Employee Hub - Audits

Audits in Employee Hub

Audits is een functie in Employee Hub waarmee je organisatie gestructureerde audits kunt ontwerpen, distribueren, uitvoeren en volgen in je winkels, afdelingen of sportscholen. Of je nu gezondheids- en veiligheidscontroles uitvoert, door merkcompliance loopt of kwartaalcontroles van winkels doet, je kunt de audit één keer als sjabloon opbouwen en deze vervolgens opsturen om te worden afgerond naar geselecteerde taskinggroepen - winkels/eenheden/sportscholen/restaurants/locaties/locaties.

Audits vervangen ad hoc-formulieren, papieren checklists en niet-verbonden formulieren door één consistente stroom die bewijs vastlegt, resultaten beoordeelt en automatisch vervolgtaken aanzet waar problemen worden gevonden.

Hoe audits werken

Audits zijn opgebouwd rond een sjabloongebaseerde aanpak. Je maakt altijd eerst een herbruikbare audittemplate aan en start vervolgens individuele audits vanuit dat sjabloon wanneer je het moet uitvoeren. Sjablonen bevinden zich in de bibliotheek van Audit-templates, zodat ze hergebruikt, verfijnd en binnen je organisatie gedeeld kunnen worden met gebruikers die de toestemming hebben om audits te starten – wat betekent dat audits consistent blijven in de tijd en tussen winkels heen.

Wanneer je een audit start vanuit een sjabloon, wordt deze naar de winkels/units gestuurd die je selecteert, en zij voeren het zelf uit.

Waar te vinden audits

Audits heeft een eigen apart tabblad in de Employee Hub, naast Taken en Formulieren. Het tabblad is alleen zichtbaar voor gebruikers met de relevante toestemming (zie Rechten hieronder).

In het tabblad Audits vind je twee hoofdgebieden:

Audits – elke audit die is gestart en uitgezonden, georganiseerd op status en doelgroep.
Audittemplatebibliotheek – elke audittemplate die beschikbaar is voor uw organisatie, inclusief concepten en gearchiveerde templates.

Je kunt wisselen tussen de twee weergaven bovenaan de pagina.

Toestemmingen

Drie permissies bepalen hoe gebruikers met Audits omgaan:

Audits-toegang – bepaalt of de gebruiker het tabblad Audits überhaupt ziet. Zonder die is de module volledig verborgen. Beschikbaar zonder toegang of leestoegang.
Maak auditsjablonen – controles die sjablonen kunnen bouwen en bewerken in de bibliotheek van audittemplates. Beschikbaar als geen toegang of schrijftoegang.
Start audit vanuit sjabloon – controles die een nieuwe audit kunnen starten met een bestaande template. Beschikbaar als geen toegang of schrijftoegang. Deze toestemming zonder de rechten voor het maken van audittemplates betekent dat je audits vanuit het sjabloon kunt starten, maar niet templates kunt aanmaken of bewerken.

Een typische opstelling zou er zo uit kunnen zien:

HQ-gebruikers hebben alle drie de rechten.
Gebieds- of districtmanagers hebben meestal toegang tot audits plus de mogelijkheid om audits te starten, maar niet om templates te maken.
Winkelmanagers en gebruikers op winkelniveau hebben doorgaans alleen toegang nodig om de aan hen toegewezen audits uit te voeren.

Rechten volgen dezelfde samenwerkingsgroephiërarchie als de rest van Employee Hub – gebruikers zien en handelen alleen op de audits, opslagen en resultaten binnen hun toezicht.

Beginnen: maak een audit

Wanneer een gebruiker met de juiste rechten op de +-knop klikt om een audit aan te maken, krijgen ze twee opties voorgeschoteld:

Stuur een audit – gebruik een goedgekeurd auditsjabloon en stuur het naar winkels.
Maak een nieuw auditsjabloon – ontwerp een herbruikbare auditsjabloon met je eigen secties, vragen, logica en score.

Welke opties een gebruiker ziet, hangt af van hun rechten. Een gebruiker met Audit starten vanuit template maar niet Create audittemplates ziet alleen 'Stuur een audit', omdat ze alleen bestaande templates kunnen hergebruiken.

Een audittemplate opbouwen

Audittemplates zijn gebouwd in de bibliotheek van Audit-templates. Een sjabloon is het herbruikbare blauwdruk dat je één keer invult en vervolgens verstuurt wanneer je die audit moet uitvoeren.

