Im Laufe der Zeit kann Ihr Quinyx-Umfeld veraltete Schichttypen, inaktive Mitarbeiter oder alte Kostenstellen anhäufen. Die Bereinigung dieser Daten sorgt dafür, dass Ihr System einfach zu navigieren bleibt und Fehler bei Terminplanung und Berichterstattung verhindert.
Verwaltung historischer Daten: löschen, deaktivieren und archivieren
Je nach Gegenstand hast du drei Hauptmöglichkeiten, ungenutzte Daten zu verwalten: Löschen, Deaktivieren oder Archivieren.
Verstehen Ihrer Optionen
Die Wahl der richtigen Maßnahme hängt davon ab, ob Sie historische Aufzeichnungen für die Einhaltung oder für die Berichterstattung führen müssen.
Löschen
Warnung: Das Löschen eines Gegenstands ist dauerhaft. Wenn ein Element gelöscht wird, werden alle zugehörigen Daten (wie Vereinbarungen, Zeitpläne und historische Datensätze) aus dem System entfernt und können nicht abgerufen werden.
Am besten für: Gegenstände, die versehentlich erstellt wurden und nie verwendet wurden.
Einschränkung: Viele Einträge können nicht gelöscht werden, wenn sie historische Daten haben.
Inaktivieren
Das Deaktivieren eines Gegenstands entfernt ihn aus der aktuellen Ansicht und der zukünftigen Planung, ohne den Verlauf zu löschen.
Am besten für: Schichttypen oder Mitarbeiter, die nicht mehr aktiv sind, aber eine historische Aufzeichnung benötigen.
Wirkung: Benutzer können den Artikel für zukünftige Zeitpläne nicht auswählen, aber alle bisherigen Daten bleiben in den Berichten verfügbar.
Archiv
Archivierung funktioniert ähnlich wie die Inaktivierung und wird für spezifische Organisationsstrukturen wie Kostenstellen und Basispläne verwendet.
Am besten für: Organisatorische Bereinigung von Einheiten oder langfristige Zeitpläne.
Wirkung: Historische Daten werden erhalten, aber der Gegenstand ist in aktiven Dropdowns und Menüs versteckt.
Für Basispläne, Schichttypen, Kostenstellen und Projekte kannst du entweder die Archivfunktion nutzen oder das Kästchen "Aktiv" deaktivieren, um den Artikel zu deaktivieren.
Best Practices für eingeschränkte Artikel
Einige Einträge in Quinyx können aufgrund von Systemabhängigkeiten nicht deaktiviert oder archiviert werden. Wenn Sie einen Gegenstand, der historisch benutzt wurde, nicht entfernen können, empfehlen wir einen "Soft-Hide"-Ansatz:
Nennen Sie den Gegenstand um: Präfix den Namen mit
XX_DO_NOT_USE_[Original Name].Warum das funktioniert: Dadurch rückt der Artikel ans Ende der alphabetischen Listen und signalisiert den anderen Managern klar, dass der Artikel zurückgezogen ist. Behalten Sie immer den ursprünglichen Namen in der Zeichenkette, um sicherzustellen, dass Sie ihn für historische Berichte identifizieren können.
Datenmanagementfähigkeiten nach Element
Verwenden Sie die untenstehende Tabelle, um zu bestimmen, welche Aktion für bestimmte Systemelemente verfügbar ist.
Gegenstand | Empfohlene Maßnahme | Kann gelöscht werden? |
Abwesenheitstypen | N/A | Ja, falls es keine historischen Aufzeichnungen gibt. |
Vereinbarungsvorlagen | Umbenennung in | Ja, wenn sie nicht benutzt wird. |
Basiszeitpläne | Archiv | Entwürfe können gelöscht werden; Aktive sollten archiviert werden. |
Kostenstellen | Archiv | Ja, wenn es nicht mehr an aktive Daten gebunden ist. |
Bezirke | Einheiten deaktivieren oder verschieben | Ja, nachdem die Einheiten in einen anderen Bezirk verlegt wurden. |
Mobil- und Mitarbeiterportal-Berechtigungen | Ja, wenn es nicht genutzt wird | |
Überstundenmethoden | Ja, wenn es nicht genutzt wird | |
Personen | Deaktivieren oder passiv machen, um die Geschichte zu bewahren | Ja. Beachten Sie, dass alle historischen Daten entfernt werden. Siehe besondere Anmerkung unten. |
Projekte | Archiv | Ja, wenn es nicht mehr an aktive Daten gebunden ist. |
Rollen | N/A | Ja, falls es derzeit keinen Benutzern zugewiesen ist. |
Abschnitte | Archiv | Ja, aber das kann historische Berichte beeinflussen. |
Schichttypen | Inaktivieren | Ja, wenn sie nie verwendet wird. |
Time Tracker | Assoziationen entfernen | Ja, wenn es nicht mit Vorlagen oder Gehaltsarten verknüpft ist. |
Einheiten | Archiv | Ja, aber alle zugehörigen Daten gehen verloren. |
Fähigkeiten | Löschen | Ja, kann ohne Systemwarnung gelöscht werden. |
Besonderer Hinweis zur Beendigung der Beschäftigung
Wenn du eine Beschäftigung beendest (einen Nutzer inaktivierst):
Das System speichert alle historischen Daten.
Alle zukünftigen Schichten, die diesem Benutzer zugewiesen werden, werden automatisch aufgehoben.
Du kannst den Nutzer später wieder aktivieren , falls er zum Unternehmen zurückkehrt.
Wenn Sie stattdessen einen Benutzer löschen , werden alle historischen Daten, die mit diesem Mitarbeiter verknüpft sind, dauerhaft aus dem System gelöscht.