Anfang
Klicken Sie auf das + Symbol in der Kopfzeile, um zu beginnen.
Wähle eine Aufgabe.
Erfahren Sie mehr über Vorlagen.
Du wirst gebeten, deiner Aufgabe einen Namen zu geben. Das kannst du später bei Bedarf ändern.
Beschreibung
Anschließend wirst du zum Bildschirm Aufgabe erstellen. Du kannst den Namen deiner Aufgabe hier weiter anpassen und dann alle wichtigen Informationen einfügen.
Geben Sie eine Aufgabenbeschreibung ein. Nutzen Sie diese, um die Aufgabe ausführlicher zu erklären.
Sie können Ihre Beschreibung formatieren, einschließlich der Möglichkeit:
Verschiedene Formatierungsoptionen (einschließlich Textgröße, Textfarbe)
Links hinzufügen
Bilder einfügen
Videos einbetten (aus .mp4 Datei oder von YouTube)
Anhänge
Füge Anhänge hinzu, um deine Aufgabe zu unterstützen.
Die meisten Dateitypen können Sie hier hinzufügen, aber wenn Sie Bilder, Dateien oder mehrseitige PDF-Dateien hinzufügen, können die Empfänger diese Dateien innerhalb der Aufgabe ansehen, ohne sie herunterladen zu müssen.
Die Anzahl der Anhänge, die du hinzufügen kannst, ist auf 20 begrenzt.
Aufgabenoptionen
Fälligkeitsdatum: Wann muss die Aufgabe abgeschlossen sein?
Wenn Sie eine Fälligkeitsfrist auf eine Aufgabe setzen, wird deren automatisches Ablaufdatum ausgelöst, sodass sie 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum aus den Speichern verborgen bleibt. Die Aufgabe bleibt in derselben Sammlung, ist aber standardmäßig verborgen; sie kann durch das Auswählen des Schalters 'abgelaufen' im Filterbereich sichtbar gemacht werden. Das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums zu Aufgaben hilft, die Dashboards sauber und für die Empfänger relevant zu halten.
Gutachter: Siehe unten
Uploads: Wenn Sie möchten, dass die Empfänger der Aufgabe Fotos oder Dateien hochladen, wenn sie diese Aufgabe abgeschlossen haben, haken Sie dieses Kästchen an. Sie können die Aufgabe erst abschließen, wenn sie etwas hochladen!
Du könntest hier auch Approver hinzufügen, wenn du möchtest, dass deren Uploads einem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess unterliegen.
Priorität: Muss diese Aufgabe als hohe Priorität markiert werden?
Kategorie & Größe: Fügen Sie die Kategorie und Größe der Aufgabe hinzu, um die Empfänger zu unterstützen.
Absendungsdatum: Du kannst ein zukünftiges Veröffentlichungsdatum für die Aufgabe festlegen, falls du deine Aufgabe nicht sofort absenden möchtest.
Senden Sie Wiederholung: Sie können Ihre Aufgabe als wiederkehrend einstellen, wenn Sie möchten, dass sie wiederholt wird.
Wenn Sie eine zukünftige Zeit oder ein Datum wählen, um Ihre Aufgabe zu versenden, finden Sie diese Aufgabe im Bereich 'Geplant' Ihres Dashboards, bis sie gesendet wurde. Erfahren Sie mehr über geplante Daten.
Zielgruppe
Wählen Sie aus, an wen die Aufgabe gesendet werden soll:
Du kannst deine Zielgruppe nach Stores auswählen (Einzelpersonen, Sammlungen von Stores oder alle), bestimmten Personen, Rollentyp, bestimmten Gruppen, Gruppentypen oder aus bereits gespeicherten Zielgruppen. Wenn du keine Zielgruppe hinzufügst, wird die Aufgabe in deinen Entwürfen gespeichert.