Basisinformatie

Elke template bevat dezelfde kernvelden die je al kent van Taken:

Titel en beschrijving
Bijlagen
Goedkeurers
Prioriteit, categorie en tags
Grootte

Secties

Audits zijn georganiseerd in secties. Elke sectie heeft een eigen naam en bevat een reeks vragen, wat het makkelijker maakt om lange audits te navigeren, makkelijker te scoren en beter te lezen in resultaten en rapporten.

Een opmerking over het woord "sectie" in een auditcontext - "Secties" binnen een audit zijn niet hetzelfde als secties in je Quinyx-organisatiehiërarchie. Bij audits betekent een sectie simpelweg een verzameling vragen binnen de audit – bijvoorbeeld "Front of house", "Stockroom" of "Gezondheid en veiligheid". Ze hebben geen verbinding met de organisatorische secties die worden gebruikt voor planning en organisatiestructuur in Quinyx.

Je kunt een sectie kopiëren, individuele vragen kopiëren en vragen binnen een sectie omhoog en omlaag verplaatsen.

Vragen

Audits ondersteunen dezelfde vraagtypes als Taken vandaag: kort antwoord, alinea, meerkeuze, selectievakjes, datum, bestandsupload, inhoud en vragen in goed/foute stijl.

Voor elke vraag kun je:

Markeer het als vereist.
Geef het juiste antwoord aan.
Verwijder de vraag of een van de antwoordopties.
Kopieervragen
Kopieersecties

Voorwaardelijke vragen

Conditionele logica in Audits wordt per antwoord ingesteld, wat betekent dat een enkele meerkeuzevraag de audit in totaal verschillende paden kan verdelen, afhankelijk van hoe deze wordt beantwoord.

Om een voorwaardelijke vraag in te stellen moet je eerst op "regel toevoegen" klikken; zodra je hebt geklikt, vind je een routing-dropdown met het label 'Ga door naar volgende elke antwoord-optie. Als je erop klikt, opent je een 'Kies waar dit antwoord naartoe moet'-paneel, waar je kunt kiezen waar de audit naartoe moet springen wanneer die specifieke optie wordt geselecteerd:

Vervolgens – ga in volgorde door naar de volgende vraag. Dit is de standaard.
Een vraag in deze sectie – sla door naar een latere vraag in dezelfde sectie, waarbij alles daartussenin wordt overgeslagen.
Een vraag in een andere sectie – ga direct naar een ander onderdeel van de audit.

Omdat de routering per optie is, kunnen twee antwoorden op dezelfde vraag de gebruiker op twee verschillende paden leiden. Bijvoorbeeld, op de vraag "Werkt de koelkamer binnen het juiste temperatuurbereik?":

Ja, ik kan doorgaan met de volgende vraag.
Niemand zou meteen een afdeling voor probleemoplossing in de Cold Room beginnen met gedetailleerde vervolgvragen.
Niet van toepassing, kan je helemaal doorslaan naar het volgende gedeelte.

Omdat conditionele logica vereist dat specifieke antwoordopties naar de "plaats" worden gestuurd, werkt de conditionele logica alleen voor het type "meerkeuzevraag".

Dit zorgt ervoor dat audits korter en relevanter aanvoelen voor de gebruiker, omdat ze alleen de vragen zien die daadwerkelijk op hun situatie van toepassing zijn.

Puntentelling

De score wordt per vraag vastgesteld. Bij elke meerkeuzevraag en selectievakje vind je een score-instelling die je aan of uit kunt zetten:

Wanneer uitgeschakeld, is de vraag alleen informatief en telt niet mee voor de auditscore.
Wanneer ingeschakeld, draagt de vraag bij aan de uiteindelijke auditscore, en ken je aan elke antwoordoptie een numerieke waarde toe.

Een paar regels om in gedachten te houden:

Alleen meerkeuzevragen (enkelvoudige selectie) en selectievakjes kunnen worden beoordeeld. Alle andere soorten vragen zijn informatief.
De waarde van de optie die de gebruiker kiest wordt de score van die vraag. Voor meerkeuzevragen is de hoogste mogelijke score de hoogste waarde van de antwoordopties, voor selectievakjes is de hoogste mogelijke score de totale score voor alle selectievakjes.
Vragen die als N/A worden beantwoord, worden uitgesloten van de berekening.
Als conditionele logica ervoor zorgt dat een sectie of vraag wordt overgeslagen, worden die vragen ook uitgesloten – ze tellen niet mee voor de eindscore.

