinnerung einrichten, bei der das System fünf Tage vor Monatsende automatisch eine Qmail an jeden Mitarbeiter schickt, der Atteste für Stempel oder Urlaub hat.
Das heißt, als Manager könnten Sie diese kaskadierende Reihe von Erinnerungen einrichten, sodass:
10 Tage vor Monatsende
5 Tage vor Monatsende
1 Tag vor Monatsende
Das System überprüft automatisch, welche Mitarbeiter bei einem Stempel oder Verlassen fehlende Atteste haben, und sendet jedem eine Erinnerung, um ihre Zeit zu bestätigen.
Managerbescheinigung vermisst
Manager Attest Missing ist, das, wenn konfiguriert, nach fehlenden Manager-Attests zum definierten Zeitpunkt prüft.
Zum Beispiel könnten Sie nach der Mitarbeiter-Attest-Fehlstand-Erinnerung 5 Tage vor Monatsende eine zweite Manager-Attest-Fehl-Erinnerung 3 Tage vor Monatsende einrichten, um auch zu prüfen, ob alle Manager alle Schichten/Abwesenheiten der Mitarbeiter erfolgreich bestätigt haben.
Diese Benachrichtigung wird an den entsprechenden Manager gesendet, wie im Feld "Reporting to" für diesen Mitarbeiter definiert.
Sie könnten beide Erinnerungsarten für denselben Tag einrichten, damit Sie effektiv überprüfen können, ob für den jeweiligen Monat noch Atteste fehlen.
Indem Sie eine Kombination dieser beiden Erinnerungsuntertypen einrichten, könnten Sie als Manager diese Prüfung durchführen, um sicherzustellen, dass keine Zeugnisse für Mitarbeiter oder Manager fehlen. So können Sie sicherer sein, dass Sie bereit sind, mit der Lohnabrechnung zu beginnen.
Erinnerungen zum Verlassenstyp
In vielen Unternehmen, insbesondere solchen, die in Regionen mit speziellen abwesenheitsbezogenen Vorschriften wie den Norden tätig sind, ist es unerlässlich, die Fehlzeiten der Mitarbeiter für Lohn- und Versicherungszwecke im Blick zu behalten. Um den Vorgesetzten zu helfen, diese wichtigen Details im Blick zu behalten, können Sie mit der Urlaubs-Typ-Erinnerungsfunktion automatische Erinnerungen basierend auf spezifischen Abwesenheitskriterien konfigurieren. Diese Erinnerungen können durch zwei Arten von Urlaubsmustern ausgelöst werden: nicht aufeinanderfolgende und aufeinanderfolgende Abwesenheiten.
Nicht-aufeinanderfolgende Urlaubserinnerung
Die nicht-aufeinanderfolgende Urlaubserinnerung verfolgt die nicht aufeinanderfolgenden Abwesenheiten der Mitarbeiter über einen definierten Zeitraum und sendet Benachrichtigungen an Manager, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, lokale Vorschriften einzuhalten, die Gehaltsabrechnung effizient zu verwalten und eine rechtzeitige Koordination mit Versicherungsanbietern sicherzustellen. Und noch mehr – Sie können Zeit sparen, die Einhaltung verbessern und rechtzeitige Maßnahmen gewährleisten, wenn die Abwesenheitsgrenzen erreicht sind.
Wenn Ida zum Beispiel in den letzten zwei Monaten immer wieder 13 Tage krank war, könnte ihr Vorgesetzter Maßnahmen ergreifen müssen, wenn sie 14 Tage erreicht hat.
In bestimmten Regionen, wie Schweden, kann nach dem 14. Krankheitstag ein Teil des Gehalts eines Arbeitnehmers von einem externen Versicherungsanbieter (wie der Schwedischen Versicherungsvertretung) übernommen werden. Die nicht-aufeinanderfolgende Urlaubserinnerung sorgt dafür, dass Manager eine Benachrichtigung erhalten, sobald Idas Abwesenheiten die kritische Schwelle erreichen, sodass sie die notwendigen Schritte wie die Einreichung von Unterlagen bei der Versicherung ergreifen können.
