Bulkimporteurs

Voeg People toe of werk het bij in bulk met een Microsoft Excel-bestand. Het importproces stelt je in staat om:

• Download een vooraf geformatteerd sjabloon

• Voeg je mensengegevens toe

• Upload het voltooide bestand

• Kies hoe de import moet worden afgehandeld

Je bestand wordt gevalideerd voordat de import begint. Als er tijdens import rijen falen, kun je een bestand met de mislukte rijen downloaden, ze corrigeren en het opnieuw proberen.

Om Mensen in bulk toe te voegen of bij te werken, ga je naar Accountinstellingen en selecteer je Mensen onder Import Tools.

Voordat je begint

Zorg ervoor dat:

• Je hebt schrijftoegang tot accountinstellingen, People en People details.

• Je hebt Microsoft Excel of een andere compatibele spreadsheetapplicatie.

Stap 1: Download het sjabloon

Klik op Sjabloon downloaden om de Microsoft Excel-sjabloon te downloaden.

De template is een vooraf geformatteerd .xlsx bestand met alle ondersteunde importkolommen. Vereiste kolommen zijn gemarkeerd met een sterretje (*). Sommige velden bevatten dropdownlijsten gebaseerd op je accountopzet om te helpen controleren of geldige waarden worden ingevoerd.

Open het bestand in Excel en vul per persoon één rij in.

Belangrijk! Hernoem, verwijder of herschik de kolomkoppen niet. De import is afhankelijk van de oorspronkelijke sjabloonstructuur.

Sjabloonkolommen

Het sjabloon bevat de volgende kolommen. Vereiste kolommen zijn gemarkeerd met een sterretje (*). Voor sommige kolommen is de referentiegegevens beschikbaar om te gebruiken via een keuzemenu.

Als je klaar bent met het invullen van het sjabloon, sla dan het bestand op. Ga terug naar de People-importtool en klik op Volgende.

Stap 2: Upload het bestand

Upload je voltooide sjabloonbestand door of:

• Slepen en neerzetten in het uploadgedeelte, of

• Klik op het uploadgedeelte om door je computer te bladeren

Uw dossier moet:

• Be in .xlsx het formaat

• Bevat niet meer dan 5.000 rijen

Als je de gedownloade template hebt gebruikt, is je bestand al in het juiste formaat.

Quinyx valideert het bestand vóór import en controleert op problemen zoals ontbrekende benodigde velden, ongeldige opmaak, dubbele vermeldingen en niet-ondersteunde waarden.

Als er geen problemen worden gevonden, toont de wizard een bevestiging dat het bestand succesvol is gelezen en het aantal rijen klaar is voor import.

Als validatie faalt, verschijnt er een foutmelding die uitlegt wat er mis is. Los de problemen op en upload het bestand opnieuw.

Klik op Volgende om verder te gaan.

Stap 3: Bekijk en start de import

Na de validatie kun je in de volgende stappen kiezen hoe je wilt dat Quinyx de data behandelt.

In deze stap kun je kiezen voor een van drie importstrategieën.

Wees voorzichtig: Importen kunnen niet ongedaan worden gemaakt. Als je niet zeker weet welke optie je moet kiezen, neem dan contact op met Quinyx Support voordat je doorgaat.

Importstrategieën

Stap 1. Voeg alleen nieuwe mensen toe (aanbevolen)

Maakt nieuwe mensen aan vanuit het geüploade bestand. Als er al een persoon in het systeem bestaat (gekoppeld via e-mail of badgenummer), wordt die rij overgeslagen en worden er geen wijzigingen aangebracht.

Gebruik deze optie wanneer:

• Mensen importeren voor het eerst

• Nieuwe medewerkers in bulk toevoegen

Stap 2. Werk bestaande personen bij op badgenummer

Koppelt mensen in het bestand aan bestaande gegevens met behulp van het badgenummer. Als er een match wordt gevonden, worden de gegevens van de persoon bijgewerkt. Het badgenummer zelf zal niet worden gewijzigd.

Gebruik deze optie wanneer:

• Bestaande badgenummers zijn correct

• Je moet andere informatie bijwerken voor huidige mensen

Stap 3. Werk bestaande mensen bij via e-mail

Koppelt mensen in het bestand aan bestaande records via e-mailadres. Als er een match wordt gevonden, worden de gegevens van de persoon bijgewerkt, inclusief het badge-nummer. Het e-mailadres zelf zal niet worden gewijzigd.

Gebruik deze optie wanneer:

• Badgenummers moeten worden gecorrigeerd of opnieuw toegewezen (bijvoorbeeld als er een nieuw instapsysteem is dat nieuwe badgenummers aan medewerkers vereist).

• E-mail is de meest betrouwbare identificatie

Na het kiezen van de importstrategie kies je voor "Start import". Een voortgangsbalk toont de importstatus terwijl het draait.

Stap 4: Bekijk de resultaten

Nadat de import is voltooid, toont het resultaatscherm hoeveel rijen er zijn:

• Succesvol geïmporteerd

• Niet geïmporteerd

Als alle rijen succesvol zijn geïmporteerd, verschijnt er een bevestigingsbericht. Je geïmporteerde personen zijn nu beschikbaar in de sectie Mensen .

Als sommige rijen falen, toont het resultaatscherm het aantal:

• Succesvolle rijen

• Mislukte rijen

  

Herstel mislukte rijen

Om mislukte rijen te corrigeren en opnieuw te importeren:

1. Klik op Downloaden mislukte rijen.

2. Open het gedownloade bestand.

3. Bekijk de kolom met foutmeldingen, zichtbaar als de laatste kolom in de spreadsheet.

4. Verbeter de problemen en sla het bestand op.

5. Klik op Meer importeren om het gecorrigeerde bestand te uploaden.

Het failed-rows-bestand is al in het juiste sjabloonformaat, dus je kunt het direct opnieuw uploaden nadat je correcties hebt gedaan.

Tips en best practices

• Test eerst met een kleine batch
  Voordat je een groot bestand importeert, probeer 10–20 rijen te importeren om de opmaak en datakwaliteit te verifiëren.

• Controleer op duplicaten
  Bij gebruik van alleen nieuwe personen toevoegen, worden rijen die overeenkomen met een bestaand e-mailadres of badgenummer overgeslagen.

• Gebruik één rij per persoon
  Elke rij moet één uniek persoon vertegenwoordigen.

• Verander template-headers niet
  Het hernoemen, verwijderen of herschikken van kolommen zorgt ervoor dat de import mislukt.

• Sla op voordat je uploadt
  Zorg ervoor dat het Excel-bestand is opgeslagen voordat je het uploadt.

• Hergebruik het failed-rows-bestand
  Je hoeft alleen mislukte rijen opnieuw te importeren, niet rijen die al geslaagd zijn.