Maak of pas Time Tracker-transacties in bulk aan met een Microsoft Excel-bestand, in plaats van het saldo van elke medewerker één voor één te bewerken. Dit is nuttig voor taken zoals het toekennen van een jaarlijkse verloftoelage aan een heel team, het corrigeren van saldi na een migratie, of het aanvullen van flexuren of verlofvergoeding voor een groep medewerkers tegelijk.
Het importproces stelt je in staat om:
Download een vooraf opgemaakt sjabloon.
Voeg je transactiegegevens toe, één rij per transactie.
Upload het voltooide bestand.
Bekijk de gevalideerde gegevens en start de import.
Zie een samenvatting van wat succesvol is en wat mislukt.
Je kunt tot 5000 transacties in één bestand importeren.
Voordat je begint
Je hebt schrijftoegang nodig tot Time Trackers voor de groep waarin je importeert. Zonder deze transactie kan de import geen transacties aanmaken.
Heb de badgenummers van je medewerkers en de exacte namen van de Time Tracker. Beide zijn beschikbaar als dropdowns in de template, dus in de meeste gevallen kun je ze gewoon selecteren.
Beslist per rij of
Je wilt toevoegen aan, aftrekken of een balans bepalen. Zie Operaties hieronder.
Om de tool te openen, ga je naar Accountinstellingen en selecteer je Tijdtrackers onder het gedeelte Gereedschappen importeren .
Stap 1: Download het sjabloon
Download bij de eerste stap de Excel-template. Het is vooraf opgemaakt met alle benodigde kolommen en bevat dropdowns om je te helpen geldige waarden in te voeren.
Verander de kolomkoppen in het sjabloon niet. Vul per transactie één rij in, sla het bestand op en ga door naar de volgende stap.
De sjabloonkolommen
Vereiste kolommen zijn gemarkeerd met een sterretje (*).
Column | Verplicht | Beschrijving |
Badgenummer * | Ja | Het badgenummer van de medewerker wiens saldo je wilt bijwerken. Beschikbaar als een dropdown met alle medewerkers in je account. Inactieve werknemers worden opgenomen zodat saldi van voormalige werknemers kunnen worden geüpload, waardoor resterende vakantiedagen correct kunnen worden berekend en uitbetaald in de definitieve loonadministratie. Als meerdere medewerkers hetzelfde badgenummer delen, wordt de naam van de medewerker tussen haakjes weergegeven om hen te onderscheiden. |
Tijdmeter * | Ja | De naam van de tijdsvolger die bijgewerkt moet worden (bijvoorbeeld een jaarlijkse verlof- of flexibele tijdentracker). Beschikbaar als een dropdown met de tijdsvolgers die voor jouw account zijn ingesteld. |
Werking * | Ja | Hoe de waarde toegepast moet worden: Optellen, Aftrekken of Instellen op. Beschikbaar als dropdown met alleen deze drie waarden. |
Waarde (gebruik . voor decimalen) * | Ja | Het bedrag om aan te vragen. Altijd ingevoerd als een niet-negatief getal (het optellen of aftrekken van het saldo wordt bepaald door het Operatieveld, niet door een minteken). Gebruik een punt voor decimalen (bijvoorbeeld 7,5). |
Date (JJJJ-MM-DD) * | Ja | De datum waarop de transactie van kracht wordt, in JJJJ-MM-DD-formaat. |
Periode (jaar) | Nee | Voor geperiodiseerde tijdregistraties geldt het jaar van de periode waarop het saldo van toepassing is. Zie hieronder geperiodiseerde tijdsregistraties. |
Type | Nee | Of de transactie nu statutair of niet-statutair is. Zie hieronder Wettelijke en niet-wettelijke transacties. |
Opmerking | Nee | Een optionele notitie opgeslagen bij de transactie. Maximaal 255 tekens. |
Het sjabloon bevat ook een referentiegegevensblad , waarin de badgenummers en Time Tracker-namen staan die door de dropdownmenu's worden gebruikt. Je hoeft dit blad niet te bewerken; Het is er om de dropdowns geldig te houden.
Operaties
De kolom Operatie bepaalt hoe elke rij het saldo beïnvloedt. Er zijn drie opties:
Toevoegen: Verhoogt het saldo met de waarde die je invoert. Bijvoorbeeld, als je 5 toevoegt aan een saldo van 10, krijg je 15.
Trek af: Vermindert het saldo met de waarde die je invoert. De waarde wordt nog steeds als positief getal ingevoerd; De import regelt de richting. Bijvoorbeeld, als je 5 aftrekt van een saldo van 10, krijg je 5.
Stel in: Stelt het saldo in op de exacte waarde die je invoert, ongeacht het huidige saldo. Quinyx berekent het verschil tussen de huidige en de doelbalans en past het voor je toe. Als het huidige saldo bijvoorbeeld 15 is en je zet het op 20, wordt het saldo 20. Als het huidige saldo al gelijk is aan de waarde die je invoert, wordt de rij overgeslagen (er wordt geen transactie aangemaakt), en dit wordt weergegeven in de resultaten.
