Bij het wijzigen van je loonadministratiesysteem zijn er een aantal zaken waar je rekening mee wilt houden, vooral omdat elk loonadministratiebestand zijn eigen controles en saldi heeft. Eén ding om in gedachten te houden is dat er een groot aantal en verschillende salarisbestanden beschikbaar zijn, dus veel van deze informatie is op algemeen niveau omdat het niet mogelijk is om ze allemaal te verantwoorden.
Standaard gaan we ervan uit dat alle regels en berekeningen hetzelfde blijven bij het wijzigen van je loonsysteem (OT, UT, enz.).
Hoe maak je de verandering?
Er is geen definitief antwoord op hoe je besluit de wijziging aan een nieuw loonadministratiebestand door te voeren, maar over het algemeen heb je twee opties:
Breng alle wijzigingen aan in bestaande overeenkomsttemplates. Ons advies is om dit direct na een loonadministratie te doen, wanneer loontransacties worden overgedragen en vergrendeld.
Maak een nieuwe set overeenkomstsjablonen met nieuwe salariscodes en nieuwe loonverbindingen. Beëindig oude persoonlijke overeenkomsten en begin de nieuwe persoonlijke overeenkomst de dag erna.
Wees je ervan bewust dat de tweede optie wat uitdagingen kan opleveren als je al bestaande integraties hebt.
Salaristypen
Bij het wijzigen van een loonadministratiebestand naar een nieuw formaat is het soms nodig om je salaristypen bij te werken om te zorgen dat ze aansluiten bij je nieuwe loonadministratiesysteem. Dit kan betekenen dat je cijfers moet toevoegen of verwijderen uit de salaristypecodes in Quinyx om ze correct over te zetten. Als je oude salarisbestand, bijvoorbeeld 4-cijferige salariscodes had en je nieuwe 3, moet je je bestaande salariscodes aanpassen die naar de loonadministratie worden overgezet met het nieuwe codeformaat.
Als je salaristypecodes bewerkt, doe dat dan eerst in de accountinstellingen > Salaristypen. Controleer vervolgens alle overeenkomsten om zeker te zijn dat dezelfde update daar wordt gespiegeld. Zo niet, dan moet je hetzelfde aanpassen in de overeenkomsttemplate(s).
Je kunt zoeken naar de standaardcode van Quinyx' salaristype om zeker te zijn dat je het juiste salaristype bewerkt.
Overeenkomstsjablonen
Afhankelijk van het loonadministratiebestand en de omvang van de noodzakelijke wijzigingen, moet u mogelijk uw bestaande overeenkomstsjablonen aanpassen of nieuwe aanmaken. Hoe dan ook, een belangrijk punt dat bijgewerkt moet worden bij het wijzigen van loonadministratieoplossingen is ervoor te zorgen dat uw overeenkomstsjablonen uw nieuwe loonadministratiebestand gebruiken. U vindt het in het loonbestandveld van uw overeenkomstsjablonen, samen met alle andere bestaande loonadministratiebestanden die wij ondersteunen.
Om het loonadministratiebestand in de overeenkomsttemplate bij te werken, ga je naar Accountinstellingen > Overeenkomsttemplates > [naam van het overeenkomstsjabloon invullen] > Time > Payroll-bestand.
Hoe weet je zeker dat de geschiedenis niet verandert?
Het wijzigen van loonadministratieoplossingen kan soms ongewenste wijzigingen veroorzaken. Als je bijvoorbeeld nieuwe overeenkomsttemplates moest maken als onderdeel van de wijziging, dan kan ook andere informatie worden beïnvloed, zoals Time Tracker-saldi, overurenberekeningen, enzovoort.
Voordat je je nieuwe loonadministratie kiest en live gaat met deze oplossing, zorg ervoor dat je alle perioden terug in de tijd hebt vergrendeld. Dit verkleint de kans op ongewenste wijzigingen. Je kunt een periode vergrendelen door een definitieve overdracht naar de loonadministratie te doen in het tabblad Tijd van de webapplicatie.
Lees hier meer over het proces van overdracht naar loonadministratie.
Afwezigheden
Controleer hoe je nieuwe loonadministratiebestand is opgebouwd om afwezigheden te behandelen. Dit laat je weten of er iets in je configuratie moet worden aangepast. Wordt bijvoorbeeld ziekteverlof op dezelfde manier behandeld als vakantieafwezigheid?