De totale auditscore wordt berekend als een percentage van 0 tot 100, en het percentage wordt ook per sectie verdeeld, zodat je kunt zien waar een winkel het goed doet en waar niet.

Omdat elke optie zijn eigen waarde heeft, kun je bepaalde vragen meer gewicht geven door simpelweg hogere waarden toe te kennen aan hun antwoordopties – zonder dat je een aparte wegingsinstelling nodig hebt.

Automatische opvolgtaken

Je kunt specifieke opties instellen om automatisch een vervolgtaak te activeren. Als bijvoorbeeld het antwoord op "Heeft de winkel een werkende brandblusser?" Nee is, kan een vervolgtaak om er een te vinden en installeren automatisch worden aangemaakt. Je kunt dit instellen voor vragen met opties als "Selectievakjes" en "Meerkeuze".

📌 Waar gaan vervolgtaken naartoe? Een vervolgtaak wordt altijd verdeeld naar de winkel/eenheid waar het auditantwoord betrekking op heeft. De actie komt altijd terecht bij de mensen die verantwoordelijk zijn voor die specifieke winkel, dus het juiste team neemt het werk op zonder dat iemand het handmatig hoeft te routeren.

Voor elke vervolgtaak kun je vooraf invullen:

Titel en beschrijving
Bijlagen
Prioriteit, categorie, tags en grootte
Een uploadveld voor bestanden
Een vraag

Vervolgtaken verschijnen in de Employee Hub van de ontvangende winkel en worden gekoppeld aan de audit waar ze vandaan kwamen, zodat je altijd volledige traceerbaarheid hebt tussen een auditantwoord en de actie die het heeft geactiveerd. De initiatiefnemer van de audit zal de initiatief zijn van de vervolgtaak.

Een audit sturen

Audits worden altijd gestart vanuit een sjabloon. Om een audit te versturen, kies je 'Stuur een audit' vanuit het menu aanmaken en kies je de template die je wilt gebruiken. Daarna word je naar de Review gebracht en stuur je je auditscherm waarin je je doelgroep selecteert en het schema bepaalt.

Kies je doelgroep

Je stuurt de audit naar de winkels die het moeten afronden. De geselecteerde winkels/eenheden ontvangen de audit in hun Employee Hub en voeren deze zelf uit.

Speelschema

Op hetzelfde scherm stel je in wanneer de audit wordt uitgevoerd en wanneer deze moet worden uitgevoerd:

Verzenddatum – wanneer de audit aan het publiek moet worden vrijgegeven. Kies nu om direct te verzenden, of kies een datum in de toekomst.
Terugkerend – stel een terugkerende datum vast als de audit zich op een regelmatig tempo moet herhalen.
Startdatum – de datum waarop de audit actief wordt.
Vervaldatum/tijd – de deadline waartegen de audit moet zijn afgerond.

Je kunt ook een optioneel bericht aan de ontvangers toevoegen voordat je het verstuurt.

Goedkeurers

Als goedkeurers worden ingesteld tijdens een audit, werkt de goedkeuringsstroom hetzelfde als voor Taken vandaag. Goedkeurers zien alleen de winkels waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Het bewerken van een verzonden of geplande audit

Voor audits die gepland staan voor een toekomstige verzending kun je het publiek nog steeds bewerken, net zoals je dat met Taken kunt doen.

Voor audits die al zijn verzonden, kun je nieuwe doelgroepen toevoegen, maar je kunt doelgroepen die de controle al hebben ontvangen niet wijzigen of verwijderen.

Een audit uitvoeren

Store-gebruikers kunnen audits uitvoeren vanaf elk apparaat – mobiel, tablet of computer. De flow is bij allemaal hetzelfde:

Beantwoord elke vraag achter elkaar.
Ga terug naar een eerdere vraag om een antwoord te herzien of te wijzigen. Conditionele logica wordt automatisch opnieuw geëvalueerd op basis van je laatste antwoorden.
Tik op Voltooien als je klaar bent.
Bekijk het resultaat – de totale score als percentage en een uitsplitsing per sectie – samen met een lijst van eventuele vervolgtaken die zijn aangemaakt.

Het meer-winkel breakdown uitzicht

Wanneer een audit meerdere winkels omvat, is er een overzicht binnen de audit waarin alle opgenomen winkels worden vermeld.