Lesen Sie hier mehr, wie Sie Erinnerungen einrichten und konfigurieren können!
Erinnerung an aufeinanderfolgende Urlaubsart
Die aufeinanderfolgende Urlaubserinnerung verfolgt die aufeinanderfolgenden Abwesenheiten der Mitarbeiter über einen definierten Zeitraum und sendet Benachrichtigungen an die Manager, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht sind. Dies ermöglicht es Unternehmen, die lokalen Vorschriften einzuhalten, die Gehaltsabrechnung effizient zu verwalten und eine zeitnahe Koordination mit Versicherungsanbietern sicherzustellen. Und noch mehr – Sie können Zeit sparen, die Einhaltung der Vorschriften verbessern und rechtzeitig handeln, wenn die Abwesenheitsgrenzen erreicht sind.
Wenn Ida zum Beispiel insgesamt sieben aufeinanderfolgende Tage krank war, könnte ihr Vorgesetzter ein ärztliches Attest verlangen.
In bestimmten Regionen, wie Schweden, kann Ihr Arbeitgeber nach dem siebten Krankheitstag verlangen, dass Sie ein ärztliches Attest vorzeigen. Die Art der aufeinanderfolgenden Urlaubserinnerung sorgt dafür, dass die Führungskräfte sofort eine Benachrichtigung erhalten, sobald Idas Abwesenheit die kritische Schwelle erreicht, sodass sie die notwendigen Schritte eingreifen können, wie die Einreichung von Unterlagen bei der Versicherung.
Lesen Sie hier mehr, wie Sie Erinnerungen einrichten und konfigurieren können!
Empfängertypen für Urlaubserinnerungen
Beim Einrichten einer Urlaubserinnerung haben Sie zwei Möglichkeiten:
Berichtender Manager des betroffenen Mitarbeiters: Dies sendet die Benachrichtigung an den entsprechenden Manager, wie im Feld "Reporting to" für diesen Mitarbeiter definiert (People > People Details > Advanced Details).
Der meldende Manager des betroffenen Mitarbeiters mit Rückfall: Dies folgt demselben Design wie die Logik der Abwesenheitsanforderung. Wenn ein "Melden an"-Manager nicht definiert ist – oder der dort definierte Manager keinen Schreibzugriff auf Abwesenheit für die Heimateinheit des Mitarbeiters hat – wird die Erinnerung stattdessen an den nächsten Manager in der Reihe gesendet, entsprechend Ihrer Einrichtung.
Gut zu wissen, dass jede Option möglich ist
Meldemanager des betroffenen Mitarbeiters
Diese Option sieht das Feld "Melden an" und sonst nichts. Sie prüft nicht, ob der Manager Abwesenheitsrechte hat, sodass die Erinnerung gesendet wird, auch wenn er keine hat.
Wenn das Feld "Melden an" leer ist, wird für diesen Mitarbeiter keine Erinnerung gesendet. Bei dieser Option gibt es keinen Notfall – der Mitarbeiter wird einfach übersprungen.
Berichterstatter des betroffenen Mitarbeiters mit Rückfallplan
Der "Reporting to"-Manager wird nur verwendet, wenn er Schreibzugriff auf die Abwesenheitsgenehmigung auf der Heimateinheit des Mitarbeiters hat. Wenn nicht, greift Quinyx zum Notfallplan über.
Der Rückfallplan durchsucht den Home-Unit-Baum des Mitarbeiters (Abschnitte unter der Home Unit, die Home Unit selbst, der Bezirk darüber und Kundenebene) nach Managern, die schriftlichen Zugriff auf Abwesenheitserlaubnis haben und eine direkte Rolle mindestens eine Ebene über der höchsten Ebene des Mitarbeiters haben.
