Het plannen en plannen van medewerkers kan vaak overweldigend aanvoelen, vooral wanneer je tijdsdruk hebt en rekening moet houden met verschillende variabelen zoals beschikbaarheid, vaardigheden en arbeidswetten. Met de juiste aanpak en een paar belangrijke tips kun je dit proces in Quinyx stroomlijnen en je planning efficiënter maken. Zo begin je:
Waarom efficiënte planning belangrijk is
In Quinyx staat planning centraal in het personeelsbeheer. Het helpt managers:
Bespaar tijd door repetitieve taken te automatiseren.
Optimaliseer de toewijzing van middelen door de vaardigheden en beschikbaarheid van medewerkers op elkaar af te stemmen.
Verbeter met arbeidswetten en interne beleidsmaatregelen.
Laten we enkele tijdbesparende trucs bekijken die je planning efficiënter kunnen maken.
Hacks voor snellere planning
Hier zijn enkele tips die je kunnen helpen het meeste uit de planningstools van Quinyx te halen:
Maak gebruik van wisseltypes voor snelle planning
Gebruik vooraf geconfigureerde shifttypes om medewerkers snel aan diensten toe te wijzen. Stel standaard start- en eindtijden in, evenals kleurcodes, om een overzicht van je rooster in één oogopslag te krijgen. Dit bespaart tijd bij het aanmaken en geeft je rooster duidelijkheid. Lees meer over shifttypes.Gebruik bulkacties voor repetitieve taken
Als onderdeel van ons aankomende initiatief zal Quinyx bulkacties in de planningsweergave mogelijk maken. Je kunt diensten toewijzen, tijden aanpassen en taken aanpassen voor meerdere medewerkers tegelijk, waardoor repetitieve acties worden geëlimineerd en het proces wordt versneld.Slimme filters en zoekopdrachten
Gebruik filters, zoals vaardigheden of ploegtypes, om snel de juiste medewerkers voor een dienst te vinden. Managers kunnen zoeken op specifieke criteria (bijv. vaardigheden, locaties of rollen), waardoor het makkelijker wordt om te zorgen dat je het juiste personeel op de juiste diensten hebt zonder de hele personeelslijst door te zoeken.Kopieerverschuivingsconfiguraties
Als je vaak vergelijkbare dienstpatronen of schema's hergebruikt, maak dan gebruik van de kopieerfunctie om diensten snel te repliceren, zodat je niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen.Zet gedeelde diensten in
Door gedeelde diensten op accountniveau te creëren, zorgt u voor consistentie over alle eenheden. Dit bespaart tijd bij de installatie en handhaaft een gestandaardiseerde planningspraktijk binnen uw organisatie.Gebruik de drag-and-drop-functionaliteit bij het plannen
Maak gebruik van de drag-and-drop-functionaliteit van Quinyx in de planningsweergave, waarmee je snel shifts kunt verplaatsen, kopiëren of herpositioneren.
Verplaatsen: Sleep een shift om tussen medewerkers te herplaatsen.
Kopiëren: Houd CTRL (Windows) of optie (macOS) ingedrukt terwijl je sleept om te dupliceren.
Herpositionering: Pas de diensttijden aan door te slepen binnen het schema.
Drag-and-drop wordt niet ondersteund op touchscreenapparaten.
Integreer AI in je planningsproces
Overweeg om de AI Demand Forecasting-module van Quinyx aan te schaffen en te gebruiken om precieze, hyperlokale voorspellingen te maken op basis van historische gegevens, waarmee het aantal medewerkers wordt geoptimaliseerd voor efficiënte planning.
Pas je aan aan data en gebeurtenissen: Zorg ervoor dat voorspellingen rekening houden met veranderingen zoals openingstijden of speciale evenementen door het algoritme handmatig uit te voeren of te wachten op geautomatiseerde updates om de nauwkeurige personeelsbehoeften weer te geven. Lees hier meer.
Basisschema's: een krachtig hulpmiddel voor langetermijnplanning
Een basisrooster in Quinyx stelt managers in staat een terugkerend sjabloon te maken dat over elke periode kan worden uitgerold. Het is perfect voor het verwerken van langdurige diensten die een regelmatig rotatiepatroon volgen. Zo haalt u het meeste uit basisroosters:
Een basisschema aanmaken: Ga naar de optie "Basisschema" onder het menu "Schedule". Zodra je een basisschema hebt aangemaakt, kan het herhaaldelijk worden toegepast, waardoor tijd bespaart bij toekomstige uitrol.
Het rooster uitrollen: Nadat je het basisschema hebt gemaakt, moet je het uitrollen om het actief te maken. Hierdoor kun je het schema toepassen op specifieke data en medewerkers, waardoor het zichtbaar en functioneel wordt.
Belangrijkste kenmerken:
Aantal medewerkers: Houd bij hoeveel medewerkers er momenteel ingepland of afwezig zijn met het personeelsapparaat van het basisschema, zodat je een nauwkeurige personeelsbezetting kunt behouden.
Aantal uren per dienst: Bekijk eenvoudig hoeveel uren elke dienst dekt in het basisrooster, zodat je de arbeidskosten kunt beheren en naleving kunt waarborgen.
Bekijk de status van werknemers: Basisroosters geven details over werknemersovereenkomsten, rollen en arbeidsstatus, zodat roosters voldoen aan de lopende contracten.
Hergebruik van basisschema's: Basisschema's zijn ontworpen om herbruikbaar te zijn. Selecteer simpelweg de data waarop je wilt dat het schema van toepassing is, en rol het uit voor zoveel cycli als nodig is.
