Auditprotokolle – Abwesenheitsanfragen

Auditprotokolle sind Aufzeichnungen vergangener Handlungen innerhalb von Quinyx. Es gibt zwei Arten von abwesenheitsbezogenen Auditprotokollen, die aus Quinyx extrahiert werden können:

1. Auditprotokolle für Abwesenheitsanfragen (diese Seite)

2. Abwesenheitsprüfungsprotokolle

Sie liefern eine transparente Historie darüber, wer eine Abwesenheit initiiert hat, wer eine Handlung ausgeführt hat, was die Handlung war, wann sie stattfand und so weiter. Diese Funktionalität hilft Managern:

• Kläre Streitigkeiten oder Fragen im Zusammenhang mit Abwesenheitsanträgen.

• Verstehen Sie, wie Abwesenheitsanfragen erstellt, aktualisiert und bearbeitet werden.

• Greifen Sie auf historische Aktivitätsdaten zu, um Self-Service-Einblicke in das Teammanagement zu erhalten.

• Leiten Sie Schlüsselinformationen für die Personalplanung und die Analyse auf Einheitsebene ab.

Diese Seite konzentriert sich ausschließlich auf die Prüfungsprotokolle für Abwesenheitsanfragen. Um Details zu Prüfungsprotokollen für Abwesenheiten zu sehen, klicken Sie hier.

Auditprotokolle für Abwesenheitsanfragen

Bei Abwesenheitsanfragen bieten Audit-Protokolle eine klare Aktionshistorie und können helfen, Fragen wie (nicht beschränkt auf):

• Wer hat die Abwesenheitsanfrage erstellt und wann?

• An wen wurde die Anfrage gesendet?

• Wer hat den Antrag genehmigt oder abgelehnt und wann?

• Wer hat die Anfrage gelöscht und wann?

• Welche Kommentare wurden hinzugefügt (vom Mitarbeiter und/oder Manager)?

Um die Auditprotokolle für Abwesenheitsanfragen einzusehen, navigieren Sie zu:

Prüfungsprotokolle > Ansicht anpassen > [Artikeltyp] Abwesenheitsanfrage.

Das Panel "View anpassen" ermöglicht es Ihnen, Ihre Suche nach Audit-Logs mit den folgenden Filtern zu verfeinern.

Interpretation von Auditprotokollen für Abwesenheitsanfragen: Ein Leitfaden zum Verständnis von Ergebnissen

Sobald Sie die Filter angewendet haben, sehen Sie die Seite mit den Auditprotokollen, die Ihre Ergebnisse anzeigt, und Sie können Details wie die Erstellung der Anfrage sowie Datum und Uhrzeit der Aktion sehen.

Die untenstehende Tabelle zeigt die in den Auditprotokollen der Abwesenheitsanfrage dargestellte Informationen.

Eigentumstabelle

Die meisten Abwesenheitsanforderungselemente (basierend auf der Aktion) enthalten weitere Details in einer Untertabelle, der sogenannten Property-Tabelle, die durch Klicken auf das Chevron in der linken Spalte der Haupttabelle zugänglich ist.

Hinweis: Elemente mit einer Löschaktion haben keine Eigenschaftstabelle.

Nachfolgend eine Liste von Eigenschaften, die in der Eigenschaftstabelle angezeigt werden, abhängig von der auf der Abwesenheitsanfrage durchgeführten Aktion.

In der Tabelle zeigt ein Häkchen (✅) neben einer Eigenschaft für eine bestimmte Aktion an, dass die Eigenschaft angezeigt werden kann, wenn Änderungen vorgenommen werden, es sei denn, es steht (immer).

Zum Beispiel wird die Eigenschaft "Einheit" immer angezeigt, wenn eine Abwesenheitsanfrage "Erstellt" ist. Während einer "Aktualisieren"-Aktion erscheint sie jedoch nur, wenn das Einheitenfeld geändert wurde. Sie wird für Aktionen "Genehmigt", "Ablehnen" oder "Löschen" nicht angezeigt, unabhängig von den Änderungen. Daher wird eine Eigenschaft, die für eine Aktion ein Kreuzzeichen ❌ hat, für diese bestimmte Aktion nicht angezeigt.

Suchergebnisse

Die Tabelle zeigt pro Seite 20 Suchergebnisse an. In diesem Beispiel füllen unsere Suchergebnisse drei Seiten, und wir sehen die erste davon.

Beachten Sie, dass Sie nur ab dem Datum der Veröffentlichung auf die Protokolldaten zugreifen können. Da beispielsweise Abwesenheitsprotokolle in Release 0221, also am 1. Oktober 2025, veröffentlicht wurden, speichern die aktuellen Protokolle keine Logdaten für Daten vor dem 1. Oktober 2025.

Demnächst

Wir verbessern diese Funktionalität kontinuierlich, und hier sind einige Verbesserungen, die als Nächstes kommen:

1. Gegenstandsspur
   Erhalten Sie einen chronologischen Überblick über alles, was mit einem bestimmten Punkt geschehen ist. Dies hilft, den notwendigen Kontext bei der Lösung von Streitigkeiten oder Fragen im Zusammenhang mit der Personalplanung und Anwesenheit zu schaffen.

2. Ursprung
   Sehen Sie, woher eine Aktion stammt. Zum Beispiel können Sie bei der Überprüfung eines Abwesenheitsantrags feststellen, ob eine Aktion aus dem Manager-Portal oder über das Personalportal in der mobilen App stammt.