Die Erinnerung geht an die Führungskräfte, die dem Mitarbeiter in diesem Baum am nächsten stehen. Wenn mehrere Führungskräfte diese Ebene teilen, erhalten sie alle die Erinnerung – so kann eine einzelne Urlaubserinnerung mehr als einen Empfänger haben.
Wie bei Abwesenheitsanfragen berücksichtigt diese Logik keine Einheitenmanager, die innerhalb der Einheitseinstellungen unter Gruppenverwaltung gesetzt sind.
In beiden Fällen erhalten nur aktive Mitarbeiter, deren Enddatum entweder frei ist oder in der Zukunft liegt, die Erinnerung.
Fehlerbehebung & häufige Fragen
F: Was ist mit den Erinnerungen, die ich in Classic eingerichtet habe?
A: Mit Version 1 gehen wir mit der neuen Version der Attest-Erinnerungen heraus (wie wir sie in Classic hatten). Das Wichtige hier ist jedoch, dass:
Quinyx (Neo)-Erinnerungen sind nicht abwärtskompatibel mit Classic-Erinnerungen.
Es wird die Classic-Modelle nicht zerstören, aber diese werden weiterhin parallel zu den Quinyx (Neo)-Modellen laufen.
Das bedeutet, dass bei jedem Kunden, der Classic-Erinnerungen nutzt, die Frage/Anfrage auftauchen kann, sie zu entfernen, sodass keine widersprüchlichen oder sich wiederholenden Informationen mit den neu erstellten Quinyx-Erinnerungen entstehen.
Daher kontaktieren Sie kurzfristig , wenn Sie eine alte Erinnerung erstellen oder entfernen lassen möchten, wie heute Ihren Support-Ansprechpartner. Langfristig werden wir nach der ersten Version ein formelleres Migrationsprojekt starten, um Kunden zu identifizieren und systematisch zu kontaktieren, die noch die alten Classic-Erinnerungen verwenden.
F: Wo erhalten Nutzer die Erinnerung?
A: Früher konnte ein Nutzer eine Erinnerung per SMS, E-Mail oder Qmail erhalten.
Wir haben das vereinfacht und stattdessen Erinnerungen auf Qmail beschränkt (mit Version 1). Sobald eine Erinnerung gesendet wurde, erscheint sie mit dem Erinnerungslabel im Qmail-Posteingang des betroffenen Nutzers.
Wir werden weitere Ausgabetypen in Reminders - Phase 2, wie Messenger, untersuchen sowie wie man Erinnerungen besser im Webportal visualisieren kann. Dies ist jedoch noch nicht bestätigt.
F: Werden Erinnerungen an alle gesendet? Gibt es eine Möglichkeit, die Empfängergruppen zu filtern?
A: Mit Version 1 werden Erinnerungen global konfiguriert.
Das bedeutet, dass – für die einfache Bedienung und für ein einheitliches Erlebnis im gesamten Unternehmen – Erinnerungen einheitlich konfiguriert und an das gesamte Unternehmen gesendet werden.
F: Was genau bedeutet der aktive vs. inaktive Status?
A: Wenn Sie Ihre Erinnerungen erstellen oder verwalten, gibt es die Möglichkeit, eine Erinnerung als Aktiv zu markieren.
So kannst du eine neue Erinnerung als (fast) "Entwurf"-Status speichern, oder du kannst eine bestehende Erinnerung pausieren, wenn du zum Beispiel nicht möchtest, dass bestimmte Erinnerungen im Sommer oder in anderen ausgewählten Zeiträumen laufen.
Der Status wird im Bearbeitungszustand visualisiert und auch in der Übersicht markiert, sodass man leicht sehen kann, ob jede Erinnerung als Aktiv oder Inaktiv gesetzt ist.
F: Wer kann Erinnerungen erstellen und bearbeiten?
A: Unter Kontoeinstellungen > Rollen können Sie festlegen, welche Rollen für verschiedene Mitarbeitergruppen Lesen, Schreiben und Bearbeiten haben sollten.
F: Wer erhält die Erinnerungen?
