Beheer van gedeelde afwezigheid van werknemers

Deze module is inbegrepen zonder extra kosten. Om het te gaan gebruiken, kunnen supergebruikers contact opnemen met Quinyx Support om het te laten activeren.

De Shared Employee Absence Management (SEAM)-functionaliteit maakt extra functies in Quinyx mogelijk voor het beheer van gedeelde medewerkers afwezigheden; Werken over meerdere afdelingen, waardoor het voor managers makkelijker wordt om actie te ondernemen en voor medewerkers om verlof aan te vragen, ongeacht in welke afdeling ze werken. Deze functionaliteit stelt gedeelde medewerkers in staat om afwezigheidsverzoeken door te sturen naar de juiste managers op basis van waar ze daadwerkelijk zijn ingepland, zodat die gedeelde afdelingsmanagers actie kunnen ondernemen zonder andere afdelingen te beïnvloeden.

Configuratie

Activering van de SEAM-module

Om de SEAM-module te gaan gebruiken, moeten gebruikers contact opnemen met Quinyx Support om deze te laten activeren.

Modulenaam: Afwezigheidsbeheer over de eenheid heen

• Medewerkers met de gedeelde units geconfigureerd kunnen nu managers selecteren uit hun gedeelde units bij het indienen van een afwezigheidsverzoek.

• Managers van de gedeelde units van een werknemer kunnen verlofverzoeken ontvangen en verwerken, dus niet beperkt tot alleen de thuisunit.

Bij deactivering blijven afwezigheidsverzoeken die al via de SEAM-functionaliteit zijn verwerkt intact in het schema.

Om medewerkers een manager uit andere gedeelde eenheden te kunnen selecteren om het afwezigheidsverzoek te routeren, moet de functie Manager op afwezigheidsverzoek selecteren ook zijn ingeschakeld in de instellingen van de Geavanceerde eenheid.

Hoe het werkt

Werkwijze van medewerkers

Indiening van afwezigheidsverzoek

Met de SEAM-module geactiveerd, wanneer een gedeelde medewerker afwezigheidsverzoeken indient via de mobiele app:

• De app toont een uitgebreide dropdown, waarmee medewerkers kunnen kiezen naar welke afdelingsmanager het afwezigheidsverzoek wordt gestuurd.

• Medewerkers kunnen alle managers in hun gedeelde units zien en selecteren.

• Werknemers kunnen per afwezigheidsverzoek slechts één manager kiezen.

In de onderstaande voorbeeld-GIF is Callum een medewerker die gedeeld wordt over eenheden: Winkel 1, Winkel 2 en Winkel 3.

Managerworkflow voor afwezigheidsverzoeken

Acties voor geselecteerde managers (thuis of uit)

• De gekozen manager ontvangt het verzoek om afwezigheid met volledige context.

• Kan de afwezigheid goedkeuren of weigeren.

• Kan actie ondernemen op diensten binnen hun eigen eenheid.

• Diensten in andere eenheden zijn standaard niet toegewezen.

In de onderstaande GIF vraagt Callum om een week afwezigheid met diensten gepland in drie van zijn gedeelde eenheden. Deze weergave toont hoe het afwezigheidsverzoek verschijnt in de planningsweergave van de geselecteerde manager, oftewel de manager die door de medewerker is geselecteerd bij het indienen van het afwezigheidsverzoek.

Acties voor niet-geselecteerde eenheidsmanagers

• Je kunt het afwezigheidsverzoek alleen in de planningsweergave bekijken.

• Kan geen actie ondernemen of beslissingen nemen over het verzoek of bijbehorende diensten.

In de onderstaande screenshot kan de andere niet-geselecteerde afdelingsmanager (Winkel 2) het verzoek om lopende afwezigheid zien.

Home unit manager (indien niet geselecteerd)

• Je kunt het afwezigheidsverzoek alleen in de planningsweergave bekijken.

• Kan geen actie ondernemen of beslissingen nemen over het verzoek of bijbehorende diensten.

Uitkomsten van afwezigheidsverzoeken

Goedgekeurd

Wanneer het afwezigheidsverzoek wordt goedgekeurd door de geselecteerde manager:

• Er ontstaat een afwezigheidsverschuiving.

• De medewerker ontvangt een melding in de app.

• Getroffen eenheidsmanagers (d.w.z. gedeelde eenheden die een dienst hebben gepland in de afwezigheidsperiode die door de afwezigheidsgoedkeuring wordt beïnvloed) ontvangen een melding dat hun geplande dienst niet is toegewezen vanwege afwezigheidsgoedkeuring.

Deze screenshot toont een melding aan de manager van Winkel 1 waarin de impact van de dienst wordt benadrukt door het goedkeuren van de afwezigheid van medewerker Erica Barnes.

Afgewezen

Het verzoek om afwezigheid wordt afgewezen door de geselecteerde manager:

• Het verzoek om afwezigheid wordt van het rooster verwijderd.

• De medewerker ontvangt een melding via de app.

Rechten & zichtbaarheid

Je kunt hier klikken om het FAQ-artikel over de SEAM-functionaliteit te lezen.