Vereinbarungsvorlagen – Regeln für Arbeitszeiten

Mit dem Abschnitt Regeln für Arbeitszeiten können Sie verschiedene Regeltypen konfigurieren, die auf Mitarbeiter angewendet werden. Die festgelegten Regeln helfen dann bei der Planung, und Quinyx generiert Warnungen, wenn die Regeln verletzt werden.

Regeln für die Arbeitszeit

Sie können Regeln für die Arbeitszeit festlegen, die für Mitarbeiter gelten. Die Regeln, die du dann aufstellst, helfen beim Terminplanen. Quinyx erzeugt Warnungen, wenn die Regeln verletzt werden.

• Maximale Stunden/Tag: Die maximale Anzahl der Stunden, für die der Mitarbeiter pro Tag eingeplant werden darf, bevor Quinyx eine Warnung ausspricht.

• Pro Woche: Im untenstehenden Fall haben wir festgelegt, dass die geplante Wochenzeit maximal 48 Stunden betragen kann.

• Minimum /Tag: Die minimale Ruhezeit, die tägliche Pause, ist im Beispiel auf 11 Stunden gesetzt. Das Häkchen "Ruhe muss mit dem Tagesanbruch verbunden sein" bestimmt, ob die Ruhephase über den Tagesanbruch hinaus verlängert werden kann (in diesem Fall ist das Kästchen angekreuzt) oder ob die gesamte Ruhezeit innerhalb der vorgegebenen 24-Stunden-Phase liegen muss (in diesem Fall wird das Kästchen nicht mehr aktiviert). Im letzteren Fall (ohne das Kästchen angekreuzt) besteht keine Notwendigkeit für 11 Stunden Pause zwischen den Arbeitsschichten, aber die Ruhezeit kann jederzeit während des 24-Stunden-Zeitraums eingelegt werden, jedoch nicht über die tägliche Pause hinaus.

Beispiel 1: Das Kontrollkästchen ist angekreuzt und die Tagesruhe wird über den Tagesanbruch (00:00) berechnet; in diesem Fall beträgt die Ruhezeit 15 Stunden und es wird keine Warnung gegeben.

Beispiel 2: Das Kontrollkästchen ist nichtaktiviert und die Tagesruhe wird von 00:00 bis zum nächsten Vorfall von 00:00 berechnet. In diesem Fall beträgt die Ruhezeit maximal 8 Stunden und es wird eine Warnung ausgesprochen.

Du kannst Auto-Assign-Regeln konfigurieren, um tägliche Ruheanforderungen wie in den Vereinbarungsvorlagen definiert zu integrieren. Diese Ergänzung basiert auf der Option "Mindestruhe/Tag", die, wenn sie aktiviert wird, unseren Algorithmus dazu anleitet, die tägliche Ruhezeit jedes Mitarbeiters genau gemäß den Vorgaben ihrer individuellen Vereinbarungen zu berechnen. Lesen Sie hier mehr über Auto Assign.

• Mindeststunden/Woche: Das Mindestlimit für die Anzahl der geplanten Stunden pro Woche.

• Freitage: Die Mindestanzahl aufeinanderfolgender freien Tage, auf die der Arbeitnehmer nach der Arbeit der im oben genannten Feld angegebenen maximalen Dauer Anspruch hat.

• Maximale Tage: Die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Tage, die für denselben Mitarbeiter geplant werden dürfen. Quinyx erzeugt eine Warnung, wenn der Mitarbeiter für mehr als diese aufeinanderfolgenden Tage eingeplant ist.

• Mindestruhe pro Woche: Wie bei der täglichen Ruhe können Sie festlegen, wie viele Stunden durchgehende wöchentliche Ruhestunden der Mitarbeiter haben soll. Zum Beispiel 35 Stunden. Quinyx wird in diesem Fall auch eine Warnung auslösen, wenn die minimale wöchentliche Ruhequote nicht erfüllt wird.

• Überprüfen Sie die Mindestruhe pro Woche während eines aufeinanderfolgenden 7-tägigen Zeitraums: Einige unserer Kunden sind an Gewerkschaftsvereinbarungen gebunden, die festlegen, dass ihre Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten 7-tägigen Zeitraums Anspruch auf eine bestimmte aufeinanderfolgende Ruhezeit haben. Quinyx liefert eine Bestätigung dafür. Wenn dieses Häkchen erfüllt ist, wird der Rest pro Woche rollierend durchgeführt.