A: Die verfügbaren Empfänger können je nach gewähltem Erinnerungstyp unterschiedlich sein. Einige Erinnerungstypen sind für verschiedene Empfängergruppen anwendbarer als andere – daher haben wir diese skalierbare Option so entwickelt, dass bei Bedarf eine einzelne Gruppe erlaubt ist, während andere mehrere haben.
Nachfolgend eine Aufschlüsselung der Empfängergruppen nach Erinnerungstyp:
Erinnerungstyp | Preisträger | Was bedeutet das? |
Mitarbeiter als vermisst bescheinigt | Betroffene Mitarbeiter | Wenn die Erinnerung ausgelöst wird (zum Beispiel um 9:00 Uhr am 25. des Monats), bestätigt jeder vermisste Mitarbeiter bei jedem Stempel oder Urlaub. Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit bereits vor dem 25. des Monats erfolgreich attestiert hat, erhält er keine Erinnerung. |
Managerbescheinigung vermisst | Betroffene Manager | Wenn die Erinnerung ausgelöst wird (zum Beispiel um 9:00 Uhr am 25. des Monats), bestätigt jeder Manager, der vermisst wird, jede Stempel oder jeden Urlaub. Wenn ein Manager seine Zeit bereits vor dem 25. des Monats erfolgreich bestätigt hat, erhält er keine Erinnerung. |
F: Was passiert, wenn kein Empfänger gefunden werden kann?
A: Die Erinnerung wird für diesen Mitarbeiter übersprungen. Es wird nichts gesendet und in der Web-App wird kein Fehler angezeigt.
Dies kann passieren, wenn:
Sie haben den Berichtsmanager des betroffenen Mitarbeiters ausgewählt, und der Mitarbeiter hat keinen Vorgesetzten im Feld "Melden an".
Du hast den Berichtsmanager des betroffenen Mitarbeiters mit Rückfalloption ausgewählt, das Feld "Melden an" ist leer (oder dieser Manager hat keinen Schreibzugriff auf Abwesenheitsberechtigung), und es gibt keinen Manager über dem Mitarbeiter im Home-Unit-Baum, der qualifiziert. Das ist typischerweise der Fall für jemanden mit der höchsten Position in der höchsten Gruppe, wie zum Beispiel einen Kontoinhaber oder Systemadministrator.
Der Mitarbeiter hat keine direkte Rolle auf seiner Heimeinheit. Eine Person in Quinyx muss mindestens eine direkte Rolle auf der Heimeinheit (inklusive Abschnitte) haben, damit die Rückfall-Logik funktioniert.
Die Erinnerung läuft weiterhin normal für alle anderen betroffenen Mitarbeiter – nur die Mitarbeiter ohne verfügbaren Empfänger werden übersprungen.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass immer jemand diese Erinnerungen erhält, empfehlen wir, entweder das Feld "Melden an" für die betreffenden Mitarbeiter auszufüllen oder eine Rolle auf der Ebene direkt darüber zu erstellen und sie den Managern zuzuweisen, die benachrichtigt werden sollten. Siehe Logik zur Abwesenheitsanforderung für mehr dazu.
F: Wie funktioniert die Erinnerungsgeschichte?
A: Ähnlich wie bei Newsfeed haben wir eine grundlegende Erinnerungshistorie eingebaut, die beim Bearbeiten einer bestehenden Erinnerung Informationen darüber liefert, wer (und wann) diese Erinnerung erstmals erstellt wurde, sowie Details zu ihrer letzten Änderung.
F: Können Sie Ihre eigenen Erinnerungen erstellen und die bestehenden nicht verwenden?
A: Du kannst deine eigenen Erinnerungen erstellen, aber sie müssen auf den bestehenden Erinnerungstypen basieren. Die Benennung und die Art der Platzhalter, die du verwendest, sind jedoch deine Entscheidungen.
Um mehr zu lesen, hier erfahren Sie, wie Sie Erinnerungen einrichten und konfigurieren.