Het basisrooster printen: Je kunt eenvoudig basisroosters printen voor referentie of door medewerkers te verspreiden, met behulp van de printfunctionaliteit die in Quinyx is ingebouwd. Met deze optie kun je de weergegeven informatie aanpassen aan jouw behoeften, zoals ploegopmerkingen, pauzetijden en weergavemodi.
Checklist voor personeelsplanning bij Quinyx WFM
Ploegenplanning
Maak en configureer geschikte diensttypes (bijvoorbeeld 's ochtends, 's avonds, specifieke taken zoals administratie, kassa).
Wijs kleuren en standaardtijden toe aan shifts voor eenvoudige visualisatie en beheer.
Gebruik dienstsjablonen om het toewijzen van veelgebruikte diensten te versnellen.
Beschikbaarheid van werknemers
Controleer de beschikbaarheid van medewerkers en werk regelmatig bij.
Zorg ervoor dat diensten worden toegewezen aan medewerkers die beschikbaar zijn en over de benodigde vaardigheden beschikken.
Controleer of er verlofverzoeken of goedgekeurd verlof zijn.
Naleving en arbeidswetten
Houd je aan de lokale arbeidswetten met betrekking tot maximale werkuren, minimale periodes en overuren.
Zorg ervoor dat de ploegtypes met pauzes zijn ingesteld om aan de nalevingseisen te voldoen.
Gebruik waarschuwingen voor het inplannen van medewerkers zonder de vereiste vaardigheden of die mogelijk de nalevingsregels overtreden.
Basisschema-opstelling
Maak of werk het basisschema bij voor terugkerende patronen.
Rol basisschema's uit voor de komende periode (bijvoorbeeld week, maand) om tijd te besparen bij handmatig inplannen.
Beoordeel en pas regelmatig basisroosters aan op veranderingen in de beschikbaarheid van medewerkers of de behoeften van het bedrijf.
Bulkacties
Gebruik bulkacties (indien beschikbaar) voor repetitieve planningstaken, zoals het bijwerken of verwijderen van diensten voor meerdere medewerkers.
Schakelwijzigingen
Gebruik shift-editing tools om aanpassingen te maken (start-/eindtijd, pauzes) op basis van de huidige behoeften.
Voer bulkwijzigingen toe als meerdere medewerkers dezelfde aanpassingen nodig hebben.
Vaardigheidsmatching
Gebruik vaardigheidsfilters om ervoor te zorgen dat medewerkers met de vereiste competenties aan specifieke diensten worden toegewezen.
Pak eventuele hiaten in de dienstbezetting aan waar specifieke vaardigheden ontbreken.
Overuren en kostenbeheer
Stel waarschuwingen of waarschuwingen in voor overurenlimieten om onnodige arbeidskosten te voorkomen.
Houd de diensten in de gaten om te zorgen dat arbeid binnen het budget blijft, met behulp van tools voor het bijhouden van dienstkosten en productieve uren.
Communicatie en melding
Communiceer het rooster van tevoren aan medewerkers via het meldingssysteem van Quinyx.
Zorg ervoor dat medewerkers via Qmail of app-meldingen op de hoogte worden gebracht van eventuele shiftwijzigingen of nieuwe toewijzingen.
Goedkeuring van het schema
Zorg ervoor dat het schema is goedgekeurd door relevante belanghebbenden voordat het wordt uitgerold.
Bevestig dat alle geplande diensten correct zijn geactiveerd en zichtbaar voor het personeel.
Drukken en distributie
Indien nodig, print of exporteer schema's voor specifieke medewerkers of teams, zodat alle details (diensttijden, pauzes, taken) correct worden weergegeven.
Herzien en aanpassen
Bekijk regelmatig het rooster op eventuele hiaten of inconsistenties (bijvoorbeeld onbezette diensten of conflicten).
Maak ad-hoc aanpassingen indien nodig voor last-minute wijzigingen in beschikbaarheid of operationele behoeften.
Veelgestelde vragen over planning in Quinyx
Wat is de snelste manier om beschikbare medewerkers te vinden?
Gebruik de beschikbaarheidsfunctie gecombineerd met vaardigheidsfiltering. Dit helpt je snel de meest geschikte medewerkers voor een dienst te identificeren.Hoe ga ik om met complexe diensten met meerdere pauzes?
Je kunt meerdere pauzeperiodes toevoegen aan elk type dienst, inclusief het instellen van nachtelijke pauzes. Zorg ervoor dat je deze diensten instelt zodat ze aansluiten bij het bedrijfsbeleid of de vakbondsregels.Kan ik dienstdoende of standby-diensten inplannen?
Ja, Quinyx ondersteunt dienst- en standby-diensten, waardoor u noodpersoneelsbehoeften kunt afhandelen. Deze diensten veroorzaken geen compliance-waarschuwingen, waardoor ze binnen uw unieke personeelsafspraken passen.Wat als ik diensten moet aanpassen voor meerdere medewerkers tegelijk?
De aankomende bulkactiefunctie stelt je in staat om diensten in grote hoeveelheden aan te passen. Dit is vooral handig voor last-minute wijzigingen of bij het uitrollen van een schema over grotere teams.
Met deze tools en tips kunt u uw planningsproces stroomlijnen en uw planningsinspanningen veel efficiënter maken. Naarmate Quinyx zich ontwikkelt met nieuwe functies, zoals bulkacties, kan de tijd die u aan planning besteedt worden verminderd, waardoor u meer ruimte krijgt om u op andere belangrijke beheertaken te richten.