Falsche Pausenabzüge sind eine der häufigsten Ursachen für Lohnabrechnungsfehler – und eine der am schwersten zu erkennen, bevor es zu spät ist. Wenn Ihre Mitarbeiter ohne manuelle Pausenerfassung ein- und ausstempeln oder wenn ihre tatsächliche Arbeitszeit regelmäßig von ihrer geplanten Schicht abweicht, benötigen Sie eine zuverlässige Möglichkeit, sicherzustellen, dass immer die richtige Pausenzeit abgezogen wird.
Die Pausenberechnungsregeln in Quinyx ermöglichen es Ihnen, genau zu definieren, wann eine Pause angewendet werden soll und wie lang sie sein soll, basierend auf der geplanten Schichtlänge oder der tatsächlichen Stanzdauer. Regeln können organisationsweit oder pro Einheit festgelegt werden, mit Ausnahmen auf Vertragsvorlage oder auf Ebene einzelner Mitarbeiter.
Dieser Artikel behandelt, wie man Break-Berechnungsregeln sowohl für Shifts als auch für Punches konfiguriert und anwenden kann.
Regeln zur Berechnung von Pausen können an zwei Orten eingerichtet werden: Kontoeinstellungen und Gruppeneinstellungen (nur auf Einheitsebene verfügbar).
Kontoeinstellungen: Die hier erstellten Regeln werden mit allen Einheiten innerhalb der Organisation geteilt.
Gruppeneinstellungen: Die hier erstellten Regeln sind lokal und nur für diese Gruppe (Einheit) verfügbar.
Wenn Sie die Break-Berechnungsregeln unter den Gruppeneinstellungen ansehen, sehen Sie neben der Regel ein gemeinsames Label, falls es aus den Kontoeinstellungen übernommen wurde.
Um eine Regel zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen und definieren Sie die folgenden Kriterien:
Schicht-/Lochlänge: Geben Sie die Länge der Schicht in Stunden und Minuten ein.
Beachten Sie, dass diese Einstellung die Möglichkeit ermöglicht, Pausenberechnungsregeln auf Punches basierend auf der Punch-Länge anzuwenden, wobei Mitarbeiter "Deviation Reporting" oder "Punching In/Out no Breaks" als Zeitberichterstattung verwendet werden
Pause: Hier kommt die Länge der Pause (in Minuten) ins Spiel.
Gilt nur für bestimmte Wochentage: Fügen Sie hinzu, ob die Regel für alle Tage oder für einen bestimmten Wochentag gilt.
Show-Pausen: Sie können " Show-Pausen" deaktivieren, wenn die geplante Pause nicht im Dienstplan angezeigt werden muss. Es ist nützlich, wenn das Personal seine Pause machen kann, wenn es Zeit gibt, statt zu einer festen Zeit.Ort der Pausen: Geben Sie an, ob die Pause am Anfang, in der Mitte, am Ende oder nach der Schicht angesetzt werden soll.
Anzahl von Pausen: Geben Sie die Anzahl der Pausen an.
Ausnahmen von den Standardregeln der Break-Berechnung
Sie können auch Ausnahmeregeln für bestimmte Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern erstellen, indem Sie bestimmte Pausenberechnungsregeln auf der Ebene der Vereinbarungsvorlage und der Mitarbeitervereinbarung festlegen, anstatt die Standardregeln für Pausenberechnung zu verwenden:
Vertragsvorlagen: Die hier erstellten Regeln gelten für Mitarbeiter, die dieser Vertragsvorlage zugeordnet sind.
Mitarbeitervereinbarung: Die hier erstellten Regeln sind persönlich und gelten ausschließlich für den Mitarbeiter.
Anwendung von Bruchberechnungsregeln auf Verschiebungen
Es gibt zwei Hauptmethoden zur Anwendung von Pausenregeln: die ursprüngliche planbasierte Methode und die stanzbasierte Methode.
Zeitplanbasierte Berechnung (manuelle Anwendung)
Diese Methode wendet Pausenregeln basierend auf der geplanten Schichtlänge an und wird typischerweise manuell auf eine Schicht angewendet.
Um bestehende Pausenberechnungsregeln auf eine einzelne Schicht anzuwenden:
Öffnen Sie das Fenster "Verschieben hinzufügen " oder "Verschieben bearbeiten ".
Klicken Sie auf das kreisförmige Symbol mit zwei Pfeilen, um Pausenberechnungsregeln auf eine Verschiebung anzuwenden.
