Die Planung und Terminplanung von Mitarbeitern kann oft überwältigend wirken, besonders wenn Sie unter Zeitdruck sind und verschiedene Variablen wie Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Arbeitsgesetze berücksichtigen müssen. Mit dem richtigen Ansatz und einigen wichtigen Tipps können Sie diesen Prozess bei Quinyx jedoch optimieren und Ihre Planung effizienter gestalten. So starten Sie:
Warum effiziente Planung wichtig ist
In Quinyx steht Planung im Mittelpunkt des Personalmanagements. Sie hilft Managern:
Sparen Sie Zeit , indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren.
Optimieren Sie die Ressourcenverteilung , indem Sie die Fähigkeiten und Verfügbarkeit der Mitarbeiter anpassen.
Verbessern Sie mit Arbeitsgesetzen und internen Richtlinien.
Lassen Sie uns einige zeitsparende Tricks betrachten, die Ihre Terminplanung effizienter machen können.
Hacks für schnellere Terminplanung
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, das Beste aus den Terminplanungstools von Quinyx herauszuholen:
Nutzen Sie Schichttypen für schnelle Planung
Verwenden Sie vorkonfigurierte Schichttypen, um Mitarbeiter schnell Schichten zuzuweisen. Legen Sie Standard-Start- und Endzeiten sowie Farbcodes fest, um einen Überblick über Ihren Zeitplan zu erhalten. Das spart Zeit bei der Erstellung und sorgt für Klarheit Ihres Zeitplans. Lesen Sie mehr über Schichttypen.Nutze Massenaktionen für sich wiederholende Aufgaben
Im Rahmen unserer bevorstehenden Initiative wird Quinyx Sammelaktionen in der Planungsübersicht aktivieren. Sie können Schichten zuweisen, Zeiten anpassen und Aufgaben für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anpassen, wodurch wiederholte Aktionen entfallen und der Prozess schneller wird.Smarte Filter und Suchen
Verwenden Sie Filter wie Fähigkeiten oder Schichttypen, um schnell die richtigen Mitarbeiter für eine Schicht zu finden. Manager können nach bestimmten Kriterien suchen (z. B. Fähigkeiten, Standorte oder Rollen), was es erleichtert, sicherzustellen, dass Sie das richtige Personal in den richtigen Schichten haben, ohne die gesamte Mitarbeiterliste durchsuchen zu müssen.Kopierverschiebungskonfigurationen
Wenn Sie häufig ähnliche Schichtmuster oder Zeitpläne wiederverwenden, nutzen Sie die Kopierfunktion, um Schichten schnell zu replizieren und Ihnen so zu sparen, von vorne anfangen zu müssen.Gemeinsame Schichten einrichten
Durch die Schaffung gemeinsamer Schichten auf Kontoebene gewährleisten Sie Konsistenz über alle Einheiten hinweg. Dies kann Zeit bei der Einrichtung sparen und eine standardisierte Planungspraxis in Ihrer Organisation aufrechterhalten.Verwenden Sie beim Planen die Drag-and-Drop-Funktionalität
Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität von Quinyx in der Zeitplanansicht, mit der Sie Schichten schnell verschieben, kopieren oder neu positionieren können.
Verschieben: Ziehe eine Schicht, um zwischen den Mitarbeitern neu zuzuweisen.
Kopieren: Halte STRG (Windows) oder Option (macOS) gedrückt, während du zum Duplizieren ziehst.
Neupositionierung: Schichtzeiten anpassen, indem man innerhalb des Zeitplans zieht.
Schauen Sie sich hier unser kurzes Tutorial an.
Drag-and-Drop wird auf Touchscreen-Geräten nicht unterstützt.
Integrieren Sie KI in Ihren Terminplanungsprozess
Ziehen Sie in Erwägung, das KI-Nachfrageprognosemodul von Quinyx zu kaufen und zu nutzen, um präzise, hyperlokale Prognosen anhand historischer Daten zu erstellen und so die Personalanzahl für effiziente Terminplanung zu optimieren.