Wettelijke en niet-wettelijke transacties
De optionele Type-kolom laat je elke transactie als Statutory of Non-statutory markeren. Dit is vooral relevant voor situaties die onderscheid maken tussen wettelijke en niet-wettelijke verlof, zoals de Nederlandse vakantie. Voor meer informatie over hoe deze types worden gebruikt, zie het artikel over Nederlandse vakantieconfiguratie.
Als je Time Trackers dit onderscheid niet gebruiken, zie je deze kolom niet in je sjabloonbestand.
Geperiodiseerde tijdsvolgers
Sommige tijdregistraties zijn geperiodiseerd, wat betekent dat ze elk jaar een apart saldo bijhouden (bijvoorbeeld een apart jaarlijks verlofsaldo voor 2025 en 2026).
Voor deze trackers gebruik je de kolom Periode (jaar) om Quinyx te vertellen welk jaarsaldo je wilt beïnvloeden. Wanneer je de set-to-operatie gebruikt op een geperiodiseerde tracker, komt Quinyx overeen met de juiste periode die dit jaar gebruikt, zodat alleen het saldo van die periode verandert en de andere onaangeroerd blijven.
Voor trackers die niet geperiodiseerd zijn, kun je de kolom Periode leeg laten.
Stap 2: Upload je bestand
Zodra je bestand klaar is, ga je door naar de uploadstap. Sleep en laat het bestand vallen op het uploadgedeelte, of klik om vanaf je computer te bladeren. Slechts .xlsx bestanden worden geaccepteerd, met een maximum van 5000 rijen.
Zorg dat je het bestand hebt opgeslagen voordat je het uploadt. Als je het sjabloon uit Step 1 hebt gebruikt, is het al in het juiste formaat.
Wanneer het bestand is gelezen, valideert Quinyx het en vertelt je hoeveel rijen er klaar zijn om te importeren.
Welke validatiecontroles
Validatie loopt voordat er data wordt geïmporteerd, zodat je problemen direct kunt oplossen. Het controleert op problemen zoals:
Ontbrekende vereiste velden (bijvoorbeeld een ontbrekend badgenummer of datum).
Ongeldige bewerkingen (alleen Optellen, Aftrekken en Instellen op worden geaccepteerd).
Negatieve of niet-numerieke waarden (de waarde moet een niet-negatief getal zijn).
Ongeldige datumformaten (data moeten JJJJJ-MM-DD zijn).
Reacties langer dan 255 tekens.
Dubbele rijen (als hetzelfde badgenummer en dezelfde Time Tracker-combinatie meer dan eens voorkomen).
Badgenummers of Time Tracker-namen die niet in je account bestaan.
Als een rij meer dan één probleem heeft, worden alle fouten vermeld, zodat je ze in één keer kunt corrigeren. Als je opnieuw moet beginnen, verwijder het bestand met de X en upload een gecorrigeerde versie. De eerdere fouten worden verwijderd en het nieuwe bestand wordt opnieuw gevalideerd.
Stap 3: Herzien en start import
Wanneer je bestand de validatie heeft doorstaan, zie je een bevestiging dat het klaar is voor import. Bekijk de samenvatting en selecteer Start import.
De import verwerkt je rijen en toont de voortgang terwijl het vordert. Voor grote bestanden kan dit een paar minuten duren.
Stap 4: Resultaten importeren
Wanneer de import is afgerond, zie je hoeveel transacties succesvol zijn en hoeveel er zijn mislukt (en waar relevant, hoeveel er zijn overgeslagen, bijvoorbeeld Instellen op rijen waar het saldo al op de doelwaarde stond).
Als er rijen zijn mislukt, kun je een foutrapport in Excel-formaat downloaden. Het geeft een lijst van de mislukte rijen samen met een foutmelding waarin wordt uitgelegd wat er misging bij elke rij, zodat je die rijen kunt corrigeren en opnieuw kunt importeren.
Om een nieuwe import uit te voeren, selecteer je Meer importeren. Dit zet de tool terug naar de downloadstap, klaar voor een nieuw bestand.
Een wijziging terugdraaien
Time Tracker-transacties zijn additief, dus een import kan worden gecorrigeerd door de tegenovergestelde wijziging toe te passen:
Als je per ongeluk optellen hebt gebruikt, voer dan een Subtract uit met dezelfde waarde (en andersom).
Als je Set to hebt gebruikt, draai dan een andere Set to met het originele saldo om het te herstellen.
Elke transactie wordt geregistreerd tegen de werknemer, dus je kunt altijd bekijken wat er is toegepast onder Time Tracker-transacties op de tijdkaart.
Je kunt hier klikken om meer over het onderwerp te lezen.
Goed om te weten
De import beïnvloedt alleen de Time Tracker-saldi voor de rijen die je opneemt; Het verandert geen roosters, afwezigheden of andere werknemersgegevens.
Bestanden zijn beperkt tot 5000 rijen. Als een bestand meer dan 5000 rijen bevat, worden alleen de eerste 5000 rijen verwerkt.
Alleen .xlsx bestanden worden geaccepteerd. Andere formaten, waaronder .csv, worden afgewezen.
Extra kolommen die geen deel uitmaken van het sjabloon worden genegeerd; de bekende kolommen worden nog steeds normaal gelezen.
Een waarde van 0 met optellen of aftrekken wordt geaccepteerd, maar heeft geen effect op het saldo.