Employee Hub - Revisioner

Revisioner i Employee Hub

Revisioner är en funktion i Employee Hub som låter din organisation utforma, distribuera, utföra och följa strukturerade revisioner i dina butiker, enheter eller gym. Oavsett om du genomför hälso- och säkerhetskontroller, genomgångar för varumärkesefterlevnad eller kvartalsvisa butiksgranskningar kan du bygga revisionen en gång som en mall och sedan skicka ut den för att slutföras till utvalda arbetsgrupper – butiker/enheter/gym/restauranger/platser/platser.

Revisioner ersätter ad hoc-formulär, papperschecklistor och osammanhängande formulär med ett konsekvent flöde som fångar bevis, bedömer resultat och automatiskt skapar uppföljande uppgifter där problem uppstår.

Hur revisioner fungerar

Revisioner byggs kring en mallbaserad metod. Du skapar alltid en återanvändbar revisionsmall först och initierar sedan individuella revisioner från den mallen när du behöver köra den. Mallar finns i Revisionsmallbiblioteket, så de kan återanvändas, förfinas och delas inom din organisation till användare med tillstånd att initiera revisioner – vilket innebär att revisioner förblir konsistenta över tid och mellan butiker.

När du initierar en revision från en mall skickas den till de butiker/enheter du väljer, och de gör den själva.

Var man hittar revisioner

Revisioner har en egen dedikerad flik i Employee Hub, tillsammans med Uppgifter och Formulär. Fliken är endast synlig för användare med relevant behörighet (se Behörigheter nedan).

Inne i fliken Revisioner hittar du två huvudområden:

Revisioner – varje revision som initierats och skickats ut, organiserad efter status och målgrupp.
Revisionsmallbibliotek – varje revisionsmall som finns tillgänglig för din organisation, inklusive utkast och arkiverade mallar.

Du kan växla mellan de två vyerna högst upp på sidan.

Behörigheter

Tre behörigheter styr hur användare interagerar med revisioner:

Audits-åtkomst – styr om användaren alls ser fliken Audits. Utan den är modulen helt dold. Tillgänglig som ingen åtkomst eller läsbehörighet.
Skapa revisionsmallar – kontroller som kan bygga och redigera mallar i Revisionsmallbiblioteket. Tillgänglig som ingen åtkomst eller skrivåtkomst.
Initiera revision från mall – kontroller som kan starta en ny revision med en befintlig mall. Tillgänglig som ingen åtkomst eller skrivåtkomst. Att ha denna behörighet utan behörigheten att skapa revisionsmallar innebär att du kan initiera revisioner från mallen, men inte skapa eller redigera mallar.

En typisk uppsättning kan se ut så här:

HQ-användare har alla tre behörigheter.
Områdes- eller distriktschefer har vanligtvis tillgång till revisioner samt möjlighet att initiera revisioner men inte skapa mallar.
Butikschefer och butiksanvändare behöver vanligtvis bara tillgång för att utföra de revisioner som tilldelats dem.

Behörigheter följer samma samarbetsgruppshierarki som resten av Employee Hub – användare ser och agerar endast på revisioner, butiker och resultat inom sin egen övervakning.

Att komma igång: Skapa en revision

När en användare med rätt behörigheter klickar på +-knappen för att skapa en granskning, presenteras de för två alternativ:

Skicka en revision – använd en godkänd revisionsmall och skicka den till butiker.
Skapa en ny revisionsmall – designa en återanvändbar revisionsmall med egna sektioner, frågor, logik och poängsättning.

Vilka alternativ en användare ser beror på deras behörigheter. En användare med Initiera revision från mall men inte Skapa revisionsmallar kommer bara att se Skicka en revision, eftersom de bara kan återanvända mallar som redan finns.

Att bygga en revisionsmall

Revisionsmallar är inbyggda i Revisionsmallsbiblioteket. En mall är den återanvändbara ritningen du fyller i en gång och sedan skickar ut när du behöver genomföra den revisionen.

