Inställningar för frånvaro gör att du kan skapa, konfigurera och hantera frånvaroorsakstyper och frånvaroorsaker.
Vad är skillnaden mellan frånvaroorsakstyper och frånvaroorsaker?
Frånvaroorsakstyper skapas för att gruppera frånvaroorsaker i vissa rapporter, och i vissa lönesystem bestämmer frånvaroorsakstyper var en transaktion hamnar i lönefilen.
Frånvaroorsaker gör att du kan ange om en frånvaro ska generera en lön (men inte vilken löneart) för en anställd och om den ska räknas som arbetad tid. Du kan konfigurera om frånvaroorsaken ska betraktas som sjukdom, ledighet, helgdag eller annan typ av frånvaro.
Om din frånvaroorsak betraktas som en del av frånvaroorsakstypen "Sjukdom" eller "Permission" där de anslutna lönearterna har inställningen Generera ytterligare lönearter markerad, kommer lönearterna för sjuk-OB och permissions-OB att genereras i stället för de "vanliga" OB-lönearterna.
Hantera frånvaroorsakstyper
Lägg till frånvaroorsakstyper
Innan du skapar frånvaroorsakssaker måste du skapa frånvaroorsakstyper. Navigera till Kontoinställningar > Frånvarohantering > Frånvaroinställningar > Typer av frånvaroorsaker.
Menyn med tre punkter på sidan för frånvaroorsaker visar Frånvaroorsaktyper och Dagräkningsfrånvarogrupper
Ge din frånvaroorsaktyp ett namn.
Välj om frånvaron ska betraktas som sjukdom, permission eller semester (inte obligatoriskt).
Välj om den ska vara lönebaserad (inte obligatoriskt).
Välj om den ska räknas som arbetade timmar (inte obligatoriskt).
Se om den ska räknas som vilotid för vilotidsvalideringar i schemaefterlevnad (inte obligatoriskt).
Klicka på Spara när du är klar, och din nya frånvaroorsakstyp visas i listan.
Om du gjorde så att frånvaroorsaktypen räknas som arbetade timmar, räknas frånvaroorsaktypen även som schemalagda timmar.
Redigera frånvaroorsakstyper
För att redigera en befintlig frånvaroorsaktyp, klicka på pennikonen bredvid den befintliga frånvaroorsaken du vill redigera. En ny dialogruta visas. Redigera informationen du vill ändra och klicka på Spara när du är klar.
Om du gör ändringar av en frånvaroorsakstyp påverkas alla frånvaroorsaker som använder den ändrade frånvaroorsakstypen.
Ta bort frånvaroorsakstyp
Klicka på papperskorgsikonen bredvid den frånvaroorsakstyp du vill ta bort. Ett bekräftelsemeddelande visas.
Klicka på Ta bort om du vill fortsätta med att ta bort frånvaroorsakstypen.
Om frånvaroorsakstypen är associerad med en frånvarotyp är det inte möjligt att ta bort den. Koppla bort frånvaroorsakstypen från frånvarotypen för att fortsätta med borttagningen.
Hantera dagsräkningsgrupper för frånvaro
Lägg till dagsräkningsgrupper för frånvaro
Du kan skapa och länka frånvaroorsaker till dagsräkningsgrupper för frånvaro för att räkna mot en enda dagräkning mellan flera frånvaroorsaker. Detta är användbart om du använder olika frånvaroberäkningar med gränser för antalet dagar du kan ta den specifika frånvaron.
Menyn med tre punkter på sidan för frånvaroinställningar visar dagsräkningsgrupper för frånvaro.
Välj ellipsikonen och sedan Dagsräkningsgrupper för frånvaro.
Välj Lägg till dagsräkningsgrupp.
Ge dagsräkningsgruppen för frånvaro ett namn och en buffertperiod i dagar.
Välj om du vill exkludera dagar mellan ledigheter och icke-schemalagda dagar.
Välj Spara.
Redigera dagsräkningsgrupper för frånvaro
Välj ellipsikonen och sedan Dagsräkningsgrupper för frånvaro.
Välj pennikonen under Åtgärder för den dagsräkningsgrupp som du vill redigera.
Ändra de detaljer som behöver ändras.
Välj Spara.
Ta bort dagsräkningsgrupper för frånvaro
Du kan bara ta bort dagsräkningsgrupper för frånvaro som inte har några länkar till några frånvaroorsaker. Se därför till att du antingen avmarkerar Länka dagsräkningsgrupper för frånvaro, eller tar bort dagsräkningsgruppen för frånvaro från frånvaroinställningarna.
Välj ellipsikonen och sedan Dagsräkningsgrupper för frånvaro
Välj papperskorgsikonen under Åtgärder för den dagsräkningsgrupp för frånvaro som du vill ta bort.
Välj knappen Ta bort i popup-fönstret för att bekräfta åtgärden.
Hantera frånvaroorsaker
Lägg till frånvarorsak
När du har skapat en frånvaroorsakstyp kan du skapa en ny frånvaroorsak. Navigera till Kontoinställningar > Frånvarohantering > Frånvaroinställningar > Lägg till frånvaroorsak.
Ge din frånvaroorsak ett namn.
Ange förkortningen för frånvaroorsaken.
Ange frånvarokoden.
Välj frånvaroorsakstyp från listan Frånvaroanledning .
Konfigurera frånvaroorsaker
Konfigurera beräkningsregler
Buffert för dagar: Ange antalet dagar som måste passera innan dagsräkningen startar om. Använd detta för att förhindra att Quinyx genererar en ny kvalificeringsdag, det vill säga om en anställd blir sjuk igen inom 5 dagar efter återkomsten till arbetet.
