Beginnen
Klik op het + icoon in de header om te beginnen.
Kies Taak.
Lees meer over Templates.
Je wordt gevraagd je taak een naam te geven. Je kunt dit later aanpassen indien nodig.
Beschrijving
Daarna word je naar het scherm Taak aanmaken gebracht. Je kunt de naam van je taak hier verder aanpassen en vervolgens alle belangrijke informatie opnemen.
Voer een taakbeschrijving in. Gebruik deze om de taak in meer detail uit te leggen.
Je kunt je beschrijving opmaken, inclusief de mogelijkheid om:
Verschillende opmaakopties (inclusief tekstgrootte, tekstkleur)
Voeg links toe
Afbeeldingen invoegen
Embed video's (uit .mp4 bestand of van YouTube)
Bijlagen
Voeg bijlagen toe ter ondersteuning van je taak.
Je kunt hier de meeste soorten bestanden toevoegen, maar als je afbeeldingen, bestanden of PDF-bestanden van meerdere pagina's toevoegt, kunnen de ontvangers deze bestanden binnen de taak bekijken zonder ze te hoeven downloaden.
Het aantal bijlagen dat je kunt toevoegen is beperkt tot 20.
Taakopties
Vervaldatum: Wanneer moet de taak voltooid zijn?
Wanneer je een Vervaldatum aan een taak toekent, wordt de automatische vervaldatum van de taak geactiveerd, zodat deze 30 dagen na de vervaldatum uit de winkels wordt verborgen. De taak blijft in dezelfde collectie, maar is standaard verborgen; deze kan worden blootgesteld door de schakelaar 'verlopen' in het filtergedeelte te selecteren. Het toevoegen van een vervaldatum aan taken helpt om dashboards schoon en relevant te houden voor ontvangers.
Goedkeurers: Zie hieronder
Uploads: Als je wilt dat de taakontvangers foto's of bestanden uploaden wanneer ze deze taak voltooien, vink dan dit vakje aan. Ze kunnen de taak pas voltooien als ze iets uploaden!
Je kunt hier ook goedkeuringsprogramma's toevoegen als je wilt dat hun uploads onderworpen zijn aan een beoordelings- en goedkeuringsproces.
Prioriteit: Moet deze taak als hoge prioriteit worden gemarkeerd?
Categorie & Grootte: Voeg de categorie en grootte van de taak toe om de ontvangers te begeleiden.
Verzenddatum: Je kunt een toekomstige publicatiedatum voor de taak instellen als je je taak niet meteen wilt versturen.
Herhaal het uit: Je kunt je taak als terugkerend instellen als je wilt dat het wordt herhaald.
Als je een toekomstige tijd/datum kiest om je taak te versturen, vind je deze taak in het gedeelte 'Gepland' van je dashboard totdat deze is verzonden. Lees meer over Geplande data.
Publiek
Kies aan wie de opdracht gestuurd moet worden:
Je kunt je doelgroep selecteren per winkels (individueel, collecties van winkels of alle), specifieke personen, roltype, specifieke groepen, groepstypen of uit reeds opgeslagen doelgroepen. Als je geen doelgroep toevoegt, wordt de taak opgeslagen in je concepten.
Winkels/Groepstype: Gebruik de zoekfunctie of navigeer door je hiërarchie. Als je een taak naar een winkel of groep stuurt (een groep kan een regio of district omvatten), kan iedereen binnen die winkel of groep de taak oppakken en voltooien. Als je maar één gebruikersaccount per winkel hebt, raden we aan om naar Stores te sturen in plaats van naar Mensen. De taak wordt automatisch toegewezen aan het winkelaccount.
Specifieke personen: Door met deze methode te selecteren kun je door je organisatie zoeken naar specifieke personen en alleen die mensen aan je doelgroep toevoegen.
Als je naar een groep stuurt, kan een gebruiker uit die groep de taak doorsturen naar stores of groepen onder hen in de hiërarchie.
Voor meer informatie over ontvangertypes/doelgroepen klik hier.
Goedkeurers
Als je wilt dat opdrachtinleveringen door jezelf of iemand anders (of meerdere begeleiders) worden goedgekeurd.
Als je goedkeurers selecteert, moet je ook 'Uploads Required' (zie Taakopties hierboven) aan zetten. Zo niet, dan is er niets voor de goedkeurers om goed te keuren!
Je kunt zelf kiezen wanneer je de keurder van een taak kiest.
Je kunt ook op het + icoon klikken om goedkeuringspersonen toe te voegen die je nodig hebt om taak-inzendingen goed te keuren.
Goedkeurers kunnen alleen taakinzendingen afkeuren die zijn ingediend door stores/groepen in hun 'branch' van de hiërarchie. Bijvoorbeeld, als Global HQ taken naar alle globale stores stuurt, kunnen ze alle landmanagers hier als goedkeurers selecteren en zal het systeem de inzendingen naar de juiste landmanagers sturen, maar alleen de Amerikaanse landmanager wordt gevraagd de New Yorkse winkel goed te keuren.
Je kunt iedereen onder je in de hiërarchie (of hetzelfde niveau) aanwijzen als keuringsbeoordelaar. Zodra alle goedkeurers zijn geselecteerd, kun je de volgorde van goedkeuring wijzigen of het Goedkeuringstype aanpassen:
Keten: Alle geselecteerde goedkeurders moeten inzendingen goedkeuren, in de gekozen volgorde.
Groep: Slechts één van de geselecteerde goedkeurers hoeft de taak goed te keuren. Elke goedkeurer kan taakinzendingen goedkeuren.
Vragen toevoegen aan een taak
Verzending
Zodra alle benodigde attributen van de taak zijn voltooid, klik je op Verzenden Nu in de onderste werkbalk om de taak naar de toegewezen personen te sturen.
Je concepttaken en al hun inhoud worden automatisch opgeslagen terwijl je ze schrijft. Je kunt op elk moment terugkomen naar concepten. Lees meer over het beheren van concepten.
Afhankelijk van je toegangsniveau kun je mogelijk alleen een taak 'Indienen' . Taken die je indient, worden beschikbaar gesteld aan taak -'Redacteuren' , die ze kunnen beoordelen en naar ontvangers sturen. Je kunt deze inzendingen opnieuw bekijken in je Conceptsectie.
Als je denkt dat je in de toekomst soortgelijke taken moet versturen, kun je je werk opslaan als een sjabloon. Lees meer over sjablonen.