Grundläggande information

Varje mall innehåller samma kärnfält som du redan känner till från Tasks:

Titel och beskrivning
Tillägg
Godkännare
Prioritet, kategori och taggar
Storlek

Sektioner

Revisionerna är organiserade i sektioner. Varje sektion har sitt eget namn och innehåller en uppsättning frågor, vilket gör långa revisioner lättare att navigera, lättare att bedöma och lättare att läsa i resultat och rapporter.

En notering om ordet "sektion" i ett revisionssammanhang – "Sektioner" inom en revision är inte samma sak som sektioner i din Quinyx-organisationshierarki. I revisioner betyder en sektion helt enkelt en samling frågor inom revisionen – till exempel "Front of house", "Lager" eller "Hälsa och säkerhet". De har ingen koppling till de organisatoriska sektioner som används för schemaläggning och organisationsstruktur i Quinyx.

Du kan kopiera en sektion, kopiera enskilda frågor och flytta frågor upp och ner inom en sektion.

Frågor

Revisioner stödjer samma frågetyper som dagens Tasks: kort svar, stycke, flervalsfrågor, kryssrutor, datum, filuppladdning, innehåll och rätt/fel-stil.

För varje fråga kan du:

Markera det som krävs.
Ange det rätta svaret.
Ta bort frågan eller något av dess svarsalternativ.
Kopieringsfrågor
Kopieringssektioner

Villkorade frågor

Villkorlig logik i Revisioner sätts per svar-alternativ, vilket innebär att en enskild flervalsfråga kan förgrena revisionen i helt olika vägar beroende på hur den besvaras.

För att ställa in en villkorad fråga måste du först klicka på "lägg till regel", när du klickar hittar du en rullgardinsmeny märkt Fortsätt till nästa svarsalternativ. Genom att klicka på den öppnas en panel Välj var detta svar ska placeras, där du kan välja vart revisionen ska hoppa till när just det alternativet väljs:

Nästa – fortsätt till nästa fråga i ordning. Detta är standard.
En fråga i denna sektion – hoppa fram till en senare fråga i samma sektion och hoppa över allt däremellan.
En fråga i en annan sektion – hoppa direkt in i en annan del av revisionen.

Eftersom routningen är per alternativ kan två svar på samma fråga leda användaren ner på två olika vägar. Till exempel, på frågan "Fungerar kylrummet inom rätt temperaturområde?":

Ja, kan fortsätta till nästa fråga.
Ingen kanske hoppar direkt in i felsökningssektionen i kallrummet med detaljerade följdfrågor.
Ej tillämpligt, kan hoppa vidare till nästa avsnitt helt.

Eftersom villkorlig logik kräver att specifika svarsalternativ skickas till "platsen" fungerar den villkorliga logiken endast för typen av "flervalsfrågor".

Detta gör att revisionerna känns kortare och mer relevanta för användaren, eftersom de bara ser de frågor som faktiskt gäller deras situation.

Poängräkning

Poängsättningen fastställs per fråga. På varje flervals- och kryssruta hittar du en poänginställning som kan slås på eller av:

När den är avstängd är frågan endast informativ och räknas inte mot revisionspoängen.
När den är aktiverad bidrar frågan till den slutliga revisionspoängen, och du tilldelar ett numeriskt värde till varje svarsalternativ.

Några regler att ha i åtanke:

Endast flervalsfrågor (enkelval) och kryssrutor kan poängsättas. Alla andra frågetyper är informativa.
Värdet på det alternativ användaren väljer blir poängen för den frågan. För flervalsfrågor är den högsta möjliga poängen det högsta värdet av svarsalternativen, för kryssrutor är den högsta möjliga poängen totalpoängen för alla kryssrutor.
Frågor som besvaras som Ej/A utesluts från beräkningen.
Om villkorlig logik gör att en sektion eller fråga hoppas över, utesluts även dessa frågor – de räknas inte mot slutresultatet.