Passen Sie sich an Daten und Ereignisse an: Stellen Sie sicher, dass Prognosen Änderungen wie Öffnungszeiten oder Sonderveranstaltungen berücksichtigen, indem Sie den Algorithmus manuell ausführen oder auf automatisierte Aktualisierungen warten, um den genauen Personalbedarf widerzuspiegeln. Lesen Sie hier mehr.
Basispläne: ein mächtiges Werkzeug für langfristige Planung
Ein Basisplan in Quinyx ermöglicht es Managern, eine wiederkehrende Vorlage zu erstellen, die über jeden Zeitraum ausgerollt werden kann. Er ist perfekt, um langfristige Schichten zu bewältigen, die einem regelmäßigen Rotationsmuster folgen. So nutzen Sie Basispläne bestmöglich:
Erstellen eines Basisplans: Navigieren Sie zur Option "Basisplan" im Menü "Plan". Sobald Sie einen Basisplan erstellt haben, kann dieser wiederholt angewendet werden, was Zeit bei zukünftigen Rollouts spart.
Einführung des Dienstplans: Nachdem du den Basisplan erstellt hast, musst du ihn ausrollen , um ihn aktiv zu machen. So kannst du den Dienstplan auf bestimmte Daten und Mitarbeiter anwenden, sodass er sichtbar und funktional ist.
Wichtige Merkmale:
Mitarbeiteranzahl: Verfolgen Sie mit dem Mitarbeiterzähltool des Basisplans, wie viele Mitarbeiter derzeit eingeteilt oder abwesend sind, um eine genaue Personalanzahl zu gewährleisten.
Stundenzählung auf Schichten: Sehen Sie im Grundplan ganz einfach, wie viele Stunden jede Schicht abdeckt, was Ihnen hilft, die Arbeitskosten zu managen und die Einhaltung sicherzustellen.
Mitarbeiterstatus anzeigen: Basispläne enthalten Details zu Mitarbeiterverträgen, Rollen und Beschäftigungsstatus, um sicherzustellen, dass die Dienstpläne den geltenden Verträgen entsprechen.
Wiederverwendung von Basisplänen: Basispläne sind so konzipiert, dass sie wiederverwendbar sind. Wählen Sie einfach die Daten aus, auf die der Zeitplan angewendet werden soll, und rollen Sie ihn für so viele Zyklen aus, wie Sie benötigen.
Drucken des Basisplans: Sie können Basispläne einfach für Referenz- oder Mitarbeiterverteilung drucken, indem Sie die in Quinyx integrierte Druckfunktion nutzen. Mit dieser Option können Sie die angezeigten Informationen entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen, wie z. B. Schichtkommentare, Pausenzeiten und Ansichtsmodi.
Mitarbeiterplanungscheckliste für Quinyx WFM
Schichtplanung
Erstelle und konfiguriere passende Schichttypen (z. B. morgens, abends, spezielle Aufgaben wie Verwaltung, Kassierer).
Weisen Sie Farben und Standardzeiten den Schichten zu, um die Visualisierung und Verwaltung zu erleichtern.
Nutzen Sie Schichtvorlagen, um die Zuweisung häufig genutzter Schichten zu beschleunigen.
Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und aktualisieren Sie regelmäßig.
Stellen Sie sicher, dass Schichten an Mitarbeiter vergeben werden, die verfügbar sind und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.
Prüfen Sie, ob es Urlaubsanträge oder genehmigten Urlaub gibt.
Einhaltung und Arbeitsrecht
Halten Sie sich an die örtlichen Arbeitsgesetze bezüglich maximaler Arbeitsstunden, Mindestzeiträume und Überstunden.
Stellen Sie sicher, dass Schichttypen mit Pausen konfiguriert sind, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Verwenden Sie Warnungen, um Mitarbeiter ohne die erforderlichen Fähigkeiten oder die gegen Compliance-Regeln verstoßen könnten, einzuplanen.
Basisplan-Aufbau
Erstelle oder aktualisiere den Grundplan für wiederkehrende Muster.
Rollt Basispläne für den kommenden Zeitraum (z. B. Woche, Monat) aus, um Zeit bei manueller Planung zu sparen.
Überprüfen und passen Sie regelmäßig die Basispläne an, um Änderungen in der Verfügbarkeit der Mitarbeiter oder den Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen.