3. PDF-Export
   Exportieren Sie den Audit-Log-Bericht als PDF, um das Teilen, die Buchführung und Analyse zu erleichtern.

FAQs

F: Ich sehe 'Quinyx-Mitarbeiter [Mitarbeiter-ID]' im Feld 'Aktion gemacht von' – was bedeutet das?

A: Manchmal kann ein Systemadministrator im Namen eines Benutzers eine Aktion auf einen Eintrag ausführen. In solchen Fällen kann das Feld 'Aktion gemacht von' 'Quinyx [Mitarbeiter-ID]' enthalten. Dies bezieht sich auf einen Quinyx-Systemadministrator, der an mindestens einem der Daten im Bereich Aktionsstartdatum – Aktions-Enddatum (angezeigt als 'Quinyx-Mitarbeiter [Mitarbeiter-ID]' aktiv war.

F: Wie bekomme ich eine vollständige Liste aller Maßnahmen eines Vorgesetzten bei Abwesenheitsanfragen?

A: Das können Sie tun, indem Sie den Namen des Managers im Feld 'Aktion gemacht von' filtern.

F: Woran erkenne ich, welche Immobilien sich seit der Erstellung eines Abwesenheitsantrags geändert haben?

A: Die Eigenschaftstabelle für Abwesenheitsanfrage zeigt typischerweise Änderungen (d. h. geänderte Eigenschaften) für andere Aktionen als die Erstellung an.

Die einzige Ausnahme ist das Feld "Manager-Kommentare", das während der Genehmigungs- und Ablehnungsaktionen immer sichtbar ist, selbst wenn keine Änderungen vorgenommen wurden. Wenn Änderungen vorliegen, sehen Sie zwei Spalten: "alter Wert" und "neuer Wert". Die Spalte "Alter Wert" wird mit einem Durchstreichen angezeigt, was anzeigt, dass der alte Wert veraltet ist und durch einen neuen Wert ersetzt wird.

Ein Beispiel dafür, wie die geänderten Eigenschaften in der Eigenschaftstabelle dargestellt werden.

F: Warum zeigt das Audit-Protokoll "unterschiedliche" Daten an, wenn eine sich überlappende Abwesenheitsanfrage auf eine bestehende, die bereits eine Entscheidung (genehmigt oder abgelehnt) hatte, gesendet wird?

A: Wenn ein Abwesenheitsantrag eingereicht und bearbeitet (genehmigt oder abgelehnt) und später ein weiterer Antrag mit sich überlappenden Daten eingereicht wird, passt Quinyx den ursprünglichen Abwesenheitsantrag an, um Doppeltermine zu vermeiden. Das bedeutet, dass der ursprüngliche Abwesenheitsantrag aufgeteilt oder verkürzt wird, sodass überlappende Tage entfernt werden.

Diese Anpassung hält die Abwesenheitsunterlagen sauber und verhindert eine doppelte Buchung von Abwesenheitstagen, kann aber dazu führen, dass die im Prüfungsprotokoll angezeigten Daten anders aussehen als die im ursprünglichen Antrag.

Beispiel:

• Schritt 1: Mitarbeiter Sam Whon bittet um Abwesenheit vom 24.11. bis 29.11.

• Schritt 2: Managerin Triss Tworthie überprüft und bestreitet sie, wobei sie vorschlägt, dass Sam ab Mittwoch (26.11.) stattdessen abwesend ist.

• Schritt 3: Sam reicht einen neuen Abwesenheitsantrag für den 26.11. bis 12.1. ein.

• Schritt 4: Triss genehmigt diesen neuen Antrag.

Die Prüfungsprotokolle dokumentieren diese Aktionen nun wie folgt:

1. Erste Abwesenheitsanfrage erstellt.

2. Erster Antrag abgelehnt.

3. Zweite Abwesenheitsanfrage erstellt.

4. Zweite Anfrage genehmigt.

Zusammenfassend gibt es Fälle, in denen eine neue Abwesenheitsanfrage bestehende Abwesenheitsanfrage oder Abwesenheiten überlappt. In solchen Fällen passt Quinyx die ursprüngliche Anfrage so an, dass sie die sich überlappenden Tage nicht mehr enthält. Im obigen Beispiel erscheint die ursprüngliche Anfrage im Prüfungsprotokoll als 24.11. – 26.11. (00:00) statt als ursprünglich angeforderte 24.11. – 29.11. Die ursprünglichen Daten sind weiterhin in der Eigenschaftstabelle zugänglich, aber das Prüfungsprotokoll erfasst den Eintrag mit den angepassten Daten.

Dieses Verhalten ist bewusst, um Klarheit in Abwesenheitsunterlagen zu gewährleisten und überlappende Abwesenheitstage zu vermeiden.

Daher spiegelt das Prüfungsprotokoll die angepassten Daten wider und nicht die ursprünglichen, was zwar "falsch" erscheinen mag, aber tatsächlich dazu dient, überlappende Abwesenheiten zu verhindern.

Beachten Sie, dass Sie nur ab dem Datum der Veröffentlichung der Protokollierung auf die Logdaten zugreifen können. Da beispielsweise Abwesenheitsanfragen in Release 0221, dem 1. Oktober 2025, veröffentlicht wurden, speichern die aktuellen Logs keine Logdaten für Daten vor dem 1. Oktober 2025.