Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungslösung ändern, gibt es einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, besonders da jede Lohnabrechnungsakte ihre eigenen Prüfungen und Guthaben hat. Eine Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass es eine große Anzahl und Vielfalt von Gehaltsabrechnungsakten gibt, sodass viele dieser Informationen auf allgemeiner Ebene liegen, da es nicht möglich ist, alle zu berücksichtigen.
Standardmäßig gehen wir davon aus, dass alle Regeln und Berechnungen gleich bleiben, wenn Ihr Gehaltssystem (OT, UT usw.) geändert wird.
Wie kann man die Änderung vornehmen?
Es gibt keine eindeutige Antwort darauf, wie Sie sich entscheiden, die Änderung in einer neuen Gehaltsakte vorzunehmen, aber im Allgemeinen haben Sie zwei Möglichkeiten:
Nehmen Sie alle Änderungen an bestehenden Vertragsvorlagen vor. Unser Rat ist, dies direkt nach einem Lohnabrechnungslauf zu tun, bei dem Lohnabrechnungstransaktionen übertragen und gesperrt werden.
Erstellen Sie eine neue Reihe von Vertragsvorlagen mit neuen Gehaltstyp-Codes und neuen Lohnverbindungen. Beenden Sie alte persönliche Vereinbarungen und beginnen Sie die neue persönliche Vereinbarung am nächsten Tag.
Sei dir bewusst, dass die zweite Option einige Herausforderungen mit sich bringen kann, falls du bereits integrierte Integrationen hast.
Gehaltsarten
Beim Umstellen einer Gehaltsabrechnungsdatei in ein neues Format ist es manchmal erforderlich, Ihre Gehaltsarten zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrem neuen Gehaltssystem übereinstimmen. Das kann bedeuten, dass Sie möglicherweise Ziffern aus den Gehaltstyp-Codes in Quinyx hinzufügen oder entfernen müssen, damit sie korrekt übertragen werden. Wenn Ihre alte Gehaltsdatei z. B. vierstellige Gehaltscodes hatte und Ihre neue 3, müssten Sie Ihre bestehenden Gehaltscodes, die in die Lohnabrechnung übertragen werden sollen, mit dem neuen Code-Format aktualisieren.
Wenn du Gehaltstyp-Codes bearbeitest, mach das zuerst in den Kontoeinstellungen > Gehaltstypen. Zweitens: Überprüfe alle Vereinbarungen, um sicherzustellen, dass das gleiche Update dort gespiegelt wird. Wenn nicht, musst du das Gleiche in der Vereinbarung vorlagen(en) bearbeiten.
Sie können nach dem Standardcode des Gehaltstyps von Quinyx suchen, um sicherzugehen, dass Sie den richtigen Gehaltstyp bearbeiten.
Vereinbarungsvorlagen
Je nach Gehaltsabrechnungsdatei und Umfang der erforderlichen Änderungen müssen Sie möglicherweise Ihre bestehenden Vertragsvorlagen aktualisieren oder neue erstellen. Unabhängig davon ist ein wichtiger Punkt, der bei der Änderung der Lohnabrechnungslösungen aktualisiert werden muss, sicherzustellen, dass Ihre Vertragsvorlagen Ihre neue Lohnabrechnungsdatei verwenden. Sie finden sie im Feld der Lohnabrechnungsdatei Ihrer Vertragsvorlagen zusammen mit allen anderen bestehenden Lohnabrechnungsdateien, die wir unterstützen.
Um die Gehaltsabrechnungsdatei in der Vertragsvorlage zu aktualisieren, gehen Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungsvorlagen > [Name der Vertragsvorlage einfügen] > Time > Payroll-Datei.
Wie stellt man sicher, dass sich die Geschichte nicht ändert?
Die Änderung der Lohnabrechnungslösungen kann manchmal unerwünschte Änderungen verursachen. Wenn Sie zum Beispiel im Rahmen der Änderung neue Vertragsvorlagen erstellen mussten, könnten auch andere Informationen betroffen sein, wie Zeitrekord-Salden, Überstundenberechnungen usw.
Bevor Sie Ihre neue Gehaltsabrechnungslösung auswählen und in Betrieb nehmen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Zeiträume zurück in die Zeit gesperrt haben. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass unerwünschte Änderungen auftreten. Sie können einen Zeitraum sperren, indem Sie eine endgültige Übertragung auf die Gehaltsabrechnung im Zeit-Tab der Webanwendung durchführen.
Lesen Sie hier mehr über den Übertragungsprozess in die Lohnabrechnung.
Abwesenheiten
Überprüfe, wie deine neue Gehaltsakte aufgebaut ist, um Fehlzeiten zu handhaben. So weißt du, ob etwas in deiner Konfiguration geändert werden muss. Wird zum Beispiel Krankheitsurlaub genauso gehandhabt wie Urlaubsabwesenheit?