Den totala revisionspoängen beräknas som en procentandel från 0 till 100, och procentandelen delas också upp per sektion, så att du kan se var en butik går bra och var den inte gör det.

Eftersom varje alternativ har sitt eget värde kan du ge vissa frågor mer vikt genom att helt enkelt ge högre värden till deras svarsalternativ – utan att behöva en separat viktningsinställning.

Automatiska uppföljningsuppgifter

Du kan ställa in specifika alternativ för att automatiskt trigga en uppföljande uppgift. Till exempel, om svaret på "Har butiken en fungerande brandsläckare?" är Nej, kan en uppföljande uppgift för att skaffa och installera en automatiskt skapas. Du kan ställa in detta för frågetyper med alternativ som "Checkboxes" och "Multiple choice".

📌 Vart tar uppföljningsuppgifterna vägen? En uppföljningsuppgift distribueras alltid till den butik/enhet som revisionssvaret relaterar till. Åtgärden hamnar alltid hos de som ansvarar för just den butiken, så rätt team tar över arbetet utan att någon behöver routa det manuellt.

För varje uppföljande uppgift kan du förfylla:

Titel och beskrivning
Tillägg
Prioritet, kategori, taggar och storlek
Ett filuppladdningsfält
En fråga

Uppföljande uppgifter visas i mottagande butikens Employee Hub och kopplas tillbaka till revisionen de kom ifrån, så du har alltid full spårbarhet mellan ett revisionssvar och den åtgärd det utlöste. Den som initierar revisionen är den som initierar uppföljningsuppgiften.

Skickar en revision

Revisioner initieras alltid från en mall. För att skicka en revision, välj Skicka en revision från menyn Skapa och välj den mall du vill använda. Du tas sedan till Granskningen och skickar din revisionsskärm där du väljer din målgrupp och sätter schemat.

Välj din målgrupp

Du skickar revisionen till de butiker som behöver slutföra den. De utvalda butikerna/enheterna får revisionen i sin Employee Hub och genomför den själva.

Schema

På samma skärm ställer du in när revisionen ska skickas ut och när den ska vara klar:

Utsändningsdatum – när revisionen ska släppas till sin publik. Välj nu för att skicka direkt, eller välj ett datum i framtiden.
Återkommande – sätt ett återkommande datum om revisionen ska upprepas i regelbunden takt.
Startdatum – det datum då revisionen blir aktiv.
Deadline/tid – tidsfristen då revisionen måste vara klar.

Du kan också lägga till ett valfritt meddelande till mottagarna innan du skickar.

Godkännare

Om godkännandepersoner är inställda på en revision fungerar godkännandeflödet på samma sätt som för dagens Tasks. Godkännare ser bara de butiker de ansvarar för.

Redigering av en skickad eller schemalagd revision

För revisioner som är schemalagda för en framtida utskick kan du fortfarande redigera publiken, på samma sätt som du kan med Tasks.

För revisioner som redan har skickats kan du lägga till nya målgrupper, men du kan inte ändra eller ta bort målgrupper som redan har fått revisionen.

Att genomföra en revision

Butiksanvändare kan genomföra revisioner från vilken enhet som helst – mobil, surfplatta eller dator. Flödet är detsamma på alla:

Svara på varje fråga i tur och ordning.
Gå tillbaka till en tidigare fråga för att granska eller ändra ett svar. Villkorlig logik omvärderar automatiskt baserat på dina senaste svar.
Tryck på Slutförd när du är klar.
Se resultatet – totalpoäng i procent och en uppdelning per sektion – tillsammans med en lista över eventuella uppföljande uppgifter som skapats.

Utsikten över flera våningar med BreAkdown

När en revision täcker flera butiker finns det en uppdelningsvy i revisionen som listar alla butiker som inkluderas.

