Goedkeuringsstroom van schema's

De onderliggende zakelijke behoefte die we mogelijk maken met de schedule-goedkeuringsflow is het waarborgen van geautomatiseerde communicatie tussen de planner en de toegewezen begeleider. Dit betekent dat handmatig geschreven Qmails als communicatiemiddel worden vervangen door geautomatiseerde Qmails en pushmeldingen tussen de planner en de toegewezen apprator.

Wij bieden tweelaagse goedkeuring in de workflow. Deze behoefte komt van onze Duitse klanten, vooral degenen met een arbeidersraad in hun bedrijf. In hun geval zou na goedkeuring van de manager de werknemersraad als tweede niveau de eerlijkheid van roosters en andere arbeidswetten controleren. Daarna gaven ze de definitieve goedkeuring van het schema.

Houd er rekening mee dat de publicatiedatum niet kan worden teruggedraaid wanneer er een level-goedkeuringsstroom actief is voor de eenheid.

Opzet

De activatie van deze workflow wordt geplaatst binnen de geavanceerde eenheidsinstellingen van de eenheid. Onder de Misc. subsectie is er een keuzemenu genaamd Schedule approval. Hier kunt u kiezen of u goedkeuring in één of twee stappen wilt. Als je de twee-niveaus workflow wilt activeren, kies dan Tweestapsgoedkeuring en wijs rollen toe die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring.

In het goedkeuringsproces nemen we alle mensen mee die een rol (direct of geërfd) op die eenheid hebben en leestoegang hebben bij planningstoestemming.

Deze volgorde is hiërarchisch, wat betekent dat het verzoek om goedkeuring van het schema naar het eerste niveau komt en daarna naar de tweede niveau van de apprator.

Planner vraagt goedkeuring aan en publiceert

Vanuit het perspectief van een planner blijft de flow hetzelfde als bij de eenlaagse goedkeuringsstroom. Door op goedkeuring aanvragen te klikken en een nieuw venster te publiceren, opent de planner de periode die goedgekeurd en gepubliceerd moet worden. Door op de knop 'Verzenden' te klikken, wordt de toegewezen eerste niveau goddenker op de hoogte gebracht van het lopende verzoek.

Feedback geven over het beoordeelde schema - eerste niveau

Vanuit het perspectief van een eerste niveau approver blijft de flow hetzelfde. Het enige verschil is dat in dit geval, nadat de eerste niveau beoordelaar het schema heeft goedgekeurd, een melding wordt gestuurd naar de beoordelaar van het tweede niveau. Het schema wordt pas gepubliceerd als de tweede-niveau begeleider zijn of haar feedback geeft. We hebben een bericht toegevoegd onder het commentaarveld dat de flow uitlegt.

Feedback geven over het beoordeelde schema - tweede niveau

De beoordelaar van het tweede niveau gebruikt dezelfde sectie Schedules to approve in het Meldingenpaneel . In dat gedeelte tonen we openstaande verzoeken met de informatie - wie de goedkeuring heeft aangevraagd, voor welke periode, wanneer dat verzoek is verzonden en in welke fase van het proces het zich bevindt. Ook zullen we informatie geven over goedkeuring op eerste niveau.

Na het beoordelen van het schema en het controleren van het feit dat het is opgesteld volgens arbeidswetten en -regels, kan de tweede-niveau goedkeuringspersoon feedback geven aan de planner door het verzoek goed te keuren of af te wijzen. Als het verzoek wordt goedgekeurd, zal die actie ook het rooster aan de medewerkers voor die geselecteerde periode publiceren. Als het verzoek wordt afgewezen, moet de keuringspersoon de planner informeren over de noodzakelijke wijzigingen om het rooster te laten worden goedgekeurd.

Communicatie tussen planners en goedkeurers wordt ondersteund met geautomatiseerde Qmails. Voor transparantie wordt feedback van het tweede niveau (goedkeuring of afwijzing) naar zowel de planner als de eerste niveau begeleider.

Trek het verzoek om goedkeuring van het schema in afwachting in

We hebben de mogelijkheid toegevoegd voor planners om in afwachtende goedkeuringsverzoeken voor planningsschema's in te trekken.

Als de planner besluit het verzoek in te trekken, worden alle toegewezen goedkeurers op de hoogte gebracht van die actie zodat ze kunnen stoppen met het beoordelen van het schema voor die periode. Voor de opstelling met twee goedkeuringsniveaus ontvangen goedkeuringspersonen op het tweede niveau deze melding alleen als het verzoek nog in behandeling was (goedkeuring op het eerste niveau is uitgevoerd). De optie om het verzoek in te trekken zal beschikbaar zijn voor elke manager die toegang heeft tot de planningsweergave.

Bij het openen van de Schedule approval en het publiceren van de modaliteit krijgt de manager de volgende opties gepresenteerd:

Door op Terugtrekken verzoek te klikken, wordt een nieuwe modal geopend waarin de actie bevestigd moet worden:

Na het klikken op Ja wordt het verzoek ingetrokken en wordt er een geautomatiseerde Qmail naar goedkeuringsinstanties gestuurd over deze actie: