Importverkyg: Personer

Lägg till eller uppdatera personer i bulk med hjälp av en Microsoft Excel-fil. Importprocessen gör att du kan:

• Ladda ned en förformaterad mall

• Lägg till dina personuppgifter

• Ladda upp den slutförda filen

• Välj hur importen ska hanteras

Din fil valideras innan importen påbörjas. Om några rader misslyckas under importen kan du ladda ned en fil med de misslyckade raderna, korrigera dem och försöka igen.

För att lägga till eller uppdatera personer i bulk går du till Kontoinställningar och väljer Personer under Importverktyg.

Innan du börjar

Kontrollera att:

• Du har skrivbehörighet åtkomst till Kontoinställningar, Personer och Persondetaljer.

• Du har Microsoft Excel eller ett annat kompatibelt kalkylprogram.

Steg 1: Ladda ned mallen

Klicka på Hämta mall för att ladda ned Microsoft Excel-mallen.

Mallen är en förformaterad .xlsx -fil innehållande alla kolumner som stöds för import. Obligatoriska kolumner är markerade med asterisk (*). Vissa fält innehåller rullgardinlistor baserade på din kontokonfiguration för att säkerställa att giltiga värden anges.

Öppna filen i Excel och fyll i en rad per person.

Viktigt! Byt inte namn på, ta inte bort eller ändra ordningen på kolumnrubrikerna. Importen förlitar sig på den ursprungliga mallstrukturen.

Mallkolumner

Mallen innehåller följande kolumner. Obligatoriska kolumner är markerade med en asterisk (*). För vissa kolumner finns referensdata tillgänglig att använda från en rullgardinsmeny.

När du är klar med att fylla i mallen sparar du filen. Gå tillbaka till verktyget Personimport och klicka på Nästa.

Steg 2: Ladda upp filen

Ladda upp din slutförda mallfil genom att antingen:

• Dra och släpp den i uppladdningsområdet, eller

• Klicka på uppladdningsområdet för att bläddra på din dator

Din fil måste:

• Vara i .xlsx -format

• Innehålla högst 5 000 rader

Om du använde den nedladdade mallen är din fil redan i rätt format.

Systemet validerar filen före importen och kontrollerar om det finns problem såsom saknade obligatoriska fält, ogiltig formatering, dubbletter och värden som inte stöds.

Om valideringen misslyckas visas något av följande felmeddelanden:

• {field} is required

Gäller alla obligatoriska fält:

• Förnamn

• Efternamn

• Personnummer

• E-postadress

• Anställningskategori

• Hemmaenhet

• Avtalsmall

• Anställningsgrad %

• Invalid date in {field} - check that the date exists and uses YYYY-MM-DD format

Gäller:

• Födelsedatum

• Anställningsdatum

• Branschstartdatum

• Invalid email format

Gäller: E-post

• Duplicate value in column {field}

Gäller: E-postadress (kontrolleras för dubbletter i alla rader i den uppladdade filen)

• Invalid number in {field}

Gäller: Sysselsättningsgrad i procent

• Value in {field} is below minimum / Value in {field} exceeds maximum

Gäller: Sysselsättningsgrad i procent (tillåtet intervall: 0–100)

• Value in {field} exceeds maximum length

• Invalid value in {field} - select from the allowed options

Tillåtna värden är:

• Kön: Man, Kvinna, Annat

• Anställningsdatum

• Branschstartdatum

• Login ID must not contain spaces

Applies to: Login ID only

• {field} contains emoji or unsupported special characters

Gäller alla strängfält där värdet innehåller emojis.

Rätta till eventuella fel och ladda upp filen igen.

Om inga fel upptäcks visar guiden en bekräftelse på att filen har lästs in och hur många rader som är klara för import.

Klicka på Nästa för att fortsätta.

Steg 3: Granska och starta importen

Efter att valideringen är slutförd kan du på nästa steg välja hur du vill att Quinyx ska hantera data.

På det här steget kan du välja en av tre importstrategier.

Var försiktig: Importer kan inte ångras. Om du är osäker på vilket alternativ du ska välja kontaktar du Quinyx Support innan du fortsätter.

Importeringsstrategier

Strategi 1. Lägg endast till nya personer

Skapar nya personer från den uppladdade filen. Om en person redan finns i systemet (matchad efter e-post eller anställningsnummer), hoppas den raden över och inga ändringar görs.

Använd det här alternativet när:

• Du importerar personer för första gången

• Du lägger till nya anställningar i bulk

Strategi 2. Uppdatera befintliga personer efter anställningsnummer

Matchar personer i filen med befintliga poster med anställningsnummer. Om en matchning hittas uppdateras personens uppgifter. Anställningsnumret själv kommer inte att ändras.

Använd det här alternativet när:

• Befintliga anställningsnummer är korrekta

• Du behöver uppdatera annan information för nuvarande personer

Observera att avtalsmallen och sysselsättningsgraden inte kan uppdateras med det här verktyget. Dessa fält ignoreras.

Strategi 3. Uppdatera befintliga personer efter e-post

Matchar personer i filen med befintliga poster med e-postadress. Om en matchning hittas uppdateras personens uppgifter, inklusive anställningsnumret. E-postadressen själv kommer inte att ändras.

Använd det här alternativet när:

• Anställningsnummer behöver korrigeras eller omtilldelas (till exempel om det finns ett nytt stämplingssystem som kräver att nya anställningsnummer tilldelas anställda).

• E-post är den mest tillförlitliga identifieraren

Efter att ha valt importstrategi väljer du "Starta import". En förloppsindikator visar importstatusen medan den körs.

Steg 4: Granska resultaten

När importen är slutförd visar resultatskärmen hur många rader:

• Importerade utan fel

• Misslyckades att importera

Om alla rader importeras utan fel visas ett bekräftelsemeddelande. Dina importerade personer är nu tillgängliga i avdelningen Personer.

Om vissa rader misslyckas visar resultatskärmen antalet:

• Lyckade rader

• Misslyckade rader

Åtgärda misslyckade rader

För att korrigera och importera om misslyckade rader:

1. Klicka på Ladda ned misslyckade rader.

2. Öppna den nedladdade filen.

3. Granska kolumnen Orsak till fel, som visas som den sista kolumnen i kalkylbladet. I den här kolumnen förklaras varför varje rad har misslyckats och vad som behöver korrigeras.

Följande felmeddelanden med felkoder kan förekomma:

• Anställningsnummer finns redan i systemet: DUPLICATE_BADGE_NUMBER, error.employee.badgeNumber.used

• Det finns redan en person med detta anställningsnummer eller denna e-postadress: EMPLOYEE_EXISTS

• Personalkategorin är inte giltig för denna enhet: INVALID_STAFF_CATEGORY

• Hemmenheten är inte giltig: INVALID_UNIT

• Avtalsmallen är inte giltig: INVALID_AGREEMENT_TEMPLATE

• Avtalsmallen är inte tillgänglig för denna persons hemmaenhet – regionsmallar kan endast användas inom den egna regionen: error.employee.agreementTemplate.unit.invalid

• Kostnadsstället är inte giltigt för denna persons hemmaenhet: error.employee.costCentreId.unit.invalid

Om felmeddelandet lyder ”Detta är ett obligatoriskt fält, ange ett värde”, men alla obligatoriska fält verkar vara ifyllda, kan problemet bero på att vissa extrafält har markerats som obligatoriska i ditt konto. För närvarande stöds inte extrafält vid denna import. För att fortsätta, gå till Kontoinställningar och ändra tillfälligt dessa fält från obligatoriska till icke-obligatoriska under Extrafält.

4. Korrigera problemen och spara filen.

5. Klicka på Importera mer för att ladda upp den korrigerade filen.

Filen med misslyckade rader är redan i rätt mallformat, så du kan ladda upp den direkt igen efter att ha gjort korrigeringar.

Tips och bästa praxis

• Testa med en liten batch först
  Innan du importerar en stor fil kan du prova att importera 10–20 rader för att verifiera formatering och datakvalitet.

• Kontrollera dubbletter
  När du använder Lägg till nya personer endast hoppas rader som matchar en befintlig e-postadress eller anställningsnummer över.

• Använd en rad per person
  Varje rad ska representera en unik person.

• Ändra inte mallhuvuden
  Att byta namn på, ta bort eller ändra ordningen på kolumner kommer att orsaka att importen misslyckas.

• Spara innan du laddar upp
  Se till att Excel-filen sparas innan du laddar upp den.

• Återanvänd filen med misslyckade rader
  Du behöver bara importera om misslyckade rader, inte rader som redan lyckades.