Gehaltsplan

Gehaltsplan

Pay Schedules ermöglicht es Organisationen, ihre Lohnabrechnungen zu automatisieren und zu optimieren, indem manuelle Gruppierung durch ein hochkonfigurierbares System ersetzt wird.

Durch die Gruppierung der Mitarbeiter nach spezifischen Kriterien wie Gehaltszyklus, Beschäftigungsart und Gehaltsabrechnung können Unternehmen die Bearbeitungseffizienz erheblich verbessern und gleichzeitig strenge gesetzliche und lokale regulatorische Anforderungen einhalten.

Diese Funktion ist für moderne Organisationen unerlässlich, da sie Verwaltungsfehler reduziert, eine genaue Finanzplanung unterstützt und eine tiefgehende Anpassung der Lohnabrechnungsprozesse ermöglicht, um den individuellen Bedürfnissen verschiedener Mitarbeitergruppen gerecht zu werden.

Die Umsetzung von Gehaltsplänen beinhaltet die Identifizierung strategischer Kriterien zur Gruppierung von Arbeitnehmern, wie Gehaltshäufigkeit, geografischer Lage, Abteilungsstruktur oder Art der Arbeit, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit- und Vertragsrollen. Sobald diese Kriterien festgelegt sind, werden die Mitarbeiter nahtlos ihrem passenden Zeitplan innerhalb der Quinyx-Plattform zugewiesen, um Konsistenz und Genauigkeit in allen Gehaltsabrechnungen zu gewährleisten.

Über betriebliche Verbesserungen hinaus hat die Einführung dieser Funktion einen erheblichen Einfluss auf die Zufriedenheit der Belegschaft und die Moral. Durch die Unterstützung der Batch-Bearbeitung von Zahlungen, Lohnberechnungen und Steuerabzügen stellt das System sicher, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden, was eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens zwischen der Organisation und den Mitarbeitern fördert. Diese Automatisierung minimiert die Fehlerwahrscheinlichkeit und reduziert die gesamte administrative Belastung, was eine schnellere und zuverlässigere Lohnabrechnung im gesamten Unternehmen ermöglicht.

Ermöglichung von Gehaltsplänen und -konfiguration

Hier ist der Schritt-für-Schritt-Workflow, um die Einstellung Gehaltspläne in Quinyx zu aktivieren.

Workflow: Aktivierung von Gehaltsplänen

• Schritt 1: Zugriff auf die Kontoeinstellungen

  • Aktion: Klicken Sie auf das Benutzerprofil-/Konto-Symbol oben rechts im Dashboard.

  • Auswahl: Im Dropdown-Menü wählen Sie Kontoeinstellungen aus.

• Schritt 2: Navigiere zu erweiterten Einstellungen

  • Aktion: Scrollen Sie in der linken Seitenleiste der Navigation nach unten zum Bereich Erweiterte Einstellungen .

  • Auswahl: Klicken Sie auf die Einstellungen des globalen Kontos.

• Schritt 3: Konfiguration offener Gehaltspläne

  • Aktion: In der Hauptliste "Globale Kontoeinstellungen" finden Sie die Option zur Aktiverung von Zahlungsplänen.

  • Auswahl: Klicken Sie auf den Link, um die Konfigurationsseite zu öffnen.

• Schritt 4: Aktivieren Sie die Einstellung

  • Aktion: Finden Sie das Kontrollkästchen Gehaltspläne aktivieren unter der Spalte "Aktion".

  • Auswahl: Klicken Sie auf das Bearbeiten/Checkbox-Symbol, um die Einstellung auf "Aktiviert" zu schalten (markiert durch ein grünes Häkchen).

Erstellung eines neuen Gehaltsplans

Sobald aktiviert, können Sie die spezifischen Parameter für Ihre Gehaltspläne festlegen.

• Greifen Sie auf Gehaltspläne zu: Wählen Sie Gehaltspläne im Bereich Lohnabrechnungseinstellungen in der Seitenleiste aus.

• Starte die Erstellung: Klicke auf die grüne Schaltfläche Hinzufügen oben rechts.

• Details zum Gehaltsplan definieren: Füllen Sie die folgenden Pflichtfelder im Schieber "Gehaltsplan hinzufügen" aus:

  • Name: Geben Sie einen beschreibenden Namen ein (z. B. "Pay schedule 1").

  • Integrationsschlüssel: Geben Sie einen eindeutigen Identifikationscode an.

