Efficiënte loonadministratie is essentieel voor het uitvoeren van nauwkeurige en tijdige operaties. Quinyx biedt een gestructureerde workflow die salarisadministratie helpt elke stap met vertrouwen en duidelijkheid te beheren. De onderstaande gids beschrijft het volledige loonproces, van voorbereiding tot rapportage, en kan dienen als referentie of praktische checklist om ervoor te zorgen dat er tijdens elke looncyclus niets over het hoofd wordt gezien. Of je nu nieuw bent in het proces of je routine verfijnt, deze stapsgewijze overzicht ondersteunt consistentie, , en controle.
Ben je een visuele leerling? Klik hier om de workflow te bekijken.
1. Bereid je voor op de loonadministratie
Bekijk de urenrapporten: Zorg ervoor dat alle werknemersrapporten zijn ingediend en goedgekeurd.
Controleer afwezigheden: Controleer dat alle afwezigheden zijn geregistreerd en goedgekeurd.
Valideer wijzigingen in het rooster: Bevestig dat eventuele wijzigingen in het rooster zijn bijgewerkt en goedgekeurd.
2. Start de export van loonadministratie
Toegang tot de payroll-module: Navigeer naar het payroll-gedeelte binnen Quinyx.
Selecteer loonperiode: Kies de juiste loonperiode voor verwerking.
Genereer exportbestand: Maak het payroll-exportbestand aan, dat alle relevante gegevens voor de geselecteerde periode bevat.
3. Bekijk geëxporteerde gegevens
Controleer medewerkersgegevens: Zorg ervoor dat de informatie van werknemers accuraat en up-to-date is.
Controleer uren en tarieven: Bevestig dat gewerkte uren en loontarieven correct zijn.
Beoordeel aftrekposten en voordelen: Bekijk eventuele aftrekposten of voordelen die op salarissen van werknemers worden toegepast.
4. Integratie met het loonadministratiesysteem
Importeer gegevens: Zet het geëxporteerde bestand over in het loonadministratiesysteem van uw organisatie.
Betaaladministratie verwerken: Voer de loonadministratie uit binnen je systeem en voer alle noodzakelijke berekeningen en aanpassingen toe.
Genereer loonstroken: Maak loonstroken voor werknemers met hun inkomsten en inhoudingen.
5. Activiteiten na de loonadministratie
Verdeel loonstroken: Deel loonstroken met medewerkers via de aangewezen kanalen.
Beantwoord vragen: Beantwoord vragen of zorgen van medewerkers over hun loonstroken.
Archiefgegevens: Bewaar loonadministratiegegevens veilig voor toekomstige referentie en nalevingsdoeleinden.
6. Verzoenen en rapporteren
Rekeningen afstemmen: Koppel loonadministratietransacties aan financiële rekeningen om nauwkeurigheid te waarborgen.
Genereer rapporten: Maak rapporten voor interne analyses en externe compliance-eisen.
Beoordelingsproces: Evalueer het loonadministratieproces op eventuele afwijkingen of verbeterpunten.
Lees hier meer over het loonadministratieproces.