In de loop van de tijd kan uw Quinyx-omgeving verouderde diensttypes, inactieve werknemers of traditionele kostencentra opleveren. Het opschonen van deze gegevens zorgt ervoor dat uw systeem eenvoudig te navigeren blijft en voorkomt fouten in planning en rapportage.
Historische gegevens beheren: verwijderen, deactiveren en archiveren
Afhankelijk van het item heb je drie primaire manieren om ongebruikte data te beheren: verwijderen, inactiveren of archiveren.
Je opties begrijpen
De juiste actie kiezen hangt af van of u historische gegevens moet bijhouden voor naleving of rapportage.
Verwijderen
Waarschuwing: Het verwijderen van een item is permanent. Wanneer een item wordt verwijderd, worden alle bijbehorende gegevens (zoals overeenkomsten, schema's en historische records) uit het systeem verwijderd en kunnen ze niet worden opgehaald.
Het beste voor: Items die per ongeluk zijn gemaakt en nooit zijn gebruikt.
Beperking: Veel items kunnen niet worden verwijderd als er historische gegevens aan gekoppeld zijn.
Inactiveren
Het deactiveren van een item verwijdert het uit de huidige weergave en toekomstige planning zonder de geschiedenis te verwijderen.
Het beste voor: Diensttypes of werknemers die niet meer actief zijn maar historische administratie vereisen.
Effect: Gebruikers kunnen het item niet selecteren voor toekomstige planningen, maar alle eerdere gegevens blijven beschikbaar in rapporten.
Archief
Archiveren werkt vergelijkbaar met inactivatie en wordt gebruikt voor specifieke organisatiestructuren zoals kostencentra en basisschema's.
Het beste voor: Organisatorische opruiming van eenheden of langetermijnschema's.
Effect: Historische gegevens worden behouden, maar het item is verborgen in actieve dropdowns en menu's.
Voor basisschema's, shifttypes, kostenposten en projecten kun je de archieffunctie gebruiken of het vakje "Actief" verwijderen om het item te deactiveren.
Best practices voor beperkte items
Sommige items in Quinyx kunnen niet worden gedeactiveerd of gearchiveerd vanwege systeemafhankelijkheden. Als je een voorwerp dat historisch is gebruikt niet kunt verwijderen, raden we een "soft-hide" aanpak aan:
Hernoem het item: Voorafgaan de naam met
XX_DO_NOT_USE_[Original Name].Waarom dit werkt: Dit brengt het item onderaan de alfabetische lijsten en geeft duidelijk aan andere managers het signaal dat het item met pensioen is. Houd altijd de originele naam in de string om ervoor te zorgen dat je deze kunt identificeren voor historische verslaggeving.
Gegevensbeheermogelijkheden per item
Gebruik de onderstaande tabel om te bepalen welke actie beschikbaar is voor specifieke systeemitems.
Item | Aanbevolen actie | Kan verwijderd worden? |
Afwezigheidstypen | N.v.t. | Ja, als er geen historische gegevens bestaan. |
Overeenkomstsjablonen | Hernoemen naar | Ja, als het niet gebruikt wordt. |
Basisschema's | Archief | Concepten kunnen worden verwijderd; actieve moeten gearchiveerd worden. |
Kostenposten | Archief | Ja, als het niet langer gekoppeld is aan actieve data. |
Districten | Eenheden uitschakelen of verplaatsen | Ja, nadat eenheden naar een ander district zijn verplaatst. |
Mobiele en portaalrechten voor het personeel | Ja, als het niet wordt gebruikt | |
Overtijdmethoden | Ja, als het niet wordt gebruikt | |
Mensen | Inactiveren of passief maken om geschiedenis te behouden | Ja. Let op: alle historische gegevens zullen worden verwijderd. Zie speciale opmerking hieronder. |
Projecten | Archief | Ja, als het niet langer gekoppeld is aan actieve data. |
Rollen | N.v.t. | Ja, als ze momenteel niet aan gebruikers zijn toegewezen. |
Secties | Archief | Ja, maar het kan invloed hebben op historische rapporten. |
Ploegtypes | Inactiveren | Ja, als je het nooit gebruikt. |
Time Trackers | Verwijder associaties | Ja, als het niet gekoppeld is aan sjablonen/salaristypen. |
Eenheden | Archief | Ja, maar alle bijbehorende gegevens gaan verloren. |
Vaardigheden | Verwijderen | Ja, kan worden verwijderd zonder systeemwaarschuwing. |
Speciale opmerking over het beëindigen van het dienstverband
Wanneer je een dienstverband beëindigt (een gebruiker deactiveert):
Het systeem bewaart alle historische gegevens.
Alle toekomstige diensten die aan die gebruiker worden toegewezen, worden automatisch ontbonden.
Je kunt de gebruiker later opnieuw activeren als hij terugkeert naar het bedrijf.
Als je ervoor kiest om een gebruiker te verwijderen , worden alle historische gegevens die aan die werknemer zijn gekoppeld permanent uit het systeem verwijderd.