Frånvaroanledning påverkar buffert för dagar: När frånvaroanledningen ligger mellan frånvaroanledningar med buffert för dagar inställd.
Räkna endast schemalagda dagar: Under frånvaroperioden räknas endast schemalagda dagar. Annars kommer hela perioden att betraktas som frånvaro, även när anställd inte är schemalagd.Inte föregången av: Ange en frånvaroanledning som inte kan föregå denna frånvaroanledning om inte stämpling in/ut har registrerats. Antingen inom den angivna perioden "buffert för dagar" eller på dagsräkningsgruppen för frånvaro
Exkludera dagar mellan frånvaron: Dagar mellan två ej sammanhängande perioder av frånvaro, för samma frånvaroorsak, kommer inte att inkluderas när frånvarodagar räknas.
Delat skift vid midnatt: Som standard, om det inte är markerat, bestäms frånvarodagar efter dygnsbryt.
Frånvaroorsak påverkar schema
Radera skift: Hantera redan tilldelade skift genom att radera skift.
Avsluta tilldelning av skift: Hantera redan tilldelade skift genom att avsluta tilldelningen av skift.
Frånvaroschema: Välj anställningsgrad eller nominella timmar.
Löneartsinställningar
Aktivera valda lönearter på avtalsmall.
Generera övertid på frånvarodag. Läs mer om inställningen för att generera övertid på frånvarodag här.
Räkna jour- och beredskaptimmar mot maxberäkning för timmar.
Avancerade inställningar
Tillgänglig i Webpunch: Om det är markerat är det möjligt för anställda att välja denna frånvaroorsak i Webpunch.
Särskild norsk egendeklarerad sjukfrånvaro: Om det är markerat har du flera alternativ för att anpassa frånvaroorsaken.
Max dagar per tillfälle: Du kan välja maximalt antal sjukfrånvarodagar du kan använda per tillfälle.
Maximalt antal tillfällen per rullande period: Du kan välja det maximala antalet tillfällen du kan använda sjukfrånvaron per rullande period.
Rullande period: Du kan välja längden på den rullande perioden mellan månader eller dagar, och ett bestämt antal.
Maximalt frånvaroantal dagar under arbetsgivarperiod: Du kan välja det maximala antalet frånvarodagar under arbetsgivarperioden.
Länka dagräkningsfrånvarogrupp: Du kan länka frånvarotypen till en dagräkningsfrånvarogrupp så att flera frånvarotyper räknas mot samma dagräkning.
Kryssrutan Aktivera valda lönearter på avtalsmall kommer att vara avmarkerad som standard. Om du markerar den här rutan aktiveras alla löner på avtalsmallen, men när du sparar frånvaroorsaken här kommer kryssrutan nu att vara avmarkerad. Kort sagt kommer ändringarna att tillämpas på avtalsmallen, men kryssrutan kommer alltid att återställas till avmarkerad. Detta är förväntat beteende.
Spara när du är klar så kommer din frånvaroorsak att visas i listan över frånvaroorsaker. Om du vill redigera en frånvaroorsak klickar du på namnet på den frånvaroorsak du vill ändra. För att ta bort en frånvaroorsak klickar du på papperskorgsikonen bredvid den.
Redigera frånvaroorsak
För att redigera en befintlig frånvaroorsak klickar du på namnet på den frånvaroorsak du vill redigera.
Ta bort frånvaroorsak
Klicka på papperskorgsikonen bredvid den frånvaroorsak du vill ta bort. Ett bekräftelsemeddelande visas.
Ansluta lönearter
För varje frånvaroorsak kan du skapa en ny koppling till en befintlig löneart. I listvyn kan du se om en löneart är länkad till en specifik frånvaroorsak. För att konfigurera detta klickar du på gem-ikonen bredvid den frånvaroorsak du vill hantera.
Från panelen Kopplade lönearter ser du en översikt över de olika lönearterna som är associerade med den specifika frånvaroorsaken. Här kan du:
Lägg till en ny löneartskoppling genom att klicka på + ikonen.
Redigera en befintlig löneartskoppling genom att klicka på pennikonen.
Ta bort en befintlig löneartskoppling genom att klicka på papperskorgsikonen.
När du lägger till, redigerar eller tar bort en löneart kan du också definiera avancerade konfigurationer som är unika för den kombinationen av frånvarorsak och löneart.
Definiera ett maximalt antal timmar: Definiera det maximala antalet timmar som denna löneart ska generera under den angivna perioden eller om den ska räknas som en procentsats av nominella timmar per dag.
Generera ytterligare lönearter: Om detta är markerat genereras ytterligare lönearter för osocial arbetstid som baseras på frånvaroorsakstypen som är kopplad till frånvaroorsaken.
Beroende på dagnummer: Om detta är markerat kan du definiera dagräkning som begränsar lönearten efter anställning och/eller tjänstledighetsintervall. För att generera lönearter måste denna inställning vara markerad. Så länge som frånvaro- eller anställningsdagfälten är inställda på 0 är de dock inte i användning.
Definiera en efterföljande löneart: Gör det möjligt för dig att definiera vilken löneart som ska genereras efter det valda dagintervallet (till dag).
Exempel: Du har ansökt om sjukfrånvaro under en vecka. Den första dagen av sjukfrånvaron ska generera en viss löneart som "Karens" där du inte får betalt, men från dag 2 och framåt ska en annan löneart genereras där du tjänar en procentsats av din lön.För att kunna välja en efterföljande löneart måste du ge ett anpassat namn till den bifogade lönearten.
När du skapar en koppling till en lönearet upprättar du länken mellan en specifik frånvaroorsak och en befintlig löneart. Läs vår Visa, lägg till och redigera lönearter artikel för att lära dig hur du skapar en ny löneart.