Erinnerungen sind angenehm und einfach zu bedienen. Beim Konfigurieren von Erinnerungen füllen Sie einfach die Grundkriterien für den gewählten Erinnerungstyp aus, und die definierte Empfängergruppe erhält automatische Benachrichtigungen basierend auf den festgelegten zeit- oder ereignisbasierten Kriterien.
Das folgende Beispiel verwendet den Erinnerungstyp Mitarbeiter Attest Missing:
Navigiere zu Kontoeinstellungen > Erweiterten Einstellungen > Erinnerungen.
Klicken Sie auf den Button Neu hinzufügen und füllen Sie die allgemeinen Informationen aus (also Informationen, die allen Erinnerungstypen gemeinsam sind). Der ausgewählte Erinnerungstyp bestimmt, welche zusätzlichen Felder verfügbar sind, sobald Sie auf Speichern klicken und das zweite Panel für die Erinnerungsregeln freischalten.
Im Panel "Erinnerungsregeln" können Sie Regeln speziell für den ausgewählten Erinnerungstyp konfigurieren.
Einer der letzten Schritte ist, herauszufinden, ob du deine neue Erinnerung "aktivieren" möchtest oder nicht. Wenn ja, werden die Erinnerungen sofort aktiviert, sobald du auf Speichern klickst. Wenn sie nicht ausgewählt ist, wird sie als "Inaktiv" markiert, bis du sie aktivierst, fast wie ein Entwurfszustand . Ähnlich kannst du das hier tun, wenn du jemals eine aktive Erinnerung aus irgendeinem Grund pausieren möchtest.
Nachdem du auf Speichern gedrückt hast, bekommst du einen schönen Überblick über deine neue Erinnerung! Wenn du etwas ändern möchtest, kannst du es jederzeit entsprechend bearbeiten.
Fertig! Wenn Sie zur Übersicht zurückkehren, sehen Sie eine schöne Liste aller Erinnerungen, die für Ihr Unternehmen eingerichtet wurden.
Für Attest-Erinnerungen werden Erinnerungen nur an die als "Reporting to"-Person identifizierten Personen gesendet, die im Personen-Reiter der Personalkarte unter Erweiterten Details angegeben sind.
Wie man Erinnerungen für den Verlassenstypen konfiguriert
Beim Konfigurieren von Erinnerungen vom Verlassenstyp folgt man dem gleichen Ablauf wie bei einem typischen Erinnerungstyp, indem man im ersten Panel den Typ der Erinnerung, die Empfänger und die benutzerdefinierte Nachricht definiert.
Sobald das erste Panel gespeichert ist, wird ein zweites Modul aktiviert, mit einigen benutzerdefinierten Vorkommensregel-Konfigurationen , die einzigartig für diesen Erinnerungstyp sind.
Benutzerdefinierte Regeln – Erinnerungen zum Verlassen
Konfiguration | Definition | Validierungen |
Urlaubsarten | Ein Dropdown-Menü, mit dem Sie aus den verfügbaren Leave-Typen auswählen können, die für Ihre Organisation konfiguriert sind. | Sie müssen einen Urlaubstyp auswählen, der speziell für diese Erinnerungsberechnung vorgesehen ist. |
Maximal zulässige Abwesenheit | Die Anzahl der Abwesenheiten, nach denen Sie eine Erinnerung auslösen möchten. Wenn Sie zum Beispiel auf 10 setzen, wird nach der 11. Abwesenheit eines Mitarbeiters eine Erinnerung gesendet. | Erforderliches Feld |
Dauer | Der Zeitraum (in Tagen), in dem du die Abwesenheiten verfolgen möchtest. Wenn du zum Beispiel das auf 30 Tage einstellst, wird automatisch eine Benachrichtigung gesendet, wenn ein Mitarbeiter am 29. Tag seine 11. Abwesenheit registriert (ab dem Datum der ersten Abwesenheit). Andererseits – wenn ein Mitarbeiter am 35. Tag seine elfte Abwesenheit registriert, wird keine Benachrichtigung verschickt (da dies die Kriterien der Erinnerung nicht mehr erfüllt). | |