  • Zum Beispiel: Wenn Sie eine Schicht von 8 bis 17 Uhr an einem Mittwoch für einen Mitarbeiter einplanen, der 24 Stunden als minimale durcheinanderfolgende Ruhe hat, dann:

    • Quinyx prüft, dass der Mitarbeiter zwischen 8 Uhr am vorherigen Mittwoch und 8 Uhr morgens am Mittwoch, an dem Sie gleich einen Termin planen, mindestens einmal 24 Stunden ununterbrochene, durchgehende Ruhe hat.

    • Quinyx prüft außerdem, dass der Mitarbeiter zwischen 17 Uhr am Mittwoch, an dem Sie einen Termin planen, und 17 Uhr am Mittwoch der folgenden Woche mindestens einmal 24 Stunden ununterbrochene, aufeinanderfolgende Ruhe hat.

  • Was die Konfigurationsoptionen von Schedule-Elementen betrifft, gilt Folgendes für die obige Validierung:

    • Abwesenheiten (alle Arten) werden als Ruhezeit betrachtet (einschließlich solcher, die als Arbeitszeit/geplante Zeit berechnet werden).

    • Schichten, die als "Freitag" konfiguriert sind, gelten als Ruhe.

    • Schichten, deren Schichttypen als "Bereitschaft" konfiguriert sind, gelten als Ruhe.

    • Schichten, deren Schichttypen als "Standby" konfiguriert sind, gelten nicht als Ruhe.

• Feiertage planen: Wenn die Vertragsvorlage Personen abdeckt, die in einer Einheit arbeiten, die beispielsweise an jedem Feiertag schließt, wie zum Beispiel einer Zentrale, kann dieses Hästchen nicht mehr aktiviert werden. Anschließend erhalten Sie eine Verwarnung, Mitarbeiter für Tage einzuplanen, die in Quinyx als Feiertage eingetragen werden.

• Tagesruhe bei Tagesanbruch: Dies bezeichnet die Zeit für den täglichen Tagesanbruch. Dieser hier festgelegte Wert wirkt sich auf die minimale tägliche Ruhe, die minimale wöchentliche Ruhe, die maximalen Stunden pro Tag und die maximalen Stunden pro Woche aus.

• Minimum kostenlose Wochenenden pro Jahr: Dieses Feld kann genutzt werden, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf eine bestimmte Anzahl von Wochenenden pro Jahr hat.

• Regeln für fortgeschrittene Zeit: Wenn dieses Kontrollkästchen, das hauptsächlich in Dänemark verwendet wird, angekreuzt ist, wird Quinyx Warnungen auslösen, wenn die folgenden Regeln für fortgeschrittene Zeit nicht eingehalten werden:

  • Maximal 96 geplante Stunden alle zwei Wochen.

  • Mindestens 4 Tage frei während eines 14-tägigen Zeitraums.

  • Es muss mindestens zwei aufeinanderfolgende freie Tage alle zwei Wochen geben.

  • Mindestens 5 Wochenenden frei in den vorherigen 3 Monaten.

  • Mindestens ein Wochenende frei pro Berechnungszeitraum.

• Überstunden überlagern Unsoziale Zeit: Laut den meisten Tarifverträgen kann eine von einem Mitarbeiter gearbeitete Stunde keine Entschädigung für Überstunden und unsoziale Zeit bewirken. Die Vergütung für Überstunden hat Vorrang vor der Vergütung für unsoziale Arbeitszeit, wenn dieses Kästchen angekreuzt ist.

• Übersteuerung bei überlappenden Schichten erlauben: Quinyx erzeugt eine Warnung, wenn eine Schicht mit sich überschneidenden Zeiten für einen Mitarbeiter angesetzt wird. Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, können Sie trotz dieser Warnung weiterhin planen.

• Erster Wochentag: Geben Sie den ersten Tag in einem 7-tägigen Zeitraum an. Dieser Zeitraum ist festgelegt, damit Quinyx überwachen kann, innerhalb welcher 7-tägigen Zeit die wöchentliche Ruhequote erreicht wird.

• Schwelle für unsoziale Zeit: Einige Tarifverträge besagen, dass Arbeitnehmer eine bestimmte Anzahl Stunden pro Woche arbeiten müssen oder eine Berechnungsfrist haben, damit Arbeitnehmer Anspruch auf Unsoziale Zeitvergütung haben. Diese Entschädigung basiert in diesem Fall auf den relevanten unsozialen Zeiträumen. Unsoziale Zeitkompensation wird nur generiert, wenn das festgelegte Zeitlimit erreicht ist. Wenn die Frist erreicht ist, wird diese Entschädigung auch rückwirkend auf den gesamten Zeitraum angewendet.