  • Mitarbeitertyp: Wählen Sie die entsprechende Kategorie zwischen Stunden- und Monatsbasis aus.

  • Gehaltszyklus: Wählen Sie die Frequenz: Wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich und individuell.

• Setzen Sie die Parameter für den Vergütungszeitraum:

  • Startdatum: Wählen Sie das Datum aus dem Kalender aus, an dem der Abrechnungszeitraum beginnen soll.

  • Laufen Sie den Lohnabrechnungstag: Wählen Sie den spezifischen Wochentag (z. B. Montag), an dem die Gehaltsabrechnung bearbeitet wird.

Ihnen wird der nächste Abrechnungszeitraum vorgestellt, wobei alle oben genannten Parameter und das aktuelle Datum berücksichtigt werden.

• Fertigstellung der Konfiguration abschließen:

  • Gehaltsabrechnungsdatei: Wählen Sie das passende Exportformat oder Dateityp aus dem Dropdown-Menü aus – Diese Datei sollte mit der Datei übereinstimmen, die in den Vertragsvorlagen der Mitarbeiter ausgewählt wurde, die Sie diesem Gehaltsplan zuweisen werden.

  • Beschreibung: Fügen Sie alle relevanten Anmerkungen zum Zeitplan hinzu.

  • Speichern: Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um den Zeitplan zu erstellen.

ID- und Namensvalidierung: Quinyx verhindert doppelte IDs und kleinschreibungsunsensible doppelte Namen bei der Erstellung des Gehaltsplans.

Feldunveränderlichkeit: Nach der Erstellung werden die ID, der Gehaltszyklus, das Startdatum, der Mitarbeitertyp und die Gehaltsabrechnungsdatei gesperrt, um Lohnbeschädigungen zu verhindern.

Beschreibung der Lohnzykluslogik

Das System muss Perioden und Laufzeitdaten nach folgender Logik berechnen:

Wöchentlich/zweiwöchentlich

• Logik: Berechnet von einem Startdatum bis zu einem bestimmten Laufzeittag.

• Verkürzte Zeiträume: Wenn der Lauftag einen Start in der Woche ermöglicht, wird die erste Periode verkürzt, um mit dem Lauftag übereinzustimmen.

Monatlich

• Logik: Läuft an einem bestimmten Tag des Monats (z. B. 31.).

• Grenzhandhabung: Wenn ein Monat kürzer ist als der ausgewählte Tag (z. B. Februar), fällt das System auf den letzten verfügbaren Tag dieses Monats zurück.

Gepflogenheit

• Logik: Inkrementelle Logik basierend auf einer benutzerdefinierten Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten.

• Kontinuität: Das System verwaltet Monats- und Jahresgrenzen und stellt sicher, dass das nächste Laufzeitdatum am Tag nach Ablauf des Zeitraums liegt.

Gehaltspläne überprüfen und bearbeiten

• Bestätigung: Eine Erfolgsmeldung ("Gehaltsplan erfolgreich hinzugefügt") erscheint oben auf dem Bildschirm.

• Änderung: Wenn Änderungen benötigt werden, klicken Sie auf das Bleistift-Symbol neben dem Zeitplan, um den Editor erneut zu öffnen. Beachten Sie, dass nur Name und Beschreibung nach Erstellung eines Zeitplans bearbeitet werden können; für andere Änderungen muss ein neuer Zeitplan erstellt werden.

Zuweisung des Gehaltsplans an die Mitarbeiter

Einzelne Mitarbeiter über den Reiter Personen hinzufügen

Sie können einen Gehaltsplan über den Reiter People mit individuellen Mitarbeiterverträgen verknüpfen.

1. Navigiere zu Personen: Klicke auf Personen in der oberen Navigationsleiste.

2. Mitarbeiter auswählen: Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste aus, um dessen Profil zu öffnen.

3. Zugriffsvereinbarungen: Klicken Sie auf den Tab Vereinbarungen im Seitenfeld des Mitarbeiters.

4. Auswählen Sie die Vereinbarung: Klicken Sie auf die konkrete Vereinbarung, die Sie bearbeiten möchten.

5. Link-Zeitplan:* Finden Sie das Dropdown-Menü "Zahlungsplan auswählen ".

6. Wählen Sie den gewünschten Dienstplan aus (z. B. "Pay Schedule Test").

7. Änderungen zusagen: Klicken Sie unten im Panel auf Speichern , um den Dienstplan auf den Mitarbeiter anzuwenden.