Voor elke winkel zie je:

Status (Niet gestart, In uitvoering, Voltooid, Moet worden gecontroleerd, Goedgekeurd)
De partituur, waar van toepassing

Wat je in de uitsplitsing ziet, hangt af van je toegang: je ziet alleen de winkels of gebieden binnen jouw toezicht.

De annuleerfunctie werkt als volgt:

Alle voltooiingen annuleren: vereist audit, initiatief toestemming + en om de maker of deel uit te maken van de makersgroep
Annuleren voltooiingen voor specifieke groepen: vereist toestemming voor auditinitiatie, vereist niet dat je de maker bent

De notify-functie werkt als volgt:

Alleen de maker van de audit en mensen in de makersgroep kunnen hiervan op de hoogte worden gesteld

Overzicht van de audits

Het tabblad Audits geeft je een realtime overzicht van elke audit waar je toegang toe hebt.

Auditkaarten

Elke audit verschijnt als een kaart waarop staat:

Winkelnaam (of winkelaantal, als er meerdere zijn)
Status (Niet gestart, In uitvoering, ingediend, goedgekeurd)
Voltooiingsvoortgang, bijvoorbeeld "3/5 audits afgerond"
Prioriteit

Collecties

Gebruik collecties om de Audits-weergave te filteren:

Alles – alles waar je toegang toe hebt.
Toegewezen aan mij – audits die je moet uitvoeren.
Wacht op mijn goedkeuring – audits wachten op uw beoordeling.
Verzonden – audits die je hebt gestart.
Gepland – audits gepland voor een toekomstige verzending.
Klaar – audits afgerond.

In de bibliotheek van de Audit-sjabloon kun je wisselen tussen:

Audittemplatebibliotheek – alle actieve templates.
Concepten – sjablonen opgeslagen maar nog niet gepubliceerd.
Gearchiveerde sjablonen – sjablonen die niet langer in gebruik zijn.

Je kunt zoeken naar elke audit binnen het tabblad Audits, en elke audit waar je toegang toe hebt, verschijnt ook in de globale zoekopdracht van Employee Hub. Filter audits op status en gebruik de locatie-picker om je te richten op een specifiek onderdeel van je organisatie.

Auditresultaten

Wanneer een audit is afgerond, kan de gebruiker die deze heeft uitgevoerd het volgende zien:

De totale score als percentage.
Een overzicht van de partituur per sectie.
Een lijst van alle vervolgtaken die zijn gegenereerd, met links naar elk.
Een gedetailleerd overzicht van elke vraag en elk antwoord in de audit.

Gebruikers zien audits die aan hen zijn toegewezen op hun Employee Hub-startpagina in een speciale widget die de meest recente audits toont. De widget verschijnt onder de Taken-widget.

Chat

Elke audit per winkel heeft zijn eigen contextuele chat, zodat de betrokkenen de bevindingen kunnen bespreken, context kunnen toevoegen of de reactie op de audit van een specifieke winkel kunnen coördineren. Chat is niet beschikbaar op audittemplates.

Rapportage en analyses

Auditanalyses respecteren de machtigingen van de Employee Hub – je ziet alleen audits, opslagen en resultaten die onder jouw toezicht vallen.

Store-level view

Voor elke winkel kun je zien:

Laatste auditscore (%)
Auditstatus
Datum van de audit
Gebruikte audittemplate
Historische audits voor dezelfde winkel en sjabloon

Filter op categorie, audittemplate, sectie en datumbereik.

Multi-winkel / hoofdkantoor en gebiedsmanager weergave

Voor gebruikers met toegang tot meerdere winkels zie je een lijst van winkels met hun laatste auditscore, datum en sjabloon, plus geaggregeerde inzichten zoals de gemiddelde score en het aantal afgeronde audits in een bepaalde periode.

Filter op categorie, sjabloon, winkel, gebied, regio, groep, sectie of datumbereik. Sorteer op sjabloon, specifieke audit, gebied, laagste score of laatste auditdatum.

Sjabloongebaseerde vergelijking

Filter de analyses op één sjabloon om alle audits die eruit zijn gemaakt te bekijken en resultaten in de tijd te vergelijken. Dit is de makkelijkste manier om te volgen of een winkel of regio verbetert ten opzichte van een consistente standaard.

Meldingen

Een winkelgebruiker wordt geïnformeerd wanneer een audit wordt gestart die hij moet uitvoeren.