• An Tagen/Maximaltagen/Mit Überstunden: Diese drei Felder werden gemeinsam genutzt und sind nur für wenige Tarifverträge relevant. In diesen Tarifverträgen gibt es die Regel, dass es während eines bestimmten Zeitraums eine Begrenzung für die Anzahl der Tage gibt, an denen der Arbeitnehmer Schichten von mehr als x Stunden arbeiten darf. Als Beispiel könnte die Regel so konfiguriert werden, dass während eines Zeitraums von 10 Tagen maximal 3 Arbeitstage des Mitarbeiters Schichten mit mehr als 10 Stunden umfassen dürfen. Eine Warnung wird in Quinyx generiert, wenn die in diesen drei Feldern angegebene Regel gebrochen wird.

• Verwenden Sie spezielle X- und V-Tage-Logik: X- und V-Tage gelten für die finnische Arbeitskraft und werden hauptsächlich in der Hotel- und Gastronomiebranche genutzt. Einfach gesagt: Wenn ein Mitarbeiter mindestens 5 Tage in einer Woche gearbeitet hat, bekommt er 2 Tage frei – das nennt man X und Y Tage. Um die Logik aufzustellen, können Sie:

  • Aktivieren Sie aus einer Vertragsvorlage unter Arbeitszeiten und -perioden , wählen Sie die Logik "Use X und V days".

  • Erstelle Schichttypen für Tag X und V. Die Schicht sollte nicht als geplante oder gearbeitete Stunden zählen und als freie Tagesschicht markiert werden.

  • Wählen Sie Schichten in den Einheitseinstellungen und wählen Sie unter Erweiterten Einheiteneinstellungen in der Schicht die entsprechenden Schichttypen aus.

• Mindestschichtlänge: Klicken Sie auf "Hinzufügen", um alle Regeln zur Mindestschichtlänge hinzuzufügen, für die ein Mitarbeiter eingeplant werden kann. Ein Beispiel wäre, dass die Schicht mindestens 6 Stunden dauern muss, wenn sie irgendwann zwischen 19:00 und 03:00 Uhr beginnt.

Regeln für Pausen

Du kannst spezielle Break-Regeln im Unterabschnitt Regeln für Pausen konfigurieren.

• Berechnen Sie Pausen als Arbeitszeit: Nutzen Sie dies, wenn Sie Essenspausen (bezahlte Mittagspausen) am Arbeitsplatz anlegen. Dieses Kästchen muss angekreuzt werden.

• Maximale Arbeitsstunden ohne Pausen (h): Ermöglicht es Ihnen, die maximale Anzahl der ohne Pausen erlaubten Arbeitsstunden anzugeben.

• Minimale Pause (Minuten)/ Maximale Pause (Minuten): Ermöglicht es, die Länge der kürzesten und längsten Pause anzugeben. Eine Verwarnung wird ausgelöst, wenn Sie eine Schicht mit einer kürzeren oder längeren Pause als das Minimum oder Maximum besetzen.

• Zeitplanänderungen: Sperren Sie den Zeitplan für Änderungen: Setzen Sie die Dauer der Zeitplansperre in Monate, Wochen oder Tage fest. Dies löst eine Warnung aus, wenn Sie versuchen, innerhalb dieses Zeitraums einen Mitarbeiter einzuplanen

Verfügbarkeit

Die Verwaltung konfiguriert in der Regel die verfügbaren Mitarbeiter jede Woche, sieben Tage die Woche. Auf individueller Ebene können Sie dann die Verfügbarkeit genauer angeben. Das ist praktisch, wenn Sie beispielsweise Minderjährige haben, die gesetzlich nicht nachts arbeiten dürfen, oder wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der nur an bestimmten Wochentagen zur Verfügung steht.

Alle Mitarbeiter, die in Quinyx eingeteilt werden sollen, müssen die Verfügbarkeit in ihrer Vereinbarung erfüllt haben. Andernfalls wird Quinyx eine Warnung generieren, dass der Mitarbeiter nicht verfügbar ist. Überprüfen Sie, ob die Verfügbarkeit standardmäßig in den Vertragsvorlagen überprüft wird. Wenn das Kästchen nicht angekreuzt ist, überprüft Quinyx nur, ob der Mitarbeiter während des Zeitraums genehmigte Feiertage oder andere Arten von Urlaub hat.

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol für den Wochentag, an dem Sie tagesspezifische Verfügbarkeitsregeln eingeben möchten.

Bitte beachten Sie, dass die maximale Verfügbarkeit der Musterwoche 6 beträgt.