Eine effiziente Lohnabrechnungsabwicklung ist unerlässlich, um genaue und zeitnahe Abläufe durchzuführen. Quinyx bietet einen strukturierten Arbeitsablauf, der Gehaltsabrechnungsadministratoren hilft, jeden Schritt mit Vertrauen und Klarheit zu steuern. Der untenstehende Leitfaden beschreibt den vollständigen Lohnabrechnungsprozess von der Vorbereitung bis zur Berichterstattung und kann als Referenz oder praktische Checkliste dienen, um sicherzustellen, dass in jedem Lohnabrechnungszyklus nichts übersehen wird. Egal, ob Sie neu im Prozess sind oder Ihre Routine verfeinern, dieser Schritt-für-Schritt-Überblick unterstützt Konsistenz und Kontrolle.
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1. Bereiten Sie die Gehaltsabrechnung vor
Überprüfen Sie Zeitberichte: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterzeitberichte eingereicht und genehmigt werden.
Überprüfen Sie Abwesenheiten: Überprüfen Sie, dass alle Abwesenheiten registriert und genehmigt sind.
Terminänderungen validieren: Bestätigen Sie, dass alle Planänderungen aktualisiert und genehmigt sind.
2. Starte den Lohnexport
Zugriff auf das Lohnbuchhaltungsmodul: Navigieren Sie zum Gehaltsabrechnungsbereich in Quinyx.
Wählen Sie den Lohnabrechnungszeitraum: Wählen Sie den passenden Lohnabrechnungszeitraum für die Bearbeitung.
Exportdatei generieren: Erstellen Sie die Payroll-Exportdatei, die alle relevanten Daten für den ausgewählten Zeitraum enthält.
3. Überprüfen exportierte Daten
Überprüfen Sie Mitarbeiterdaten: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterinformationen korrekt und aktuell sind.
Überprüfen Sie Arbeitszeiten und Tarife: Bestätigen Sie, dass gearbeitete Stunden und Gehaltssätze korrekt sind.
Bewerten Sie Abzüge und Leistungen: Überprüfen Sie alle Abzüge oder Leistungen, die auf die Gehälter der Mitarbeiter angewendet werden.
4. Integration mit dem Lohnabrechnungssystem
Daten importieren: Übertragen Sie die exportierte Datei in das Lohnabrechnungssystem Ihrer Organisation.
Lohnabrechnung bearbeiten: Führen Sie die Gehaltsabrechnung in Ihrem System durch und führen Sie alle notwendigen Berechnungen und Anpassungen durch.
Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen: Erstellen Sie Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter, in denen deren Einkünfte und Abzüge aufgeführt sind.
5. Aktivitäten nach der Lohnabrechnung
Gehaltsabrechnungen verteilen: Gehaltsabrechnungen über die vorgesehenen Kanäle mit den Mitarbeitern teilen.
Beantworten Sie Anfragen: Beantworten Sie alle Fragen oder Anliegen der Mitarbeiter bezüglich ihrer Gehaltsabrechnungen.
Archivunterlagen: Bewahren Sie Gehaltsabrechnungsunterlagen sicher für zukünftige Referenz- und Compliance-Zwecke auf.
6. Versöhnen und Bericht
Konten abstimmen: Lohnabrechnungstransaktionen mit Finanzkonten abgleichen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
Erstellen Sie Berichte: Erstellen Sie Berichte für interne Analysen und externe Compliance-Anforderungen.
Überprüfungsprozess: Bewerten Sie den Lohnabrechnungsprozess auf Unstimmigkeiten oder Verbesserungsbereiche.
Lesen Sie hier mehr über den Lohnabrechnungsprozess.