Es werden nur Gehaltspläne angezeigt, die mit dem Mitarbeitertyp und der Gehaltsabrechnungsdatei übereinstimmen.

Massen-Hinzufügen von Mitarbeitern über die Einstellungen des Gehaltsplans

Sie können Mitarbeiter in großen Mengen zu einem Gehaltsplan in den Einstellungen für den Gehaltsplan hinzufügen.

• Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Gehaltsplaneinstellungen.

• In der Liste der erstellten Gehaltspläne klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.

• Klicken Sie im erweiterten Seitenmenü auf die Schaltfläche Mitglied hinzufügen.

• Wählen Sie einen Mitarbeiter aus und/oder suchen Sie nach einem Mitarbeiter, den Sie dem jeweiligen Gehaltsplan zuordnen möchten.

• Fertig!

Ein Mitarbeiter oder eine Vereinbarung kann jeweils nur einer Gehaltsgruppe zugewiesen werden.

Änderungen am Mitarbeitertyp oder der Lohnabrechnungsdatei einer Vereinbarung auf einen Wert, der nicht mit dem aktuell zugewiesenen Gehaltsplan vereinbar ist, lösen eine Warnung aus und entziehen den Mitarbeiter automatisch aus dem Gehaltsplan.

Verwendung von Gehaltsplänen im Zeit-Tab – Zur Gehaltsabrechnung übertragen

Sobald die Mitarbeiter mit einem Gehaltsplan verknüpft sind, verwenden Sie die folgenden Schritte, um die Lohnabrechnungsdaten zu verarbeiten:

• Klicken Sie auf den Reiter Zeit in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie im Untermenü Ansicht anpassen .

• Konfigurieren Sie die Ansicht: Auf der rechten Seite erscheint ein Einstellungs-Einstellungsschieber . Sie müssen hier Ihren Datensatz definieren:

  • Wählen Sie den Gehaltsplan aus: Wählen Sie den spezifischen Dienstplan, den Sie bearbeiten möchten (z. B. "Gehaltsplan-Test").

  • Datumsbereich: Die Auswahl des Gehaltsplans füllt automatisch das Abstands- und To-Datum basierend auf dem definierten Zeitraum (z. B. 16.02.2026 bis 22.02.2026) aus.

  • Filter: Der Gehaltsplan verwendet zusätzliche Filter wie Bezirke, Einheiten, Mitarbeiter und Gehaltsabrechnungsdatei.

  • Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Anwenden " am unteren Rand des Reglers.

• Prozessdaten: Das System zeigt eine Fortschrittsleiste an, während es die Daten basierend auf dem definierten Filter zusammenstellt. Nach Abschluss zeigt die Liste Mitarbeiter und ihren Status an (z. B. "Bereit zum Übertragen").

Manuelle Überschreibung: Überprüfen Sie, ob Nutzer diese Daten für historische Berichte manuell überschreiben können, solange der Mitarbeiterfilter aktiv bleibt.

Aktionen des Gehaltsplans

Du hast die Möglichkeit, nicht mehr relevante Gehaltspläne zu bearbeiten, zu archivieren oder zu löschen. In denRechnungseinstellungen > Lohnabrechnungseinstellungen > Gehaltsplänen kannst du Gehaltspläne erstellen, bearbeiten, aber auch archivieren oder löschen.

Gehaltsplan bearbeiten

Auf der Gehaltsplan-Seite > Aktionen > Klicken Sie auf das Stift-Symbol. So können Sie den Namen und die Beschreibung eines bestehenden Gehaltsplans bearbeiten.

Archivieren Sie einen Gehaltsplan

1. Auf der Seite "Pay Schedules" > Aktionen > Klicken Sie auf das Schrank-Symbol auf einem bestehenden Gehaltsplan. Im Pop-up-Dialog bestätigen Sie Ihre Wahl. So können Sie einen bestehenden Gehaltsplan archivieren.

2. Wenn Sie einen Gehaltsplan dearchivieren möchten, klicken Sie oben rechts auf das Menü mit drei Punkten > Archivierte Gehaltspläne ansehen > Klicken Sie auf das durchgestrichene Schrank-Symbol.

Einen Gehaltsplan löschen

1. Auf der Seite Gehaltspläne > Aktionen > Klicken Sie auf das Schrank-Symbol auf einem bestehenden Gehaltsplan.

2. Klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten oben rechts > Archivierte Gehaltspläne ansehen > Klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol.