Onjuiste pauzeinhoudingen zijn een van de meest voorkomende oorzaken van loonfouten — en een van de moeilijkste om te ontdekken voordat het te laat is. Als je medewerkers in- en uitklokken zonder pauzes handmatig te registreren, of als hun werktijd regelmatig afwijkt van hun geplande dienst, heb je een betrouwbare manier nodig om ervoor te zorgen dat altijd de juiste pauzetijd wordt afgetrokken.
Pauzeberekeningsregels in Quinyx laten je precies definiëren wanneer een pauze moet gelden en hoe lang deze moet duren, gebaseerd op de geplande dienstduur of de daadwerkelijke duur van de uitslag. Regels kunnen organisatiebreed of per eenheid worden vastgesteld, met uitzonderingen op het niveau van de overeenkomst of individuele medewerkers.
Dit artikel behandelt hoe je remberekeningsregels kunt configureren en toepassen voor zowel shifts als punches.
Breakberekeningsregels kunnen op twee plaatsen worden ingesteld: Accountinstellingen en Groepsinstellingen (alleen beschikbaar op eenheidsniveau).
Accountinstellingen: Regels die hier worden aangemaakt, worden gedeeld met alle eenheden binnen de organisatie.
Groepsinstellingen: Regels die hier worden gemaakt, zijn lokaal en alleen beschikbaar voor die groep (eenheid).
Wanneer je breakberekeningsregels bekijkt onder groepsinstellingen, zie je een gedeeld label naast de regel als deze is overgenomen uit de accountinstellingen.
Om een regel te maken, klik je op Toevoegen en definieer je de volgende criteria:
Shift/Punch-lengte: Voer de lengte van de shift in uren en minuten in.
Let op: deze instelling maakt het mogelijk om breakberekeningsregels toe te passen op ponsen op basis van de ponslengte voor medewerkers, waarbij ze "Deviation Reporting" of "Punching In/Out no Breaks" als tijdrapportage gebruiken.
Pauze: Voer de lengte van de pauze in (in minuten) in.
Alleen van toepassing op specifieke weekdagen: Voeg toe of de regel geldt voor alle dagen of een specifieke dag van de week.
Showpauzes: Je kunt 'Pauzes weergeven' uitvinken als de geplande pauze niet in het schema hoeft te staan. Het is handig als medewerkers hun pauze kunnen nemen wanneer er tijd is in plaats van op een vast tijdstip.Locatie van pauzes: Geef aan of de pauze gepland moet worden aan het begin, het midden, het einde of na de dienst.
Aantal pauzes: Specificeer het aantal pauzes.
Uitzonderingen op de standaard regels voor breakberekeningen
Je kunt ook uitzonderingsregels maken voor specifieke werknemers of groepen medewerkers door specifieke breakberekeningsregels in te stellen op het niveau van de overeenkomst en werknemersovereenkomst in plaats van de standaard breakberekeningsregels:
Overeenkomsttemplates: De hier gemaakte regels zijn van toepassing op werknemers die aan deze overeenkomst zijn toegewezen.
Werknemersovereenkomst: De hier opgestelde regels zijn persoonlijk en alleen van toepassing op de werknemer.
Regels voor breekberekeningen toepassen op verschuivingen
Er zijn twee primaire methoden voor het toepassen van pauzeregels: de oorspronkelijke schema-gebaseerde methode en de pons-gebaseerde methode.
Schedule-gebaseerde berekening (handmatige toepassing)
Deze methode past pauzeregels toe op basis van de geplande dienstlengte en wordt doorgaans handmatig toegepast op een dienst.
Om bestaande regels voor pauzeberekeningen toe te passen op een individuele dienst:
Open het venster 'Shift toevoegen ' of 'Shift' bewerken .
Klik op het cirkelvormige icoon met twee pijltjes om breakberekeningsregels toe te passen op een verschuiving.
Ponsbreukberekeningsregels
Deze berekeningsmethode stelt managers in staat om pauzeaftrekregels direct toe te passen op punches, zodat de juiste hoeveelheid pauzetijd wordt afgetrokken op basis van de werkelijke duur van de pons/gewerkte tijd. Deze functie is ontworpen om je meer controle te geven over geregistreerde gewerkte uren en salarisresultaten wanneer medewerkers time punching-methoden gebruiken.
Hiërarchie van breakregels
Het systeem bepaalt welke breakberekeningsregels worden toegepast op basis van de volgende hiërarchie, beginnend met de meest specifieke regel en doorgaand naar de meest algemenere:
Werknemersovereenkomst
Overeenkomstsjablonen
Groepsinstellingen (Eenheidsinstellingen)
Accountinstellingen
Toelatingscriteria (fase 1)
Om de nauwkeurigheid in deze beginfase te waarborgen, zal de nieuwe berekening alleen gelden voor ponsen die aan alle volgende criteria voldoen:
Criterium | Beschrijving |
Ponstype | Moet een enkele, gesloten pons zijn (een enkel "punch in" en "punch out" record) en niet overgedragen aan de loonadministratie. |
Shiftverbinding | De pons moet gekoppeld zijn aan een shift in de planningsweergave. |
Overeenkomst type | De werknemersovereenkomst moet gebruikmaken van de tijdrapportagemethoden "Deviation reporting" of "punch in/out no breaks". |
Ponsinstellingen | De overeenkomst van de werknemer mag geen van de volgende instellingen bevatten: Stansen toestaan op taken, Split shift's bestaande punch bij taaktoevoeging, Salarissen genereren op taak, Mobiel: Toestaan op eerdere taken te stempelen, of Mobiel: Split punch op taken. |
Open ponsen, meerdere ponsen voor één shift, of punches die zonder bijbehorende shift worden geregistreerd, worden in deze fase genegeerd.
Managerworkflow: het toepassen van breekberekeningsregels op basis van de ponslengte
Als manager kun je de breakberekening starten voor een batch in aanmerking komende ponsen direct vanuit de Schedule View.
Stap 1: Schakel de rekenschakelaar in (beheerderactie)
Een beheerder moet de globale instelling inschakelen voordat de bulkactie kan worden gebruikt:
Ga naar Accountinstellingen > Break-instellingen.
Schakel de knop om naar "Pauzeregels toepassen op basis van werkelijke werktijd" (ingeschakeld).
Het uitschakelen van de op pons gebaseerde breekberekening toggle verwijdert de berekende aftrekking van de ponslengte en herstelt de op de verschuiving gebaseerde berekening
Stap 2: Gebruik de knop voor bulkacties (manageractie)
Zodra ingeschakeld, kun je de regels toepassen in de Planning View:
Ga naar de Planning-weergave.
Pas alle benodigde filters toe (bijv. datumbereik, specifieke medewerkers).
Klik op de knop "Bereken pauzeregels" voor bulkactie.
Belangrijk! Deze actie activeert de berekening alleen voor de ponsen die momenteel zichtbaar zijn in je roosterweergave. Eventuele ponsen die eruit worden gefilterd, worden niet meegenomen.
Getroffen stoten identificeren
Om u te helpen eenvoudig te monitoren en te corrigeren van punches die door deze nieuwe berekening worden beïnvloed, is een nieuw systeem Warning geïntroduceerd.
De waarschuwing inschakelen (beheerderactie)
Een beheerder zou deze waarschuwing moeten inschakelen in de accountinstellingen:
Ga naar Accountinstellingen > Overeenkomsten > Waarschuwingen.
Activeer de waarschuwingsvlag "Pauzetijd is gebaseerd op punch length".
Zodra de waarschuwing is ingeschakeld, kun je de filters voor de planningsweergave gebruiken om snel eventuele pauzes te identificeren waarvan de pauzetijd is berekend met deze nieuwe ponsgebaseerde logica. Hierdoor kun je de gecorrigeerde gewerkte uren bekijken en ervoor zorgen dat het salarisresultaat accuraat is.
De waarschuwing wordt niet verwijderd of toegevoegd door alleen de pons aan te passen, je moet opnieuw op "Bereken ponsremmen" drukken om de berekening uit te voeren. In de toekomst zal dit automatisch worden gedaan, maar voorlopig is handmatige actie vereist.