Auto-Sperre & Erinnerungen

Auto-Sperre & Erinnerungen

Es ist möglich, eine automatische Verriegelung zur Verfügbarkeit einzurichten. Quinyx kann auch Erinnerungen an Mitarbeiter senden, um Mindestverfügbarkeitsstunden einzureichen.

Auto-Sperre

Mit der Auto-Lock-Funktion können Sie ein wiederkehrendes Muster für Ihre Organisation konfigurieren. Sie können dies nutzen, um Verfügbarkeit von Mitarbeitern innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erfassen. Dann kannst du die Zeit den Managern (oder KI) zur Verfügung stellen, damit sie einen Zeitplan mit Verfügbarkeit erstellen können.

Die automatische Sperrfunktion sperrt einen definierten Zeitraum, sodass Mitarbeiter ihre eingereichte Verfügbarkeit während dieses Zeitraums nicht bearbeiten können. Sie können auch eine Erinnerung einrichten, dass Sie die Mindestverfügbarkeitsstunden einreichen, die vor Ablauf des Berichtszeitraums verschickt werden müssen.

Die automatische Sperrkonfiguration findest du in den Kontoeinstellungen > Verfügbarkeit > automatische Sperre:

• Von: Definieren Sie, wann die Sperrphase beginnen soll.

• Um: Zu definieren, wie lange die Sperrzeit stattfinden soll.

• Sperrdatum: Definieren Sie, wann die tatsächliche Sperrung des konfigurierten Zeitraums stattfinden soll.

• Erinnerung senden: Legen Sie fest, wie viele Tage vor dem Sperrdatum eine Erinnerung an die Mitarbeiter gesendet werden soll.

Wenn die automatische Sperre wie auf dem obigen Bild konfiguriert ist, funktioniert die Funktionalität wie unten beschrieben:

Am 25. April (7 Tage vor der Sperrfrist) sperrt Quinyx automatisch die Frist zwischen dem 2. Mai und zwei Wochen vorher (von und zu). Eine Erinnerung wird am 30. April (2 Tage vor dem Sperrdatum) an die Mitarbeiter verschickt.

Dies wiederholt sich dann im gleichen Intervall, jedoch mit neuen Daten gemäß der im obigen Bild konfigurierten automatischen Sperre.

Wenn der Zeitraum gesperrt ist, können Mitarbeiter keine Verfügbarkeit hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Wenn die automatische Sperre deaktiviert ist, wird die Verfügbarkeit für Nutzer nicht gesperrt. Sie können jedoch eine Erinnerung konfigurieren, die an Mitarbeiter gesendet wird, die die Mindestverfügbarkeit pro Woche nicht erfüllt haben.

Die Auto-Lock-Funktion gilt als globale Einstellung, was bedeutet, dass sie auf alle Einheiten angewendet wird, wenn sie verwendet wird. Zum Beispiel kannst du es nicht für einzelne Einheiten einrichten.

Erinnerung

Wenn die automatische Sperre außerdem so konfiguriert ist, dass eine Erinnerung an Mitarbeiter gesendet wird, die die Mindestverfügbarkeit pro Woche (in ihrer Vereinbarung festgelegt) nicht erfüllt haben, erhalten sie eine Erinnerung, dass sie für den gesperrten Zeitraum nicht genügend Stunden eingereicht haben. Die Erinnerung wird als Qmail ankommen:

Der Name des Mitarbeiters, der Zeitraum, der gesperrt wird, und wann das Sperren erfolgt, werden automatisch von Quinyx abgeholt und in die Erinnerung aufgenommen.

Die Erinnerung wird als Qmail um 9:00 Uhr Ortszeit verschickt. Mitarbeiter, die null im Feld der Mindestverfügbarkeitsstunden pro Woche gesetzt haben, erhalten keine Erinnerung.