Afwezigheidsschema's zijn optioneel.
Houd er rekening mee dat afwezigheidsschema's niet werken bij deeltijdse afwezigheid.
Klik hier om meer te lezen over het toevoegen van een afwezigheidsschema in Quinyx en bekijk hier een korte videotutorial!
Wat is een afwezigheidsschema?
Verzuimschema's worden gemaakt om toekomstige afwezigheden te beheren, om afwezigheidsdiensten te organiseren en te plannen, en om ervoor te zorgen dat de juiste uitbetalingen en configuraties worden toegepast zodat een werknemer correct wordt vergoed. Bijvoorbeeld, een afwezigheid wordt soms ver in de toekomst ingevoerd voordat er een verplaatsing voor de periode plaatsvindt. In zulke gevallen wordt er tijdens het afwezigheid geen salarisgebaseerde dienst gecreëerd. Dit betekent dat de werknemer geen verlofvergoeding ontvangt. Om dit tegen te gaan, hebben we ondersteuning voor het afwezigheidsschema, dat, simpel gezegd, bestaat uit wekelijkse templates die in de afwezigheidsdialoog kunnen worden geselecteerd om salarisgebaseerde vervangingsdiensten tijdens het verzuim te creëren.
Lees hier meer over het maken van afwezigheidschema's.
Voordelen van het maken van afwezigheidsschema's
Het gebruik van afwezigheidsschema's creëert een reeks "fantoomdiensten" telkens wanneer een toekomstige afwezigheid vereist of gevraagd wordt, ruim voordat het werkrooster is gemaakt en uitgerold. Dit geeft managers iets om goed te keuren en omheen te plannen - en biedt ook een "container/placeholder" waar Quinyx verschillende uitbetalingsregels en configuraties kan toewijzen.
Deze afwezigheidsschema's kunnen vervolgens als een wekelijkse sjabloon dienen, die in de afwezigheidsdialoog kan worden geselecteerd om salarisgebaseerde vervangingsdiensten/containers te maken.
Voorbeeld van een afwezigheidsschema
Ouderschapsverlof is een goed voorbeeld van waar je een afwezigheidsschema kunt gebruiken. Neem bijvoorbeeld een werknemer die betaald ouderschapsverlof zou moeten krijgen van mei tot september volgend jaar. Het bedrijf plant diensten niet zo ver van tevoren en heeft het rooster voor volgend jaar nog niet uitgerold, dus je kunt in plaats daarvan een afwezigheidsschema maken om rekening te houden met deze komende periode. Je kunt ook een sjabloon maken van onderliggende diensten met gedefinieerde uitbetalingen voor de periode.
Een afwezigheidsschema opstellen
Bij het toevoegen van een afwezigheidsschema wordt u gevraagd om keuzes te maken in de volgende configuratie-opties:
Naam | Geef je afwezigheidschema een naam. |
Schakeltype | Kies het type shift dat gegenereerd moet worden. |
Pas de dienstduur aan op basis van werkgelegenheid, nominale tijd, geen aanpassing, of op "minijobber" - gemiddelde uren per dag | Opties om de dienstduur aan te passen op basis van arbeidstijd, nominale uren, geen aanpassing, of op "minijobber" - gemiddelde uren per dag. |
Dit afwezigheidsschema zou moeten vervangen |
|
Maak op feestdagen aan | Controleer of het afwezigheidsschema op dagen die als feestdagen worden gedefinieerd, moet worden aangemaakt. |
Opmerking | Gebruik dit veld als je een opmerking/beschrijving wilt geven voor dit afwezigheidschema. |
Zodra je je nieuw aangemaakte afwezigheidsschema hebt opgeslagen, moet je op het agenda-icoon in de kolom Acties klikken in je lijst met afwezigheidschema's. Deze knop brengt je naar de dag- en tijdmodaliteit.
Dag- en tijdmodaliteit
De aanpassingsopties die je hebt gekozen bij het toevoegen van je afwezigheidsschema zullen op verschillende manieren samenwerken met de dagen en tijden die je in deze modaliteit instelt - de onderstaande tabel beschrijft hoe:
Aanpassingsoptie | Interactie metdag- en tijdmodaliteit |
Werkgelegenheidsgraad | Er worden afwezigheidsdiensten ingesteld voor de geselecteerde dagen. De begintijd van genoemde afwezigheidsverschuivingen zal die zijn die is gedefinieerd in het starttijdveld als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen de begin-tot-eind tijdspanne, dan zal de begintijd van de afwezigheid gelijk zijn aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet na het einde van die periode begint, in welk geval er geen afwezigheid wordt gecreëerd. De eindtijd van de afwezigheidsdiensten zal dezelfde eindtijd zijn als hierboven beschreven voor voltijdmedewerkers en aangepast aan het werkgelegenheidspercentage voor deeltijdmedewerkers. Indien van toepassing worden verlaging van de bankfeestdagen en een verlaging van de dag voor de feestdag overwogen.
|
Nominale uren | Er worden afwezigheidsdiensten ingesteld voor de geselecteerde dagen. De begintijd van genoemde afwezigheidsverschuivingen wordt gedefinieerd in het starttijdveld als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen de begin-tot-eind tijdspanne, dan zal de begintijd van de afwezigheid gelijk zijn aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet na het einde van die periode begint, in welk geval er geen afwezigheid wordt gecreëerd. De eindtijd van de afwezigheidsdiensten weerspiegelt de nominale uren van de werknemer. Indien van toepassing worden verlaging van de bankfeestdagen en een verlaging van de dag voor de feestdag overwogen.