För varje butik ser du:

Status (Ej påkomligen, Pågår, Slutförd, Behöver granskas, Godkänt)
Poängen, där det är tillämpligt

Vad du ser i uppdelningen beror på din tillgång: du ser endast butikerna eller områdena under din övervakning.

Avbokningsfunktionen fungerar på följande sätt:

Avboka alla kompletteringar: kräver granskning, initiera tillstånd + och att vara skaparen eller en del av skapargruppen.
Avboka kompletteringar för specifika grupper: kräver att Audit initierar tillstånd, kräver inte att du är skapare.

Notificeringsfunktionen fungerar på följande sätt:

Endast skaparen av granskningen och personer i skapargruppen kan meddela

Översikt av revisionerna

Fliken Revisioner ger dig en realtidsöversikt över varje revision du har tillgång till.

Revisionskort

Varje revision visas som ett kort som visar:

Butikens namn (eller butikens antal om det finns flera)
Status (Ej påbegynd, Pågående, Inskickad, Godkänd)
Färdigställande framsteg, till exempel "3/5 revisioner slutförda"
Prioritet

Samlingar

Använd samlingar för att filtrera Revision-vyn:

Allt – allt du har tillgång till.
Tilldelat mig – revisioner du måste utföra.
Väntar på mitt godkännande – revisioner väntar på din granskning.
Skickat – revisioner du har initierat.
Schemalagda – revisioner inbokade för framtida utskick.
Klart – genomförde revisioner.

I Audit-mallbiblioteket kan du växla mellan:

Revisionsmallbibliotek – alla aktiva mallar.
Utkast – mallar sparade men ännu inte publicerade.
Arkiverade mallar – mallar som inte längre används.

Du kan söka efter vilken revision som helst under fliken Revisioner, och alla revisioner du har tillgång till visas också i Employee Hubs globala sökning. Filtrera revisioner efter status och använd platsväljaren för att fokusera på en specifik del av din organisation.

Revisionsresultat

När en revision är klar kan användaren som utförde den se:

Den totala poängen som procent.
En uppdelning av poängen per sektion.
En lista över alla genererade uppföljningsuppgifter, med länkar till var och en.
En detaljerad översikt över varje fråga och svar i revisionen.

Användare ser revisioner som tilldelats dem på sin Employee Hub-hemsida i en dedikerad widget som visar de senaste revisionerna. Widgeten visas under Uppgifter-widgeten.

Chatt

Varje revision per butik har sin egen kontextuella chatt, så de som är involverade i revisionen kan diskutera resultat, bifoga kontext eller samordna svaret på en specifik butiks revision. Chatten finns inte tillgänglig på revisionsmallar.

Rapportering och analys

Revisionsanalys respekterar Employee Hub-behörigheter – du kommer bara att se revisioner, butiker och resultat som faller inom din tillsyn.

Butiksnivåvy

För varje butik kan du se:

Senaste revisionspoäng (%)
Revisionsstatus
Datum för revisionen
Revisionsmall använd
Historiska revisioner för samma butik och mall

Filtrera efter kategori, revisionsmall, sektion och datumintervall.

Multi-butik / HQ och områdeschefsvy

För användare med tillgång till flera butiker får du se en lista över butiker med deras senaste revisionspoäng, datum och mall, plus aggregerade insikter som genomsnittspoäng och antal revisioner som genomförts under en given period.

Filtrera efter kategori, mall, butik, område, region, grupp, sektion eller datumintervall. Sortera efter mall, specifik revision, område, lägsta poäng eller senaste revisionsdatum.

Mallbaserad jämförelse

Filtrera analysen efter en enda mall för att se alla revisioner som skapats från den och jämföra resultat över tid. Detta är det enklaste sättet att följa om en butik eller region förbättras mot en konsekvent standard.

Notiser

En butiksanvändare meddelas när en revision initieras som de behöver genomföra.