Stores/Gruppentyp: Nutzen Sie die Suchfunktion oder navigieren Sie durch Ihre Hierarchie. Wenn Sie eine Aufgabe an einen Store oder eine Gruppe senden (eine Gruppe kann eine Region oder einen Bezirk umfassen), kann jeder innerhalb dieses Stores oder dieser Gruppe die Aufgabe abholen und abschließen. Wenn Sie in jedem Store nur ein Benutzerkonto haben, empfehlen wir, sie an Stores statt an People zu senden. Die Aufgabe wird automatisch dem Store-Konto zugewiesen.
Bestimmte Personen: Die Auswahl mit dieser Methode ermöglicht es Ihnen, in Ihrer Organisation nach bestimmten Personen zu suchen und nur diese Personen Ihrer Zielgruppe hinzuzufügen.
Wenn man an eine Gruppe sendet, kann ein Benutzer aus dieser Gruppe die Aufgabe an Speicher oder Gruppen unter sich in der Hierarchie weiterleiten.
Für weitere Informationen zu Empfängertypen/Zielgruppen klicken Sie hier.
Gutmünzer
Wenn Sie möchten, dass Aufgaben von Ihnen selbst, jemand anderem (oder mehreren Gutachtern) genehmigt werden.
Wenn Sie Genehmigungsoptionen auswählen, müssen Sie auch 'Uploads Required' (siehe Aufgabenoptionen oben) auf aktiviert setzen. Wenn nicht, gibt es für die Genehmigungsbearbeiter nichts zu genehmigen!
Sie können sich selbst entscheiden, wenn Sie den Prüfer einer Aufgabe auswählen.
Du kannst auch auf das +- Symbol klicken, um Genehmigungspersonen hinzuzufügen, die du für die Genehmigung von Aufgabeneinreichungen brauchst.
Approver können nur Aufgabeneinreichungen abzeichnen, die von Filialen/Gruppen in ihrer 'Zweigstelle' der Hierarchie eingereicht wurden. Zum Beispiel: Wenn Global HQ Aufgaben an alle globalen Filialen sendet, können sie alle Ländermanager hier als Genehmigungsverwalter auswählen, und das System leitet die Einreichungen an die richtigen Ländermanager weiter, aber nur der US-Ländermanager wird gebeten, den New Yorker Store zu genehmigen.
Sie können jeden unter Ihnen in der Hierarchie (oder auf derselben Ebene) als Gutachter zuweisen. Sobald alle Approver ausgewählt sind, können Sie die Reihenfolge der Genehmigung ändern oder den Genehmigungstyp anpassen:
Kette: Alle ausgewählten Approver müssen die Einreichungen in der gewählten Reihenfolge genehmigen.
Gruppe: Nur einer der ausgewählten Approver muss die Aufgabe genehmigen. Jeder der Approver kann Aufgabeneinreichungen genehmigen.
Fragen zu einer Aufgabe hinzufügen
Senden
Sobald alle notwendigen Attribute der Aufgabe erfüllt sind, klicken Sie in der unteren Symbolleiste auf 'Jetzt senden ', um die Aufgabe an die Zugewiesenen zu senden.
Ihre Entwurfsaufgaben und alle deren Inhalte werden automatisch gespeichert, während Sie sie verfassen. Sie können jederzeit zu Entwürfen zurückkehren. Erfahren Sie mehr über das Management von Entwürfen.
Je nach Zugriffsniveau können Sie möglicherweise nur eine Aufgabe 'Einreichen' einreichen. Aufgaben, die Sie einreichen, werden den Aufgaben-"Redakteuren" zur Verfügung gestellt, die sie prüfen und an Empfänger senden können. Sie können diese Einreichungen in Ihrem Entwurfsbereich erneut ansehen.
Wenn du denkst, dass du in Zukunft ähnliche Aufgaben schicken musst, kannst du deine Arbeit als Vorlage speichern. Erfahren Sie mehr über Vorlagen.