Bestanden & Ava: Vind de juiste antwoorden in je interne documentatie met Ava

Bestanden & Ava: Vind de juiste antwoorden in je interne documentatie met Ava

Je kunt je interne documentatie in Files & Folders koppelen aan Quinyx Assistant Ava. Dit stelt medewerkers en managers in staat vragen te stellen en direct antwoorden te krijgen op basis van de eigen documenten van je organisatie – gecombineerd met bestaande Quinyx Knowledge Base-inhoud.

Met Files & Ava wordt belangrijke informatie zoals routines, beleidsregels en gidsen makkelijker direct te vinden, te begrijpen en op te reageren binnen Employee Hub.

Wat is Files & Ava?

Files & Ava laat je geselecteerde bestanden in Files in de Employee Hub beschikbaar maken voor Ava. Wanneer gebruikers vragen stellen, zoekt Ava in beide:

• De door je organisatie geüploade documenten die je hebt gekozen om te activeren.

• Quinyx Knowledge Base over Quinyx WFM en de functionaliteit van de Employee Hub.

Ava respecteert altijd je bestaande bestands- en maprechten — gebruikers krijgen alleen antwoorden uit documenten waar ze al toegang toe hebben.

Vereisten

Om Files & Ava te gebruiken, moet je organisatie Employee Hub hebben geactiveerd.

Hoe activeer je Ava voor bestanden en mappen

1. Ga naar Accountinstellingen > Employee Hub-instellingen > Employee Hub-accountinstellingen.

2. In de sectie Ava en Bestanden & Mappen zet je Ava-toegang activeren tot bestanden en mappen aan.

3. Lees en accepteer de disclaimer die tijdens de activatie wordt getoond.

4. Zodra je het activeert, kun je individuele bestanden voor Ava inschakelen.

   

Toestemmingen

We hebben een nieuwe rolgebaseerde machtiging die bepaalt wie bestanden beschikbaar kan maken voor Ava:

• Geef Ava toegang tot bestanden, onder Rolbeheer > Employee Hub-rechten > Geef Ava toegang tot bestanden.

• Deze toestemming is standaard uitgeschakeld en moet door een beheerder worden ingeschakeld voor managers die bestanden met Ava moeten verbinden.

Bestanden beschikbaar maken voor Ava

Bestanden worden één voor één ingeschakeld.

1. Open bestanden in de werknemershub.

2. Open het bestand dat je wilt activeren.

3. Selecteer Maak dit bestand beschikbaar voor Ava.

Alleen individuele bestanden kunnen worden ingeschakeld — hele mappen kunnen niet gedeeld worden met Ava.

Ondersteunde bestandsformaten

Momenteel ondersteunde bestandsformaten zijn:

• PDF

• RTF

• DOC

• DOCX

• ODT

In toekomstige updates zal Ava ook bestandstitels, beschrijvingen en mediabestandsnamen (zoals afbeeldingen en video's) herkennen.

Hoe Ava jouw bestanden gebruikt

Zodra ingeschakeld, kan Ava vragen beantwoorden zoals:

• "Wat is onze procedure voor het melden van ziekteverlof?"

• "Waar kan ik de brandveiligheidsroutine vinden?"

• "Hoe wissel ik van dienst in Quinyx?"

Ava combineert informatie uit je ingeschakelde bestanden in de Employee Hub met Quinyx Knowledge Base om nauwkeurige, relevante antwoorden te geven.

Taalondersteuning

Om ervoor te zorgen dat Ava alle medewerkers kan ondersteunen, raden we aan documentatie te uploaden in dezelfde talen die je in Quinyx gebruikt.

Heb je geen Employee Hub?

Files & Ava is beschikbaar voor klanten via Employee Hub.

Als je vandaag geen Employee Hub hebt en geïnteresseerd bent, neem dan contact op met je Quinyx Account Representative.