Berechnungsregeln für Punch Break
Diese Berechnungsmethode ermöglicht es Managern, Pausenabzüge direkt auf Stempel anzuwenden und sicherzustellen, dass die korrekte Menge an Pausenzeit basierend auf der tatsächlichen Dauer des Stempels/der gearbeiteten Zeit abgezogen wird. Diese Funktion soll Ihnen mehr Kontrolle über die erfassten Arbeitsstunden und Gehaltsergebnisse geben, wenn Mitarbeiter Zeitstempelmethoden verwenden.
Hierarchie der Bruchregeln
Das System bestimmt, welche Break-Berechnungsregeln anhand folgender Hierarchie angewendet werden, beginnend mit der spezifischsten Regel und dann zur allgemeinsten:
Mitarbeitervereinbarung
Vereinbarungsvorlagen
Gruppeneinstellungen (Geräteeinstellungen)
Kontoeinstellungen
Zulassungskriterien (Phase 1)
Um die Genauigkeit in dieser Anfangsphase zu gewährleisten, wird die neue Berechnung nur auf Stempel angewendet, die alle folgenden Kriterien erfüllen:
Kriterium | Beschreibung |
Stempeltyp | Es muss ein einzelner, geschlossener Stempel sein (ein einzelner "Punch In" und "Punch Out"-Datensatz) und darf nicht in die Lohnabrechnung übertragen werden. |
Schaltverbindung | Der Locher muss mit einer Verschiebung in der Zeitplanansicht verbunden sein. |
Vereinbarungsart | Die Vereinbarung des Mitarbeiters muss die Zeitberichterstattungsmethoden "Abweichungsberichterstattung" oder "Stempel ein/raus ohne Pausen" verwenden. |
Stanzeinstellungen | Die Vereinbarung des Mitarbeiters darf keine der folgenden Einstellungen aktiviert haben: Stemplen bei Aufgaben erlauben, bestehende Schichtschicht bei Hinzufügen einer Schicht, Gehälter für Aufgabe generieren, Mobil: Stemplen bei früheren Aufgaben erlauben, oder Mobil: Stanzen auf Aufgaben aufteilen. |
Offene Stanzer, mehrere Stanzer für eine einzige Verschiebung oder ohne zugehörige Verschiebung aufgenommene Stanz werden in dieser Phase ignoriert.
Manager-Workflow: Anwendung von Pausenberechnungsregeln basierend auf der Punch-Länge
Als Manager können Sie die Pausenberechnung für eine Charge berechtigter Stemplungen direkt aus der Schedule-Ansicht starten.
Schritt 1: Aktivieren Sie den Berechnungsschalter (Administratoraktion)
Ein Administrator muss die globale Einstellung aktivieren, bevor die Massenaktion angewendet werden kann:
Navigiere zu Kontoeinstellungen > Pausen-Einstellungen.
Schalte den Button zu "Pausenregeln basierend auf tatsächlicher Arbeitszeit anwenden" (aktiviert).
Das Deaktivieren des stempelbasierten Bruchberechnungs-Schalters entfernt den berechneten Pausenabzug und stellt die Verschiebungslängenberechnung wieder her
Schritt 2: Verwenden Sie den Bulk-Aktionsbutton (Manager-Aktion)
Sobald aktiviert, können Sie die Regeln in der Zeitplanansicht anwenden:
Navigiere zur Zeitplanansicht.
Wenden Sie alle notwendigen Filter an (z. B. Datumsbereich, bestimmte Mitarbeiter).
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Berechnen der Bruchregeln".
Wichtig! Diese Aktion löst die Berechnung nur für die Stempel aus, die derzeit in Ihrer Zeitplanansicht sichtbar sind. Alle herausgefilterten Stempel werden nicht berücksichtigt.
Erkennung der betroffenen Schläge
Um Ihnen zu helfen, durch diese neue Berechnung betroffene Schläge einfach zu überwachen und zu korrigieren, wurde ein neues System Warning eingeführt .
Aktivierung der Warnung (Administratoraktion)
Ein Administrator sollte diese Warnung in den Kontoeinstellungen aktivieren:
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Vereinbarungen > Warnungen.
Aktivieren Sie die Warnflagge "Die Pausenzeit basiert auf der Schlaglänge".
Sobald die Warnung aktiviert ist, können Sie mit den Zeitplan-Ansichtsfiltern schnell alle Stempel identifizieren, deren Pausenzeit mit dieser neuen Stempel-basierten Logik berechnet wurde. So können Sie die korrigierten Arbeitsstunden überprüfen und sicherstellen, dass das Gehaltsergebnis korrekt ist.
Die Warnung wird nicht einfach durch Einstellung des Stanzes entfernt oder hinzugefügt, du musst erneut "Punch Breaks berechnen" drücken, um die Berechnung durchzuführen. In Zukunft wird dies automatisch erfolgen, erfordert aber vorerst manuelles Handeln.