Massenaktionen
Verwenden Sie Massenaktionen (sofern verfügbar) für sich wiederholende Aufgaben, wie das Aktualisieren oder Entfernen von Schichten für mehrere Mitarbeiter.
Schaltmodifikationen
Nutze Shift-Editing-Tools, um Anpassungen (Start-/Endzeit, Pausen) basierend auf aktuellen Bedürfnissen vorzunehmen.
Nehmen Sie Massenänderungen vor, wenn mehrere Mitarbeiter dieselben Änderungen benötigen.
Fertigkeitsabstimmung
Verwenden Sie Qualifikationsfilter, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende mit den erforderlichen Kompetenzen bestimmten Schichten zugewiesen werden.
Beheben Sie Lücken in der Schichtdeckung, bei denen bestimmte Fähigkeiten fehlen.
Überstunden und Kostenmanagement
Richten Sie Warnungen oder Überstundenlimits ein, um unnötige Arbeitskosten zu vermeiden.
Überwachen Sie die Schichtkosten, um sicherzustellen, dass die Arbeitskräfte im Budget bleiben, und nutzen Sie Werkzeuge zur Erfassung von Schichtkosten und produktiven Arbeitszeiten.
Kommunikation und Benachrichtigung
Kommunizieren Sie den Zeitplan im Voraus über das Benachrichtigungssystem von Quinyx an die Mitarbeitenden.
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über Schichtwechsel oder neue Zuweisungen über Qmail - oder App-Benachrichtigungen informiert werden.
Genehmigung des Zeitplans
Stellen Sie sicher, dass der Zeitplan von den relevanten Interessengruppen genehmigt wurde, bevor er ausgerollt wird.
Bestätigen Sie, dass alle geplanten Schichten ordnungsgemäß aktiviert und für das Personal sichtbar sind.
Druck und Vertrieb
Falls nötig, drucken oder exportieren Sie Pläne für bestimmte Mitarbeiter oder Teams, wobei alle Details (Schichtzeiten, Pausen, Aufgaben) korrekt angezeigt werden.
Überprüfung und Anpassung
Überprüfen Sie regelmäßig den Dienstplan auf Lücken oder Inkonsistenzen (z. B. unbesetzte Schichten oder Konflikte).
Nehmen Sie bei Bedarf Ad-hoc-Anpassungen bei Last-Minute-Änderungen bei Verfügbarkeit oder betrieblichen Anforderungen vor.
Häufig gestellte Fragen zur Terminplanung in Quinyx
Was ist der schnellste Weg, um verfügbare Mitarbeiter zu finden?
Nutzen Sie die Verfügbarkeitsfunktion in Kombination mit der Qualifikationsfilterung. So können Sie schnell die am besten geeigneten Mitarbeiter für eine Schicht identifizieren.Wie gehe ich mit komplexen Schichten mit mehreren Pausen um?
Sie können zu jeder Schichtart mehrere Pausen hinzufügen, einschließlich der Festlegung von Mitternachtspausen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schichten so konfigurieren, dass sie Ihre Unternehmensrichtlinien oder Gewerkschaftsvorschriften widerspiegeln.Kann ich Bereitschafts- oder Standby-Schichten einplanen?
Ja, Quinyx unterstützt Bereitschafts- und Bereitschaftsschichten, sodass Sie Notfallbesetzung übernehmen können. Diese Schichten lösen keine Compliance-Warnungen aus, sodass sie in Ihre individuellen Personalvereinbarungen passen.Was, wenn ich Schichten für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anpassen muss?
Die kommende Bulk-Action-Funktionalität ermöglicht es Ihnen, Schichten massenhaft anzupassen. Dies ist besonders nützlich für kurzfristige Änderungen oder bei der Einführung eines Zeitplans in größeren Teams.
Mit diesen Werkzeugen und Tipps können Sie Ihren Planungsprozess optimieren und Ihre Terminplanung deutlich effizienter gestalten. Da sich Quinyx mit neuen Funktionen wie Massenaktionen weiterentwickelt, kann die Zeit, die Sie für Terminplanung aufwenden, reduziert werden, sodass Sie mehr Kapazität haben, sich auf andere wichtige Managementaufgaben zu konzentrieren.