Schonzeit | Die Schonfrist ist eine Konfiguration in Quinyx, die den Nutzern mehr Kontrolle über Erinnerungen an die Art des Urlaubs gibt und sicherstellt, dass die erhaltenen Informationen sowohl sinnvoll als auch korrekt sind. Die Schonfrist ermöglicht es den Nutzern, die Anzahl der Tage ohne Abwesenheit zu definieren, die vergehen müssen, bevor das System zurückgesetzt wird und eine neue Abwesenheitszeit für einen Mitarbeiter zählt. Dies hilft, unnötige Benachrichtigungen zu vermeiden und stellt sicher, dass nur relevante Abwesenheitsmuster markiert werden. Zum Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen legt eine Schonfrist von 7 Tagen für eine "Nicht-aufeinanderfolgende Urlaubserinnerung" fest. Wenn ein Mitarbeiter, John, im Januar für 3 Tage Krankheitstage und im Februar weitere 4 Tage nimmt, würde das System die Erinnerung auslösen, wenn seine Abwesenheiten eine vorgegebene Schwelle überschreiten, zum Beispiel 7 Tage innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Die Schonfrist hilft, Erinnerungen bei längeren Abwesenheiten zu vermeiden, und sorgt dafür, dass Manager sich auf sinnvolle Abwesenheitsmuster konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern, statt auf isolierte, kleinere Ereignisse. |
Für Erinnerungen zum Urlaubstyp wählst du bei der Konfiguration der Erinnerung den Empfängertyp. Du kannst entweder nur an den "Reporting to"-Manager senden oder die Rückfalloption nutzen, damit die Erinnerung den nächsten Manager erreicht, wenn kein "Reporting to"-Manager verfügbar ist. Siehe Erinnerungen für eine Aufschlüsselung beider Optionen.
Dynamische Platzhalter
Dynamische Platzhalter ermöglichen es Ihnen, den Betreff und die Botschaft Ihrer Erinnerungen besser anzupassen, sodass Ihre Erinnerungen dynamische Informationen enthalten, die personalisierte Informationen im Inhalt jeder Erinnerung ermöglichen.
Zum Beispiel – indem man das #recipient_name# (über die einfügt, wird die Information dynamisch, sodass der Platzhalter automatisch durch den Namen des Empfängers für diese Erinnerung ersetzt wird, zum Beispiel Dear Erik.
Jeder Erinnerungstyp hat unterschiedliche Platzhalter, wie die "Schnelleinfügung"-Optionen am unteren Rand zeigen, basierend auf den Kriterien der jeweiligen Erinnerungsart. Damit können Sie jede Ihrer Erinnerungen besser anpassen, mit den wichtigsten Informationen für jeden Empfänger.
Platzhalter | Beschreibung |
Mitarbeitername #employee_name # | Fügt einen dynamischen Platzhalter für den Namen des von der Erinnerung betroffenen Mitarbeiters hinzu. |
Einheitsname #unit_name # | Fügt einen dynamischen Platzhalter hinzu, der den Namen der Einheit des von der Erinnerung betroffenen Mitarbeiters enthält. |
Empfängername #recipient_name # | Fügt einen dynamischen Platzhalter hinzu, der den Namen des Benutzers enthält, der die Erinnerung erhält. |
Verlassenstyp #leave_type # | Fügt einen dynamischen Platzhalter hinzu, der den Namen des Urlaubstyps hinzufügt, der die Erinnerung auslöst. |
Schwellenwert #threshold_number # | Fügt einen dynamischen Platzhalter für die Schwellenzahl für einen Urlaubstyp hinzu, der in der Erinnerung verwendet wird. |
Dauer #duration # | Fügt einen dynamischen Platzhalter für die Dauer der Abwesenheit hinzu. |
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie dynamische Platzhalter in einer Erinnerungsnachricht verwendet werden könnten:
Für weitere Informationen zu den verschiedenen Arten von Erinnerungen klicken Sie hier.