Verwaltung gemeinsamer Mitarbeiterabwesenheit

Dieses Modul ist kostenlos enthalten. Um sie zu nutzen, können Supernutzer den Quinyx-Support kontaktieren, um sie aktivieren zu lassen.

Die Shared Employee Absence Management (SEAM)-Funktionalität ermöglicht zusätzliche Funktionen in Quinyx zur Verwaltung gemeinsamer Mitarbeiterabwesenheiten; Arbeiten über mehrere Einheiten hinweg, was es den Managern erleichtert, Maßnahmen zu ergreifen, und den Mitarbeitern den Urlaub zu beantragen, egal in welcher Einheit sie arbeiten. Diese Funktionalität ermöglicht es gemeinsamen Mitarbeitenden, Abwesenheitsanfragen an die richtigen Manager zu leiten, je nachdem, wo sie tatsächlich eingeteilt sind, und diese Abteilungsleiter Maßnahmen zu ergreifen, ohne andere Einheiten zu beeinträchtigen.

Konfiguration

Aktivierung des SEAM-Moduls

Um das SEAM-Modul zu nutzen, müssen Nutzer den Quinyx-Support kontaktieren, um es aktivieren zu lassen.

Modulname: Abteilungsübergreifendes Abwesenheitsmanagement

• Mitarbeiter mit den konfigurierten geteilten Einheiten können nun Manager aus ihren gemeinsamen Einheiten auswählen, wenn sie eine Abwesenheitsanfrage senden.

• Manager aus den gemeinsamen Einheiten eines Mitarbeitenden können Abwesenheitsanfragen erhalten und bearbeiten, d. h. nicht nur auf die Heimeinheit beschränkt.

Nach der Deaktivierung bleiben Abwesenheitsanfragen, die bereits über die SEAM-Funktionalität verarbeitet wurden, im Zeitplan erhalten.

Damit Mitarbeiter einen Manager aus anderen gemeinsamen Einheiten auswählen können, um die Abwesenheitsanfrage weiterzuleiten, muss die Funktion "Manager auf Abwesenheitsanfrage auswählen " ebenfalls in den Einstellungen der erweiterten Einheiten aktiviert sein.

Wie es funktioniert

Arbeitsablauf der Mitarbeiter

Abwesenheitsantrag eingereicht

Mit aktiviertem SEAM-Modul reicht ein gemeinsamer Mitarbeiter Abwesenheitsanträge über die mobile App ein:

• Die App zeigt ein erweitertes Dropdown-Menü an, mit dem Mitarbeitende wählen können, an welchen Leiter der gemeinsamen Einheit die Abwesenheitsanfrage weitergeleitet wird.

• Mitarbeiter können alle Manager in ihren gemeinsamen Einheiten sehen und auswählen.

• Mitarbeiter können pro Abwesenheitsanfrage nur einen Manager auswählen.

Im Beispiel-GIF unten ist Callum ein Mitarbeiter, der über Einheiten hinweg geteilt wird: Store 1, Store 2 und Store 3.

Manager-Workflow für Abwesenheitsanfragen

Aktionen für ausgewählte Manager (zu Hause oder auswärts)

• Der gewählte Manager erhält die Abwesenheitsanfrage mit vollem Kontext.

• Man kann das Fehlen genehmigen oder ablehnen.

• Kann Schichten innerhalb der eigenen Einheit übernehmen.

• Schichten in anderen Einheiten sind standardmäßig nicht zugewiesen.

Im Beispiel-GIF unten bittet Callum um eine Woche Abwesenheit, in der Schichten in drei seiner gemeinsamen Einheiten geplant sind. Diese Ansicht zeigt, wie die Abwesenheitsanfrage in der Zeitplanansicht für den ausgewählten Manager erscheint, also den vom Mitarbeiter bei der Abgabe der Abwesenheitsanfrage ausgewählten Manager.

Maßnahmen für nicht ausgewählte Einheitsleiter

• Kann die Abwesenheitsanfrage nur zur Planung in der Planungsansicht einsehen.

• Keine Maßnahmen ergreifen oder Entscheidungen über die Anfrage oder die damit verbundenen Schichten treffen.

Im untenstehenden Screenshot kann der andere, nicht ausgewählte Einheitsleiter (Filiale 2) die anstehende Abwesenheitsanfrage sehen.

Home Unit Manager (Falls nicht ausgewählt)

• Kann die Abwesenheitsanfrage nur zur Planung in der Planungsansicht einsehen.

• Keine Maßnahmen ergreifen oder Entscheidungen über die Anfrage oder die damit verbundenen Schichten treffen.

Ergebnisse von Abwesenheitsanfragen

Genehmigt

Wenn der Abwesenheitsantrag vom ausgewählten Manager genehmigt wurde:

• Es entsteht eine Abwesenheitsverschiebung.

• Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung in der App.

• Betroffene Einheitsleiter (d. h. geteilte Einheiten, die eine Schicht im Abwesenheitszeitraum haben, die von der Abwesenheitsgenehmigung betroffen ist) erhalten eine Benachrichtigung, dass ihre geplante Schicht aufgrund der Abwesenheitsgenehmigung nicht zugewiesen ist.

Dieser Screenshot zeigt eine Benachrichtigung an den Manager von Filiale 1, die auf die Auswirkungen der Genehmigung der Abwesenheit von Mitarbeiterin Erica Barnes hinweist.

Abgelehnt

Der Abwesenheitsantrag wird vom ausgewählten Manager abgelehnt:

• Der Abwesenheitsantrag wird aus dem Dienstplan entfernt.

• Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung innerhalb der App.

Berechtigungen & Sichtbarkeit

Sie können hier klicken, um den FAQ-Artikel zur SEAM-Funktionalität zu lesen.