|
Geen aanpassing | Er worden afwezigheidsdiensten ingesteld voor de geselecteerde dagen. De begintijd van genoemde afwezigheidsverschuivingen zal die zijn die is gedefinieerd in het starttijdveld als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen de begin-tot-eind tijdsbestreeks, zal de begintijd van de afwezigheid gelijk zijn aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet na het einde van die periode begint, in welk geval er geen afwezigheid wordt gecreëerd. De eindtijd van de afwezigheidsverschuivingen wordt gedefinieerd in het eindtijdveld. Bankfeestdagkortingen en verlagingen op de dag voor bankfeestdagen worden niet meegenomen.
|
Mini jobber | Er worden afwezigheidsdiensten ingesteld voor de geselecteerde dagen. De begintijd van genoemde afwezigheidsverschuivingen wordt gedefinieerd in het starttijdveld als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen de begin-tot-eind tijdsbestreeks, zal de begintijd van de afwezigheid gelijk zijn aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet na het einde van die periode begint, in welk geval er geen afwezigheid wordt gecreëerd.
|
Wanneer je een afwezigheid aanmaakt met een afwezigheidsrooster op een sectie en dat afwezigheidschema gebruikmaakt van shifttypes waarbij de shiftsectiewaarde nul is, zal de afwezigheid automatisch de dienst sectiewaarde toevoegen aan zijn afwezigheidsverschuivingen. Dit komt overeen met wat er gebeurt als je een shift van een shifttype zonder sectiewaarde op sectieniveau toevoegt.
Berekening van afwezigheidsuren voor "mini-jobbers"
Minibaan (Duits: geringfügige Beschäftigung) is een Duitse term voor parttime werknemers die onregelmatige uren en dagen per week werken. Voor deze werknemers is het arbeidspercentage en/of de nominale uren normaal gesproken nul, en verandert het gemiddelde aantal werken per dag continu.
Om het afwezigheidsschema voor deze werknemers te gebruiken en het juiste aantal verlofuren te ontvangen, is er in de overeenkomst en/of overeenkomsttemplate een mogelijkheid om deze berekening te definiëren en te "activeren" voor gebruik met het afwezigheidschema.
De definitie voor berekening wordt gedaan uit Overeenkomst > Overeenkomst-sjabloon > Overeenkomstdetails > Werkuren en -periodes > Geavanceerde berekening voor parttime werknemers > Berekenen voor "minijobbers" gemiddelde uren/dag.
Je kunt kiezen hoeveel weken terug de berekening voor tijd/dagen moet zijn. In het onderstaande voorbeeld wordt 16 weken teruggerekend vanaf de week voordat het afwezigheidsschema wordt toegepast.
Er wordt een optie toegevoegd aan de configuratie van afwezigheidsschema's: Gebruik "minijobber" gemiddeld uren/dag die het afwezigheidschema aanpast in relatie tot bovenstaande berekening in plaats van werkgelegenheidspercentage, nominale uren of geen aanpassing.
Mini-jobber afwezigheidsschema aanpassingsoptie correctie
Let op: in versie 0184, als gevolg van feedback van enkele klanten die deze afwezigheidsoptie gebruiken, hebben we enkele kleine correcties aangebracht om een correctere generatie van afwezigheidsdiensten te garanderen voor het specifieke geval van Duitse mini-jobbers. Klik hier om meer te lezen over de kleine aanpassing van de Minijobber afwezigheidsrooster-aanpassing.
Als de gemiddelde werkuren van de betreffende werknemer 0 zijn, wordt er geen afwezigheid gegenereerd.
Tot nu toe heeft de optie voor aanpassing van het afwezigheidschema rekening gehouden met een verlaging van de bankfeestdagen (afhankelijk van rekeningconfiguratie). Op basis van de aard van de Duitse overeenkomst-type mini-jobbers, genereert het niet overwegen van bankvakantievermindering een nauwkeuriger verzuimvergoeding – om die reden houdt deze afwezigheidsregeling geen bankdagverlaging meer mee, of het nu voor feestdagen is voor de dag vóór bankfeestdagen.
Let op: zoals hier vermeld (werken met afwezigheidsschema's), we een herziening van de aanpassingslogica voor mini-jobbers plannen.
Abwezigheidschema's zijn geconfigureerd onder Accountinstellingen > Absuiebeheer > Absuizschema's > Afwezigheidsschema toevoegen / bewerken.
Wanneer dit afwezigheidsschema wordt gebruikt in combinatie met een afwezigheid, levert het het gemiddelde aantal uren per dag voor de werknemer op.
Gebruikersverhalen
Als accountmanager met schrijfrechten voor accountinstellingen:
Ik kan naar een pagina navigeren waar ik alle bestaande afwezigheidsschema's kan zien.
Ik kan alle bestaande afwezigheidsschema's aanpassen.
Ik kan een nieuw afwezigheidsschema toevoegen.
Ik kan een bestaand afwezigheidsschema verwijderen.
Als accountmanager met leestoegang tot accountinstellingen:
Ik kan naar een pagina navigeren waar ik alle bestaande afwezigheidsschema's kan zien.
Ik kan de instellingen voor elk individueel afwezigheidschema zien.
Ik kan een bestaand afwezigheidsschema aanpassen.
Ik kan een bestaand afwezigheidsschema verwijderen.